Lưu trữ hợp đồng và chứng cứ điện tử khi tranh chấp

Cơ sở pháp lý điều chỉnh việc lưu trữ hợp đồng và chứng cứ điện tử

Trong hệ thống pháp luật hiện hành, hợp đồng được giao kết bằng phương tiện điện tử và dữ liệu điện tử được thừa nhận giá trị pháp lý nếu đáp ứng điều kiện do luật định. Theo khoản 1 Điều 34, khoản 1 Điều 36 và khoản 1 Điều 11 Luật Giao dịch điện tử 2023, thông điệp dữ liệu không bị phủ nhận giá trị pháp lý chỉ vì được thể hiện dưới dạng điện tử; các bên được quyền thỏa thuận sử dụng phương tiện điện tử trong giao kết và thực hiện hợp đồng; đồng thời giá trị chứng cứ của thông điệp dữ liệu được đánh giá dựa trên độ tin cậy của cách tạo lập, gửi, nhận, lưu trữ và bảo đảm tính toàn vẹn.

Về tố tụng, theo khoản 1 Điều 95 Bộ luật Tố tụng dân sự 2015, dữ liệu điện tử là một trong các nguồn chứng cứ. Theo khoản 3 Điều 94 và khoản 2 Điều 95 Bộ luật Tố tụng dân sự 2015, tài liệu điện tử, thư điện tử, fax, điện tín và hình thức tương tự được xem xét trong quá trình xác định chứng cứ nếu được xuất trình đúng quy định. Do đó, việc lưu trữ không chỉ nhằm bảo quản dữ liệu mà còn nhằm duy trì khả năng được Tòa án chấp nhận và đánh giá.

Nguyên tắc cốt lõi khi bảo quản dữ liệu điện tử

Giá trị của hợp đồng điện tử và chứng cứ điện tử nằm ở tính toàn vẹn, tính xác thực và khả năng truy nguyên. Nội dung dữ liệu phải được giữ nguyên kể từ thời điểm phát sinh sự kiện pháp lý đến khi xuất trình trước cơ quan giải quyết tranh chấp. Mọi hành vi chỉnh sửa, sao chép thiếu kiểm soát, chuyển đổi định dạng không chuẩn hoặc lưu trữ phân tán làm suy giảm đáng kể giá trị chứng minh.

Việc bảo quản phải bảo đảm ba yếu tố: lưu được bản gốc hoặc bản sao có giá trị pháp lý; xác định được thời điểm, chủ thể tạo lập và đường đi của dữ liệu; và chứng minh được chuỗi bảo quản liên tục. Đây là nền tảng để bác bỏ lập luận cho rằng dữ liệu đã bị can thiệp, giả mạo hoặc không còn phản ánh đúng sự kiện giao dịch. Trong tranh chấp, cơ quan xét xử thường quan tâm nhiều đến phương thức hình thành và lưu giữ hơn là chỉ nội dung thể hiện trên màn hình.

Cách lưu trữ hợp đồng điện tử để dùng khi tranh chấp

1. Giữ bản gốc điện tử và bản thể hiện có thể kiểm tra

Hợp đồng cần được lưu ở định dạng gốc do hệ thống tạo ra, kèm metadata, chữ ký số, dấu thời gian và các trường thông tin xác thực khác. Nếu hệ thống cho phép xuất bản PDF, bản PDF chỉ nên dùng làm bản thể hiện; bản gốc dữ liệu và bản thể hiện phải được lưu cùng nhau. Khi có nhiều phiên bản, cần tách rõ bản nháp, bản trao đổi và bản cuối cùng đã ký.

2. Lưu kèm dấu vết xác thực

Chữ ký số, chứng thư số, nhật ký hệ thống, mã băm, dấu thời gian và email thông báo ký kết là thành phần quan trọng để chứng minh tính xác thực. Nếu hợp đồng được ký qua nền tảng điện tử, cần lưu thông tin tài khoản người ký, thời điểm đăng nhập, địa chỉ IP, lịch sử thao tác và biên nhận của hệ thống. Các dấu vết này hỗ trợ chứng minh chủ thể tham gia giao kết và thời điểm hoàn tất giao dịch.

3. Thiết lập chuỗi lưu giữ có kiểm soát

Doanh nghiệp và cá nhân nên thiết lập quy trình phân quyền truy cập, sao lưu định kỳ và ghi nhận mọi lần mở, sửa, tải xuống hoặc xuất dữ liệu. Mỗi lần chuyển giao dữ liệu giữa bộ phận pháp chế, công nghệ thông tin và lưu trữ phải có biên bản hoặc nhật ký điện tử. Một chuỗi lưu giữ rõ ràng giúp hạn chế tranh chấp về nguồn gốc và giảm nguy cơ bị cho là dữ liệu bị thay đổi sau khi phát sinh mâu thuẫn.

4. Sao lưu ở nhiều lớp và nhiều vị trí

Dữ liệu cần được sao lưu tối thiểu ở hai môi trường độc lập, một bản dùng thường xuyên và một bản lưu trữ dài hạn. Bản sao lưu phải được bảo vệ bằng cơ chế chống sửa đổi, mã hóa và kiểm tra định kỳ khả năng phục hồi. Khi lưu trữ trên đám mây, cần bảo đảm hợp đồng dịch vụ, quyền truy xuất và khả năng trích xuất dữ liệu khi chấm dứt dịch vụ.

Cách bảo quản chứng cứ điện tử từ email, tin nhắn, file và hệ thống

Chứng cứ điện tử thường phát sinh từ email, tin nhắn, biên nhận giao dịch, nhật ký cuộc gọi, dữ liệu ứng dụng, ảnh chụp màn hình và file đính kèm. Với email, cần lưu toàn bộ tiêu đề thư, nội dung, tệp đính kèm và thông tin máy chủ gửi nhận, không chỉ lưu phần thân thư. Với tin nhắn, phải giữ được số điện thoại hoặc tài khoản, thời gian, nội dung gốc và bối cảnh trao đổi liên quan.

Ảnh chụp màn hình chỉ có giá trị hỗ trợ nếu đi kèm dữ liệu gốc và thông tin cho phép kiểm tra lại. Vì vậy, không nên chỉ lưu ảnh chụp; cần lưu file xuất từ hệ thống, nhật ký giao dịch, video thao tác nếu cần, và biên bản mô tả cách thu thập dữ liệu. Khi trích xuất dữ liệu từ thiết bị, nên bảo đảm quy trình sao chép làm bản sao giám định, tránh dùng thiết bị gốc cho các thao tác có nguy cơ ghi đè.

Những sai lầm làm mất giá trị chứng cứ

Một sai lầm phổ biến là chỉ lưu bản in giấy của hợp đồng điện tử rồi xóa dữ liệu gốc. Bản in có thể hỗ trợ nhận diện nội dung, nhưng thường không đủ để chứng minh chữ ký số, thời điểm ký và tính toàn vẹn của dữ liệu. Sai lầm thứ hai là chỉnh sửa file, đổi tên tài liệu hoặc ghép nhiều phiên bản vào cùng một tệp mà không ghi nhận lịch sử thay đổi.

Một rủi ro khác là sử dụng nền tảng nhắn tin cá nhân nhưng không lưu trữ đầy đủ lịch sử cuộc trò chuyện và tệp đính kèm. Khi tranh chấp, phần lớn nội dung quan trọng nằm ở diễn biến trao đổi trước và sau khi ký kết, không chỉ ở văn bản cuối cùng. Nếu không bảo tồn ngữ cảnh, dữ liệu rất dễ bị đánh giá là thiếu tin cậy hoặc không đủ để chứng minh ý chí thỏa thuận.

Quy trình thực hành khuyến nghị cho doanh nghiệp và cá nhân

1. Xác định ngay từ đầu loại dữ liệu nào là bản gốc, loại nào là bản sao, loại nào chỉ có giá trị tham khảo.
2. Thiết lập chính sách lưu trữ thống nhất cho hợp đồng, email, tin nhắn, biên bản họp và nhật ký hệ thống.
3. Gắn mã hồ sơ, ngày tạo, người phụ trách và thời hạn lưu trữ cho từng giao dịch.
4. Áp dụng sao lưu tự động, mã hóa và phân quyền truy cập theo vai trò.
5. Định kỳ kiểm tra khả năng mở, đọc và xác thực dữ liệu đã lưu.
6. Khi phát sinh tranh chấp, niêm phong dữ liệu liên quan và lập biên bản trích xuất ngay.

Giá trị sử dụng của dữ liệu điện tử khi giải quyết tranh chấp

Khi được lưu trữ đúng cách, hợp đồng và chứng cứ điện tử có khả năng chứng minh đầy đủ thỏa thuận, quá trình thực hiện nghĩa vụ và các vi phạm phát sinh. Giá trị này đặc biệt quan trọng trong tranh chấp thương mại, lao động, dịch vụ số và mua bán trực tuyến, nơi giao dịch diễn ra nhanh và lượng dữ liệu lớn. Càng bảo đảm tốt tính toàn vẹn và truy nguyên, khả năng Tòa án chấp nhận và đánh giá dữ liệu càng cao.

Ngược lại, nếu dữ liệu thiếu nguồn gốc, thiếu thời gian, thiếu chữ ký xác thực hoặc bị lưu giữ rời rạc, giá trị chứng minh sẽ suy giảm rõ rệt. Vì vậy, lưu trữ điện tử không chỉ là hoạt động kỹ thuật mà là một biện pháp pháp lý phòng ngừa tranh chấp. Cách tổ chức lưu trữ ngay từ đầu thường quyết định trực tiếp lợi thế chứng minh khi tranh chấp xảy ra.

Tài liệu tham khảo

• Luật Giao dịch điện tử 2023.
• Bộ luật Tố tụng dân sự 2015.
• Bộ luật Dân sự 2015.
• Nghị quyết 04/2016/NQ-HĐTP của Hội đồng Thẩm phán TAND tối cao.
• Văn bản hướng dẫn về giao dịch điện tử và chứng cứ điện tử hiện hành.