Hồ sơ hải quan: chứng từ bắt buộc và thời hạn lưu trữ

Khái quát về hồ sơ hải quan

Hồ sơ hải quan là tập hợp các chứng từ, tài liệu do người khai hải quan lập, nộp, xuất trình hoặc lưu giữ để phục vụ việc làm thủ tục hải quan đối với hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu. Về mặt pháp lý, hồ sơ này không chỉ có ý nghĩa tại thời điểm đăng ký tờ khai mà còn là căn cứ để cơ quan hải quan kiểm tra sau thông quan, thanh tra và đối chiếu trong các giai đoạn quản lý tiếp theo. Vì vậy, việc xác định đúng thành phần hồ sơ là yêu cầu bắt buộc đối với doanh nghiệp và cá nhân có hoạt động xuất nhập khẩu.

Pháp luật hải quan hiện hành quy định hồ sơ theo hướng linh hoạt, tùy thuộc loại hình hàng hóa, phương thức vận chuyển, loại hình nhập khẩu, xuất khẩu và chính sách quản lý chuyên ngành. Tuy nhiên, có một số chứng từ mang tính lõi, xuất hiện phổ biến trong đa số bộ hồ sơ và được xem là nền tảng để cơ quan hải quan xử lý thủ tục.

Các chứng từ bắt buộc trong hồ sơ hải quan

1. Tờ khai hải quan

Tờ khai hải quan là chứng từ trung tâm của bộ hồ sơ, thể hiện thông tin về người xuất khẩu, người nhập khẩu, mô tả hàng hóa, mã số HS, trị giá, thuế suất, xuất xứ và các nội dung quản lý hải quan khác. Tờ khai là căn cứ chính để cơ quan hải quan thực hiện kiểm tra hồ sơ, kiểm tra thực tế hàng hóa và quyết định thông quan.

2. Hợp đồng mua bán hoặc chứng từ có giá trị tương đương

Hợp đồng thể hiện giao dịch thương mại giữa các bên, làm căn cứ xác định điều kiện mua bán, số lượng, giá cả, điều kiện giao hàng và trách nhiệm thanh toán. Trong trường hợp giao dịch không có hợp đồng theo tập quán thương mại hoặc tính chất hàng hóa đặc thù, chứng từ thay thế hợp lệ vẫn phải bảo đảm phản ánh được căn cứ giao dịch.

3. Hóa đơn thương mại

Hóa đơn thương mại là chứng từ quan trọng để xác định trị giá hàng hóa, làm cơ sở tính thuế và đối chiếu với các thông tin khai báo. Nội dung hóa đơn phải thống nhất với tờ khai hải quan và các chứng từ liên quan về tên hàng, số lượng, đơn giá và tổng trị giá.

4. Vận đơn hoặc chứng từ vận tải

Chứng từ vận tải chứng minh việc giao nhận hàng hóa trên phương tiện chuyên chở và là cơ sở xác định hành trình, phương thức vận chuyển, số kiện, trọng lượng và thông tin lô hàng. Đối với hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu qua đường biển, đường hàng không, đường bộ hoặc đường sắt, loại chứng từ này thường là thành phần không thể thiếu của hồ sơ.

5. Phiếu đóng gói và các chứng từ mô tả hàng hóa

Phiếu đóng gói ghi nhận cách thức đóng gói, số kiện, trọng lượng tịnh, trọng lượng cả bì và đặc điểm bao bì hàng hóa. Với hàng hóa có tính chất kỹ thuật hoặc chịu quản lý chặt chẽ, còn phải có tài liệu kỹ thuật, catalog, bản mô tả hàng hóa hoặc chứng từ tương đương để phục vụ phân loại, xác định chính sách mặt hàng và kiểm tra thực tế.

6. Chứng từ về xuất xứ, giấy phép và chứng từ chuyên ngành

Tùy từng mặt hàng, hồ sơ hải quan phải kèm chứng từ chứng nhận xuất xứ để hưởng ưu đãi thuế quan, giấy phép nhập khẩu, giấy chứng nhận kiểm tra chuyên ngành, văn bản xác nhận điều kiện, hoặc các tài liệu quản lý theo quy định của pháp luật chuyên ngành. Đây là nhóm chứng từ có tính bắt buộc theo từng trường hợp cụ thể, không áp dụng đồng loạt cho mọi lô hàng.

Nghĩa vụ lưu giữ hồ sơ và chứng từ hải quan

Người khai hải quan có nghĩa vụ lưu giữ bản chính các chứng từ thuộc hồ sơ hải quan trong thời hạn luật định và xuất trình khi cơ quan hải quan yêu cầu kiểm tra sau thông quan hoặc thanh tra. Nghĩa vụ này được ghi nhận tại điểm đ khoản 2 Điều 18 Luật Hải quan 2014 và được hướng dẫn tại khoản 1 Điều 16 Thông tư 39/2018/TT-BTC sửa đổi, bổ sung một số quy định về thủ tục hải quan. Quy định này đặt trọng tâm vào tính sẵn sàng của hồ sơ, không chỉ ở thời điểm thông quan mà trong suốt thời hạn lưu giữ.

Đối với chứng từ điện tử, người khai hải quan phải lưu giữ dưới dạng điện tử hoặc chuyển đổi ra chứng từ giấy theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử khi cần thiết. Cách thức lưu trữ phải bảo đảm tính toàn vẹn, khả năng truy xuất, đối chiếu và xuất trình đầy đủ khi cơ quan có thẩm quyền yêu cầu.

Thời hạn lưu trữ hồ sơ hải quan

Thời hạn lưu giữ hồ sơ hải quan đối với hàng hóa đã được thông quan là 05 năm kể từ ngày đăng ký tờ khai hải quan, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác. Đây là mốc thời gian cơ bản nhất mà người khai hải quan phải tuân thủ trong quản trị hồ sơ. Trong thời hạn này, hồ sơ phải được bảo quản đầy đủ, không làm mất, hỏng, tẩy xóa hoặc thay đổi nội dung làm ảnh hưởng đến giá trị chứng minh.

Bên cạnh thời hạn 05 năm nêu trên, sổ sách kế toán, chứng từ kế toán và các tài liệu khác liên quan đến hoạt động xuất khẩu, nhập khẩu còn phải được lưu giữ theo thời hạn của pháp luật về kế toán nếu thời hạn đó dài hơn hoặc được áp dụng riêng cho từng loại tài liệu. Do đó, doanh nghiệp không được mặc nhiên hiểu rằng chỉ cần lưu 05 năm là đã đáp ứng toàn bộ nghĩa vụ pháp lý đối với tất cả chứng từ liên quan đến lô hàng.

Phân biệt hồ sơ hải quan với hồ sơ kế toán và hồ sơ chuyên ngành

Hồ sơ hải quan tập trung vào việc chứng minh tính hợp pháp của hoạt động xuất nhập khẩu và là cơ sở cho thủ tục thông quan, kiểm tra sau thông quan. Hồ sơ kế toán lại phục vụ ghi sổ, lập báo cáo tài chính, quyết toán thuế và kiểm toán nội bộ. Hồ sơ chuyên ngành thường gắn với điều kiện kỹ thuật, an toàn, kiểm dịch, chất lượng hoặc giấy phép quản lý mặt hàng.

Trong thực tiễn, một chứng từ có thể đồng thời thuộc nhiều nhóm hồ sơ. Chẳng hạn, hóa đơn thương mại vừa là chứng từ hải quan, vừa có ý nghĩa kế toán; chứng từ xuất xứ vừa phục vụ hưởng ưu đãi thuế, vừa là căn cứ giải trình về chính sách mặt hàng. Vì vậy, hệ thống lưu trữ của doanh nghiệp cần được tổ chức theo nguyên tắc đa mục đích, bảo đảm một chứng từ có thể phục vụ nhiều chế độ pháp lý khác nhau.

Rủi ro pháp lý khi không lưu giữ đúng hồ sơ

Việc không lưu giữ đầy đủ hồ sơ hoặc không xuất trình được khi cơ quan hải quan yêu cầu có thể dẫn đến khó khăn trong kiểm tra sau thông quan, bác bỏ ưu đãi thuế, ấn định thuế hoặc xử phạt vi phạm hành chính. Trong nhiều trường hợp, thiếu hồ sơ còn làm suy giảm khả năng chứng minh tính hợp pháp của hàng hóa, nguồn gốc giao dịch và cơ sở xác định trị giá tính thuế.

Doanh nghiệp cần phân công rõ trách nhiệm giữa bộ phận xuất nhập khẩu, kế toán và pháp chế; đồng thời thiết lập quy trình số hóa, sao lưu và kiểm soát phiên bản chứng từ. Quản trị hồ sơ tốt không chỉ đáp ứng yêu cầu tuân thủ mà còn là biện pháp phòng ngừa rủi ro tranh chấp, truy thu và xử lý vi phạm.

Kết luận

Hồ sơ hải quan là bộ chứng từ có giá trị pháp lý trực tiếp trong toàn bộ chu trình xuất nhập khẩu. Pháp luật hiện hành yêu cầu người khai hải quan phải chuẩn bị đúng thành phần chứng từ, lưu giữ bản chính trong thời hạn 05 năm kể từ ngày đăng ký tờ khai đối với hàng hóa đã thông quan, đồng thời tuân thủ thêm thời hạn lưu giữ đối với chứng từ kế toán và tài liệu chuyên ngành nếu có quy định riêng. Việc nhận diện đúng từng nhóm chứng từ và tổ chức lưu trữ chuẩn hóa là điều kiện thiết yếu để bảo đảm tuân thủ và giảm thiểu rủi ro pháp lý.

Tài liệu tham khảo

• Luật Hải quan năm 2014.
• Nghị định số 08/2015/NĐ-CP của Chính phủ quy định chi tiết và biện pháp thi hành Luật Hải quan.
• Thông tư số 39/2018/TT-BTC của Bộ Tài chính sửa đổi, bổ sung một số quy định về thủ tục hải quan.
• Luật Kế toán năm 2015.
• Các văn bản hướng dẫn nghiệp vụ hải quan hiện hành của Bộ Tài chính và Tổng cục Hải quan.