Làm việc từ xa ngoài giờ có được tính tăng ca không?

Cơ sở pháp lý về làm thêm giờ trong bối cảnh làm việc từ xa

Trong pháp luật lao động hiện hành, thời gian làm thêm giờ được xác định là khoảng thời gian làm việc ngoài thời giờ làm việc bình thường theo quy định của pháp luật, thỏa ước lao động tập thể hoặc nội quy lao động theo khoản 1 Điều 107 Bộ luật Lao động 2019. Quy định này không gắn việc làm thêm giờ với một địa điểm cụ thể, nên làm việc tại nhà, tại nơi lưu trú hoặc tại bất kỳ địa điểm nào khác vẫn có thể phát sinh làm thêm giờ nếu vượt ra ngoài thời giờ làm việc bình thường đã xác lập.

Bộ luật Lao động 2019 cũng quy định người sử dụng lao động chỉ được sử dụng người lao động làm thêm giờ khi có sự đồng ý của người lao động, trừ một số trường hợp đặc biệt theo luật. Như vậy, việc yêu cầu “online ngoài giờ” không đương nhiên hợp pháp nếu thiếu sự thỏa thuận về thời gian làm thêm, dù công việc được thực hiện từ xa qua email, phần mềm quản trị công việc hay ứng dụng nhắn tin nội bộ.

Về thời giờ làm việc bình thường, khoản 1 Điều 105 Bộ luật Lao động 2019 xác định không quá 08 giờ trong 01 ngày và không quá 48 giờ trong 01 tuần; người sử dụng lao động được quyền quy định theo ngày hoặc theo tuần nhưng phải thông báo cho người lao động biết theo khoản 2 Điều 105 Bộ luật Lao động 2019. Do đó, muốn xác định có “tăng ca” hay không, trước hết phải đối chiếu thời gian làm việc thực tế với thời giờ làm việc bình thường đã thỏa thuận hoặc đã ban hành hợp lệ.

Khi nào làm việc online ngoài giờ được tính là tăng ca?

Làm việc online ngoài giờ được tính là tăng ca khi người lao động thực hiện công việc theo yêu cầu của người sử dụng lao động hoặc theo phân công được chấp thuận, và phần thời gian đó nằm ngoài khung giờ làm việc bình thường. Tình huống phổ biến gồm trả lời khách hàng, xử lý sự cố, họp trực tuyến, cập nhật báo cáo, hoặc hoàn thành nhiệm vụ phát sinh sau giờ hành chính, nếu những việc này được giao ngoài thời giờ làm việc đã quy định.

Ngược lại, việc người lao động tự ý mở máy kiểm tra thư điện tử, lướt tin nhắn công việc hoặc phản hồi không mang tính thực hiện nhiệm vụ thực tế, nhưng không có yêu cầu làm việc cụ thể từ người sử dụng lao động, thường không đủ căn cứ để xác định là làm thêm giờ. Yếu tố quyết định là tính chất “làm việc” thực sự, sự chỉ đạo của người sử dụng lao động và mối liên hệ trực tiếp với nhiệm vụ lao động.

Trong môi trường làm việc từ xa, nội quy lao động, thỏa ước lao động tập thể hoặc quy chế làm việc cần quy định rõ khái niệm thời giờ làm việc bình thường, cơ chế yêu cầu làm thêm, phương thức ghi nhận thời gian, và cách phê duyệt làm thêm giờ. Khi các yếu tố này được thiết lập minh bạch, việc xác định quyền được trả lương tăng ca sẽ rõ ràng và hạn chế tranh chấp.

Điều kiện pháp lý để doanh nghiệp yêu cầu làm ngoài giờ

Theo điểm a khoản 2 Điều 107 Bộ luật Lao động 2019, việc sử dụng lao động làm thêm giờ phải có sự đồng ý của người lao động. Đây là nguyên tắc nền tảng, áp dụng cả trong mô hình làm việc tại văn phòng lẫn làm việc từ xa. Vì vậy, doanh nghiệp không được mặc nhiên coi việc “làm online sau giờ” là nghĩa vụ đương nhiên của người lao động nếu chưa có thỏa thuận phù hợp.

Điểm b khoản 2 Điều 107 Bộ luật Lao động 2019 giới hạn số giờ làm thêm trong ngày, trong tháng và trong năm; cụ thể, tổng số giờ làm thêm không quá 50% số giờ làm việc bình thường trong 01 ngày, trường hợp áp dụng thời giờ làm việc bình thường theo tuần thì tổng số giờ làm việc bình thường và số giờ làm thêm không quá 12 giờ trong 01 ngày, không quá 40 giờ trong 01 tháng. Điểm c khoản 2 Điều 107 Bộ luật Lao động 2019 tiếp tục khống chế tổng số giờ làm thêm không quá 200 giờ trong 01 năm, trừ trường hợp đặc biệt được phép làm thêm đến 300 giờ trong 01 năm theo khoản 3 Điều 107 Bộ luật Lao động 2019.

Đối với công việc từ xa, các giới hạn này vẫn áp dụng đầy đủ. Việc làm việc ở nhà không làm “nới” trần giờ làm thêm và cũng không làm mất đi nghĩa vụ phải có sự đồng ý của người lao động. Nếu doanh nghiệp tổ chức trực ngoài giờ hoặc yêu cầu phản hồi liên tục sau giờ làm, cần thiết lập cơ chế phê duyệt trước để bảo đảm tính hợp pháp.

Cách tính tiền lương làm thêm giờ khi làm việc từ xa

Tiền lương làm thêm giờ được xác định theo Điều 98 Bộ luật Lao động 2019 và được hướng dẫn chi tiết tại Nghị định 145/2020/NĐ-CP. Theo đó, người lao động làm thêm giờ vào ngày làm việc bình thường được trả ít nhất bằng 150% tiền lương giờ thực trả; làm thêm vào ngày nghỉ hằng tuần được trả ít nhất bằng 200%; làm thêm vào ngày nghỉ lễ, tết, ngày nghỉ có hưởng lương được trả ít nhất bằng 300%, chưa kể tiền lương ngày lễ, tết đối với người lao động hưởng lương ngày.

Đối với làm việc từ xa, cách tính không khác so với làm việc tại văn phòng. Yếu tố xác định vẫn là số giờ thực làm vượt quá thời giờ làm việc bình thường và thời điểm phát sinh công việc làm thêm. Nếu người lao động làm ban đêm, làm thêm giờ vào ban đêm hoặc vừa làm thêm vừa làm ban đêm, các khoản cộng thêm tương ứng theo Điều 98 Bộ luật Lao động 2019 và văn bản hướng dẫn vẫn được áp dụng.

Trong thực tiễn, doanh nghiệp nên lưu giữ dữ liệu chứng minh thời gian làm thêm như lịch họp trực tuyến, nhật ký truy cập hệ thống, email giao việc, xác nhận của quản lý trực tiếp hoặc bảng chấm công điện tử. Đây là căn cứ quan trọng để xác định số giờ làm thêm và hạn chế tranh chấp về tiền lương.

Những tình huống thường gặp trong môi trường làm việc số

1. Trả lời tin nhắn sau giờ làm

Nếu người lao động chỉ trả lời xã giao hoặc tiếp nhận thông tin mà không thực hiện nhiệm vụ lao động cụ thể, việc đó chưa đủ căn cứ để coi là làm thêm giờ. Nếu tin nhắn phát sinh từ yêu cầu công việc, kéo theo việc xử lý nội dung công việc thực chất ngoài giờ, thời gian đó được xem xét là làm thêm giờ theo khoản 1 Điều 107 Bộ luật Lao động 2019.

2. Họp trực tuyến buổi tối

Cuộc họp trực tuyến được tổ chức ngoài thời giờ làm việc bình thường và có tính chất bắt buộc tham gia là thời gian làm thêm giờ. Nếu cuộc họp được bố trí ngoài giờ nhưng người lao động đã đồng ý và cuộc họp làm phát sinh thời gian vượt khung làm việc bình thường, doanh nghiệp phải ghi nhận và trả lương làm thêm theo đúng tỷ lệ luật định.

3. Làm bù để kịp tiến độ

Việc tự kéo dài thời gian làm việc tại nhà để hoàn thành công việc đúng hạn, nhưng không có yêu cầu hoặc chấp thuận của người sử dụng lao động, là vùng tranh chấp thường gặp. Để bảo vệ quyền lợi của mình, người lao động cần lưu lại chứng cứ về yêu cầu làm việc, mốc thời gian giao việc và xác nhận của cấp quản lý. Doanh nghiệp cũng phải có quy trình phê duyệt làm thêm rõ ràng để tránh biến khối lượng công việc thành nghĩa vụ tăng ca không minh bạch.

Trách nhiệm của doanh nghiệp và quyền của người lao động

Doanh nghiệp có trách nhiệm tổ chức thời giờ làm việc hợp pháp, ghi nhận làm thêm giờ đầy đủ, và thanh toán tiền lương làm thêm đúng mức. Nếu áp dụng làm việc từ xa, doanh nghiệp cần ban hành quy chế nội bộ về thời gian phản hồi, cơ chế giao việc ngoài giờ, cách tính giờ làm và phương pháp xác nhận làm thêm giờ. Việc quản trị này đặc biệt quan trọng trong bối cảnh mô hình làm việc số làm mờ ranh giới giữa thời giờ làm việc và thời giờ nghỉ ngơi.

Người lao động có quyền từ chối làm thêm nếu chưa đồng ý, trừ các trường hợp luật định; đồng thời có quyền yêu cầu xác nhận số giờ làm thêm và thanh toán tiền lương tương ứng. Khi phát sinh tranh chấp, chứng cứ điện tử như email, tin nhắn công việc, lịch họp, file ghi nhận chấm công và biên bản xác nhận công việc là nguồn chứng minh quan trọng.

Từ góc độ quản trị tuân thủ, làm việc từ xa không làm mất đi ranh giới pháp lý của thời giờ lao động. Chỉ khi công việc ngoài giờ được giao, được đồng ý, được ghi nhận và vượt khỏi thời giờ làm việc bình thường thì mới cấu thành làm thêm giờ; khi đó, nghĩa vụ trả lương tăng ca của doanh nghiệp phát sinh đầy đủ theo pháp luật.

Tài liệu tham khảo

• Bộ luật Lao động 2019.
• Nghị định 145/2020/NĐ-CP quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Bộ luật Lao động về điều kiện lao động và quan hệ lao động.
• Điều 98 Bộ luật Lao động 2019 về tiền lương làm thêm giờ, làm việc vào ban đêm.
• Điều 105 Bộ luật Lao động 2019 về thời giờ làm việc bình thường.
• Điều 107 Bộ luật Lao động 2019 về làm thêm giờ.
• Cổng thông tin phổ biến, giáo dục pháp luật về các quy định tiền lương làm thêm giờ.