Mất hợp đồng bản gốc: thủ tục xin bản sao và giá trị pháp lý

Khung pháp lý điều chỉnh việc xin bản sao hợp đồng

Khi hợp đồng bản gốc bị mất, trước hết cần xác định hợp đồng đó thuộc loại nào: hợp đồng công chứng, hợp đồng chứng thực, hợp đồng do doanh nghiệp hoặc tổ chức lập, hay hợp đồng chỉ do các bên ký tay. Mỗi loại có cơ chế lưu trữ và cấp lại khác nhau, kéo theo giá trị pháp lý của bản sao cũng khác nhau. Căn cứ quan trọng nhất hiện hành là Nghị định 23/2015/NĐ-CP về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính và chứng thực chữ ký, cùng với Luật Công chứng 2024 đối với văn bản công chứng.

Về nguyên tắc, bản sao được cấp từ sổ gốc có giá trị sử dụng thay cho bản chính trong giao dịch, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác theo khoản 1 Điều 3 Nghị định 23/2015/NĐ-CP. Bản sao được chứng thực từ bản chính cũng có giá trị sử dụng thay cho bản chính đã dùng để đối chiếu theo khoản 2 Điều 3 Nghị định 23/2015/NĐ-CP. Đối với hợp đồng, giao dịch đã được công chứng, văn bản công chứng có hiệu lực thi hành đối với các bên liên quan và có giá trị chứng cứ theo quy định của Luật Công chứng 2024.

Phân biệt các loại bản sao thường gặp

Bản sao từ sổ gốc

Bản sao từ sổ gốc là bản sao do cơ quan, tổ chức đang quản lý sổ gốc cấp ra. Loại bản sao này có giá trị sử dụng thay cho bản chính trong các giao dịch, nên thường được dùng khi hồ sơ gốc còn được lưu tại cơ quan đã lập hoặc lưu trữ hợp pháp. Với hợp đồng công chứng, tổ chức hành nghề công chứng lưu hồ sơ công chứng có thể cấp bản sao từ hồ sơ lưu theo trình tự của Luật Công chứng 2024.

Bản sao chứng thực từ bản chính

Bản sao chứng thực từ bản chính là bản sao được cơ quan có thẩm quyền chứng thực sau khi đối chiếu với bản chính. Đây là loại bản sao chỉ được cấp khi còn xuất trình được bản chính để đối chiếu, nên không áp dụng cho trường hợp hợp đồng bản gốc đã mất. Giá trị pháp lý của bản sao chứng thực được xác lập theo khoản 2 Điều 3 Nghị định 23/2015/NĐ-CP.

Bản photo thông thường

Bản photo thông thường, không có chứng thực và không được cấp từ sổ gốc, chỉ có giá trị tham khảo, đối chiếu nội bộ hoặc lưu trữ tạm thời. Loại giấy tờ này không thay thế được bản chính trong giao dịch, thủ tục hành chính hoặc chứng minh quyền, nghĩa vụ trước cơ quan có thẩm quyền. Khi phát sinh tranh chấp, bản photo thông thường không có sức nặng pháp lý như bản sao từ sổ gốc hoặc bản sao chứng thực.

Cách xin bản sao khi mất hợp đồng bản gốc

Bước đầu tiên là xác định nơi lưu hồ sơ gốc. Nếu là hợp đồng công chứng, người yêu cầu cần đến tổ chức hành nghề công chứng đã lập văn bản để đề nghị cấp bản sao từ hồ sơ công chứng. Nếu là hợp đồng do doanh nghiệp, đơn vị cung cấp dịch vụ hoặc cơ quan nhà nước lập và lưu, cần làm việc với đúng tổ chức đang quản lý hồ sơ gốc theo quy chế lưu trữ hoặc quy định chuyên ngành.

Hồ sơ yêu cầu thường gồm giấy tờ tùy thân của người yêu cầu, thông tin về hợp đồng cần cấp bản sao, thời điểm ký kết, tên các bên và các dữ liệu nhận diện khác để tra cứu hồ sơ. Trường hợp người yêu cầu không phải là một bên trong hợp đồng, cần chuẩn bị văn bản ủy quyền hoặc căn cứ chứng minh quyền yêu cầu theo quy định áp dụng đối với loại hồ sơ đó. Sau khi tiếp nhận, cơ quan hoặc tổ chức lưu trữ sẽ kiểm tra tính đầy đủ của hồ sơ, đối chiếu thông tin và cấp bản sao nếu đủ điều kiện.

Với văn bản công chứng, việc cấp bản sao từ hồ sơ lưu được thực hiện bởi tổ chức hành nghề công chứng nơi lưu trữ hồ sơ đó. Bản sao được cấp từ hồ sơ công chứng có giá trị sử dụng trong giao dịch và được chấp nhận như tài liệu pháp lý phản ánh nội dung hợp đồng đã công chứng. Trường hợp hồ sơ gốc không còn trong lưu trữ hợp pháp, cần chuyển sang cơ chế khôi phục chứng cứ bằng các tài liệu khác như bản sao, biên nhận, thư từ giao dịch, chứng từ thanh toán hoặc dữ liệu điện tử liên quan.

Giá trị pháp lý của bản sao hợp đồng sau khi được cấp lại

Giá trị pháp lý của bản sao phụ thuộc vào nguồn cấp. Bản sao được cấp từ sổ gốc có giá trị thay cho bản chính trong giao dịch theo khoản 1 Điều 3 Nghị định 23/2015/NĐ-CP. Bản sao được chứng thực từ bản chính có giá trị thay cho bản chính đã dùng để đối chiếu theo khoản 2 Điều 3 Nghị định 23/2015/NĐ-CP. Đây là hai cơ chế pháp lý khác nhau nhưng cùng hướng tới việc bảo đảm khả năng sử dụng tài liệu khi bản gốc không còn được cầm giữ bởi người có quyền sử dụng trực tiếp.

Đối với hợp đồng đã công chứng, giá trị pháp lý còn được củng cố bởi quy định của Luật Công chứng 2024: văn bản công chứng có hiệu lực thi hành đối với các bên liên quan và có giá trị chứng cứ, trừ trường hợp bị Tòa án tuyên bố vô hiệu. Vì vậy, khi mất bản gốc hợp đồng công chứng, bản sao được cấp từ hồ sơ lưu của tổ chức hành nghề công chứng thường có sức mạnh chứng minh rất cao trong giải quyết tranh chấp và thực hiện thủ tục hành chính có liên quan.

Tuy nhiên, bản sao không làm phát sinh nội dung mới ngoài nội dung đã được ghi nhận trong hồ sơ gốc. Bản sao chỉ tái hiện chính xác nội dung của văn bản gốc đã được lưu giữ hợp pháp. Khi có sự khác biệt giữa bản sao và hồ sơ gốc, cơ quan, tổ chức và Tòa án sẽ ưu tiên xem xét hồ sơ gốc, dấu vết lưu trữ và các chứng cứ liên quan khác để xác định sự thật khách quan.

Những giới hạn cần lưu ý khi sử dụng bản sao

Không phải mọi bản sao đều được chấp nhận trong mọi thủ tục. Một số giao dịch đặc biệt vẫn yêu cầu bản chính hoặc yêu cầu bản sao đúng mẫu, đúng cơ quan cấp. Ngoài ra, nếu hợp đồng thuộc nhóm tài liệu mà pháp luật chuyên ngành yêu cầu nộp bản chính để đăng ký, sang tên hoặc xác lập quyền, người sử dụng phải đối chiếu đúng quy định chuyên ngành trước khi nộp bản sao.

Người yêu cầu cũng cần lưu ý rằng bản sao từ hồ sơ lưu chỉ có ý nghĩa khi hồ sơ gốc được lưu trữ hợp pháp và còn đủ căn cứ nhận diện. Nếu hợp đồng được ký tay nhưng không công chứng, không chứng thực và không có bản lưu tại bất kỳ tổ chức nào, việc “xin bản sao” theo nghĩa pháp lý hầu như không thực hiện được; khi đó, chỉ còn giải pháp thu thập lại chứng cứ để chứng minh nội dung giao dịch. Trong thực tiễn, đây là lý do cần lưu giữ ít nhất một bản hợp đồng có chứng thực hoặc có cơ chế sao lưu điện tử an toàn.

Hướng xử lý thực tiễn khi mất hợp đồng bản gốc

Trường hợp phát hiện mất hợp đồng bản gốc, nên thực hiện ngay ba việc: xác định nơi lưu hồ sơ, đề nghị cấp bản sao đúng cơ quan có thẩm quyền và thu thập thêm tài liệu chứng minh giao dịch. Nếu hợp đồng đã công chứng, ưu tiên liên hệ tổ chức hành nghề công chứng lưu hồ sơ. Nếu hợp đồng gắn với giao dịch tiêu dùng, mua bán, cung ứng dịch vụ hoặc lao động, cần rà soát nghĩa vụ cung cấp bản sao của bên còn lại theo hợp đồng và pháp luật chuyên ngành áp dụng.

Trong trường hợp phát sinh tranh chấp, bản sao hợp pháp chỉ là một phần của hệ thống chứng cứ. Cần kết hợp với chứng từ thanh toán, biên nhận bàn giao, email, tin nhắn, dữ liệu điện tử và các tài liệu khác để chứng minh toàn bộ quá trình giao kết, thực hiện và chấm dứt hợp đồng. Cách tiếp cận này bảo đảm quyền lợi của đương sự và giảm rủi ro khi bản gốc không còn tồn tại trong tay người sử dụng.

Kết luận

Mất hợp đồng bản gốc không đồng nghĩa với việc mất hoàn toàn giá trị pháp lý của giao dịch. Nếu hồ sơ còn được lưu giữ hợp pháp, bản sao từ sổ gốc hoặc bản sao từ hồ sơ công chứng có thể thay thế bản chính trong nhiều trường hợp theo quy định hiện hành. Điểm mấu chốt là xác định đúng nguồn lưu trữ, đúng loại bản sao và đúng phạm vi sử dụng mà pháp luật cho phép.

Tài liệu tham khảo

• Nghị định 23/2015/NĐ-CP về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch.
• Luật Công chứng 2024.
• Bộ luật Dân sự 2015.
• Bộ luật Tố tụng dân sự 2015.
• Luật Giao dịch điện tử 2023.