Hợp đồng công chứng giả mạo chữ ký: xử lý và trách nhiệm pháp lý

Khái quát vấn đề pháp lý

Hợp đồng được công chứng không mặc nhiên hợp pháp nếu chữ ký trong hồ sơ là chữ ký giả mạo. Công chứng chỉ xác nhận tính xác thực, hợp pháp của giao dịch trong phạm vi thủ tục công chứng, còn hiệu lực của hợp đồng vẫn phải đáp ứng điều kiện tại pháp luật dân sự. Khi chữ ký bị giả mạo, ý chí thực sự của người có tên trên hợp đồng không tồn tại, làm phát sinh tranh chấp về chủ thể, tự nguyện và tính chân thực của giao dịch.

Trong thực tiễn, giả mạo chữ ký có thể xuất hiện ở hợp đồng chuyển nhượng quyền sử dụng đất, thế chấp tài sản, ủy quyền, mua bán tài sản hoặc cam kết dân sự khác. Tính chất của hành vi này không chỉ ảnh hưởng đến quyền lợi của các bên trong hợp đồng mà còn đặt ra trách nhiệm đối với người giả mạo, người làm chứng, công chứng viên và tổ chức hành nghề công chứng nếu có vi phạm nghiệp vụ.

Cơ sở xác định hợp đồng vô hiệu

Theo điểm a khoản 1 Điều 117 Bộ luật Dân sự 2015, giao dịch dân sự có hiệu lực khi chủ thể có năng lực pháp luật dân sự, năng lực hành vi dân sự phù hợp; theo điểm b khoản 1 Điều 117 Bộ luật Dân sự 2015, việc xác lập giao dịch phải hoàn toàn tự nguyện; theo điểm c khoản 1 Điều 117 Bộ luật Dân sự 2015, mục đích và nội dung không vi phạm điều cấm của luật, không trái đạo đức xã hội. Chữ ký giả mạo làm mất yếu tố tự nguyện và làm sai lệch ý chí thật của người có tên trong hợp đồng.

Theo khoản 1 Điều 122 Bộ luật Dân sự 2015, giao dịch dân sự không có một trong các điều kiện có hiệu lực quy định tại Điều 117 thì vô hiệu. Khi chứng minh được chữ ký bị giả mạo, người có quyền lợi liên quan có căn cứ yêu cầu Tòa án tuyên hợp đồng vô hiệu theo quy định này.

Theo khoản 1 Điều 131 Bộ luật Dân sự 2015, giao dịch dân sự vô hiệu không làm phát sinh, thay đổi, chấm dứt quyền và nghĩa vụ dân sự của các bên từ thời điểm xác lập. Theo khoản 2 Điều 131 Bộ luật Dân sự 2015, các bên khôi phục lại tình trạng ban đầu, hoàn trả cho nhau những gì đã nhận; bên có lỗi gây thiệt hại phải bồi thường. Đây là hậu quả pháp lý trung tâm khi xử lý hợp đồng công chứng có chữ ký giả.

Theo khoản 1 Điều 132 Bộ luật Dân sự 2015, thời hiệu yêu cầu Tòa án tuyên bố giao dịch dân sự vô hiệu do giả tạo, do bị lừa dối, đe dọa, cưỡng ép hoặc người xác lập không nhận thức và làm chủ được hành vi là 02 năm, kể từ ngày giao dịch được xác lập hoặc từ thời điểm pháp luật quy định tương ứng. Trường hợp tranh chấp phát sinh từ chữ ký giả mạo, việc xác định đúng căn cứ vô hiệu để áp dụng thời hiệu là yêu cầu bắt buộc trong tố tụng.

Trình tự xử lý khi phát hiện chữ ký giả mạo

Người bị giả mạo chữ ký hoặc người có quyền lợi liên quan cần thu thập và bảo toàn chứng cứ ngay khi phát hiện dấu hiệu bất thường. Tài liệu cần giữ gồm bản chính hợp đồng công chứng, hồ sơ kèm theo, giấy tờ tùy thân, mẫu chữ ký, dữ liệu trao đổi, bản sao giấy tờ liên quan đến tài sản và các tài liệu chứng minh việc người mang tên trên hợp đồng không ký, không ủy quyền, không tham gia giao kết.

Bước tiếp theo là yêu cầu cơ quan có thẩm quyền giám định chữ ký, chữ viết và dấu hiệu kỹ thuật của tài liệu. Kết luận giám định là chứng cứ trọng yếu để xác định chữ ký có thật hay không, đồng thời làm căn cứ yêu cầu Tòa án tuyên hợp đồng vô hiệu hoặc kiến nghị cơ quan điều tra xử lý hành vi làm giả nếu có dấu hiệu tội phạm.

Đồng thời, cần gửi văn bản thông báo tranh chấp đến tổ chức hành nghề công chứng đã thực hiện công chứng để yêu cầu kiểm tra hồ sơ lưu trữ, xác minh quy trình tiếp nhận yêu cầu công chứng và bảo toàn dữ liệu. Nếu hợp đồng liên quan đến quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở hoặc tài sản đăng ký, cần kịp thời thực hiện biện pháp ngăn chặn việc sang tên, chuyển dịch hoặc đăng ký biến động cho đến khi có kết quả giải quyết cuối cùng.

Trong trường hợp tài sản đã được chuyển giao cho người thứ ba, việc giải quyết phải xem xét đồng thời nguyên tắc bảo vệ người thứ ba ngay tình và tính hợp pháp của chuỗi giao dịch tiếp theo. Tuy nhiên, khi chữ ký nền tảng là giả mạo, mọi giao dịch phát sinh từ đó đều có nguy cơ bị xem xét vô hiệu theo quan hệ phụ thuộc, nhất là khi người nhận chuyển nhượng không chứng minh được sự ngay tình và căn cứ xác lập quyền hợp pháp.

Trách nhiệm pháp lý của người giả mạo chữ ký

Người trực tiếp giả mạo chữ ký phải chịu trách nhiệm dân sự về thiệt hại phát sinh theo khoản 2 Điều 131 Bộ luật Dân sự 2015 nếu hành vi của họ là nguyên nhân gây tổn thất cho bên còn lại hoặc cho bên thứ ba. Thiệt hại có thể bao gồm chi phí công chứng, chi phí giám định, chi phí tố tụng, thiệt hại do mất quyền tài sản hoặc chi phí khắc phục hậu quả khác.

Nếu hành vi giả mạo nhằm chiếm đoạt tài sản, người thực hiện còn bị xem xét trách nhiệm hình sự theo Điều 174 Bộ luật Hình sự 2015 về tội lừa đảo chiếm đoạt tài sản, tùy giá trị tài sản và tính chất hậu quả. Nếu hành vi gắn với việc làm giả giấy tờ, tài liệu hoặc sử dụng tài liệu giả của cơ quan, tổ chức, trách nhiệm hình sự còn có thể đặt ra theo Điều 341 Bộ luật Hình sự 2015 về tội làm giả con dấu, tài liệu của cơ quan, tổ chức; sử dụng con dấu, tài liệu giả của cơ quan, tổ chức.

Trường hợp người vi phạm là người có chức vụ, quyền hạn và lợi dụng vị trí đó để giả mạo chữ ký trong hoạt động công vụ, có thể phát sinh trách nhiệm hình sự theo Điều 359 Bộ luật Hình sự 2015 về tội giả mạo trong công tác. Việc định tội phải căn cứ đầy đủ vào mục đích, chủ thể, công cụ thực hiện và hậu quả cụ thể của hành vi.

Trách nhiệm của công chứng viên và tổ chức hành nghề công chứng

Công chứng viên có nghĩa vụ kiểm tra hồ sơ, nhận diện người yêu cầu công chứng, đối chiếu giấy tờ, làm rõ ý chí tự nguyện và bảo đảm việc ký, điểm chỉ diễn ra đúng trình tự luật định. Theo khoản 1 Điều 45 Luật Công chứng 2024, công chứng viên phải kiểm tra dự thảo hợp đồng, giao dịch; nếu thấy có căn cứ cho rằng giao dịch vi phạm pháp luật hoặc trái đạo đức xã hội thì từ chối công chứng theo quy định của luật.

Luật Công chứng 2024 cũng nghiêm cấm hành vi giả mạo công chứng viên, người yêu cầu công chứng, người làm chứng, người phiên dịch; cung cấp thông tin, tài liệu sai sự thật; sử dụng giấy tờ, văn bản giả mạo hoặc bị tẩy xóa, sửa chữa trái pháp luật để yêu cầu công chứng. Khi phát hiện vi phạm, tổ chức hành nghề công chứng phải dừng việc công chứng, lưu giữ hồ sơ và phối hợp với cơ quan có thẩm quyền để xác minh.

Nếu công chứng viên đã thực hiện công chứng do lỗi chủ quan trong xác minh nhân thân, ý chí hoặc năng lực của người ký, trách nhiệm có thể phát sinh theo chế độ bồi thường thiệt hại và xử lý kỷ luật, hành chính hoặc hình sự tùy mức độ. Theo quy định của pháp luật công chứng hiện hành, tổ chức hành nghề công chứng phải bồi thường khi lỗi của công chứng viên hoặc nhân viên thuộc phạm vi trách nhiệm nghề nghiệp gây thiệt hại cho người yêu cầu công chứng hoặc bên liên quan; sau đó người gây thiệt hại phải hoàn trả theo quy định nội bộ và pháp luật liên quan.

Giá trị của hợp đồng công chứng khi chữ ký bị giả

Giá trị chứng cứ của văn bản công chứng không loại trừ khả năng bị bác bỏ khi có căn cứ chứng minh thủ tục công chứng được lập trên nền tảng giả mạo. Công chứng xác nhận giao dịch trên phương diện hình thức và thủ tục, nhưng không thể hợp thức hóa một giao dịch không có ý chí thật của chủ thể. Vì vậy, khi chữ ký là giả, hợp đồng vẫn có thể bị Tòa án tuyên vô hiệu dù đã được công chứng.

Trong vụ việc liên quan đến quyền tài sản đã đăng ký, bản án hoặc quyết định tuyên vô hiệu là căn cứ để cơ quan đăng ký điều chỉnh lại tình trạng pháp lý của tài sản. Khi đó, việc khôi phục quyền sở hữu, quyền sử dụng hoặc xóa đăng ký biến động phải thực hiện theo kết quả giải quyết tranh chấp và hồ sơ thi hành án, nếu có.

Hướng xử lý thực tiễn và phòng ngừa rủi ro

Đối với bên có quyền lợi bị xâm hại, cần ưu tiên ba việc: xác minh chữ ký, yêu cầu áp dụng biện pháp ngăn chặn dịch chuyển tài sản và khởi kiện yêu cầu tuyên hợp đồng vô hiệu. Cùng lúc, cần gửi đơn tố giác đến cơ quan điều tra nếu có dấu hiệu làm giả giấy tờ, chiếm đoạt tài sản hoặc sử dụng tài liệu giả.

Đối với người tham gia giao dịch, biện pháp phòng ngừa là ký trực tiếp trước công chứng viên, kiểm tra kỹ thông tin nhân thân, năng lực đại diện, tình trạng pháp lý của tài sản và hồ sơ công chứng. Việc sử dụng người được ủy quyền, ký thay hoặc điểm chỉ phải tuân thủ nghiêm ngặt quy định pháp luật và lưu lại dấu vết giao dịch rõ ràng để tránh tranh chấp về sau.

Đối với tổ chức hành nghề công chứng, quy trình kiểm tra nhân thân, đối chiếu giấy tờ, nhận diện bằng công nghệ, lưu hồ sơ điện tử và ghi nhận quá trình ký cần được chuẩn hóa. Sự cẩn trọng trong thẩm định không chỉ bảo vệ tính an toàn pháp lý của hợp đồng mà còn giảm thiểu trách nhiệm bồi thường và nguy cơ bị xử lý vi phạm nghề nghiệp.

Kết luận

Hợp đồng đã công chứng nhưng có chữ ký giả mạo không được xem là đương nhiên có hiệu lực. Căn cứ điểm a, điểm b, điểm c khoản 1 Điều 117 Bộ luật Dân sự 2015, khoản 1 Điều 122 Bộ luật Dân sự 2015 và khoản 1, khoản 2 Điều 131 Bộ luật Dân sự 2015, giao dịch loại này bị xem xét vô hiệu và phải hoàn trả, khôi phục tình trạng ban đầu, bồi thường thiệt hại nếu có lỗi.

Việc xử lý đúng đòi hỏi đồng thời áp dụng cơ chế dân sự, hành chính, nghề nghiệp và hình sự tùy tính chất hành vi. Trong thực tiễn, giám định chữ ký, bảo toàn hồ sơ công chứng, ngăn chặn chuyển dịch tài sản và khởi kiện kịp thời là bốn bước có ý nghĩa quyết định để bảo vệ quyền lợi hợp pháp của người bị xâm hại.

Tài liệu tham khảo

• Bộ luật Dân sự 2015.
• Bộ luật Hình sự 2015, sửa đổi, bổ sung 2017.
• Luật Công chứng 2024.
• Văn bản hợp nhất 50/VBHN-VPQH 2026 Luật Công chứng.
• Nghị định 82/2020/NĐ-CP về xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực bổ trợ tư pháp, hành chính tư pháp.