Giá trị pháp lý của hợp đồng qua điện thoại, email và tin nhắn

Khung pháp lý của giao kết hợp đồng bằng phương tiện điện tử

Pháp luật dân sự Việt Nam thừa nhận giao dịch dân sự được xác lập bằng lời nói, bằng văn bản hoặc bằng hành vi cụ thể; đồng thời, giao dịch dân sự thông qua phương tiện điện tử dưới hình thức thông điệp dữ liệu được coi là giao dịch bằng văn bản theo quy định tại khoản 1 Điều 119 Bộ luật Dân sự 2015. Quy định này là cơ sở quan trọng để email, tin nhắn và các trao đổi điện tử khác được xem xét như một phương thức giao kết hợp đồng hợp pháp.

Luật Giao dịch điện tử 2023 tiếp tục củng cố giá trị pháp lý của thông điệp dữ liệu, theo hướng không phủ nhận giá trị của hợp đồng chỉ vì hợp đồng đó được thể hiện dưới dạng điện tử. Khi thông điệp dữ liệu đáp ứng yêu cầu về tính toàn vẹn, khả năng truy cập và có thể xác định được chủ thể gửi, nó có thể được sử dụng như căn cứ pháp lý trong giao kết và thực hiện hợp đồng.

Về mặt nguyên tắc, hợp đồng được xác lập bằng điện thoại, email hoặc tin nhắn không bị loại trừ khỏi hệ thống pháp luật chỉ vì không tồn tại trên giấy. Vấn đề trọng tâm không phải là phương tiện truyền đạt, mà là việc các bên có thể hiện rõ ý chí giao kết và nội dung thỏa thuận có đủ cụ thể để xác định quyền, nghĩa vụ hay không.

Điện thoại, email và tin nhắn: có phải là hình thức giao kết hợp đồng?

Điện thoại là phương tiện giao tiếp bằng lời nói, vì vậy cuộc gọi trao đổi về điều khoản hợp đồng thường mới dừng ở giai đoạn đàm phán hoặc đề nghị giao kết. Chỉ khi nội dung cuộc gọi được ghi âm hợp pháp, được xác thực và thể hiện rõ sự chấp nhận của các bên đối với những điều khoản xác định, nó mới có thể được sử dụng để chứng minh việc giao kết hoặc thực hiện hợp đồng.

Email thường có giá trị pháp lý cao hơn vì thể hiện được nội dung trao đổi bằng văn bản điện tử, thời điểm gửi nhận, địa chỉ tài khoản và lịch sử phản hồi. Khi email chứa đề nghị giao kết, chấp nhận giao kết hoặc nội dung xác nhận các điều khoản chủ yếu của giao dịch, nó có thể được coi là hợp đồng dưới hình thức thông điệp dữ liệu theo khoản 1 Điều 119 Bộ luật Dân sự 2015 và quy định tương ứng của Luật Giao dịch điện tử 2023.

Tin nhắn qua SMS, Zalo, Viber hoặc nền tảng tương tự cũng có thể tạo lập giá trị pháp lý nếu thể hiện đầy đủ sự thống nhất ý chí giữa các bên. Trong thực tiễn, chuỗi tin nhắn nêu rõ hàng hóa, giá cả, thời hạn, phương thức thanh toán và có phản hồi chấp nhận của bên kia thường được xem là chứng cứ quan trọng chứng minh hợp đồng đã hình thành.

Điều kiện để trao đổi điện tử có hiệu lực như hợp đồng

Để một cuộc trao đổi qua điện thoại, email hoặc tin nhắn có giá trị ràng buộc như hợp đồng, trước hết phải đáp ứng các điều kiện có hiệu lực của giao dịch dân sự theo Điều 117 Bộ luật Dân sự 2015. Các điều kiện này bao gồm: chủ thể có năng lực pháp luật dân sự và năng lực hành vi dân sự phù hợp, các bên hoàn toàn tự nguyện, và mục đích, nội dung không vi phạm điều cấm của luật, không trái đạo đức xã hội.

Tiếp theo, nội dung thỏa thuận phải đủ rõ để xác định đối tượng hợp đồng, quyền và nghĩa vụ cơ bản của các bên. Nếu các bên chỉ trao đổi chung chung, chưa chốt được các điều khoản cốt lõi như giá, số lượng, thời hạn thực hiện hoặc phương thức thanh toán, thì nhiều khả năng mới chỉ dừng ở giai đoạn đàm phán mà chưa hình thành hợp đồng hoàn chỉnh.

Yếu tố xác thực cũng có vai trò quyết định. Tin nhắn hay email chỉ có giá trị chứng minh cao khi có thể xác định được người gửi, người nhận, thời điểm gửi nhận, và bảo đảm không bị chỉnh sửa hoặc cắt ghép làm sai lệch nội dung giao dịch.

Giá trị chứng cứ của email, tin nhắn và dữ liệu ghi âm

Trong tranh chấp, email và tin nhắn thường được sử dụng không chỉ để chứng minh sự tồn tại của hợp đồng mà còn để làm rõ nội dung cam kết, quá trình thực hiện và việc vi phạm nghĩa vụ. Theo pháp luật tố tụng, dữ liệu điện tử có thể được xem xét như chứng cứ nếu được thu thập, giao nộp và thẩm tra hợp lệ, đồng thời bảo đảm tính xác thực và liên quan đến vụ việc.

Ghi âm cuộc gọi cũng có thể là nguồn chứng cứ quan trọng nếu việc ghi âm không vi phạm quy định pháp luật và có thể chứng minh mối liên hệ giữa người tham gia cuộc gọi với nội dung thỏa thuận. Tuy nhiên, giá trị của ghi âm phụ thuộc nhiều vào khả năng xác định danh tính người nói, tính nguyên vẹn của tệp ghi âm và ngữ cảnh của cuộc trao đổi.

Điểm cần lưu ý là chứng cứ điện tử thường mạnh hơn khi được lưu giữ đồng thời ở nhiều dạng, chẳng hạn ảnh chụp màn hình, file xuất dữ liệu, bản sao email và các tài liệu thực hiện tiếp theo như hóa đơn, biên nhận, phiếu giao hàng. Sự kết hợp này giúp củng cố chuỗi chứng minh rằng hợp đồng đã được giao kết và đang được thực hiện trên thực tế.

Những rủi ro pháp lý thường gặp khi giao kết qua điện tử

Rủi ro phổ biến nhất là không chứng minh được chủ thể giao kết. Một tài khoản email hoặc tài khoản nhắn tin có thể do nhiều người sử dụng, vì vậy nếu thiếu yếu tố xác thực, bên sử dụng chứng cứ sẽ gặp khó khăn khi chứng minh chính xác ai là người đã chấp nhận thỏa thuận.

Rủi ro thứ hai là nội dung trao đổi không đầy đủ, dẫn đến tranh chấp về việc các bên đã thống nhất những gì. Nếu các điều khoản trọng yếu chưa được ghi nhận rõ ràng, tòa án hoặc trọng tài sẽ phải giải thích dựa trên toàn bộ hành vi giao dịch, hóa đơn, chứng từ và tập quán giữa các bên, làm giảm mức độ chắc chắn pháp lý của thỏa thuận.

Rủi ro thứ ba là chứng cứ điện tử bị mất, bị xóa hoặc bị thay đổi. Đối với giao dịch có giá trị lớn, việc không sao lưu email, không xuất dữ liệu tin nhắn, hoặc chỉ giữ ảnh chụp màn hình rời rạc có thể làm suy giảm khả năng chứng minh khi phát sinh tranh chấp.

Khuyến nghị thực hành để tăng độ an toàn pháp lý

Trong các giao dịch có giá trị đáng kể, các bên nên xác nhận lại bằng văn bản điện tử rõ ràng, thể hiện đầy đủ chủ thể, đối tượng, giá cả, thời hạn và phương thức thực hiện. Nếu có thể, nên dùng email công vụ, chữ ký điện tử hoặc cổng giao kết có xác thực để giảm tranh chấp về chủ thể và nội dung.

Các bên cũng nên lưu giữ toàn bộ chuỗi trao đổi, bao gồm email gốc, lịch sử tin nhắn, file đính kèm, biên nhận chuyển tiền và tài liệu giao nhận. Việc lưu giữ đồng bộ này giúp chứng minh không chỉ việc giao kết mà cả quá trình thực hiện hợp đồng, đặc biệt hữu ích khi cần chứng minh nghĩa vụ đã phát sinh hoặc đã bị vi phạm.

Với hợp đồng có yêu cầu đặc biệt về hình thức theo luật chuyên ngành, chẳng hạn phải lập thành văn bản, phải công chứng, chứng thực hoặc đăng ký, các bên cần tuân thủ đúng hình thức đó. Dù email hay tin nhắn có giá trị chứng cứ, chúng không đương nhiên thay thế được những yêu cầu hình thức bắt buộc mà pháp luật chuyên ngành quy định.

Tài liệu tham khảo

• Bộ luật Dân sự 2015, đặc biệt Điều 117 và khoản 1 Điều 119.
• Luật Giao dịch điện tử 2023.
• Bộ luật Tố tụng dân sự 2015, quy định về chứng cứ điện tử.
• Luật Giao dịch điện tử và các quy định hướng dẫn liên quan đến thông điệp dữ liệu, chữ ký điện tử.
• Thực tiễn tư vấn và bình luận pháp lý về hợp đồng giao kết qua email, tin nhắn và phương tiện điện tử.