Chi phí kiểm định hàng trước khi xếp tàu: Bên mua hay bên bán chịu?

Kiểm định hàng trước khi xếp tàu và ý nghĩa pháp lý của việc phân bổ chi phí

Trong thực tiễn mua bán hàng hóa xuất khẩu, đặc biệt đối với lô hàng giao theo đường biển, việc kiểm định trước khi xếp tàu thường được thực hiện để xác nhận chất lượng, số lượng, quy cách, bao bì hoặc tình trạng hàng. Hoạt động này không chỉ phục vụ việc chấp nhận hàng mà còn liên quan trực tiếp đến hồ sơ thanh toán, bảo hiểm, khiếu nại và trách nhiệm bồi thường nếu có vi phạm hợp đồng. Vì vậy, câu hỏi “bên mua hay bên bán chịu chi phí” phải được trả lời trên nền tảng hợp đồng và quy định pháp luật về kiểm tra hàng hóa, giao hàng và vận chuyển bằng đường biển.

Về mặt pháp lý, chi phí kiểm định không được mặc nhiên gán cho một bên trong mọi trường hợp. Nguyên tắc chi phối là: nội dung do các bên thỏa thuận thì áp dụng thỏa thuận; nếu hợp đồng không quy định rõ thì phải đối chiếu với tính chất của việc kiểm định và quy định của pháp luật hiện hành để xác định bên chịu phí. Do đó, không thể chỉ dựa vào việc kiểm định diễn ra “trước khi xếp tàu” để kết luận luôn bên mua hoặc luôn bên bán phải trả chi phí.

Cơ sở pháp lý hiện hành về kiểm tra hàng hóa trước khi giao

Theo khoản 1 Điều 44 Luật Thương mại 2005, trường hợp các bên có thỏa thuận để bên mua hoặc đại diện của bên mua tiến hành kiểm tra hàng hóa trước khi giao hàng thì bên bán phải bảo đảm cho bên mua hoặc đại diện của bên mua có điều kiện tiến hành việc kiểm tra. Quy định này xác lập quyền kiểm tra của bên mua và nghĩa vụ tạo điều kiện của bên bán, nhưng không tự động chuyển toàn bộ chi phí sang một bên nếu hợp đồng đã có quy định riêng. Khi các bên không có thỏa thuận khác, khoản 2 Điều 44 Luật Thương mại 2005 yêu cầu bên mua hoặc đại diện của bên mua phải kiểm tra trong thời gian ngắn nhất mà hoàn cảnh thực tế cho phép; nếu có vận chuyển hàng hóa thì việc kiểm tra có thể hoãn lại đến khi hàng đến địa điểm đến.

Đối với nội dung chi phí kiểm tra chất lượng hàng hóa trước khi giao hàng, khoản 1 Điều 45 Luật Thương mại 2005 quy định rõ: trước khi giao hàng, người bán phải kiểm tra chất lượng hàng hóa, chịu chi phí kiểm tra và cung cấp giấy chứng nhận chất lượng theo các điều kiện đã thỏa thuận với người mua. Đây là căn cứ trực tiếp để xác định rằng, nếu kiểm định là hoạt động kiểm tra chất lượng do bên bán thực hiện nhằm bảo đảm hàng phù hợp hợp đồng trước khi giao, thì chi phí mặc định thuộc về bên bán, trừ khi các bên có thỏa thuận khác. Quy định này đặc biệt quan trọng trong các giao dịch xuất khẩu theo điều kiện giao hàng mà người bán phải chuẩn bị hàng đạt chuẩn trước thời điểm xếp tàu.

Phân biệt ba loại chi phí thường bị nhầm lẫn

Chi phí kiểm tra chất lượng nội bộ của bên bán

Đây là chi phí mà bên bán bỏ ra để tự kiểm tra, thử nghiệm, đo lường hoặc xin chứng nhận phù hợp trước khi giao hàng. Theo khoản 1 Điều 45 Luật Thương mại 2005, chi phí này thuộc bên bán nếu việc kiểm tra phục vụ nghĩa vụ bảo đảm chất lượng hàng trước khi giao. Nói cách khác, đây là khoản chi phí gắn với trách nhiệm thực hiện đúng hợp đồng của bên bán, không phải chi phí do bên mua yêu cầu riêng.

Chi phí giám định theo yêu cầu của bên mua

Nếu bên mua yêu cầu kiểm định độc lập trước khi xếp tàu để xác nhận hàng đáp ứng tiêu chuẩn, chi phí giám định thường do bên mua chịu nếu hợp đồng không có thỏa thuận khác. Lý do là bên mua là chủ thể khởi xướng việc giám định nhằm phục vụ lợi ích của mình, nhất là trong giao dịch thanh toán chứng từ hoặc giao dịch cần chứng thư giám định để giải ngân. Trường hợp kết quả giám định xác định hàng không phù hợp hợp đồng, chi phí phân bổ sẽ phụ thuộc vào điều khoản trách nhiệm vi phạm, điều khoản bảo hành, hoặc cơ chế bồi thường đã được các bên thỏa thuận trong hợp đồng.

Chi phí liên quan đến xếp hàng và vận chuyển đường biển

Theo khoản 2 Điều 160 Bộ luật Hàng hải Việt Nam 2015, người vận chuyển có nghĩa vụ thực hiện chu đáo việc bốc hàng, sắp xếp, chằng buộc và ngăn cách hàng hóa ở trên tàu biển; các chi phí liên quan do hai bên thỏa thuận trong hợp đồng. Quy định này cho thấy chi phí phát sinh tại giai đoạn xếp hàng lên tàu không được mặc định chuyển cho một bên, mà phải căn cứ hợp đồng vận chuyển hoặc hợp đồng thuê vận chuyển. Nếu kiểm định là điều kiện kỹ thuật để phục vụ việc bốc xếp an toàn, các bên cần ghi rõ khoản phí nào thuộc trách nhiệm của bên thuê, khoản nào thuộc người vận chuyển, và khoản nào thuộc bên bán trong chuỗi giao dịch.

Trả lời trực tiếp: bên mua hay bên bán chịu chi phí?

Nếu kiểm định là hoạt động do bên bán thực hiện trước khi giao hàng nhằm bảo đảm hàng phù hợp hợp đồng, bên bán chịu chi phí theo khoản 1 Điều 45 Luật Thương mại 2005. Nếu kiểm định là hoạt động do bên mua yêu cầu để phục vụ lợi ích riêng, bên mua chịu chi phí, trừ khi hợp đồng quy định khác. Nếu kiểm định gắn với bốc hàng, sắp xếp, chằng buộc hoặc các chi phí liên quan đến vận chuyển biển, thì chi phí đó phải được phân bổ theo thỏa thuận trong hợp đồng, phù hợp khoản 2 Điều 160 Bộ luật Hàng hải Việt Nam 2015.

Trong thực tiễn, câu trả lời đúng nhất thường là: không có một đáp án duy nhất cho mọi trường hợp. Với kiểm định trước khi xếp tàu, cần xác định chính xác mục đích kiểm định, chủ thể yêu cầu kiểm định, nội dung kiểm định, và điều khoản hợp đồng về phí giám định, phí chứng nhận, phí bốc xếp, phí lưu bãi. Khi hợp đồng được soạn chặt chẽ, tranh chấp về chi phí gần như được loại bỏ ngay từ giai đoạn đàm phán.

Khuyến nghị khi soạn thảo hợp đồng mua bán hàng hóa xuất khẩu

Hợp đồng nên ghi rõ ai có quyền chỉ định tổ chức giám định, tiêu chuẩn giám định áp dụng, địa điểm kiểm định, thời điểm kiểm định và nguyên tắc phân bổ phí. Cũng cần tách bạch phí kiểm tra nội bộ của người bán, phí giám định độc lập theo yêu cầu người mua, phí cấp chứng thư và phí liên quan đến việc xếp hàng lên tàu. Khi các khoản này được mô tả cụ thể, việc áp dụng pháp luật sẽ nhất quán hơn và giảm đáng kể nguy cơ tranh cãi về nghĩa vụ thanh toán.

Trường hợp hàng hóa thuộc diện phải kiểm tra chuyên ngành, kiểm dịch, an toàn hoặc chứng nhận chất lượng theo quy định quản lý chuyên ngành, hợp đồng cần nêu rõ bên nào nộp hồ sơ, bên nào chịu phí dịch vụ, và bên nào chịu chi phí phát sinh nếu phải kiểm tra lại. Cách thiết kế điều khoản này đặc biệt cần thiết trong các giao dịch xuất khẩu nông sản, khoáng sản, hàng công nghiệp có tiêu chuẩn kỹ thuật cao hoặc hàng thanh toán bằng thư tín dụng.

Kết luận

Về nguyên tắc, nếu kiểm định là phần của nghĩa vụ bảo đảm chất lượng hàng trước khi giao thì bên bán chịu chi phí theo khoản 1 Điều 45 Luật Thương mại 2005. Nếu kiểm định được thực hiện theo yêu cầu của bên mua, bên mua chịu chi phí, trừ khi hợp đồng có thỏa thuận khác. Đối với chi phí phát sinh trong quá trình bốc hàng, sắp xếp, chằng buộc và vận chuyển đường biển, khoản 2 Điều 160 Bộ luật Hàng hải Việt Nam 2015 yêu cầu các bên thỏa thuận rõ trong hợp đồng. Vì vậy, đáp án pháp lý chuẩn xác nhất luôn phụ thuộc vào bản chất của hoạt động kiểm định và nội dung phân bổ chi phí đã được ghi nhận trong hợp đồng.

Tài liệu tham khảo

• Luật Thương mại 2005, đặc biệt Điều 44 và Điều 45.
• Bộ luật Hàng hải Việt Nam 2015, đặc biệt Điều 160.
• Bộ luật Dân sự 2015, quy định chung về giao kết và thực hiện hợp đồng.
• Các điều khoản hợp đồng mua bán hàng hóa quốc tế và hợp đồng thuê vận chuyển hàng hóa bằng đường biển.
• Quy định chuyên ngành về kiểm tra chất lượng, kiểm dịch, chứng nhận phù hợp của từng nhóm hàng hóa.