Lương hợp đồng thấp hơn lương thực nhận: căn cứ đóng BHXH

Khác biệt giữa lương ghi trong hợp đồng và lương thực nhận

Trong quan hệ lao động, tiền lương ghi trong hợp đồng lao động chỉ là một bộ phận của thỏa thuận trả công. Trên thực tế, người lao động có thể còn nhận thêm phụ cấp lương, khoản bổ sung hoặc các khoản trả thường xuyên khác. Vì vậy, mức lương “thực nhận” chưa chắc trùng với con số ghi ở mục lương cơ bản trong hợp đồng.

Về phương diện bảo hiểm xã hội, pháp luật không chỉ nhìn vào tên gọi của khoản tiền, mà xác định theo bản chất của khoản trả. Nếu khoản chi trả có tính chất tiền lương, được trả thường xuyên và ổn định trong mỗi kỳ trả lương, thì khoản đó được tính vào tiền lương làm căn cứ đóng BHXH theo quy định hiện hành.

Căn cứ pháp lý xác định mức đóng BHXH

Theo điểm b khoản 1 Điều 31 Luật Bảo hiểm xã hội 2024, đối với người lao động thuộc đối tượng thực hiện chế độ tiền lương do người sử dụng lao động quyết định, tiền lương làm căn cứ đóng BHXH bắt buộc là tiền lương tháng, bao gồm mức lương theo công việc hoặc chức danh, phụ cấp lương và các khoản bổ sung khác được thỏa thuận trả thường xuyên, ổn định trong mỗi kỳ trả lương.

Quy định này được hướng dẫn chi tiết tại khoản 1 Điều 7 Nghị định 158/2025/NĐ-CP. Theo đó, khi xác định mức đóng, doanh nghiệp phải cộng đủ các thành phần có tính chất tiền lương theo đúng bản chất pháp lý, không được tách nhỏ, ghi thiếu hoặc đặt tên khoản chi để làm giảm căn cứ đóng bảo hiểm.

Đồng thời, theo điểm đ khoản 1 Điều 31 Luật Bảo hiểm xã hội 2024, tiền lương làm căn cứ đóng BHXH bắt buộc thấp nhất bằng mức tham chiếu và cao nhất bằng 20 lần mức tham chiếu tại thời điểm đóng. Do đó, dù thỏa thuận trong hợp đồng có ghi thấp, doanh nghiệp vẫn phải bảo đảm mức đóng không thấp hơn ngưỡng tối thiểu do luật định.

Trường hợp lương hợp đồng thấp hơn lương thực nhận thì đóng theo mức nào?

Nếu tiền thực nhận hằng tháng cao hơn tiền lương ghi trong hợp đồng nhưng phần chênh lệch là khoản trả thường xuyên, ổn định và gắn với công việc, thì BHXH phải đóng trên tổng tiền lương làm căn cứ theo luật, không phải chỉ trên phần “lương hợp đồng”. Đây là nguyên tắc cốt lõi để ngăn việc “lách” tiền đóng bảo hiểm.

Ngược lại, nếu khoản tiền người lao động nhận thêm không mang tính thường xuyên, không ổn định hoặc không thuộc nhóm khoản tiền lương theo quy định, khoản đó không tự động trở thành căn cứ đóng BHXH. Việc phân loại phải dựa trên hợp đồng lao động, thỏa ước lao động tập thể, quy chế trả lương và chứng từ chi trả thực tế.

Trong thực tiễn kiểm tra, cơ quan bảo hiểm thường đối chiếu nhiều nguồn tài liệu: hợp đồng lao động, bảng lương, quy chế tiền lương, phụ cấp, khoản bổ sung và chứng từ chuyển khoản. Nếu phát hiện doanh nghiệp kê khai mức thấp hơn thực trả nhằm giảm nghĩa vụ BHXH, phần chênh lệch có thể bị truy thu và xử lý theo quy định.

Doanh nghiệp cần lưu ý những khoản nào khi tính căn cứ đóng BHXH

Với người lao động hưởng lương do doanh nghiệp quyết định, cần phân biệt rõ ba nhóm: mức lương theo công việc hoặc chức danh; phụ cấp lương; và các khoản bổ sung khác được thỏa thuận trả thường xuyên, ổn định. Chỉ khi xác định đúng từng nhóm mới tính được mức đóng BHXH chính xác.

Một số khoản không mang tính tiền lương thường xuyên sẽ không tính vào căn cứ đóng, nhưng việc loại trừ phải có cơ sở rõ ràng. Doanh nghiệp không được tự ý ghi “lương cơ bản thấp” trong hợp đồng rồi trả phần lớn thu nhập dưới dạng khoản khác nhằm giảm mức đóng BHXH. Cách làm này làm tăng rủi ro pháp lý và tranh chấp với người lao động.

Hệ quả pháp lý khi đóng BHXH không đúng mức

Khi doanh nghiệp đóng BHXH thấp hơn căn cứ phải đóng, hậu quả pháp lý thường gồm truy thu số tiền thiếu, tiền chậm đóng và nguy cơ bị xử phạt vi phạm hành chính. Việc khai báo không đúng còn ảnh hưởng trực tiếp đến quyền lợi của người lao động, nhất là các chế độ ốm đau, thai sản, hưu trí và trợ cấp BHXH khác.

Về bản chất, mức đóng BHXH là nghĩa vụ bắt buộc gắn với tiền lương thực tế theo pháp luật, không phải quyền lựa chọn của doanh nghiệp. Do đó, mọi thỏa thuận trong hợp đồng lao động trái với quy định về căn cứ đóng BHXH đều không làm thay đổi nghĩa vụ đóng theo luật.

Khuyến nghị thực hành để hạn chế tranh chấp

Doanh nghiệp cần rà soát toàn bộ cấu trúc trả lương, đối chiếu hợp đồng lao động với bảng lương và chứng từ chi trả để xác định đúng khoản nào phải tính đóng BHXH. Khi sửa đổi thang, bảng lương hoặc phụ cấp, cần cập nhật đồng bộ hồ sơ lao động và dữ liệu bảo hiểm.

Người lao động nên kiểm tra sổ hoặc dữ liệu BHXH định kỳ để bảo đảm mức đóng phản ánh đúng thu nhập làm căn cứ đóng. Nếu phát hiện doanh nghiệp đóng không đúng, người lao động có thể yêu cầu điều chỉnh qua bộ phận nhân sự, công đoàn cơ sở hoặc cơ quan BHXH có thẩm quyền.

Kết luận

Khi lương ghi trong hợp đồng thấp hơn lương thực nhận, mức đóng BHXH không căn cứ máy móc vào con số trong hợp đồng mà phải xác định theo tiền lương làm căn cứ đóng theo Luật Bảo hiểm xã hội 2024 và Nghị định 158/2025/NĐ-CP. Nếu phần chênh lệch là khoản trả thường xuyên, ổn định và mang bản chất tiền lương, doanh nghiệp phải đóng BHXH trên tổng mức đó. Việc kê khai thấp hơn thực tế không làm giảm nghĩa vụ pháp lý và có thể dẫn tới truy thu, xử phạt và tranh chấp quyền lợi.

Tài liệu tham khảo

• Luật Bảo hiểm xã hội 2024 số 41/2024/QH15.
• Nghị định 158/2025/NĐ-CP quy định về bảo hiểm xã hội bắt buộc.
• Cổng thông tin Bảo hiểm xã hội Việt Nam, chuyên mục về xác định tiền lương làm căn cứ đóng BHXH theo Luật BHXH 2024.
• Cổng thông tin Chính phủ, nội dung giới thiệu và hướng dẫn thi hành Nghị định 158/2025/NĐ-CP.
• Thư viện Pháp luật, bản hợp nhất và chú giải Luật Bảo hiểm xã hội 2024.