Hợp đồng lao động: loại hợp đồng và yêu cầu văn bản

Khái niệm và ý nghĩa pháp lý của hợp đồng lao động

Theo Điều 13 Bộ luật Lao động 2019, hợp đồng lao động là sự thỏa thuận giữa người lao động và người sử dụng lao động về việc làm có trả công, tiền lương, điều kiện lao động, quyền và nghĩa vụ của mỗi bên trong quan hệ lao động. Trường hợp hai bên thỏa thuận bằng tên gọi khác nhưng nội dung thể hiện việc làm có trả công, tiền lương và sự quản lý, điều hành, giám sát của một bên thì vẫn được coi là hợp đồng lao động. Quy định này có ý nghĩa ngăn ngừa việc né tránh pháp luật lao động bằng hình thức hợp đồng dân sự hoặc thỏa thuận không đúng bản chất.

Về mặt pháp lý, hợp đồng lao động là căn cứ xác lập quan hệ lao động và làm phát sinh chế độ bảo vệ đặc thù cho người lao động. Khi hợp đồng được giao kết đúng hình thức và nội dung, các bên có cơ sở rõ ràng để xác định công việc, tiền lương, thời giờ làm việc, thời giờ nghỉ ngơi và cơ chế chấm dứt. Ngược lại, việc giao kết không đúng quy định có thể dẫn đến tranh chấp về hiệu lực, quyền lợi và trách nhiệm bồi thường.

Các loại hợp đồng lao động theo Bộ luật Lao động 2019

Theo khoản 1 Điều 20 Bộ luật Lao động 2019, hợp đồng lao động được giao kết theo một trong hai loại. Việc phân loại này thay thế mô hình trước đây có nhiều dạng hợp đồng hơn, trong đó hợp đồng lao động theo mùa vụ hoặc theo một công việc nhất định có thời hạn dưới 12 tháng đã không còn là một loại độc lập. Cách tiếp cận hiện hành cho thấy pháp luật ưu tiên sự ổn định và minh bạch của quan hệ lao động.

1. Hợp đồng lao động không xác định thời hạn

Đây là hợp đồng mà trong đó hai bên không xác định thời hạn, thời điểm chấm dứt hiệu lực của hợp đồng, theo điểm a khoản 1 Điều 20 Bộ luật Lao động 2019. Loại hợp đồng này thể hiện mức độ gắn bó lâu dài giữa các bên và thường được áp dụng đối với công việc có tính ổn định. Khi giao kết loại hợp đồng này, người lao động có vị thế pháp lý vững hơn về tính liên tục của việc làm.

2. Hợp đồng lao động xác định thời hạn

Đây là hợp đồng mà trong đó hai bên xác định thời hạn, thời điểm chấm dứt hiệu lực của hợp đồng trong thời gian không quá 36 tháng kể từ thời điểm có hiệu lực, theo điểm b khoản 1 Điều 20 Bộ luật Lao động 2019. Loại hợp đồng này phù hợp với công việc có tính dự án, công việc thay thế tạm thời hoặc trường hợp doanh nghiệp cần xác định rõ mốc kết thúc quan hệ lao động. Giới hạn tối đa 36 tháng là tiêu chí pháp lý quan trọng để phân biệt với quan hệ không xác định thời hạn.

Phân biệt hai loại hợp đồng lao động

Tiêu chí phân biệt cơ bản giữa hai loại hợp đồng nằm ở việc có hay không có thời điểm chấm dứt được xác định từ đầu. Hợp đồng không xác định thời hạn tạo ra quan hệ lao động mở, trong khi hợp đồng xác định thời hạn khóa lại phạm vi thời gian tồn tại của hợp đồng. Sự khác biệt này kéo theo khác biệt về quản trị nhân sự, chấm dứt hợp đồng và dự liệu ổn định việc làm.

Trong thực tiễn, việc lựa chọn loại hợp đồng phải căn cứ vào bản chất công việc và nhu cầu sử dụng lao động. Doanh nghiệp không nên dùng hợp đồng xác định thời hạn như một cơ chế mặc định để né tránh nghĩa vụ gắn bó dài hạn khi quan hệ lao động đã ổn định. Khi nội dung thỏa thuận thể hiện đầy đủ dấu hiệu của quan hệ lao động, việc đặt tên hợp đồng khác không làm thay đổi bản chất pháp lý của giao kết.

Khi nào hợp đồng lao động phải ký bằng văn bản?

Về hình thức, theo khoản 2 Điều 14 Bộ luật Lao động 2019, hợp đồng lao động phải được giao kết bằng văn bản và được làm thành 02 bản, người lao động giữ 01 bản, người sử dụng lao động giữ 01 bản. Hợp đồng điện tử dưới dạng thông điệp dữ liệu cũng có giá trị như hợp đồng bằng văn bản, theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử. Đây là nguyên tắc chung nhằm bảo đảm tính chứng cứ, minh bạch và khả năng kiểm soát tranh chấp.

Pháp luật cũng ghi nhận một ngoại lệ hẹp: hợp đồng lao động được giao kết bằng lời nói đối với hợp đồng có thời hạn dưới 01 tháng, trừ trường hợp quy định tại khoản 2 Điều 14 Bộ luật Lao động 2019. Như vậy, với hợp đồng từ đủ 01 tháng trở lên, hình thức văn bản là bắt buộc. Cách quy định này nhằm bảo đảm tính rõ ràng cho quan hệ lao động có độ ổn định cao hơn mức ngắn hạn.

1. Trường hợp bắt buộc phải bằng văn bản do thời hạn hợp đồng

Hợp đồng từ đủ 01 tháng trở lên phải được lập bằng văn bản hoặc dưới dạng thông điệp dữ liệu có giá trị như văn bản, theo khoản 2 Điều 14 Bộ luật Lao động 2019. Đây là quy tắc áp dụng phổ biến đối với cả hợp đồng xác định thời hạn và không xác định thời hạn. Nếu chỉ thỏa thuận miệng trong khi thời hạn từ 01 tháng trở lên, rủi ro pháp lý phát sinh chủ yếu thuộc về phía chủ sử dụng lao động trong quản trị và chứng minh quan hệ lao động.

2. Trường hợp bắt buộc phải bằng văn bản do tính chất công việc

Một số trường hợp đặc biệt vẫn phải giao kết bằng văn bản dù thời hạn hợp đồng ngắn hơn, điển hình là hợp đồng lao động với người giúp việc gia đình theo quy định riêng của Bộ luật Lao động 2019. Sự bắt buộc này xuất phát từ yêu cầu bảo vệ nhóm lao động dễ bị tổn thương và bảo đảm chứng cứ về điều kiện làm việc, tiền lương, thời giờ làm việc, nghỉ ngơi. Trong các quan hệ lao động đặc thù, hình thức văn bản là công cụ phòng ngừa tranh chấp hiệu quả hơn hình thức lời nói.

Nội dung chủ yếu cần có trong hợp đồng lao động

Hợp đồng lao động phải có những nội dung chủ yếu theo Điều 21 Bộ luật Lao động 2019, bao gồm thông tin của các bên, công việc và địa điểm làm việc, thời hạn hợp đồng, mức lương, phụ cấp lương, chế độ nâng lương, thời giờ làm việc, thời giờ nghỉ ngơi, trang bị bảo hộ lao động và bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp. Đây là nhóm điều khoản tối thiểu để hợp đồng có thể vận hành như một văn bản điều chỉnh quan hệ lao động đầy đủ. Thiếu các nội dung cốt lõi này sẽ làm suy giảm hiệu quả chứng minh và thực hiện hợp đồng.

Về kỹ thuật soạn thảo, nội dung hợp đồng cần cụ thể, thống nhất và không mâu thuẫn với quy chế lao động nội bộ cũng như thỏa ước lao động tập thể nếu có. Các điều khoản về lương, thử việc, kỷ luật, bồi thường và chấm dứt hợp đồng nên được diễn đạt rõ ràng để tránh cách hiểu bất lợi cho một bên. Trong thực tiễn pháp lý lao động, chất lượng của điều khoản hợp đồng thường quyết định trực tiếp đến khả năng phòng ngừa tranh chấp.

Giá trị thực tiễn của việc tuân thủ đúng loại hợp đồng và hình thức giao kết

Việc xác định đúng loại hợp đồng lao động và đúng hình thức giao kết giúp bảo đảm hiệu lực pháp lý của quan hệ lao động. Đối với người lao động, đây là cơ sở để bảo vệ quyền lợi về tiền lương, bảo hiểm, chấm dứt hợp đồng và các chế độ kèm theo. Đối với người sử dụng lao động, đây là công cụ quản trị rủi ro pháp lý, chuẩn hóa hồ sơ nhân sự và giảm thiểu tranh chấp.

Trong bối cảnh quan hệ lao động ngày càng đa dạng, việc ghi nhận bằng văn bản không chỉ là yêu cầu hình thức mà còn là yêu cầu quản trị pháp lý. Một hợp đồng được soạn thảo đúng luật, đúng loại và đúng hình thức sẽ phản ánh đầy đủ ý chí các bên, đồng thời tạo nền tảng cho việc thực hiện và giải quyết tranh chấp nếu phát sinh.

Tài liệu tham khảo

• Bộ luật Lao động 2019.
• Nghị định 145/2020/NĐ-CP hướng dẫn Bộ luật Lao động.
• Điều 13, Điều 14, Điều 20, Điều 21 Bộ luật Lao động 2019.
• Trang thông tin pháp luật Thư Viện Pháp Luật về các loại hợp đồng lao động.
• Trang thông tin MISA AMIS về phân loại hợp đồng lao động.