Mua hàng từ hộ kinh doanh, cá nhân không xuất hóa đơn: chứng từ công ty cần có

Khung pháp lý điều chỉnh giao dịch mua hàng không có hóa đơn

Trong hoạt động của doanh nghiệp, hóa đơn là chứng từ cơ bản để ghi nhận giao dịch mua bán hàng hóa, dịch vụ. Theo khoản 1 Điều 4 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, hóa đơn là chứng từ do người bán lập để ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ. Khi bên bán không thuộc trường hợp phải lập hóa đơn điện tử thông thường, doanh nghiệp vẫn phải có bộ chứng từ khác để chứng minh nguồn gốc giao dịch, giá trị thanh toán và mục đích sử dụng hàng hóa.

Về thuế thu nhập doanh nghiệp, khoản chi chỉ được tính vào chi phí được trừ khi đáp ứng điều kiện về thực tế phát sinh, liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh và có đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp theo Điều 4 Thông tư 96/2015/TT-BTC. Riêng các giao dịch mua hàng hóa, dịch vụ của cá nhân không kinh doanh hoặc một số trường hợp đặc thù không có hóa đơn, pháp luật cho phép thay thế bằng bộ hồ sơ chứng minh giao dịch theo hướng dẫn tại khoản 2.4 Điều 4 Thông tư 96/2015/TT-BTC sửa đổi Thông tư 78/2014/TT-BTC.

Doanh nghiệp cần những chứng từ gì khi mua của hộ kinh doanh, cá nhân không xuất hóa đơn?

Đối với giao dịch mua hàng từ hộ kinh doanh hoặc cá nhân không xuất hóa đơn, bộ hồ sơ tối thiểu cần có là: chứng từ mua bán thể hiện rõ bên mua, bên bán, loại hàng hóa, số lượng, đơn giá, thành tiền; chứng từ thanh toán; và tài liệu bàn giao, nhập kho hoặc vận chuyển nếu phát sinh. Trong thực tiễn kế toán, hồ sơ này thường được thể hiện bằng hợp đồng mua bán hoặc giấy thỏa thuận, phiếu giao nhận hàng, phiếu nhập kho, biên bản bàn giao, phiếu chi hoặc ủy nhiệm chi.

Nếu hàng hóa, dịch vụ mua từ cá nhân không kinh doanh, doanh nghiệp phải lập bảng kê thu mua hàng hóa, dịch vụ theo mẫu ban hành kèm Thông tư 78/2014/TT-BTC để làm căn cứ hạch toán. Bảng kê cần ghi đầy đủ thông tin người bán, địa chỉ, số giấy tờ tùy thân, mặt hàng mua, số lượng, đơn giá, tổng tiền, thời điểm mua và chữ ký các bên liên quan. Với các giao dịch này, bảng kê không thay thế toàn bộ hồ sơ mà chỉ là một thành phần trong bộ chứng từ chứng minh chi phí.

Trường hợp mua hàng từ hộ kinh doanh có đăng ký và thuộc đối tượng phải lập hóa đơn theo quy định về hóa đơn, doanh nghiệp nên yêu cầu người bán xuất hóa đơn điện tử hợp lệ. Nếu hộ kinh doanh thuộc diện không bắt buộc lập hóa đơn trong giao dịch cụ thể, hồ sơ vẫn phải thể hiện rõ quan hệ mua bán thực tế và căn cứ thanh toán. Trong mọi trường hợp, chứng từ phải thống nhất về nội dung, thời điểm, giá trị và chủ thể giao dịch để bảo đảm khả năng giải trình khi cơ quan thuế kiểm tra.

Điều kiện để khoản chi được tính vào chi phí được trừ

Để khoản mua hàng không có hóa đơn được chấp nhận là chi phí được trừ, doanh nghiệp phải chứng minh giao dịch phát sinh thực tế và phục vụ hoạt động kinh doanh. Theo khoản 1 Điều 6 Thông tư 96/2015/TT-BTC, khoản chi phải thực tế phát sinh liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, có đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp và nếu hóa đơn có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên thì phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.

Với giao dịch mua của cá nhân không có hóa đơn, hồ sơ thay thế phải chứng minh được lý do không có hóa đơn và bản chất thương mại của giao dịch. Nếu chỉ có phiếu chi đơn lẻ mà không có giấy tờ giao nhận, bảng kê hoặc tài liệu chứng minh nguồn hàng, khoản chi thường khó được chấp nhận khi quyết toán thuế. Vì vậy, việc lưu trữ hồ sơ đầy đủ ngay từ thời điểm mua là yêu cầu bắt buộc trong quản trị thuế nội bộ.

Hàng hóa đặc thù thường gặp

Nhóm hàng nông sản, hàng hóa thu mua trực tiếp từ người sản xuất, người dân hoặc các giao dịch mua lẻ phát sinh tại địa bàn phân tán là trường hợp hay gặp nhất. Với các giao dịch này, doanh nghiệp nên lập bảng kê theo mẫu, kèm phiếu giao nhận, biên bản cân đối số lượng và chứng từ thanh toán. Nếu hàng hóa được vận chuyển qua nhiều khâu, nên lưu thêm phiếu xuất kho, lệnh điều động xe hoặc chứng từ vận tải để củng cố chuỗi chứng minh.

Thanh toán như thế nào để hồ sơ chặt chẽ?

Phương thức thanh toán cần phù hợp với giá trị giao dịch và quy định thuế hiện hành. Với khoản chi có giá trị lớn thuộc diện phải thanh toán không dùng tiền mặt theo quy định về thuế thu nhập doanh nghiệp, doanh nghiệp phải dùng chuyển khoản hoặc phương thức thanh toán hợp lệ khác theo pháp luật hiện hành. Nếu giao dịch thanh toán bằng tiền mặt, cần có phiếu chi, chứng từ nhận tiền và chữ ký của bên bán, nhưng vẫn phải bảo đảm không vi phạm điều kiện bắt buộc về thanh toán không dùng tiền mặt đối với khoản chi đủ ngưỡng.

Trong hồ sơ thanh toán, nên thể hiện rõ người nhận tiền là đúng chủ thể bán hàng hoặc người được ủy quyền hợp pháp. Trường hợp thanh toán cho hộ kinh doanh, thông tin trên chứng từ cần thống nhất với tên hộ kinh doanh, mã số thuế, địa chỉ kinh doanh và người đại diện. Việc sai lệch giữa tên người nhận tiền và tên người bán là lỗi thường gặp, làm giảm giá trị chứng minh của hồ sơ.

Phân biệt ba tình huống pháp lý thường gặp

Thứ nhất, mua hàng của hộ kinh doanh có thể xuất hóa đơn nhưng thực tế không lập hóa đơn: doanh nghiệp nên yêu cầu hóa đơn để hồ sơ hoàn chỉnh, vì đây là nguồn chứng từ mạnh nhất. Nếu vẫn không có hóa đơn, cần bổ sung hợp đồng, biên bản giao nhận, chứng từ thanh toán và các tài liệu liên quan để hạn chế rủi ro.

Thứ hai, mua hàng của cá nhân không kinh doanh hoặc người dân bán hàng nhỏ lẻ: cần lập bảng kê mua hàng, kèm chứng từ thanh toán và tài liệu giao nhận. Đây là trường hợp pháp luật cho phép sử dụng chứng từ thay thế hóa đơn, nhưng điều kiện hồ sơ phải chặt chẽ.

Thứ ba, mua hàng hóa đặc thù như nông sản, lâm sản, thủy sản, phế liệu hoặc hàng hóa từ vùng biên giới: ngoài bảng kê, doanh nghiệp nên lưu thêm tài liệu chứng minh đặc tính hàng hóa và nguồn gốc giao dịch. Việc này giúp xác định đúng bản chất giao dịch và bảo vệ khoản chi khi cơ quan thuế đối chiếu.

Rủi ro pháp lý nếu hồ sơ không đầy đủ

Thiếu chứng từ đầu vào có thể dẫn đến việc khoản chi không được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế. Hệ quả thường gặp là tăng thu nhập chịu thuế, phát sinh tiền chậm nộp và có thể bị xử phạt vi phạm hành chính về thuế nếu cơ quan thuế xác định hồ sơ không trung thực hoặc không đầy đủ. Ngoài ra, doanh nghiệp còn gặp rủi ro kế toán do không chứng minh được quyền sở hữu hàng hóa và giá vốn thực tế.

Rủi ro này đặc biệt đáng lưu ý với doanh nghiệp có tần suất mua hàng trực tiếp từ cá nhân lớn, hoặc mua hàng hóa giá trị cao nhưng không tổ chức quy trình chứng từ nội bộ. Vì vậy, doanh nghiệp cần ban hành quy trình mua hàng không hóa đơn, mẫu biểu thống nhất và cơ chế kiểm tra nội bộ ngay từ khâu tiếp nhận hàng.

Khuyến nghị thực hành cho doanh nghiệp

Doanh nghiệp nên chuẩn hóa bộ hồ sơ theo nguyên tắc: có căn cứ giao dịch, có căn cứ giao nhận, có căn cứ thanh toán và có căn cứ nhập kho hoặc sử dụng. Với mỗi lần mua hàng không hóa đơn, nên lập ngay một bộ hồ sơ riêng thay vì gom nhiều giao dịch vào một chứng từ tổng hợp cuối kỳ. Điều này giúp giảm tranh chấp về thời điểm phát sinh chi phí và tăng khả năng bảo vệ hồ sơ khi kiểm tra thuế.

Trong giao dịch với hộ kinh doanh, việc yêu cầu xuất hóa đơn vẫn là lựa chọn an toàn nhất nếu người bán thuộc diện được phép và có khả năng lập hóa đơn điện tử. Khi không thể có hóa đơn, hồ sơ thay thế phải được thiết kế đầy đủ, nhất quán và có kiểm soát nội bộ. Đây là điều kiện quan trọng để khoản chi được ghi nhận hợp lệ và phục vụ đúng mục tiêu quản trị thuế.

Tài liệu tham khảo

• Nghị định 123/2020/NĐ-CP về hóa đơn, chứng từ.
• Thông tư 96/2015/TT-BTC hướng dẫn về thuế thu nhập doanh nghiệp.
• Thông tư 78/2014/TT-BTC của Bộ Tài chính.
• Luật Quản lý thuế 2019.
• Nghị định 125/2020/NĐ-CP về xử phạt vi phạm hành chính về thuế, hóa đơn.