Lập, ký và lưu trữ chứng từ kế toán đúng quy định

Khái quát về chứng từ kế toán

Chứng từ kế toán là giấy tờ hoặc dữ liệu điện tử phản ánh nghiệp vụ kinh tế, tài chính đã phát sinh và hoàn thành, làm căn cứ để ghi sổ kế toán và kiểm tra tính hợp pháp của giao dịch. Theo quy định pháp luật về kế toán, mọi nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh liên quan đến hoạt động của đơn vị kế toán đều phải được lập chứng từ kế toán, và mỗi nghiệp vụ chỉ được lập một lần. Quy định này bảo đảm tính thống nhất của hệ thống thông tin kế toán, đồng thời hạn chế sai lệch, trùng lặp hoặc bỏ sót nghiệp vụ.

Trong thực tiễn quản trị doanh nghiệp, chứng từ kế toán còn là căn cứ chứng minh nghĩa vụ, quyền lợi và trách nhiệm của các bên liên quan. Vì vậy, việc lập, ký và lưu trữ đúng quy định không chỉ là yêu cầu kỹ thuật kế toán mà còn là yêu cầu pháp lý có ý nghĩa kiểm soát rủi ro. Trường hợp chứng từ được thiết lập không đầy đủ hoặc không đúng trình tự, giá trị sử dụng của chứng từ trong ghi sổ và đối chiếu có thể bị ảnh hưởng đáng kể.

Nguyên tắc lập chứng từ kế toán

Chứng từ kế toán phải được lập rõ ràng, đầy đủ, kịp thời và chính xác theo nội dung quy định trên mẫu chứng từ. Đây là yêu cầu mang tính bắt buộc nhằm bảo đảm chứng từ phản ánh đúng bản chất của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh. Khi đơn vị sử dụng mẫu do pháp luật quy định hoặc mẫu do đơn vị tự xây dựng, các chỉ tiêu chủ yếu phải bảo đảm thông tin cần thiết cho việc kiểm tra, ghi sổ và lưu trữ.

Về nguyên tắc, mỗi nghiệp vụ kinh tế, tài chính chỉ được lập một chứng từ cho một lần phát sinh, trừ trường hợp pháp luật hoặc chế độ kế toán có quy định khác. Chứng từ phải có nội dung phản ánh đúng giao dịch thực tế, có số liệu, đơn vị tính, thời gian và các yếu tố nhận diện cần thiết. Nếu chứng từ thiếu thông tin trọng yếu hoặc ghi nhận không nhất quán, việc đối chiếu với sổ kế toán và báo cáo tài chính sẽ gặp khó khăn, đồng thời làm giảm độ tin cậy của tài liệu kế toán.

Yêu cầu đối với chứng từ điện tử

Chứng từ điện tử được pháp luật kế toán thừa nhận như một hình thức hợp lệ của chứng từ kế toán, miễn là đáp ứng điều kiện về nội dung, tính toàn vẹn và khả năng tra cứu. Trường hợp in ra giấy để lưu trữ thì việc lưu trữ thực hiện theo quy định về tài liệu kế toán bằng bản giấy; trường hợp không in ra giấy thì đơn vị phải bảo đảm an toàn, bảo mật dữ liệu và khả năng tra cứu trong suốt thời hạn lưu trữ. Cách tiếp cận này cho thấy pháp luật đặt trọng tâm vào khả năng chứng minh và bảo toàn thông tin hơn là hình thức vật chất của chứng từ.

Ký chứng từ kế toán và giá trị pháp lý của chữ ký

Chữ ký trên chứng từ kế toán là yếu tố xác nhận trách nhiệm đối với nội dung ghi nhận trên chứng từ. Việc ký đúng người, đúng thẩm quyền và đúng quy trình là điều kiện quan trọng để chứng từ có giá trị sử dụng trong ghi sổ, kiểm tra và giải trình. Trong môi trường doanh nghiệp, chữ ký còn thể hiện sự phân định trách nhiệm giữa người lập, người kiểm soát và người phê duyệt.

Người ký chứng từ phải bảo đảm thống nhất với chức danh, thẩm quyền và quy chế nội bộ của đơn vị. Đối với chứng từ có nhiều khâu xử lý, từng chủ thể tham gia phải ký đúng vị trí, đúng nội dung công việc mà mình chịu trách nhiệm. Nếu chứng từ được ký thay, ký khống hoặc ký không đúng thẩm quyền, rủi ro pháp lý phát sinh không chỉ ở giá trị kế toán mà còn ở trách nhiệm quản lý nội bộ và trách nhiệm theo quy định của pháp luật liên quan.

Chứng từ giấy và chứng từ điện tử khi ký

Đối với chứng từ giấy, chữ ký thường gắn với bản gốc và được thể hiện trực tiếp trên tài liệu. Đối với chứng từ điện tử, việc ký phải bảo đảm tính xác thực của người ký, khả năng nhận diện và kiểm soát toàn vẹn dữ liệu theo quy định pháp luật về giao dịch điện tử và kế toán. Do đó, đơn vị cần thiết lập quy trình kiểm soát chữ ký điện tử, phân quyền truy cập và lưu vết thao tác để bảo đảm chứng từ có giá trị chứng minh tương đương.

Lưu trữ chứng từ kế toán đúng quy định

Theo Điều 41 Luật Kế toán 2015, tài liệu kế toán phải được đưa vào lưu trữ trong thời hạn 12 tháng kể từ ngày kết thúc kỳ kế toán năm hoặc kết thúc công việc kế toán. Người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán có trách nhiệm tổ chức bảo quản, lưu trữ tài liệu kế toán. Quy định này xác lập rõ chủ thể chịu trách nhiệm cuối cùng trong việc bảo toàn chứng từ, không phụ thuộc vào việc đơn vị lưu trữ tập trung hay phân tán theo bộ phận.

Tài liệu kế toán phải được lưu trữ theo thời hạn tối thiểu khác nhau tùy theo tính chất sử dụng. Ít nhất 05 năm đối với tài liệu kế toán dùng cho quản lý, điều hành của đơn vị kế toán, gồm cả chứng từ kế toán không sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính. Ít nhất 10 năm đối với chứng từ kế toán sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính, sổ kế toán và báo cáo tài chính năm, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác. Tài liệu kế toán có tính sử liệu, có ý nghĩa quan trọng về kinh tế, an ninh, quốc phòng được lưu trữ vĩnh viễn theo quy định của Điều 41 Luật Kế toán 2015.

Thời điểm tính thời hạn lưu trữ

Thời hạn lưu trữ được tính từ ngày kết thúc kỳ kế toán năm hoặc ngày kết thúc công việc kế toán, tùy từng loại tài liệu. Cách tính này có ý nghĩa quan trọng vì ảnh hưởng trực tiếp đến mốc bảo quản, kiểm tra và tiêu hủy tài liệu sau này. Đơn vị kế toán cần xác định đúng nhóm tài liệu ngay từ đầu để phân loại thời hạn lưu trữ tương ứng, tránh nhầm lẫn giữa tài liệu 05 năm, 10 năm và lưu trữ vĩnh viễn.

Nguyên tắc sắp xếp và bảo quản

Tài liệu kế toán khi đưa vào lưu trữ phải đầy đủ, có hệ thống, được phân loại và sắp xếp theo trình tự thời gian phát sinh, đồng thời theo kỳ kế toán năm. Việc sắp xếp hợp lý giúp truy xuất nhanh, phục vụ thanh tra, kiểm tra, kiểm toán và giải trình nội bộ. Đơn vị cần bảo đảm điều kiện an toàn vật chất đối với kho lưu trữ, đồng thời duy trì khả năng tra cứu của hồ sơ trong toàn bộ thời hạn bảo quản.

Đối với tài liệu điện tử, yêu cầu trọng tâm là an toàn hệ thống, bảo mật thông tin, chống sửa đổi trái phép và duy trì khả năng đọc, truy xuất trong thời hạn lưu trữ. Điều này đòi hỏi cơ chế sao lưu, phân quyền, ghi nhận nhật ký truy cập và kiểm soát rủi ro mất mát dữ liệu. Khi đơn vị lựa chọn lưu trữ trên phương tiện điện tử, quy trình kỹ thuật phải đủ mạnh để thay thế vai trò của kho lưu trữ vật lý trong việc bảo đảm tính toàn vẹn của chứng từ.

Những hành vi không được thực hiện đối với chứng từ kế toán

Chứng từ kế toán không được tự ý sửa chữa, tẩy xóa hoặc làm sai lệch nội dung đã lập nếu việc sửa đổi không tuân thủ đúng quy trình pháp luật cho phép. Chỉ cơ quan nhà nước có thẩm quyền mới có quyền tạm giữ, tịch thu hoặc niêm phong chứng từ kế toán trong các trường hợp luật định. Khi tạm giữ hoặc tịch thu, cơ quan có thẩm quyền phải sao chụp chứng từ, ký xác nhận trên bản sao và giao bản sao cho đơn vị kế toán, đồng thời lập biên bản ghi rõ lý do, số lượng từng loại chứng từ bị tạm giữ hoặc bị tịch thu.

Cơ quan có thẩm quyền niêm phong chứng từ kế toán cũng phải lập biên bản, ghi rõ lý do, số lượng từng loại chứng từ bị niêm phong và ký tên, đóng dấu. Cơ chế này bảo đảm sự cân bằng giữa yêu cầu quản lý nhà nước và quyền quản lý tài liệu của đơn vị kế toán. Trong thực tiễn, đây là căn cứ quan trọng để hạn chế thất lạc chứng từ và tranh chấp về tính nguyên trạng của hồ sơ kế toán.

Hệ quả pháp lý khi vi phạm quy định về lập, ký và lưu trữ

Việc không lập chứng từ đối với nghiệp vụ phát sinh, lập chứng từ không đúng mẫu, ký không đúng thẩm quyền hoặc lưu trữ không đúng thời hạn đều có thể dẫn đến hậu quả pháp lý bất lợi cho đơn vị kế toán. Trước hết, chứng từ thiếu tính hợp lệ sẽ làm giảm giá trị chứng minh của tài liệu kế toán trong ghi sổ, lập báo cáo và giải trình. Bên cạnh đó, đơn vị còn có nguy cơ bị xử lý vi phạm hành chính, bị yêu cầu khắc phục sai sót hoặc gặp khó khăn khi làm việc với cơ quan thuế, kiểm toán và thanh tra.

Ở góc độ quản trị, vi phạm quy trình chứng từ thường kéo theo rủi ro sai lệch số liệu, thất thoát tài sản và giảm mức độ tin cậy của báo cáo tài chính. Do đó, tuân thủ đúng quy định về lập, ký và lưu trữ chứng từ kế toán cần được xem là một cấu phần của hệ thống kiểm soát nội bộ. Khi quy trình này được chuẩn hóa, đơn vị có cơ sở pháp lý vững chắc hơn để bảo vệ lợi ích của mình và chứng minh tính hợp pháp của hoạt động tài chính kế toán.

Khuyến nghị thực tiễn cho đơn vị kế toán

Đơn vị kế toán nên ban hành quy chế nội bộ về luân chuyển, ký duyệt và lưu trữ chứng từ, trong đó xác định rõ trách nhiệm của từng vị trí công việc. Quy chế cần phân biệt giữa chứng từ giấy và chứng từ điện tử, giữa tài liệu lưu trữ 05 năm, 10 năm và lưu trữ vĩnh viễn. Việc phân loại ngay từ khâu phát sinh giúp giảm sai sót khi tổng hợp hồ sơ lưu trữ cuối kỳ.

Song song với đó, đơn vị cần tổ chức rà soát định kỳ kho lưu trữ, hệ thống sao lưu dữ liệu và điều kiện bảo quản chứng từ. Với chứng từ điện tử, cần chú trọng an toàn thông tin, khả năng truy xuất và kiểm soát thay đổi dữ liệu. Với chứng từ giấy, cần bảo đảm phòng chống ẩm mốc, cháy nổ, mất mát và hư hỏng vật lý để duy trì giá trị pháp lý của tài liệu trong suốt thời hạn lưu trữ.

Tài liệu tham khảo

• Luật Kế toán 2015, đặc biệt Điều 41 về lưu trữ tài liệu kế toán.
• Nghị định 174/2016/NĐ-CP quy định chi tiết một số điều của Luật Kế toán.
• Thông tư 24/2024/TT-BTC về chế độ kế toán và hướng dẫn liên quan đến hồ sơ, chứng từ.
• Hỏi đáp của Bộ Tài chính về sắp xếp, lưu trữ tài liệu kế toán.
• Các hướng dẫn chuyên đề về quy trình lập và lưu trữ chứng từ kế toán trên hệ thống văn bản pháp luật và cổng thông tin chuyên ngành.