Mở quán cà phê, cửa hàng, spa nhỏ có phải lập hồ sơ quản lý PCCC không?

Cơ sở pháp lý điều chỉnh nghĩa vụ lập hồ sơ PCCC

Trong giai đoạn hiện hành, nghĩa vụ về phòng cháy, chữa cháy và cứu nạn, cứu hộ của cơ sở được đặt trên nền tảng Luật Phòng cháy, chữa cháy và cứu nạn, cứu hộ năm 2024 và văn bản hướng dẫn thi hành đang có hiệu lực. Luật này ghi nhận trách nhiệm của cơ sở trong việc lập, quản lý hồ sơ về phòng cháy, chữa cháy, cứu nạn, cứu hộ thuộc phạm vi quản lý; khai báo, cập nhật dữ liệu theo quy định. Đây là căn cứ pháp lý trực tiếp để xác định nghĩa vụ của hộ kinh doanh, doanh nghiệp hoặc cá nhân vận hành quán cà phê, cửa hàng, spa.

Cùng với đó, quy định về danh mục cơ sở thuộc diện quản lý PCCC tiếp tục là tiêu chí then chốt để nhận diện đối tượng phải lập hồ sơ. Nói cách khác, không phải mọi quán cà phê, cửa hàng hay spa đều đương nhiên phải lập cùng một loại hồ sơ; trước hết phải kiểm tra cơ sở đó có thuộc diện quản lý về PCCC theo pháp luật hiện hành hay không. Nếu thuộc diện quản lý, việc lập và lưu giữ hồ sơ là nghĩa vụ bắt buộc của người đứng đầu cơ sở hoặc người được giao trách nhiệm quản lý trực tiếp.

Quán cà phê, cửa hàng, spa nhỏ có thuộc diện phải lập hồ sơ không?

Đối với mô hình kinh doanh nhỏ như quán cà phê, cửa hàng bán lẻ, spa chăm sóc sức khỏe - làm đẹp, pháp luật không loại trừ chỉ vì quy mô nhỏ hoặc chỉ có một mặt bằng thuê. Tiêu chí quyết định là loại hình cơ sở, công năng sử dụng, quy mô diện tích, tính chất hàng hóa, số người thường xuyên hoạt động và mức độ nguy hiểm cháy, nổ theo danh mục pháp luật về PCCC. Nếu cơ sở rơi vào danh mục cơ sở thuộc diện quản lý thì phải tổ chức quản lý PCCC và lập hồ sơ tương ứng.

Thực tiễn pháp lý hiện nay cho thấy các cơ sở kinh doanh dịch vụ như ăn uống, kinh doanh hàng hóa dễ cháy nổ và cơ sở dịch vụ có tập trung người sử dụng thường được xem xét chặt chẽ hơn về nghĩa vụ PCCC. Với quán cà phê, yếu tố bếp đun, điện công suất lớn, vật liệu trang trí dễ cháy và mật độ khách ra vào là các dấu hiệu làm phát sinh yêu cầu quản lý PCCC. Với cửa hàng và spa, việc trưng bày hàng hóa, sử dụng máy móc điện, hóa chất, nến thơm, vật liệu nội thất và không gian khép kín cũng là những căn cứ quan trọng để đánh giá.

Do đó, câu trả lời pháp lý không phải là “mọi cơ sở nhỏ đều phải lập một bộ hồ sơ giống nhau”, mà là: nếu cơ sở thuộc diện quản lý PCCC thì bắt buộc phải lập hồ sơ quản lý PCCC. Trường hợp cơ sở không thuộc diện quản lý theo danh mục hiện hành thì không đặt ra nghĩa vụ lập hồ sơ quản lý cơ sở theo cơ chế đầy đủ như nhóm cơ sở thuộc diện quản lý. Tuy vậy, vẫn phải bảo đảm các yêu cầu an toàn cháy nổ tối thiểu theo pháp luật chuyên ngành và quy định của địa phương, chủ nhà, cơ quan có thẩm quyền hoặc điều kiện thuê mặt bằng.

Hồ sơ quản lý PCCC của cơ sở gồm những gì?

Hồ sơ quản lý PCCC của cơ sở là tập hợp tài liệu phản ánh tình trạng an toàn cháy, nổ, tổ chức lực lượng, phương tiện, phương án, tự kiểm tra và các thay đổi liên quan đến điều kiện an toàn PCCC. Theo quy định hiện hành, hồ sơ thường bao gồm các nhóm tài liệu như: nội quy, quy chế, quyết định phân công trách nhiệm; tài liệu về phương án chữa cháy và cứu nạn, cứu hộ; biên bản kiểm tra, tự kiểm tra; hồ sơ huấn luyện, bồi dưỡng nghiệp vụ; tài liệu về phương tiện, thiết bị PCCC; và báo cáo liên quan khi có sự cố, cháy, nổ hoặc thay đổi điều kiện an toàn.

Đối với cơ sở kinh doanh nhỏ, thành phần hồ sơ thường được giản lược ở mức phù hợp với quy mô nhưng vẫn phải bảo đảm khả năng chứng minh việc thực hiện trách nhiệm PCCC. Nhiều trường hợp không cần bộ hồ sơ đồ sộ như công trình lớn, nhưng vẫn phải có các tài liệu cốt lõi để phục vụ quản lý, kiểm tra và xử lý khi có sự cố. Cơ sở càng có nhiều người làm việc, tiếp khách, sử dụng thiết bị điện, đun nấu hoặc lưu trữ vật liệu dễ cháy thì yêu cầu về hồ sơ càng phải đầy đủ, rõ ràng.

Những tài liệu nên có tối thiểu

• Nội quy hoặc quy định an toàn PCCC của cơ sở.
• Quyết định hoặc văn bản phân công người phụ trách PCCC tại cơ sở.
• Phương án chữa cháy, thoát nạn và cứu nạn, cứu hộ phù hợp quy mô.
• Biên bản tự kiểm tra an toàn PCCC định kỳ.
• Danh mục, tình trạng phương tiện PCCC, lối thoát nạn, sơ đồ thoát nạn.
• Hồ sơ tập huấn, hướng dẫn nhân viên về PCCC nếu thuộc diện phải tổ chức.

Ai phải lập và quản lý hồ sơ?

Chủ cơ sở, người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp, chủ hộ kinh doanh hoặc người quản lý trực tiếp là chủ thể chịu trách nhiệm chính trong việc tổ chức lập, lưu giữ và cập nhật hồ sơ PCCC. Nghĩa vụ này không chuyển dịch cho bên cho thuê mặt bằng nếu bên thuê là chủ thể trực tiếp vận hành hoạt động kinh doanh, trừ trường hợp hợp đồng hoặc văn bản phân công nội bộ xác định rõ trách nhiệm phối hợp. Nếu cơ sở do cá nhân vận hành nhưng có nhân viên làm việc thường xuyên, người đứng đầu vẫn phải ban hành phân công nhiệm vụ rõ ràng để bảo đảm việc quản lý PCCC được thực hiện liên tục.

Về mặt quản trị tuân thủ, hồ sơ PCCC không phải tài liệu lưu trữ hình thức. Đây là căn cứ để chứng minh cơ sở đã thực hiện trách nhiệm phòng ngừa, sẵn sàng ứng phó và chấp hành kiểm tra của cơ quan có thẩm quyền. Trong mô hình quán cà phê, cửa hàng, spa nhỏ, việc giao một người phụ trách không có hồ sơ, không có phân công, không có biên bản kiểm tra nội bộ thường là thiếu sót phổ biến và dễ bị xử lý khi kiểm tra đột xuất.

Không lập hồ sơ PCCC thì có rủi ro pháp lý gì?

Không lập hồ sơ khi cơ sở thuộc diện quản lý PCCC là hành vi vi phạm nghĩa vụ pháp luật về phòng cháy, chữa cháy. Tùy tính chất, mức độ, cơ quan có thẩm quyền có thể áp dụng biện pháp nhắc nhở, yêu cầu khắc phục, xử phạt vi phạm hành chính, thậm chí xem xét tạm đình chỉ hoặc đình chỉ hoạt động nếu phát hiện vi phạm nghiêm trọng về điều kiện an toàn PCCC. Nếu xảy ra cháy, việc không có hồ sơ, không có phương án, không có biên bản tự kiểm tra hoặc không có phân công trách nhiệm còn làm gia tăng nguy cơ trách nhiệm bồi thường và trách nhiệm pháp lý liên quan.

Rủi ro lớn nhất đối với cơ sở nhỏ là tâm lý cho rằng quy mô ít người, diện tích nhỏ nên không cần chuẩn bị hồ sơ. Cách hiểu này không phù hợp với pháp luật hiện hành, vì tiêu chí pháp lý là thuộc diện quản lý hay không thuộc diện quản lý, chứ không phải chỉ dựa vào cảm nhận về quy mô. Khi kiểm tra, cơ quan chức năng thường xem xét đồng thời mặt bằng thực tế, tính chất hoạt động, số lượng người, nguồn nhiệt, nguồn điện, vật liệu dễ cháy và việc thực hiện hồ sơ quản lý.

Kết luận pháp lý

Quán cà phê, cửa hàng, spa nhỏ không đương nhiên được miễn lập hồ sơ quản lý PCCC chỉ vì quy mô nhỏ. Nếu cơ sở thuộc diện quản lý về PCCC theo danh mục và tiêu chí của pháp luật hiện hành, chủ cơ sở bắt buộc phải lập, quản lý và cập nhật hồ sơ theo quy định. Trường hợp cơ sở không thuộc diện quản lý thì không áp dụng đầy đủ chế độ hồ sơ quản lý cơ sở như nhóm thuộc diện quản lý, nhưng vẫn phải bảo đảm yêu cầu an toàn cháy nổ cơ bản và nghĩa vụ tuân thủ khác có liên quan.

Về phương diện thực hành tuân thủ, chủ quán, chủ cửa hàng hoặc chủ spa nhỏ nên rà soát ngay 3 vấn đề: loại hình cơ sở có thuộc diện quản lý PCCC hay không, hồ sơ tối thiểu đã được lập hay chưa, và người chịu trách nhiệm PCCC tại cơ sở đã được phân công rõ ràng hay chưa. Ba yếu tố này là nền tảng để hạn chế rủi ro pháp lý và vận hành kinh doanh an toàn, ổn định.

Tài liệu tham khảo

• Luật Phòng cháy, chữa cháy và cứu nạn, cứu hộ năm 2024.
• Nghị định của Chính phủ quy định chi tiết một số điều của Luật Phòng cháy, chữa cháy và cứu nạn, cứu hộ đang có hiệu lực năm 2026.
• Nghị định của Chính phủ về danh mục cơ sở thuộc diện quản lý về phòng cháy và chữa cháy đang có hiệu lực năm 2026.
• Thông tư của Bộ Công an hướng dẫn biểu mẫu, hồ sơ về phòng cháy, chữa cháy và cứu nạn, cứu hộ đang có hiệu lực năm 2026.
• Văn bản hướng dẫn nghiệp vụ quản lý PCCC áp dụng cho cơ sở kinh doanh dịch vụ quy mô nhỏ.