Hóa đơn, chứng từ khi mua cát, đá, khoáng sản xây dựng

1. Yêu cầu pháp lý đối với cát, đá và khoáng sản làm vật liệu xây dựng

Trong giao dịch mua cát, đá và khoáng sản phục vụ xây dựng, vấn đề trọng tâm không chỉ là thanh toán mà còn là chứng minh nguồn gốc hợp pháp của hàng hóa. Theo điểm a khoản 1 Điều 4 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, khi bán hàng hóa, người bán phải lập hóa đơn để giao cho người mua. Quy định này áp dụng cho hầu hết giao dịch mua bán cát, đá, sỏi, đất, khoáng sản làm vật liệu xây dựng thông thường.

Đối với hoạt động khai thác, kinh doanh cát, sỏi lòng sông, Nghị định 23/2020/NĐ-CP yêu cầu chủ phương tiện trong quá trình vận chuyển phải mang theo hóa đơn, chứng từ chứng minh nguồn gốc hợp pháp của hàng hóa. Đây là cơ sở để cơ quan quản lý xác định tính hợp pháp của lô hàng trong lưu thông và trong hạch toán chi phí.

Về mặt thuế, chứng từ hợp pháp còn là căn cứ để xác định chi phí được trừ và điều kiện khấu trừ thuế giá trị gia tăng khi đáp ứng đầy đủ quy định của pháp luật thuế hiện hành. Vì vậy, doanh nghiệp mua cát, đá, khoáng sản không chỉ cần hóa đơn đầu vào mà còn phải kiểm tra tính hợp pháp của toàn bộ bộ hồ sơ nguồn gốc.

2. Mua từ doanh nghiệp, hợp tác xã, hộ kinh doanh: cần hóa đơn gì?

Khi mua cát, đá hoặc khoáng sản từ doanh nghiệp, hợp tác xã hoặc hộ kinh doanh có đăng ký kinh doanh, chứng từ cơ bản phải có là hóa đơn do bên bán lập theo quy định. Theo điểm a khoản 1 Điều 4 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, hóa đơn là chứng từ bắt buộc khi bên bán cung cấp hàng hóa cho bên mua. Trường hợp người bán tính thuế theo phương pháp khấu trừ thì thường sử dụng hóa đơn giá trị gia tăng; trường hợp khác thì sử dụng hóa đơn bán hàng hoặc hình thức hóa đơn điện tử tương ứng theo quy định.

Bên mua cần kiểm tra các thông tin cốt lõi trên hóa đơn, gồm tên hàng hóa, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thành tiền, thuế suất, mã số thuế và thời điểm lập hóa đơn. Nếu hàng hóa là cát, đá, sỏi phục vụ xây dựng, mô tả hàng hóa phải rõ chủng loại để tránh tranh chấp khi quyết toán thuế hoặc giải trình với cơ quan quản lý thị trường.

Ngoài hóa đơn, hồ sơ giao dịch nên lưu thêm hợp đồng mua bán, phiếu giao hàng, biên bản giao nhận, chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt nếu thuộc trường hợp pháp luật thuế yêu cầu. Đây là bộ tài liệu chuẩn để chứng minh giao dịch thực tế và giá trị hàng hóa đã mua.

3. Mua từ hộ gia đình, cá nhân trực tiếp khai thác hoặc bán ra: cần bảng kê và chứng từ thanh toán

Trường hợp mua cát, đá, sỏi hoặc tài sản, hàng hóa khác từ hộ gia đình, cá nhân trực tiếp khai thác, trực tiếp bán ra mà không có hóa đơn, bên mua không thể thay thế hoàn toàn bằng hóa đơn thương mại thông thường. Theo quy định về chứng từ thu mua hàng hóa, dịch vụ do cá nhân không kinh doanh bán ra, doanh nghiệp phải lập bảng kê thu mua hàng hóa, dịch vụ và có chứng từ thanh toán cho người bán theo quy định của pháp luật thuế. Đây là bộ chứng từ then chốt để hợp thức hóa chi phí.

Đối với nhóm hàng hóa là cát, đá, sỏi tự khai thác hoặc khai thác nhỏ lẻ theo đúng quy định, cần xác định rõ người bán có quyền bán hợp pháp hay không. Việc chỉ có phiếu thu hoặc giấy viết tay mà thiếu bảng kê, thiếu chứng từ thanh toán, thiếu căn cứ về nguồn gốc sẽ làm suy giảm giá trị pháp lý của hồ sơ mua hàng.

Trong thực tiễn kế toán và thuế, bảng kê phải ghi rõ họ tên, địa chỉ, số định danh của người bán nếu có, tên hàng, khối lượng, đơn giá, thành tiền và cam kết chịu trách nhiệm về tính chính xác của thông tin. Chứng từ thanh toán là căn cứ bổ sung quan trọng để chứng minh giao dịch thực tế và chi phí phát sinh hợp pháp.

4. Khi nào phải có hồ sơ chứng minh nguồn gốc hợp pháp ngoài hóa đơn?

Hóa đơn không phải lúc nào cũng là chứng từ duy nhất. Với cát, sỏi lòng sông, Nghị định 23/2020/NĐ-CP yêu cầu bên vận chuyển phải mang theo hóa đơn, chứng từ chứng minh nguồn gốc hợp pháp; đồng thời bên bán phải xuất hóa đơn cho bên mua theo quy định. Như vậy, đối với hàng hóa khai thác từ nguồn đặc thù, hồ sơ nguồn gốc còn có thể bao gồm giấy phép khai thác, đăng ký khối lượng thu hồi từ dự án nạo vét, hoặc tài liệu thể hiện việc khai thác hợp pháp theo Luật Khoáng sản.

Với khoáng sản làm vật liệu xây dựng thông thường, bộ hồ sơ nguồn gốc thường gồm: giấy phép khai thác của chủ mỏ hoặc tài liệu hợp pháp về quyền khai thác; hóa đơn bán hàng; phiếu xuất kho; chứng từ vận chuyển; và tài liệu giao nhận hàng. Khi hàng được mua tại mỏ, doanh nghiệp nên lưu thêm thông tin về địa điểm khai thác, mã lô hàng, khối lượng thực xuất và biên bản xác nhận cân đo nếu có.

Trong trường hợp mua hàng từ nhiều nguồn khác nhau, mỗi nguồn phải có bộ chứng từ riêng. Không được gộp nhiều lô hàng không cùng hồ sơ vào một hóa đơn hoặc một bảng kê chung nếu điều đó làm mất khả năng truy xuất nguồn gốc.

5. Rủi ro pháp lý khi thiếu hóa đơn hoặc chứng từ nguồn gốc

Thiếu hóa đơn, thiếu bảng kê hoặc thiếu hồ sơ nguồn gốc hợp pháp làm phát sinh đồng thời rủi ro về thuế, kế toán và xử phạt vi phạm hành chính. Hàng hóa có nguồn gốc không hợp pháp có thể bị coi là không đủ điều kiện lưu thông; chi phí mua vào có nguy cơ không được chấp nhận khi xác định thu nhập chịu thuế; và giao dịch có thể bị đặt dấu hỏi về tính thực.

Đối với hoạt động kinh doanh cát, sỏi, cơ quan quản lý thị trường và cơ quan thuế thường kiểm tra cả hóa đơn đầu ra, đầu vào, chứng từ vận chuyển và căn cứ khai thác. Nếu hồ sơ không đầy đủ, doanh nghiệp phải đối mặt với nguy cơ ấn định thuế, loại chi phí, xử phạt về hóa đơn và xử phạt về kinh doanh khoáng sản không rõ nguồn gốc.

Vì vậy, nguyên tắc quản trị tuân thủ là kiểm tra nguồn trước khi nhận hàng, không nhận hàng khi chưa rõ xuất xứ, và lưu toàn bộ chuỗi chứng từ từ khai thác, vận chuyển đến giao nhận, thanh toán. Cách làm này bảo vệ doanh nghiệp khi quyết toán thuế và khi cơ quan chức năng kiểm tra đột xuất.

6. Kết luận thực hành

Khi mua khoáng sản, cát, đá để xây dựng, chứng từ tối thiểu phải có là hóa đơn hợp lệ nếu người bán là tổ chức hoặc hộ kinh doanh có đăng ký kinh doanh. Nếu mua từ hộ gia đình, cá nhân không kinh doanh, cần bảng kê thu mua hàng hóa, dịch vụ và chứng từ thanh toán theo quy định thuế. Với cát, sỏi và khoáng sản có nguồn gốc đặc thù, phải bổ sung hồ sơ chứng minh nguồn gốc hợp pháp như giấy phép khai thác, phiếu xuất kho, chứng từ vận chuyển và tài liệu giao nhận.

Giá trị pháp lý của bộ hồ sơ không nằm ở một loại giấy tờ đơn lẻ mà ở sự đầy đủ, nhất quán và truy xuất được của toàn bộ chuỗi chứng từ. Đây là điều kiện trực tiếp để bảo vệ quyền lợi kế toán, thuế và quản lý hàng hóa của bên mua.

Tài liệu tham khảo

• Nghị định 123/2020/NĐ-CP của Chính phủ quy định về hóa đơn, chứng từ.
• Nghị định 23/2020/NĐ-CP của Chính phủ về quản lý cát, sỏi lòng sông và bảo vệ lòng, bãi sông.
• Luật Quản lý thuế 2019.
• Luật Khoáng sản 2010.
• Nghị định 125/2020/NĐ-CP về xử phạt vi phạm hành chính về thuế, hóa đơn.
• Văn bản hướng dẫn của cơ quan thuế về chứng từ thu mua hàng hóa, dịch vụ của cá nhân không kinh doanh.