Hàng về cảng nhưng chưa có tờ khai hải quan: doanh nghiệp phải làm gì?

Cơ sở pháp lý và bản chất của tình huống

Trường hợp hàng hóa đã đến cảng nhưng doanh nghiệp chưa có tờ khai hải quan thường phát sinh khi chứng từ thương mại, vận tải, giấy phép chuyên ngành hoặc dữ liệu điện tử chưa hoàn tất. Về mặt pháp lý, đây không chỉ là vấn đề vận hành logistics mà còn liên quan trực tiếp đến nghĩa vụ khai hải quan, thời hạn làm thủ tục và trách nhiệm quản lý hàng hóa trong khu vực giám sát hải quan.

Theo điểm a khoản 1 Điều 18 Luật Hải quan 2014, người khai hải quan có nghĩa vụ khai hải quan và làm thủ tục hải quan theo quy định. Quy định này đặt nền tảng cho việc doanh nghiệp phải chủ động chuẩn bị hồ sơ, không để hàng về cảng mà tình trạng pháp lý của lô hàng vẫn “treo” kéo dài.

Trong thực tế, khi hàng đã cập cảng nhưng chưa có tờ khai, doanh nghiệp cần xác định rõ nguyên nhân: chưa có đủ chứng từ để mở tờ khai, chưa xác định mã HS, thiếu giấy phép, hoặc lỗi hệ thống. Việc nhận diện đúng nguyên nhân giúp lựa chọn biện pháp xử lý phù hợp, tránh phát sinh vi phạm về thời hạn.

Doanh nghiệp phải làm gì ngay khi hàng đã về cảng

Trước hết, doanh nghiệp phải khẩn trương hoàn thiện bộ hồ sơ hải quan để mở tờ khai trong thời hạn luật định. Theo khoản 1 Điều 25 Luật Hải quan 2014, đối với hàng hóa nhập khẩu, người khai hải quan được khai và làm thủ tục hải quan trước ngày hàng đến cửa khẩu hoặc trong thời hạn quy định sau khi hàng đến cửa khẩu, tùy trường hợp cụ thể theo quy định của pháp luật hải quan.

Song song với việc hoàn thiện hồ sơ, doanh nghiệp cần làm việc ngay với đại lý tàu biển, cảng, kho bãi và đơn vị vận chuyển để kiểm tra tình trạng hàng, phí lưu bãi và điều kiện lấy hàng. Nếu lô hàng thuộc diện kiểm tra chuyên ngành hoặc phải có giấy phép, doanh nghiệp phải ưu tiên xin bổ sung ngay để tránh kéo dài thời gian lưu giữ trong cảng.

Nếu hàng đã về nhưng chưa thể mở tờ khai do thiếu thông tin kỹ thuật hoặc chứng từ, doanh nghiệp nên lập tức rà soát lại bộ chứng từ gốc, đối chiếu hợp đồng, invoice, packing list, vận đơn, chứng nhận xuất xứ và các giấy phép liên quan. Việc chuẩn hóa dữ liệu từ đầu giúp hạn chế sai sót khi khai báo và tránh sửa đổi, bổ sung nhiều lần.

Hệ quả pháp lý nếu chậm mở tờ khai

Việc để hàng về cảng mà chưa mở tờ khai quá thời hạn làm thủ tục có thể bị xem là vi phạm quy định về thời hạn làm thủ tục hải quan. Theo điểm a khoản 1 Điều 7 Nghị định 128/2020/NĐ-CP, hành vi nộp hồ sơ hải quan quá thời hạn quy định bị xử phạt vi phạm hành chính; mức phạt cụ thể phụ thuộc vào tính chất, thời gian quá hạn và tình tiết áp dụng trong từng trường hợp.

Nếu thời gian chậm kéo dài đến mức vượt quá ngưỡng luật định, doanh nghiệp còn đối diện nguy cơ bị áp dụng mức xử phạt nặng hơn theo khoản 2 Điều 7 Nghị định 128/2020/NĐ-CP. Việc xử phạt không thay thế cho nghĩa vụ phải tiếp tục hoàn thiện thủ tục hải quan và thực hiện đầy đủ các khoản phí, thuế, lệ phí phát sinh.

Ngoài tiền phạt, doanh nghiệp còn chịu rủi ro thực tế rất lớn như phí lưu kho, lưu bãi, chậm giao hàng, gián đoạn chuỗi cung ứng, thậm chí ảnh hưởng đến uy tín thương mại. Vì vậy, xử lý sớm là yêu cầu pháp lý đồng thời là yêu cầu quản trị rủi ro.

Cách xử lý đúng pháp luật theo từng tình huống

1. Đã có đủ chứng từ, chỉ chưa kịp mở tờ khai

Doanh nghiệp phải mở tờ khai ngay khi đủ điều kiện khai báo, nộp hồ sơ điện tử và phối hợp với cơ quan hải quan để đưa hàng vào quy trình thông quan hoặc giải phóng hàng. Khi hồ sơ đã đầy đủ, việc chậm trễ không còn lý do pháp lý để kéo dài thêm.

2. Thiếu giấy phép hoặc chứng từ chuyên ngành

Doanh nghiệp cần khẩn trương bổ sung giấy phép, kết quả kiểm tra chuyên ngành hoặc tài liệu hợp pháp thay thế. Nếu lô hàng thuộc diện quản lý chuyên ngành, việc chưa có giấy phép không làm mất nghĩa vụ khai báo; trái lại, doanh nghiệp phải chủ động hoàn thiện điều kiện để tránh bị dừng tại cảng.

3. Có sai sót trên chứng từ

Khi phát hiện sai tên hàng, mã HS, trị giá hoặc số lượng, doanh nghiệp phải rà soát và điều chỉnh theo đúng trình tự khai bổ sung, không được bỏ mặc lô hàng ở trạng thái chưa khai. Cách xử lý này giúp giảm nguy cơ bị quy kết là chậm làm thủ tục hoặc khai báo không chính xác.

Nguyên tắc quản trị tuân thủ để tránh tái diễn

Doanh nghiệp nên thiết lập quy trình kiểm soát trước khi hàng cập cảng, bao gồm chốt bộ chứng từ, phân loại hàng theo nhóm quản lý, dự kiến thời điểm mở tờ khai và phân công đầu mối liên hệ với cơ quan hải quan. Cách tổ chức này đặc biệt cần thiết với doanh nghiệp nhập khẩu thường xuyên hoặc có nhiều lô hàng đồng thời.

Việc theo dõi lịch tàu, lịch cập cảng, trạng thái manifest và điều kiện kiểm tra chuyên ngành cần được thực hiện liên tục. Khi hệ thống cảnh báo sớm cho thấy khả năng chậm mở tờ khai, doanh nghiệp phải ưu tiên xử lý ngay thay vì chờ hàng về thực địa rồi mới hoàn thiện thủ tục.

Trong bối cảnh quản lý hải quan điện tử, tính chính xác của dữ liệu đầu vào quyết định tốc độ thông quan. Một bộ hồ sơ chuẩn không chỉ giúp tránh xử phạt mà còn rút ngắn thời gian lưu cảng và giảm chi phí phát sinh.

Kết luận

Khi hàng đã về cảng nhưng chưa có tờ khai hải quan, doanh nghiệp phải ưu tiên hoàn thiện hồ sơ và mở tờ khai ngay trong thời hạn luật định, đồng thời phối hợp chặt với cảng, hãng tàu và cơ quan hải quan. Cơ sở pháp lý trọng tâm là điểm a khoản 1 Điều 18 Luật Hải quan 2014, khoản 1 Điều 25 Luật Hải quan 2014 và Điều 7 Nghị định 128/2020/NĐ-CP.

Việc chậm trễ không chỉ làm phát sinh tiền phạt mà còn kéo theo chi phí lưu bãi, rủi ro gián đoạn chuỗi cung ứng và ảnh hưởng uy tín thương mại. Doanh nghiệp vì vậy cần xây dựng quy trình tuân thủ từ trước khi hàng cập cảng để bảo đảm thông quan đúng hạn và ổn định hoạt động nhập khẩu.

Tài liệu tham khảo

• Luật Hải quan 2014 số 54/2014/QH13.
• Nghị định 128/2020/NĐ-CP quy định xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực hải quan.
• Thông tư hiện hành về thủ tục hải quan, hồ sơ hải quan, kiểm tra, giám sát hải quan.
• Các hướng dẫn nghiệp vụ của cơ quan hải quan về thời hạn làm thủ tục và xử lý lô hàng quá hạn.