Mất hàng trong kho ngoại quan hoặc kho CFS: trách nhiệm thuộc về ai?

Khái niệm và phạm vi trách nhiệm trong kho ngoại quan, kho CFS

Kho ngoại quan là khu vực kho, bãi lưu giữ hàng hóa đã làm thủ tục hải quan để chờ xuất khẩu hoặc nhập khẩu, hoặc hàng từ nước ngoài đưa vào để chờ xuất khẩu ra nước ngoài hay nhập khẩu vào Việt Nam, theo khoản 10 Điều 4 Luật Hải quan 2014. Hàng hóa trong kho ngoại quan chịu sự kiểm tra, giám sát của cơ quan hải quan trong suốt quá trình lưu giữ và dịch vụ liên quan. Vì vậy, khi xảy ra mất hàng, việc xác định trách nhiệm phải căn cứ đồng thời vào quan hệ hải quan, quan hệ hợp đồng lưu kho và nghĩa vụ bảo quản tài sản.

Kho CFS là địa điểm thu gom, chia tách hàng lẻ phục vụ đóng ghép hàng xuất khẩu, nhập khẩu theo quy định chuyên ngành hải quan. Về bản chất, đây không phải là kho lưu giữ tự do mà là địa điểm chịu giám sát chặt chẽ về niêm phong, giao nhận, phân loại và vận chuyển hàng hóa. Do đó, bất kỳ thiếu hụt, thất lạc hay sai lệch nào trong kho CFS đều phải được đối chiếu giữa chứng từ hải quan, biên bản giao nhận và hợp đồng dịch vụ đã ký kết.

Nguyên tắc xác định chủ thể chịu trách nhiệm khi mất hàng

Nguyên tắc đầu tiên là trách nhiệm thuộc về bên có nghĩa vụ quản lý, bảo quản hàng hóa theo hợp đồng hoặc theo pháp luật. Theo khoản 1 Điều 560 Bộ luật Dân sự 2015, bên giữ tài sản có nghĩa vụ bảo quản tài sản như tài sản của chính mình nếu không có thỏa thuận khác; khi vi phạm nghĩa vụ này thì phải chịu trách nhiệm dân sự tương ứng. Trong quan hệ kho ngoại quan hoặc kho CFS, doanh nghiệp kinh doanh kho thường là bên trực tiếp nhận hàng, lưu giữ và kiểm soát khu vực kho nên là chủ thể đầu tiên phải chứng minh việc bảo quản đã được thực hiện đúng chuẩn.

Nguyên tắc thứ hai là chủ hàng vẫn phải chứng minh quyền sở hữu, số lượng, tình trạng hàng hóa và thời điểm bàn giao. Nếu hàng hóa đã được giao hợp lệ cho kho nhưng không còn trong trạng thái kiểm soát của chủ hàng, trách nhiệm quản lý vật chất chuyển sang doanh nghiệp kho hoặc đơn vị được thuê thực hiện dịch vụ. Ngược lại, nếu mất mát phát sinh từ việc đóng gói, kê khai sai, niêm phong không đúng, giao sai chủng loại hoặc giao thiếu ngay từ khâu nhận hàng, trách nhiệm có thể thuộc về chủ hàng, người giao hàng hoặc đơn vị logistics trung gian.

Trách nhiệm của doanh nghiệp kinh doanh kho ngoại quan

Doanh nghiệp kinh doanh kho ngoại quan là chủ thể trực tiếp tổ chức hoạt động lưu giữ, bảo quản và giám sát hàng hóa trong kho. Theo khoản 1 Điều 11 Nghị định 68/2016/NĐ-CP, đã được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định 67/2020/NĐ-CP, kho ngoại quan phải đáp ứng điều kiện về khu vực, ranh giới và khả năng kiểm tra, giám sát của cơ quan hải quan. Từ cấu trúc quản lý này, doanh nghiệp kho không chỉ có nghĩa vụ về mặt vật chất mà còn có nghĩa vụ về mặt tuân thủ pháp luật hải quan.

Khi phát sinh mất hàng, doanh nghiệp kho phải giải trình được toàn bộ chuỗi kiểm soát: thời điểm tiếp nhận, số lượng ban đầu, tình trạng niêm phong, quá trình xuất nhập kho, camera, sổ sách, phần mềm quản lý và biên bản kiểm kê. Nếu không chứng minh được việc hàng hóa bị mất do sự kiện bất khả kháng hoặc lỗi hoàn toàn của bên khác, doanh nghiệp kho phải chịu trách nhiệm bồi thường theo nguyên tắc vi phạm nghĩa vụ hợp đồng quy định tại khoản 1 Điều 351 Bộ luật Dân sự 2015. Trong thực tiễn, việc thiếu hồ sơ kho hoặc hệ thống kiểm soát không đầy đủ thường bất lợi cho doanh nghiệp kinh doanh kho.

Trách nhiệm trong kho CFS và địa điểm thu gom hàng lẻ

Đối với kho CFS, đơn vị vận hành thường đồng thời thực hiện dịch vụ thu gom, chia tách, đóng ghép, lưu giữ ngắn hạn và giao nhận hàng lẻ. Chính vì thế, trách nhiệm của chủ kho CFS thường gắn với trách nhiệm của bên cung ứng dịch vụ logistics hoặc bên nhận giữ hàng. Nếu mất hàng xảy ra trong giai đoạn hàng đã được giao vào CFS, nhưng chưa được bàn giao hợp lệ cho người nhận cuối cùng, đơn vị vận hành kho phải chịu trách nhiệm chính nếu không chứng minh được lỗi thuộc về chủ hàng hoặc nhà vận chuyển.

Trường hợp hàng bị thiếu ngay từ khâu dỡ container, kiểm đếm hoặc phân loại tại CFS, cần xem xét nghĩa vụ của người chuyên chở, đại lý giao nhận và đơn vị khai thác kho. Nếu biên bản giao nhận thể hiện số lượng nguyên vẹn nhưng hệ thống kiểm kê nội bộ lại thiếu hụt, thì đây là dấu hiệu lỗi trong khâu quản lý kho. Nếu niêm phong container bị rách hoặc số seal không khớp, trách nhiệm còn phải mở rộng sang bên vận chuyển và bên giao nhận ở cả đầu vào lẫn đầu ra.

Trách nhiệm của chủ hàng, người gửi hàng và bên vận chuyển

Chủ hàng không đương nhiên được miễn trách nhiệm chỉ vì hàng đã đưa vào kho. Nếu hàng không phù hợp mô tả, đóng gói không bảo đảm, khai báo sai số lượng hoặc giao hàng thiếu ngay từ đầu, thiệt hại có thể xuất phát từ lỗi của chủ hàng hoặc người gửi hàng. Theo khoản 2 Điều 351 Bộ luật Dân sự 2015, bên vi phạm nghĩa vụ phải chịu trách nhiệm dân sự, trừ trường hợp bất khả kháng hoặc bên có quyền cũng có lỗi làm thiệt hại phát sinh.

Bên vận chuyển cũng có thể phải chịu trách nhiệm nếu mất hàng xảy ra trong quá trình bốc xếp, trung chuyển, dỡ hàng hoặc bàn giao vào kho. Khi hợp đồng vận tải hoặc hợp đồng giao nhận quy định rõ điểm chuyển giao rủi ro, trách nhiệm sẽ được xác định theo mốc thời gian và trạng thái hàng hóa tại thời điểm đó. Vì vậy, không thể mặc định mọi mất mát trong kho đều đẩy hoàn toàn cho chủ kho; phải xem xét chuỗi kiểm soát thực tế từ đầu đến cuối.

Trường hợp nào chủ kho được miễn hoặc giảm trách nhiệm

Chủ kho ngoại quan hoặc kho CFS được miễn hoặc giảm trách nhiệm khi chứng minh được thiệt hại xảy ra do sự kiện bất khả kháng, do lỗi hoàn toàn của chủ hàng, hoặc do quyết định của cơ quan có thẩm quyền mà họ không thể ngăn chặn. Theo khoản 2 Điều 584 Bộ luật Dân sự 2015, người gây thiệt hại không phải bồi thường nếu thiệt hại phát sinh do sự kiện bất khả kháng, trừ trường hợp luật có quy định khác. Tuy nhiên, miễn trách nhiệm chỉ được chấp nhận khi có chứng cứ rõ ràng, đầy đủ và hợp lệ.

Ví dụ, nếu hàng bị mất do cháy nổ từ nguồn điện ngoài khả năng kiểm soát và chủ kho đã thực hiện đầy đủ biện pháp phòng cháy, chữa cháy theo quy định, trách nhiệm bồi thường có thể được xem xét loại trừ hoặc chuyển sang cơ chế bảo hiểm. Nếu mất hàng do nhân viên kho tự ý chiếm đoạt, gian lận nội bộ hoặc quản lý lỏng lẻo, doanh nghiệp kho vẫn phải chịu trách nhiệm với chủ hàng và có quyền yêu cầu hoàn trả từ cá nhân vi phạm bằng cơ chế nội bộ hoặc tố tụng dân sự, hình sự tương ứng.

Cách xác định trách nhiệm trong thực tiễn tranh chấp

Việc xác định trách nhiệm cần bắt đầu từ ba nhóm tài liệu: hợp đồng dịch vụ, biên bản giao nhận và chứng từ kiểm kê. Tiếp đó là dữ liệu camera, nhật ký ra vào kho, phiếu xuất nhập, số seal, vận đơn, tờ khai hải quan và báo cáo kiểm tra của cơ quan hải quan nếu có. Càng nhiều chứng cứ đồng nhất thì việc xác định bên chịu trách nhiệm càng chính xác, đặc biệt trong các kho có nhiều chủ hàng và nhiều lớp dịch vụ trung gian.

Về nguyên tắc chứng minh, bên nào cho rằng mình không có lỗi thì phải xuất trình chứng cứ bác bỏ lỗi của mình và chứng minh lỗi thuộc về bên khác. Nếu doanh nghiệp kho không có hệ thống kiểm soát kho đủ chuẩn, không chứng minh được thời điểm mất hàng hoặc không có biên bản sự cố kịp thời, họ thường ở vị thế bất lợi. Ngược lại, nếu chủ hàng không chứng minh được đã bàn giao đủ số lượng, thì yêu cầu bồi thường cũng không có cơ sở vững chắc.

Kết luận

Mất hàng trong kho ngoại quan hoặc kho CFS không được giải quyết bằng một quy tắc duy nhất, mà phải phân định theo hợp đồng, chứng từ giao nhận, trạng thái kiểm soát hàng hóa và nghĩa vụ pháp lý của từng bên. Trọng tâm trách nhiệm thường nằm ở doanh nghiệp kinh doanh kho hoặc đơn vị vận hành CFS nếu hàng đã được bàn giao hợp lệ và nằm trong phạm vi kiểm soát của họ. Tuy nhiên, chủ hàng, người gửi hàng và bên vận chuyển vẫn có thể phải gánh trách nhiệm nếu lỗi phát sinh từ khâu chuẩn bị, giao nhận hoặc chuyên chở. Do đó, hồ sơ giao nhận chặt chẽ và cơ chế kiểm soát nội bộ là yếu tố quyết định trong mọi tranh chấp mất hàng.

Tài liệu tham khảo

• Luật Hải quan 2014.
• Bộ luật Dân sự 2015.
• Nghị định 68/2016/NĐ-CP về điều kiện kinh doanh hàng miễn thuế, kho ngoại quan, địa điểm thu gom hàng lẻ; đã được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định 67/2020/NĐ-CP.
• Nghị định 08/2015/NĐ-CP quy định chi tiết và biện pháp thi hành Luật Hải quan; đã được sửa đổi, bổ sung.
• Nghị định 35/2022/NĐ-CP về quản lý khu công nghiệp và khu kinh tế (liên quan điều kiện kho trong một số khu vực).
• Các quy định, hướng dẫn nghiệp vụ hải quan hiện hành về kho ngoại quan và địa điểm thu gom hàng lẻ.