Hàng lưu container, lưu bãi quá hạn: trách nhiệm chi phí và biện pháp hạn chế phát sinh

Khái niệm và cách phân biệt các khoản phí thường gặp

Trong thực tiễn khai thác container, cần phân biệt rõ phí lưu bãi tại cảng, phí lưu container trong bãi cảng và phí lưu container ngoài cảng. Cách gọi thông dụng trong thương mại quốc tế là demurrage đối với thời gian container còn nằm trong khu vực cảng vượt thời gian miễn phí, và detention đối với thời gian giữ container ngoài cảng vượt thời gian miễn phí. Cơ quan quản lý chuyên ngành cũng phân biệt phí lưu container tại bãi cảng (DEM), phí lưu container tại kho riêng của khách (DET) và phí lưu bãi của cảng (storage).
Cần lưu ý rằng biểu cước cụ thể do từng cảng, hãng tàu hoặc đơn vị khai thác công bố, nên mức phí và số ngày miễn phí không đồng nhất giữa các tuyến dịch vụ và từng loại container.

Cơ sở pháp lý để xác định nghĩa vụ trả phí

Về nguyên tắc, nghĩa vụ thanh toán phát sinh từ hợp đồng vận chuyển, hợp đồng giao nhận, điều kiện kinh doanh của hãng tàu hoặc biểu cước dịch vụ của cảng. Theo điểm b khoản 1 Điều 166 Bộ luật Hàng hải Việt Nam 2015, người vận chuyển có quyền thu cước vận chuyển và các khoản tiền khác theo hợp đồng vận chuyển hàng hóa bằng đường biển. Theo Điều 5 Luật Thương mại 2005, hoạt động thương mại phải tuân thủ thỏa thuận của các bên và tập quán thương mại không trái pháp luật.
Trong quan hệ container, các điều khoản về free time, nơi tính phí, thời điểm bắt đầu tính phí và bên chịu phí thường được ghi trong vận đơn, booking note, tariff hoặc phụ lục dịch vụ. Vì vậy, việc xác định ai chịu chi phí phải bắt đầu từ văn bản thỏa thuận cụ thể của lô hàng, không thể chỉ dựa vào tập quán gọi tên phí.

Ai phải chịu chi phí lưu container, lưu bãi quá hạn?

Người chịu phí trước hết là bên đã cam kết thanh toán theo hợp đồng hoặc chứng từ vận tải. Trong thực tiễn, nếu điều kiện mua bán quốc tế quy định giao hàng theo nhóm điều kiện mà người mua chịu rủi ro và chi phí sau khi hàng qua lan can tàu hoặc sau khi hàng được giao đến điểm quy định, thì người mua hoặc người nhận hàng thường phải thanh toán khoản phát sinh do chậm nhận hàng, chậm kéo container hoặc chậm hoàn trả container rỗng. Ngược lại, nếu chậm trễ xuất phát từ lỗi của hãng tàu, cảng hoặc đại lý, trách nhiệm có thể chuyển dịch theo quy định hợp đồng và pháp luật.
Đối với phí lưu bãi tại cảng, bên đứng tên nhận hàng trên lệnh giao hàng, vận đơn hoặc tờ khai thực tế là bên được cơ quan khai thác cảng yêu cầu thanh toán nếu hợp đồng không quy định khác. Đối với detention, chủ hàng hoặc người thuê vận chuyển thường chịu trách nhiệm nếu giữ container quá thời gian miễn phí ngoài cảng mà không có căn cứ miễn giảm. Trong chuỗi giao nhận, đại lý giao nhận chỉ chịu phí nếu họ cam kết thay mặt thanh toán hoặc phát sinh do lỗi nghiệp vụ của chính họ.

Nguyên nhân phổ biến làm phát sinh phí quá hạn

Phát sinh chi phí thường đến từ ba nhóm nguyên nhân. Nhóm thứ nhất là chậm chứng từ, gồm sai tên người nhận, sai manifest, sai thông tin tờ khai, thiếu lệnh giao hàng hoặc chậm hoàn tất thủ tục chuyên ngành. Nhóm thứ hai là chậm thông quan và chậm lấy hàng, thường gặp khi doanh nghiệp không bố trí phương tiện kéo container, kho đích hoặc nhân lực dỡ hàng đúng thời điểm. Nhóm thứ ba là chậm trả container rỗng, nhất là khi khoảng cách vận chuyển xa, thiếu xe đầu kéo hoặc container bị treo tại kho do điều độ nội bộ yếu.
Ngoài ra, các dịp cao điểm tàu dồn chuyến, tắc nghẽn cảng, kiểm tra chuyên ngành kéo dài hoặc tranh chấp chứng từ cũng làm số ngày miễn phí bị tiêu hết rất nhanh. Một số loại hàng như hàng lạnh, hàng nguy hiểm, hàng quá khổ, quá tải thường có đơn giá và điều kiện miễn phí riêng nên mức rủi ro tài chính cao hơn hàng khô thông thường.

Cách hạn chế phát sinh chi phí lưu container, lưu bãi

Biện pháp hiệu quả nhất là kiểm soát từ trước khi hàng đến cảng. Doanh nghiệp cần kiểm tra kỹ điều khoản hợp đồng mua bán, booking và vận đơn; xác định rõ số ngày miễn phí, điểm bắt đầu tính phí, mức phí theo bậc và cơ chế gia hạn nếu phát sinh chậm trễ khách quan. Với lô hàng có khả năng phát sinh chậm, việc đàm phán thêm free time ngay từ khâu đặt chỗ sẽ giảm đáng kể chi phí.
Trong vận hành, cần chuẩn hóa bộ chứng từ, khai báo hải quan sớm, theo dõi ETA, ETA đổi chuyến và sẵn sàng phương án nhận hàng trong ngày tàu cập. Doanh nghiệp cũng nên bố trí kho đích, phương tiện vận tải nội địa và kế hoạch trả rỗng trước khi container được lấy ra khỏi cảng. Khi phát sinh bất khả kháng hoặc lỗi từ phía hãng tàu, cảng hay cơ quan kiểm tra, phải gửi ngay văn bản bảo lưu, yêu cầu gia hạn hoặc miễn giảm thay vì để quá hạn rồi mới xử lý.

Những điểm cần kiểm soát trong hợp đồng và quy trình nội bộ

• Xác định rõ bên chịu DEM, DET và STORAGE trong hợp đồng mua bán, hợp đồng logistics và booking note.
• Ghi nhận rõ số ngày free time, cách làm tròn ngày và thời điểm bắt đầu tính phí.
• Yêu cầu cung cấp biểu cước hiện hành của cảng hoặc hãng tàu trước khi ký dịch vụ.
• Thiết lập cảnh báo nội bộ 48–72 giờ trước khi hết free time.
• Lưu trữ chứng từ giao nhận, email, biên bản và hình ảnh để chứng minh nguyên nhân chậm trễ nếu cần yêu cầu miễn giảm.

Xử lý tranh chấp khi bị tính phí không hợp lý

Khi có tranh chấp, bước đầu tiên là đối chiếu giữa vận đơn, booking, biểu cước và thực tế khai thác container. Nếu phí bị tính vượt thỏa thuận, tính sai số ngày, tính chồng chéo giữa DEM và DET hoặc áp dụng sai loại container, doanh nghiệp có quyền khiếu nại bằng văn bản và đề nghị điều chỉnh hóa đơn. Trường hợp chậm trễ do lỗi của bên cung cấp dịch vụ, cần thu thập chứng cứ về thời gian tàu đến, thời điểm mở lệnh, lịch cắt máng, thời điểm thông quan và các thông báo thay đổi của cảng.
Trong quan hệ thương mại, nguyên tắc thiện chí, trung thực và tôn trọng thỏa thuận là cơ sở quan trọng để các bên thương lượng giảm phí, đặc biệt khi tổn thất phát sinh từ nguyên nhân ngoài khả năng kiểm soát của chủ hàng. Nếu không đạt được thỏa thuận, tranh chấp sẽ được giải quyết theo cơ chế đã chọn trong hợp đồng, bao gồm thương lượng, hòa giải, trọng tài hoặc tòa án.

Kết luận

Chi phí lưu container, lưu bãi quá hạn không mặc nhiên thuộc về một bên duy nhất, mà được xác định trước hết bằng hợp đồng, biểu cước và nguyên nhân thực tế của việc chậm trễ. Chủ hàng, người nhận hàng và doanh nghiệp logistics chỉ giảm được rủi ro khi quản trị tốt chứng từ, thời gian miễn phí, kế hoạch kéo hàng và lịch trả container rỗng. Trong bối cảnh chi phí cảng biển biến động, kiểm soát DEM, DET và STORAGE phải được xem là một phần của quản trị hợp đồng logistics chứ không chỉ là công việc hậu kiểm.

Tài liệu tham khảo

• Bộ luật Hàng hải Việt Nam 2015.
• Luật Thương mại 2005.
• Bộ luật Dân sự 2015.
• Biểu cước dịch vụ công bố bởi các cảng và hãng tàu đang khai thác tuyến Việt Nam năm 2026.
• Tài liệu phân loại phí lưu container, phí lưu bãi do cơ quan quản lý logistics chuyên ngành công bố.