Giấy tờ đã tích hợp trên VNeID nhưng vẫn bị yêu cầu bản giấy: cách xử lý đúng luật

Cơ sở pháp lý về giá trị sử dụng của giấy tờ trên VNeID

Theo điểm c khoản 2 Điều 7 Nghị định 69/2024/NĐ-CP, thông tin, giấy tờ đã được tích hợp trên ứng dụng định danh điện tử quốc gia có giá trị sử dụng để thực hiện thủ tục hành chính, giao dịch dân sự và các hoạt động khác theo quy định của pháp luật. Quy định này xác lập nguyên tắc pháp lý quan trọng: khi dữ liệu đã được tích hợp hợp lệ, người dân được sử dụng thông tin điện tử thay cho việc xuất trình bản giấy trong phạm vi pháp luật cho phép.

Đáng chú ý, tại khoản 3 Điều 6 Nghị định 69/2024/NĐ-CP, cơ quan, tổ chức, cá nhân khi tiếp nhận, giải quyết thủ tục hành chính, dịch vụ công, giao dịch dân sự và các hoạt động khác không được yêu cầu nộp, xuất trình bản chính hoặc bản sao giấy tờ, tài liệu đã được tích hợp trên ứng dụng định danh điện tử quốc gia. Đây là quy định trực tiếp điều chỉnh tình huống người dân đã tích hợp giấy tờ nhưng vẫn bị đòi bản giấy.

Bên cạnh đó, theo khoản 1 Điều 10 Nghị định 45/2020/NĐ-CP, việc thực hiện thủ tục hành chính trên môi trường điện tử phải bảo đảm thuận tiện, bình đẳng, minh bạch, an toàn thông tin và bảo vệ quyền, lợi ích hợp pháp của tổ chức, cá nhân. Khi đã có cơ sở dữ liệu điện tử hợp lệ, cơ quan giải quyết thủ tục có trách nhiệm khai thác, đối chiếu dữ liệu thay vì buộc người dân nộp lại giấy tờ đã được số hóa, tích hợp.

Khi cơ quan vẫn yêu cầu bản giấy, người dân cần xác định yêu cầu đó có đúng thẩm quyền hay không

Không phải mọi loại hồ sơ trên VNeID đều được chấp nhận như nhau trong mọi thủ tục. Người dân cần kiểm tra ba yếu tố: giấy tờ đã tích hợp có đúng loại giấy tờ mà thủ tục đang yêu cầu hay không; thông tin trên ứng dụng có còn hiệu lực, trùng khớp với dữ liệu gốc hay không; và thủ tục đó có thuộc trường hợp pháp luật cho phép dùng dữ liệu điện tử thay thế bản giấy hay không.

Nếu ba yếu tố này đều đáp ứng, việc cơ quan vẫn yêu cầu nộp hoặc xuất trình bản giấy là không phù hợp với khoản 3 Điều 6 Nghị định 69/2024/NĐ-CP. Trong trường hợp này, người dân có quyền đề nghị cơ quan tiếp nhận hồ sơ kiểm tra trực tiếp thông tin trên VNeID hoặc khai thác dữ liệu từ hệ thống liên thông theo quy định.

Ngược lại, nếu giấy tờ chưa được tích hợp, bị sai lệch thông tin, hết hiệu lực, hoặc thủ tục chuyên ngành bắt buộc phải nộp bản gốc theo quy định riêng của pháp luật, người dân vẫn phải thực hiện đúng yêu cầu đó. Vì vậy, cách xử lý đúng không phải là phản đối chung chung, mà là đối chiếu chính xác căn cứ pháp lý của từng thủ tục cụ thể.

Người dân nên làm gì ngay tại quầy tiếp nhận hồ sơ

Trước hết, người dân nên bình tĩnh xuất trình thông tin trên VNeID và đề nghị cán bộ tiếp nhận kiểm tra trực tiếp trên ứng dụng hoặc qua mã định danh, thay vì yêu cầu nộp bản giấy ngay lập tức. Cách làm này phù hợp với nguyên tắc khai thác, sử dụng dữ liệu điện tử trong Nghị định 69/2024/NĐ-CP và giúp hạn chế việc hồ sơ bị xử lý sai quy trình.

Nếu cán bộ vẫn yêu cầu bản giấy, người dân cần đề nghị nêu rõ căn cứ pháp lý cụ thể của yêu cầu đó, bao gồm tên văn bản, điều, khoản, điểm áp dụng cho thủ tục đang giải quyết. Việc yêu cầu nêu căn cứ giúp phân biệt giữa yêu cầu hợp pháp theo luật chuyên ngành và yêu cầu hành chính phát sinh không đúng quy định.

Trường hợp cơ quan tiếp nhận từ chối nhận hồ sơ hoặc kéo dài thời gian xử lý vì lý do đã có giấy tờ trên VNeID nhưng vẫn đòi bản giấy, người dân nên ghi nhận nội dung làm việc, tên đơn vị, thời gian, người tiếp nhận và nội dung từ chối. Đây là cơ sở cần thiết để thực hiện phản ánh, kiến nghị hoặc khiếu nại sau đó nếu cần thiết.

Cách phản ánh, kiến nghị khi bị yêu cầu giấy tờ trái quy định

Nếu việc yêu cầu bản giấy làm ảnh hưởng đến quyền lợi hợp pháp, người dân có thể phản ánh đến người đứng đầu cơ quan đang tiếp nhận hồ sơ để đề nghị chấn chỉnh ngay tại chỗ. Phản ánh trực tiếp thường là bước nhanh nhất khi sai sót xuất phát từ việc cán bộ chưa cập nhật quy định mới.

Trường hợp không được giải quyết thỏa đáng, người dân có thể thực hiện khiếu nại theo Luật Khiếu nại 2011 đối với hành vi hành chính hoặc quyết định hành chính liên quan đến việc từ chối tiếp nhận, giải quyết hồ sơ. Đồng thời, có thể phản ánh, kiến nghị qua các kênh tiếp nhận phản ánh thủ tục hành chính của cơ quan có thẩm quyền để yêu cầu kiểm tra trách nhiệm xử lý.

Về mặt thực tiễn, nên đính kèm ảnh chụp màn hình giấy tờ trên VNeID, thông báo từ chối tiếp nhận, phiếu hẹn, hoặc bất kỳ tài liệu nào thể hiện việc cơ quan vẫn đòi bản giấy. Hồ sơ phản ánh càng cụ thể thì việc xác minh và xử lý càng nhanh, đặc biệt đối với các thủ tục phát sinh tại bộ phận một cửa.

Một số lưu ý để tránh hồ sơ bị trả lại không cần thiết

Người dân cần bảo đảm tài khoản VNeID đã được định danh đúng mức, thông tin cá nhân trùng khớp với giấy tờ gốc và giấy tờ điện tử đã được tích hợp thành công trước khi đi làm thủ tục. Nếu dữ liệu sai hoặc chưa đồng bộ, cơ quan giải quyết có thể chưa đủ căn cứ để chấp nhận ngay.

Cần phân biệt giữa giấy tờ đã tích hợp và ảnh chụp, bản quét giấy tờ. Chỉ giấy tờ được tích hợp trên ứng dụng theo đúng quy định mới có giá trị pháp lý thay thế bản giấy trong phạm vi cho phép; ảnh chụp thông thường không đương nhiên có giá trị tương đương.

Đối với thủ tục chuyên ngành, người dân nên tra cứu trước thành phần hồ sơ để xác định giấy tờ điện tử có được chấp nhận không. Cách chuẩn bị này giúp tránh việc phát sinh tranh cãi tại quầy tiếp nhận, đồng thời giảm nguy cơ hồ sơ bị trì hoãn do thiếu căn cứ pháp lý rõ ràng.

Kết luận

Khi giấy tờ đã được tích hợp hợp lệ trên VNeID, cơ quan tiếp nhận hồ sơ không được tùy tiện yêu cầu nộp hoặc xuất trình bản giấy đối với chính những giấy tờ đó theo khoản 3 Điều 6 Nghị định 69/2024/NĐ-CP. Người dân cần chủ động xuất trình thông tin điện tử, yêu cầu nêu rõ căn cứ pháp lý nếu bị đòi bản giấy, và ghi nhận đầy đủ diễn biến để phản ánh hoặc khiếu nại khi cần thiết. Việc nắm đúng quy định không chỉ bảo vệ quyền lợi của cá nhân mà còn góp phần thúc đẩy thủ tục hành chính điện tử vận hành thống nhất, minh bạch và hiệu quả.

Tài liệu tham khảo

• Nghị định 69/2024/NĐ-CP về định danh và xác thực điện tử.
• Nghị định 45/2020/NĐ-CP về thực hiện thủ tục hành chính trên môi trường điện tử.
• Luật Khiếu nại 2011.
• Cổng Thông tin điện tử Chính phủ, văn bản pháp luật liên quan đến định danh điện tử và thủ tục hành chính điện tử.
• Cơ sở dữ liệu pháp luật chuyên ngành về chứng thực, tiếp nhận và giải quyết thủ tục hành chính.