Ký cam kết làm việc sau đào tạo nhưng nghỉ sớm: phải hoàn trả những khoản nào?

Cơ chế cam kết làm việc sau đào tạo trong quan hệ lao động

Trong thực tiễn lao động, người sử dụng lao động thường cử người lao động đi đào tạo để nâng cao trình độ, kỹ năng nghề hoặc đào tạo lại, sau đó yêu cầu người lao động làm việc trong một thời hạn nhất định. Cơ chế này được pháp luật thừa nhận thông qua hợp đồng đào tạo nghề. Theo khoản 1 Điều 62 Bộ luật Lao động 2019, khi người lao động được đào tạo từ kinh phí của người sử dụng lao động thì hai bên phải ký hợp đồng đào tạo nghề bằng văn bản.

Cam kết làm việc sau đào tạo thường được ghi nhận ngay trong hợp đồng đào tạo nghề hoặc trong thỏa thuận riêng gắn với nghĩa vụ hoàn trả. Về bản chất, đây là sự thỏa thuận có điều kiện: người sử dụng lao động chịu chi phí đào tạo, còn người lao động phải làm việc đủ thời hạn đã cam kết. Nếu người lao động nghỉ sớm, nghĩa vụ hoàn trả được kích hoạt theo nội dung hợp đồng và quy định của pháp luật lao động.

Điểm cần lưu ý là nghĩa vụ hoàn trả không phụ thuộc duy nhất vào việc người lao động “xin nghỉ” theo đúng trình tự, mà còn phụ thuộc vào việc nghỉ đó có làm phát sinh trách nhiệm hoàn trả theo quy định pháp luật và theo thỏa thuận hợp đồng hay không. Vì vậy, cần phân biệt rõ giữa nghỉ việc hợp pháp, nghỉ việc trái pháp luật và vi phạm cam kết đào tạo.

Trường hợp nào phải hoàn trả chi phí đào tạo?

Theo khoản 3 Điều 40 Bộ luật Lao động 2019, người lao động đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động trái pháp luật thì phải hoàn trả cho người sử dụng lao động chi phí đào tạo quy định tại Điều 62 của Bộ luật này. Ngoài trường hợp đơn phương chấm dứt trái pháp luật, hợp đồng đào tạo nghề cũng có thể quy định cụ thể nghĩa vụ hoàn trả khi người lao động không thực hiện đúng thời hạn cam kết làm việc sau đào tạo.

Vì vậy, khi người lao động nghỉ sớm sau đào tạo, cần xem xét đồng thời hai lớp căn cứ. Thứ nhất là căn cứ pháp luật về chấm dứt hợp đồng lao động; thứ hai là cam kết trong hợp đồng đào tạo nghề. Nếu việc nghỉ việc làm phát sinh trách nhiệm hoàn trả theo một trong hai căn cứ này, người lao động phải thực hiện nghĩa vụ tài chính tương ứng với phần chi phí đào tạo chưa được “bù đắp” bằng thời gian làm việc đã cam kết.

Trên thực tế, hợp đồng đào tạo nghề thường nêu rõ thời hạn phải làm việc sau đào tạo và tỷ lệ hoặc công thức hoàn trả nếu nghỉ sớm. Khi hợp đồng đã ghi nhận thỏa thuận cụ thể, cơ quan giải quyết tranh chấp sẽ xem xét nội dung đó cùng với giới hạn do pháp luật đặt ra về phạm vi chi phí đào tạo được tính vào khoản phải hoàn trả.

Phải hoàn trả những khoản chi phí nào?

Phạm vi chi phí đào tạo được xác định tại khoản 3 Điều 62 Bộ luật Lao động 2019. Theo đó, chi phí đào tạo bao gồm các khoản chi có chứng từ hợp lệ về chi phí trả cho người dạy, tài liệu học tập, trường, lớp, máy, thiết bị, vật liệu thực hành, các chi phí khác hỗ trợ cho người học, và tiền lương, tiền đóng bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp cho người học trong thời gian đi học.

Đối với trường hợp người lao động được gửi đi đào tạo ở nước ngoài, chi phí đào tạo còn bao gồm chi phí đi lại và chi phí sinh hoạt trong thời gian đào tạo theo khoản 3 Điều 62 Bộ luật Lao động 2019. Đây là giới hạn quan trọng: doanh nghiệp không được tùy ý cộng thêm các khoản ngoài phạm vi luật định nếu không có cơ sở hợp pháp rõ ràng và chứng từ hợp lệ.

Do đó, khi người lao động nghỉ sớm, khoản phải hoàn trả không phải là “toàn bộ mọi khoản mà doanh nghiệp cho rằng đã chi”, mà chỉ là những khoản đáp ứng đủ hai điều kiện: thuộc phạm vi chi phí đào tạo theo luật và có chứng từ hợp lệ. Các khoản mang tính phúc lợi, hỗ trợ chung, chi phí quản lý nội bộ, chi phí cơ hội hay khoản phạt vi phạm không tự động trở thành chi phí đào tạo nếu pháp luật và hợp đồng không quy định hợp lệ.

Những khoản thường được tính vào chi phí đào tạo

• Tiền trả cho giảng viên hoặc đơn vị đào tạo.
• Học phí, phí khóa học, chi phí lớp học, trường học.
• Tài liệu, giáo trình, vật liệu thực hành, máy móc, thiết bị phục vụ đào tạo.
• Tiền lương và các khoản bảo hiểm bắt buộc của người học trong thời gian đi học.
• Chi phí đi lại, sinh hoạt nếu đào tạo ở nước ngoài.

Những khoản không đương nhiên được hoàn trả

• Khoản phạt vi phạm không được pháp luật cho phép trong quan hệ lao động.
• Chi phí không có chứng từ hợp lệ.
• Chi phí quản trị chung không gắn trực tiếp với khóa đào tạo.
• Khoản bồi thường vượt quá phạm vi chi phí đào tạo theo Điều 62 Bộ luật Lao động 2019.

Xác định số tiền phải hoàn trả khi nghỉ trước thời hạn cam kết

Pháp luật hiện hành quy định rõ phạm vi chi phí được tính, nhưng không ấn định một công thức duy nhất cho mọi trường hợp nghỉ sớm. Vì vậy, số tiền phải hoàn trả thường được xác định từ hai yếu tố: tổng chi phí đào tạo hợp lệ và thời gian cam kết làm việc chưa thực hiện. Nếu hợp đồng đào tạo nghề có thỏa thuận cách tính hoàn trả theo tỷ lệ thời gian chưa làm đủ, thỏa thuận đó sẽ là căn cứ quan trọng để xác định nghĩa vụ thanh toán.

Trong trường hợp hợp đồng chỉ ghi nghĩa vụ “hoàn trả toàn bộ chi phí đào tạo nếu không làm đủ thời hạn”, nội dung này vẫn phải được đối chiếu với nguyên tắc thiện chí, bình đẳng trong giao kết và thực hiện hợp đồng, đồng thời không được vượt ra ngoài phạm vi khoản chi hợp lệ theo khoản 3 Điều 62 Bộ luật Lao động 2019. Nếu tranh chấp phát sinh, doanh nghiệp phải chứng minh được từng khoản chi, còn người lao động có quyền yêu cầu kiểm tra chứng từ, nội dung đào tạo và cơ sở tính tiền.

Về mặt pháp lý, khoản hoàn trả chỉ bền vững khi có đủ ba yếu tố: có hợp đồng đào tạo nghề; có chi phí đào tạo hợp lệ; có căn cứ làm phát sinh nghĩa vụ hoàn trả do nghỉ sớm hoặc chấm dứt trái pháp luật. Thiếu một trong ba yếu tố này, yêu cầu đòi tiền của người sử dụng lao động sẽ suy yếu đáng kể.

Ý nghĩa của hợp đồng đào tạo nghề và cách phòng ngừa tranh chấp

Hợp đồng đào tạo nghề cần quy định càng cụ thể càng tốt về ngành nghề đào tạo, địa điểm, thời hạn đào tạo, thời hạn cam kết làm việc, chi phí đào tạo, phương thức hoàn trả và cách xử lý trong trường hợp chấm dứt quan hệ lao động trước hạn. Theo khoản 2 Điều 62 Bộ luật Lao động 2019, các nội dung này là bộ phận cơ bản của hợp đồng đào tạo nghề và có giá trị quyết định khi phát sinh tranh chấp.

Về phía người lao động, cần đọc kỹ cam kết trước khi ký, đặc biệt là thời hạn làm việc sau đào tạo và cách tính hoàn trả theo tháng, theo phần trăm hay theo số tiền cố định. Về phía người sử dụng lao động, mọi khoản chi cần được lưu trữ chứng từ đầy đủ để chứng minh hợp pháp nếu có tranh chấp. Sự minh bạch ở giai đoạn ký kết và thanh toán là yếu tố quan trọng nhất để tránh việc đòi hỏi vượt quá luật hoặc phản tố vì chi phí không hợp lệ.

Kết luận

Khi đã ký cam kết làm việc sau đào tạo nhưng nghỉ sớm, người lao động không đương nhiên phải trả mọi khoản mà doanh nghiệp đã chi. Nghĩa vụ hoàn trả chỉ bao gồm chi phí đào tạo theo khoản 3 Điều 62 Bộ luật Lao động 2019, tức là những khoản có chứng từ hợp lệ và gắn trực tiếp với quá trình đào tạo, cùng với các khoản phát sinh trong thời gian học như tiền lương và bảo hiểm bắt buộc; nếu đào tạo ở nước ngoài thì còn có chi phí đi lại và sinh hoạt.

Nếu việc nghỉ sớm là đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động trái pháp luật hoặc vi phạm cam kết làm việc đã thỏa thuận trong hợp đồng đào tạo nghề, người lao động phải hoàn trả phần chi phí đào tạo tương ứng theo pháp luật và theo hợp đồng. Trọng tâm tranh chấp thường không nằm ở việc có phải hoàn trả hay không, mà nằm ở việc xác định đúng khoản nào là chi phí đào tạo hợp lệ và mức hoàn trả đến đâu.

Tài liệu tham khảo

• Bộ luật Lao động 2019, Điều 40 và Điều 62.
• Văn bản hợp đồng đào tạo nghề giữa người sử dụng lao động và người lao động.
• Các chứng từ thanh toán học phí, lương, bảo hiểm và chi phí đào tạo liên quan.
• Hồ sơ cử đi đào tạo, quyết định đào tạo, chứng từ nội bộ về khóa học.