Hóa đơn điện tử: điều kiện sử dụng và nội dung bắt buộc

Khái quát về hóa đơn điện tử

Hóa đơn điện tử là hóa đơn có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế, được thể hiện dưới dạng dữ liệu điện tử do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập bằng phương tiện điện tử để ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ theo quy định của pháp luật. Khung pháp lý hiện hành về hóa đơn điện tử chủ yếu được xác lập bởi Luật Quản lý thuế năm 2019, Nghị định số 123/2020/NĐ-CP và Thông tư số 78/2021/TT-BTC. Từ ngày 01/7/2022, việc áp dụng hóa đơn điện tử đã trở thành cơ chế quản lý hóa đơn phổ biến và là yêu cầu thực tiễn bắt buộc đối với đa số người nộp thuế thuộc diện sử dụng hóa đơn. Cơ chế này nhằm tăng tính minh bạch, nâng cao hiệu quả quản lý thuế và giảm phụ thuộc vào chứng từ giấy.

Điều kiện sử dụng hóa đơn điện tử

Để sử dụng hóa đơn điện tử, tổ chức, doanh nghiệp, hộ kinh doanh và cá nhân kinh doanh phải đáp ứng điều kiện về hạ tầng công nghệ thông tin, có khả năng lập, ký số, gửi, nhận, lưu trữ và tra cứu dữ liệu hóa đơn điện tử theo quy định. Đồng thời, chủ thể sử dụng phải thực hiện đăng ký, thông báo phát hành hoặc đăng ký áp dụng hóa đơn điện tử với cơ quan thuế theo đúng trình tự pháp luật về quản lý thuế và hóa đơn. Việc sử dụng hóa đơn điện tử phải bảo đảm tính toàn vẹn của dữ liệu, xác thực được người lập hóa đơn và khả năng truy xuất trong suốt thời hạn lưu trữ. Đây là điều kiện nền tảng để hóa đơn điện tử được công nhận giá trị pháp lý và phục vụ kiểm tra, đối chiếu thuế.

Trong trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế, người bán phải truyền dữ liệu hóa đơn đến cơ quan thuế để được cấp mã trước khi gửi cho người mua, trừ các trường hợp pháp luật cho phép lập hóa đơn không có mã. Đối với hóa đơn điện tử không có mã, người sử dụng phải thuộc nhóm đối tượng được phép áp dụng theo quy định và đáp ứng yêu cầu về kết nối, truyền nhận dữ liệu với cơ quan thuế. Với hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền, ngoài yêu cầu về thiết bị, dữ liệu còn phải được kết nối điện tử với cơ quan thuế theo đúng chuẩn dữ liệu. Việc lựa chọn loại hóa đơn phải phù hợp với ngành nghề, quy mô, mức độ rủi ro thuế và điều kiện quản lý của người nộp thuế.

Chủ thể phải sử dụng hóa đơn điện tử

Người bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ thuộc diện phải lập hóa đơn theo quy định phải sử dụng hóa đơn điện tử khi phát sinh giao dịch. Quy định này bao trùm phần lớn doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ kinh doanh và cá nhân kinh doanh có hoạt động bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ. Cùng với đó, các tổ chức có chức năng cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử, dịch vụ truyền nhận dữ liệu và lưu trữ dữ liệu phải đáp ứng tiêu chí kỹ thuật, an toàn thông tin và kết nối dữ liệu theo quy định của Bộ Tài chính. Như vậy, điều kiện sử dụng không chỉ đặt ra với bên bán mà còn đối với hạ tầng kỹ thuật và bên cung cấp dịch vụ trung gian.

Nguyên tắc pháp lý khi lập và sử dụng

Hóa đơn điện tử phải được lập đúng thời điểm phát sinh nghĩa vụ hóa đơn theo quy định của pháp luật về thuế và hóa đơn. Nội dung trên hóa đơn phải phản ánh trung thực giao dịch, không được tẩy xóa, sửa chữa làm sai lệch dữ liệu gốc. Trường hợp có sai sót, việc xử lý phải tuân thủ trình tự điều chỉnh, thay thế hoặc hủy hóa đơn theo quy định tương ứng. Bảo đảm tính hợp pháp của hóa đơn điện tử là yêu cầu bắt buộc để hóa đơn được chấp nhận trong hạch toán, kê khai và khấu trừ thuế.

Nội dung bắt buộc của hóa đơn điện tử

Hóa đơn điện tử phải thể hiện đầy đủ các chỉ tiêu bắt buộc theo Nghị định số 123/2020/NĐ-CP và hướng dẫn tại Thông tư số 78/2021/TT-BTC. Về nguyên tắc, nội dung bắt buộc nhằm xác định rõ chủ thể giao dịch, đối tượng hàng hóa, dịch vụ, giá trị thanh toán, thuế và thời điểm lập hóa đơn. Việc thiếu một chỉ tiêu quan trọng có thể dẫn đến hóa đơn không bảo đảm tính hợp lệ hoặc phải xử lý điều chỉnh. Do đó, nội dung bắt buộc không chỉ mang tính kỹ thuật mà còn là điều kiện pháp lý của chứng từ.

Thông tin người bán và người mua

Hóa đơn phải ghi tên, địa chỉ và mã số thuế của người bán. Trường hợp người mua có mã số thuế và thuộc đối tượng cần ghi nhận đầy đủ thông tin thì hóa đơn phải thể hiện tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua theo quy định. Khi người mua là cá nhân không kinh doanh, hóa đơn có thể thể hiện các thông tin theo yêu cầu quản lý hóa đơn điện tử và đặc thù giao dịch. Đây là nhóm chỉ tiêu quan trọng để xác định chính xác chủ thể phát sinh quyền và nghĩa vụ thuế.

Thông tin hàng hóa, dịch vụ và giá trị thanh toán

Hóa đơn phải ghi rõ tên hàng hóa, dịch vụ; đơn vị tính; số lượng; đơn giá; thành tiền. Đối với giao dịch chịu thuế giá trị gia tăng, hóa đơn phải thể hiện giá chưa có thuế, thuế suất, tiền thuế giá trị gia tăng và tổng số tiền thanh toán có thuế. Trường hợp pháp luật cho phép ghi theo nguyên tệ thì việc thể hiện đồng tiền phải phù hợp quy định về ngoại tệ trên hóa đơn. Các chỉ tiêu này là cơ sở để xác định doanh thu, nghĩa vụ thuế và giá trị thanh toán thực tế của giao dịch.

Thời điểm lập, ký hiệu và mã xác thực

Hóa đơn điện tử phải thể hiện ngày, tháng, năm lập hóa đơn. Tùy loại hóa đơn, hóa đơn còn phải có ký hiệu mẫu số, ký hiệu hóa đơn và thông tin mã của cơ quan thuế nếu là hóa đơn có mã. Nếu hóa đơn được lập từ máy tính tiền, dữ liệu phải bảo đảm khả năng kết nối, truyền dữ liệu điện tử với cơ quan thuế. Những yếu tố này giúp nhận diện tính hợp pháp, tính duy nhất và trình tự phát sinh của từng hóa đơn.

Chữ ký điện tử và thông tin khác theo loại hóa đơn

Hóa đơn điện tử thường phải có chữ ký điện tử của người bán, trừ các trường hợp pháp luật cho phép không nhất thiết phải có chữ ký số. Một số loại hóa đơn, chẳng hạn hóa đơn bán hàng điện tử từ máy tính tiền hoặc hóa đơn theo nhóm giao dịch đặc thù, có thể được áp dụng cơ chế thể hiện dữ liệu riêng theo quy định. Ngoài các nội dung bắt buộc nêu trên, pháp luật còn yêu cầu bổ sung một số thông tin khác tùy ngành nghề, đặc thù hàng hóa, dịch vụ hoặc trường hợp sử dụng. Vì vậy, khi lập hóa đơn cần đối chiếu đúng mẫu và tiêu chí áp dụng của từng loại hóa đơn.

Hậu quả pháp lý khi hóa đơn không đáp ứng điều kiện hoặc thiếu nội dung bắt buộc

Hóa đơn điện tử không đáp ứng điều kiện sử dụng hoặc thiếu nội dung bắt buộc có thể bị xem là không hợp lệ, dẫn đến rủi ro trong kê khai thuế, hạch toán chi phí và khấu trừ thuế giá trị gia tăng. Trường hợp sai sót nghiêm trọng, người sử dụng phải thực hiện việc xử lý hóa đơn theo cơ chế điều chỉnh, thay thế hoặc hủy theo quy định. Việc xử lý không đúng trình tự có thể phát sinh nghĩa vụ giải trình, truy thu, xử phạt vi phạm hành chính và tranh chấp với đối tác giao dịch. Vì vậy, kiểm soát chất lượng hóa đơn ngay từ khâu lập là biện pháp phòng ngừa rủi ro pháp lý quan trọng nhất.

Khuyến nghị tuân thủ

Doanh nghiệp và hộ kinh doanh cần xây dựng quy trình nội bộ về kiểm tra dữ liệu trước khi phát hành hóa đơn điện tử, bao gồm kiểm tra thông tin người mua, hàng hóa, thuế suất và thời điểm lập. Cần phân công rõ trách nhiệm giữa bộ phận bán hàng, kế toán và bộ phận công nghệ thông tin để bảo đảm dữ liệu hóa đơn được truyền đúng, lưu đúng và tra cứu được khi cần. Bên cạnh đó, cần thường xuyên cập nhật quy định mới về hóa đơn, chứng từ để tránh áp dụng mẫu biểu hoặc quy trình đã hết hiệu lực. Tuân thủ đầy đủ ngay từ đầu là cách hiệu quả nhất để bảo đảm giá trị pháp lý của hóa đơn điện tử trong toàn bộ vòng đời giao dịch.

Tài liệu tham khảo

• Nghị định số 123/2020/NĐ-CP ngày 19/10/2020 của Chính phủ về hóa đơn, chứng từ.
• Thông tư số 78/2021/TT-BTC ngày 17/9/2021 của Bộ Tài chính hướng dẫn Luật Quản lý thuế và Nghị định số 123/2020/NĐ-CP.
• Luật Quản lý thuế năm 2019.
• Cổng thông tin điện tử Tổng cục Thuế, chuyên mục văn bản hướng dẫn về hóa đơn điện tử.
• Cổng thông tin văn bản Chính phủ, hệ thống văn bản quy phạm pháp luật hiện hành.