Hợp đồng không ghi ngày ký và xác định thời điểm hiệu lực

Cơ sở pháp lý của việc xác định thời điểm hiệu lực

Trong pháp luật dân sự hiện hành, nguyên tắc chung là hợp đồng được giao kết hợp pháp có hiệu lực từ thời điểm giao kết, trừ trường hợp các bên có thỏa thuận khác hoặc luật liên quan có quy định khác, theo khoản 1 Điều 401 Bộ luật Dân sự 2015. Quy định này cho thấy ngày ghi trên văn bản không phải là yếu tố quyết định duy nhất đối với hiệu lực của hợp đồng. Vì vậy, khi văn bản không ghi ngày ký, việc xác định hiệu lực phải quay về bản chất pháp lý của hành vi giao kết và các chứng cứ liên quan đến thời điểm hoàn tất giao kết.

Đối với hợp đồng bằng văn bản, thời điểm giao kết được xác định theo khoản 4 Điều 400 Bộ luật Dân sự 2015 là thời điểm bên sau cùng ký vào văn bản hoặc bằng hình thức chấp nhận khác được thể hiện trên văn bản. Trường hợp hợp đồng được giao kết bằng phương tiện điện tử, thời điểm chấp nhận giao kết còn phải đối chiếu với quy định về giao dịch điện tử và thông điệp dữ liệu nếu có áp dụng. Do đó, không ghi ngày ký không đồng nghĩa với không xác định được thời điểm hiệu lực; vấn đề cốt lõi là xác định được thời điểm bên sau cùng hoàn tất việc chấp nhận giao kết.

Nguyên tắc xác định khi hợp đồng không ghi ngày ký

Khi hợp đồng không ghi ngày ký, trước hết phải xem hợp đồng có điều khoản riêng về hiệu lực hay không. Nếu các bên đã ghi rõ hợp đồng có hiệu lực từ một ngày xác định, từ thời điểm bàn giao tài sản, từ khi thanh toán đợt đầu hoặc từ một sự kiện pháp lý nhất định, thì hiệu lực được xác định theo thỏa thuận đó, phù hợp khoản 1 Điều 401 Bộ luật Dân sự 2015. Thỏa thuận về hiệu lực là sự thể hiện ý chí tự định đoạt của các bên và có giá trị ưu tiên trong phạm vi pháp luật cho phép.

Nếu hợp đồng không có điều khoản riêng về hiệu lực, cơ quan giải quyết tranh chấp sẽ căn cứ vào thời điểm giao kết thực tế. Với hợp đồng giấy, các dữ kiện thường dùng gồm chữ ký của các bên, ngày bên sau cùng ký, ngày công chứng hoặc chứng thực nếu pháp luật yêu cầu, ngày bàn giao bản hợp đồng, ngày thực hiện nghĩa vụ đầu tiên và các tài liệu trao đổi kèm theo. Với hợp đồng điện tử, dữ liệu xác thực thời điểm gửi, nhận, chấp nhận giao kết và dấu thời gian điện tử thường có giá trị xác định thời điểm phát sinh hiệu lực.

Cách chứng minh thời điểm giao kết và hiệu lực

Trong tranh chấp, bên yêu cầu công nhận hiệu lực hoặc phản đối hiệu lực của hợp đồng phải xuất trình chứng cứ phù hợp. Chứng cứ có thể gồm hợp đồng gốc, phụ lục, email, tin nhắn, biên bản họp, biên bản bàn giao, phiếu thu, hóa đơn, sao kê thanh toán, văn bản xác nhận của các bên hoặc chứng thư điện tử. Nếu văn bản không ghi ngày ký nhưng có ngày đóng dấu đến, ngày đăng ký, ngày công chứng, ngày xác nhận của bên thứ ba, các dữ kiện này thường được dùng để đối chiếu và tái lập trình tự giao kết.

Trong trường hợp các bên đã bắt đầu thực hiện hợp đồng, việc thực hiện thực tế là chứng cứ rất quan trọng để xác định rằng hợp đồng đã có hiệu lực, đặc biệt khi các bên không tranh cãi về nội dung cam kết mà chỉ tranh cãi về mốc thời gian. Từ thời điểm hợp đồng có hiệu lực, các bên phải thực hiện quyền và nghĩa vụ theo cam kết, theo khoản 2 Điều 401 Bộ luật Dân sự 2015. Vì vậy, việc nhận hàng, thanh toán, giao tài sản, cung ứng dịch vụ hoặc ghi nhận công nợ đều có thể cho thấy thời điểm hợp đồng đã vận hành trên thực tế.

Trường hợp áp dụng luật chuyên ngành hoặc yêu cầu hình thức bắt buộc

Không phải mọi hợp đồng đều chỉ chịu sự điều chỉnh của Bộ luật Dân sự 2015. Với những hợp đồng thuộc lĩnh vực đất đai, nhà ở, kinh doanh bất động sản, thương mại, lao động, tín dụng, bảo hiểm hoặc đấu thầu, luật chuyên ngành có thể quy định thêm về hình thức, công chứng, chứng thực, đăng ký hoặc thời điểm phát sinh hiệu lực. Khi luật chuyên ngành quy định khác, quy định đó được ưu tiên áp dụng theo khoản 1 Điều 401 Bộ luật Dân sự 2015.

Với các giao dịch phải công chứng, chứng thực hoặc đăng ký mà pháp luật quy định điều kiện đó là điều kiện có hiệu lực, ngày ký trên văn bản vẫn không đủ để xác định hiệu lực. Trong những trường hợp này, thời điểm hợp đồng có hiệu lực là thời điểm hoàn thành thủ tục bắt buộc theo luật chuyên ngành, chứ không phải chỉ là thời điểm ký tên. Đây là điểm cần đặc biệt lưu ý khi soạn thảo và kiểm tra hồ sơ giao kết.

Hậu quả pháp lý của việc không ghi ngày ký

Việc không ghi ngày ký trước hết làm tăng rủi ro tranh chấp về thời điểm phát sinh nghĩa vụ, đặc biệt đối với thời hạn thanh toán, thời hạn giao hàng, thời hạn bảo hành, thời hạn phạt vi phạm và lãi chậm trả. Khi không xác định được mốc thời gian rõ ràng, bên tranh chấp thường tìm cách diễn giải theo hướng có lợi cho mình. Khi đó, chứng cứ thực hiện hợp đồng và sự tương thích giữa các tài liệu kèm theo trở thành yếu tố quyết định.

Không ghi ngày ký cũng có thể gây khó khăn trong việc xác định văn bản nào là bản cuối cùng khi tồn tại nhiều phiên bản, nhiều phụ lục hoặc nhiều bản scan khác nhau. Nếu nội dung thay đổi theo từng lần trao đổi mà không có xác nhận rõ ràng, cơ quan giải quyết tranh chấp phải xem xét trình tự hình thành ý chí và thời điểm chấp nhận cuối cùng. Vì vậy, thiếu ngày ký không tự động làm hợp đồng vô hiệu, nhưng làm suy giảm độ tin cậy chứng minh của văn bản.

Khuyến nghị thực tiễn khi soạn thảo và lưu trữ hợp đồng

Để hạn chế tranh chấp, hợp đồng nên ghi đầy đủ ngày, tháng, năm ký; địa điểm ký; họ tên, chức danh và thẩm quyền của người ký; đồng thời ghi rõ điều khoản hiệu lực. Trong hợp đồng nhiều bên ký vào các thời điểm khác nhau, nên quy định rõ hợp đồng có hiệu lực từ thời điểm bên sau cùng ký hoặc từ ngày xác định cụ thể. Nếu giao kết qua nhiều vòng sửa đổi, cần lập phụ lục hoặc biên bản xác nhận bản cuối cùng để tránh nhầm lẫn.

Hồ sơ hợp đồng cần lưu cả bản cứng và bản điện tử, kèm email trao đổi, biên bản bàn giao, chứng từ thanh toán và tài liệu chứng minh thẩm quyền ký. Những tài liệu này giúp xác định chính xác thời điểm giao kết nếu văn bản chính không ghi ngày ký. Trong thực tiễn xét xử và trọng tài, nhóm chứng cứ phụ trợ này thường có ý nghĩa quyết định hơn một mốc ngày ghi hình thức nhưng thiếu căn cứ đối chiếu.

Kết luận

Hợp đồng không ghi ngày ký vẫn có thể có hiệu lực nếu xác định được thời điểm giao kết theo Điều 400 và khoản 1 Điều 401 Bộ luật Dân sự 2015, đồng thời đáp ứng điều kiện có hiệu lực và yêu cầu của luật chuyên ngành nếu có. Khi văn bản không thể hiện ngày ký, mốc hiệu lực được suy ra từ chữ ký của bên sau cùng, thời điểm chấp nhận giao kết, chứng cứ điện tử, chứng từ thực hiện hợp đồng và thủ tục bắt buộc theo luật. Do đó, giá trị pháp lý của hợp đồng không nằm ở riêng dòng ngày tháng, mà nằm ở khả năng chứng minh ý chí giao kết hợp pháp và thời điểm hoàn tất giao kết.

Tài liệu tham khảo

• Bộ luật Dân sự 2015, Điều 400 và Điều 401.
• Luật Giao dịch điện tử 2023.
• Luật Thương mại 2005.
• Luật Đất đai 2024.
• Luật Nhà ở 2023.
• Luật Kinh doanh bất động sản 2023.