Hướng dẫn lập phiếu yêu cầu cung cấp thông tin từ cơ quan nhà nước

Căn cứ pháp lý của quyền yêu cầu cung cấp thông tin

Quyền tiếp cận thông tin được ghi nhận tại Điều 25 Hiến pháp 2013, theo đó công dân có quyền tự do ngôn luận, tự do báo chí, tiếp cận thông tin, hội họp, lập hội và biểu tình. Trên cơ sở hiến định này, Luật Tiếp cận thông tin 2016 xác lập cơ chế để công dân yêu cầu cơ quan nhà nước cung cấp thông tin do cơ quan đó tạo ra, trừ các trường hợp không được tiếp cận hoặc được tiếp cận có điều kiện. Hệ thống văn bản hướng dẫn thi hành, đặc biệt là Nghị định 13/2018/NĐ-CP, quy định cụ thể mẫu phiếu, trình tự tiếp nhận và cách giải quyết yêu cầu.

Về nguyên tắc, cơ quan nhà nước có trách nhiệm cung cấp thông tin kịp thời, chính xác, đầy đủ theo yêu cầu hợp lệ. Người yêu cầu phải xác định rõ thông tin cần tiếp cận và thực hiện đúng hình thức yêu cầu mà pháp luật cho phép. Cách tiếp cận này giúp bảo đảm cả quyền của người dân lẫn tính khả thi trong hoạt động quản trị công.

Phiếu yêu cầu cung cấp thông tin là gì

Phiếu yêu cầu cung cấp thông tin là văn bản do cá nhân lập để đề nghị cơ quan nhà nước cung cấp một loại thông tin cụ thể theo quy định của pháp luật về tiếp cận thông tin. Mẫu phiếu là căn cứ để cơ quan tiếp nhận xác định danh tính người yêu cầu, nội dung yêu cầu, hình thức nhận thông tin và phạm vi xử lý. Trong thực tiễn, đây là biểu mẫu có tính chuẩn hóa nhằm hạn chế tình trạng yêu cầu chung chung, thiếu dữ liệu hoặc không xác định được cơ quan có thẩm quyền.

Theo Điều 24 Luật Tiếp cận thông tin 2016, người yêu cầu có thể nộp trực tiếp hoặc ủy quyền cho người khác đến trụ sở cơ quan cung cấp thông tin, hoặc gửi phiếu qua mạng điện tử, dịch vụ bưu chính, fax. Theo Điều 25 Luật Tiếp cận thông tin 2016, cơ quan được yêu cầu có trách nhiệm cung cấp thông tin theo hình thức phù hợp với đề nghị của người yêu cầu và tính chất của thông tin, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.

Thành phần bắt buộc khi soạn phiếu

Một phiếu yêu cầu cần thể hiện rõ thông tin nhận diện người yêu cầu, nội dung cần cung cấp và cách thức nhận kết quả. Theo mẫu quy định tại Nghị định 13/2018/NĐ-CP, người làm phiếu phải ghi họ tên, ngày tháng năm sinh, số giấy tờ tùy thân, địa chỉ liên hệ, số điện thoại hoặc phương thức liên lạc khác. Việc ghi đầy đủ thông tin này giúp cơ quan tiếp nhận xác minh người yêu cầu và phản hồi đúng đầu mối.

Phần nội dung yêu cầu phải nêu cụ thể loại thông tin, văn bản, dữ liệu hoặc tài liệu cần tiếp cận; thời gian ban hành; cơ quan ban hành; và nếu cần thì nêu rõ mục đích sử dụng để làm căn cứ xem xét hình thức cung cấp. Người yêu cầu cũng nên xác định rõ phương thức nhận thông tin như đọc, xem, nghe, ghi chép, sao chép, chụp tài liệu, nhận bản sao hoặc bản chụp. Nếu yêu cầu qua bưu chính, fax hoặc môi trường điện tử, nội dung phiếu cần bảo đảm có thể đối chiếu được với người yêu cầu và thông tin đề nghị.

Những thông tin nên ghi rõ để tránh bị trả lại

Phiếu cần mô tả thông tin càng cụ thể càng tốt, vì yêu cầu mơ hồ thường khiến việc tra cứu và xử lý bị kéo dài. Nên nêu tên văn bản, số ký hiệu, ngày ban hành, cơ quan ban hành, lĩnh vực quản lý hoặc khoảng thời gian phát sinh thông tin. Trường hợp không biết đầy đủ dữ kiện, người yêu cầu vẫn phải mô tả theo dấu hiệu nhận biết đủ để cơ quan có thể xác định tài liệu cần tìm.

Cách viết phiếu yêu cầu theo bố cục hợp lý

Khi lập phiếu, nên trình bày theo ba lớp thông tin: thông tin người yêu cầu, nội dung thông tin cần cung cấp và hình thức nhận thông tin. Cách viết ngắn gọn, rõ ý, tránh văn phong kể lể hoặc yêu cầu nhiều nội dung không liên quan trong một phiếu. Một phiếu hiệu quả thường chỉ tập trung vào một nhóm thông tin có cùng chủ thể quản lý hoặc cùng phạm vi hồ sơ.

Phần mở đầu cần ghi đúng tên cơ quan nhà nước có trách nhiệm cung cấp thông tin. Phần thân phiếu nên nêu mục đích yêu cầu ở mức phù hợp, không suy diễn hoặc nêu lý do ngoài phạm vi quản lý hồ sơ. Phần kết thúc cần ghi ngày lập phiếu, chữ ký hoặc xác nhận của người yêu cầu; nếu nộp qua tổ chức, đoàn thể, doanh nghiệp thì phải dùng mẫu tương ứng theo quy định của nghị định hướng dẫn.

Trình tự nộp và thời hạn giải quyết

Sau khi nhận được yêu cầu hợp lệ, cơ quan nhà nước phải xử lý theo thời hạn luật định. Trường hợp thông tin đơn giản, có sẵn, cơ quan phải cung cấp trong thời hạn ngắn theo quy định của Luật Tiếp cận thông tin 2016. Trường hợp thông tin phức tạp, cần tập hợp từ nhiều bộ phận hoặc cần ý kiến của cơ quan, tổ chức khác, thời hạn có thể kéo dài nhưng phải bảo đảm thông báo theo đúng quy định của pháp luật hiện hành.

Người yêu cầu nên giữ lại giấy biên nhận, bản chụp phiếu hoặc chứng từ gửi bưu chính để làm căn cứ đối chiếu khi cần. Nếu nộp trực tiếp, nên yêu cầu bộ phận tiếp nhận ghi nhận ngày nhận và tên người tiếp nhận. Cách làm này có ý nghĩa quan trọng trong trường hợp phát sinh tranh chấp về thời hạn giải quyết hoặc việc cơ quan có thẩm quyền đã tiếp nhận hay chưa.

Các trường hợp cơ quan có thể từ chối hoặc gia hạn

Không phải mọi yêu cầu đều được chấp nhận ngay lập tức. Theo Luật Tiếp cận thông tin 2016, cơ quan nhà nước có thể từ chối cung cấp đối với thông tin thuộc bí mật nhà nước, bí mật kinh doanh, đời sống riêng tư, bí mật cá nhân, bí mật gia đình hoặc các trường hợp khác theo luật định. Đối với một số thông tin được tiếp cận có điều kiện, việc cung cấp chỉ được thực hiện khi đáp ứng đầy đủ điều kiện pháp luật.

Trong trường hợp cần thêm thời gian để xem xét, tìm kiếm, tập hợp hoặc sao chép tài liệu, cơ quan được yêu cầu phải thông báo gia hạn theo đúng trình tự pháp luật. Việc gia hạn không phải là quyền tùy nghi mà phải dựa trên căn cứ cụ thể và trong giới hạn luật định. Vì vậy, phiếu được soạn chặt chẽ ngay từ đầu sẽ giảm đáng kể nguy cơ bị kéo dài thời gian giải quyết.

Mẫu nội dung tham khảo khi điền phiếu

Thông tin người yêu cầu: họ tên, ngày sinh, số căn cước công dân, địa chỉ liên hệ, số điện thoại, email. Thông tin cần cung cấp: tên văn bản, số ký hiệu, ngày ban hành, nội dung hoặc dữ liệu cần trích lục, cơ quan ban hành, giai đoạn thời gian. Hình thức nhận: bản sao, bản chụp, xem tại trụ sở, nhận qua bưu chính hoặc nhận điện tử nếu cơ quan có hỗ trợ.

Ví dụ, người yêu cầu có thể trình bày theo hướng: đề nghị cung cấp bản sao quyết định, báo cáo hoặc danh mục hồ sơ liên quan đến một thủ tục hành chính, một dự án, một kết luận kiểm tra hoặc một quyết định giải quyết khiếu nại. Cách diễn đạt nên trực diện, giới hạn trong một nội dung chính, tránh gộp quá nhiều yêu cầu độc lập trong cùng một phiếu. Khi cần nhiều tài liệu, nên tách thành các yêu cầu có cùng căn cứ quản lý để thuận tiện cho việc xử lý.

Lỗi thường gặp khi lập phiếu yêu cầu

Lỗi phổ biến nhất là ghi yêu cầu quá chung chung, không xác định được tài liệu hoặc cơ quan cần tìm. Lỗi thứ hai là bỏ sót thông tin nhận diện người yêu cầu, khiến cơ quan khó liên hệ hoặc xác minh. Lỗi thứ ba là chọn sai cơ quan có thẩm quyền, dẫn đến hồ sơ bị chuyển vòng hoặc phải nộp lại từ đầu.

Người làm phiếu cũng thường nhầm giữa yêu cầu tiếp cận thông tin và khiếu nại, tố cáo hoặc kiến nghị. Ba thủ tục này có mục đích khác nhau: tiếp cận thông tin nhằm nhận tài liệu; khiếu nại nhằm bảo vệ quyền, lợi ích bị xâm phạm; tố cáo nhằm báo cho cơ quan có thẩm quyền về hành vi vi phạm pháp luật. Phân biệt đúng ngay từ đầu giúp xác định đúng biểu mẫu và đúng cơ quan giải quyết.

Kết luận

Phiếu yêu cầu cung cấp thông tin từ cơ quan nhà nước là công cụ thực hiện quyền tiếp cận thông tin của công dân trên nền tảng Hiến pháp và Luật Tiếp cận thông tin. Muốn phiếu được tiếp nhận và xử lý thuận lợi, người yêu cầu cần xác định đúng cơ quan, mô tả rõ tài liệu cần cung cấp, ghi đầy đủ thông tin cá nhân và chọn đúng hình thức nộp. Khi được soạn theo cấu trúc chuẩn, phiếu không chỉ rút ngắn thời gian giải quyết mà còn tăng khả năng nhận được thông tin chính xác, đầy đủ và đúng thẩm quyền.

Tài liệu tham khảo

• Hiến pháp nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam năm 2013.
• Luật Tiếp cận thông tin năm 2016, số 104/2016/QH13.
• Nghị định số 13/2018/NĐ-CP ngày 23/01/2018 của Chính phủ quy định chi tiết và biện pháp thi hành Luật Tiếp cận thông tin.
• Cổng thông tin văn bản quy phạm pháp luật của Chính phủ.
• Cơ sở dữ liệu văn bản pháp luật quốc gia về tiếp cận thông tin.