Giám đốc không phải người đại diện theo pháp luật: giới hạn quyền ký hợp đồng

Vị trí pháp lý của giám đốc và người đại diện theo pháp luật

Giám đốc là chức danh quản lý, điều hành hoạt động kinh doanh hằng ngày của doanh nghiệp theo điều lệ, nghị quyết hoặc quyết định của chủ sở hữu, hội đồng thành viên hoặc hội đồng quản trị. Người đại diện theo pháp luật là cá nhân nhân danh doanh nghiệp thực hiện quyền, nghĩa vụ phát sinh từ giao dịch của doanh nghiệp, đồng thời đại diện doanh nghiệp trước cơ quan có thẩm quyền, trọng tài và tòa án, theo khoản 1 Điều 12 Luật Doanh nghiệp 2020.

Hai địa vị này không đồng nhất. Một người có thể vừa là giám đốc vừa là người đại diện theo pháp luật, nhưng cũng có trường hợp giám đốc chỉ là người quản lý nội bộ mà không có quyền đại diện theo pháp luật. Khi đó, khả năng ký kết hợp đồng không phát sinh từ chức danh giám đốc mà phải được xác định từ căn cứ đại diện hoặc căn cứ được phân quyền cụ thể.

Giám đốc không phải người đại diện theo pháp luật có được ký hợp đồng không

Giám đốc vẫn có thể ký hợp đồng nhân danh doanh nghiệp nếu được trao quyền hợp lệ. Cơ sở của việc ký này thường là ủy quyền theo Bộ luật Dân sự 2015 hoặc phân công, phân quyền theo điều lệ và quy chế nội bộ phù hợp với Luật Doanh nghiệp 2020. Ngược lại, nếu không có căn cứ đại diện hợp lệ, chữ ký của giám đốc chỉ ràng buộc doanh nghiệp khi doanh nghiệp đã chấp thuận, xác nhận hoặc sau đó ratify hành vi giao dịch theo quy định pháp luật.

Phạm vi được ký không phải là quyền tuyệt đối. Theo điểm a khoản 1 Điều 117 Bộ luật Dân sự 2015, giao dịch dân sự có hiệu lực khi chủ thể có năng lực pháp luật dân sự, năng lực hành vi dân sự phù hợp; đồng thời, việc xác lập giao dịch phải do đúng người có thẩm quyền hoặc người được ủy quyền thực hiện. Nếu giám đốc ký vượt quá phạm vi được giao, giao dịch có nguy cơ không làm phát sinh nghĩa vụ cho doanh nghiệp đối với phần vượt quá đó.

Trường hợp được ký hợp đồng

• Có giấy ủy quyền hợp lệ từ người đại diện theo pháp luật hoặc từ chủ thể có thẩm quyền theo điều lệ và quyết định nội bộ.
• Điều lệ công ty quy định rõ giám đốc được quyền ký loại hợp đồng cụ thể.
• Nghị quyết, quyết định của hội đồng thành viên, hội đồng quản trị hoặc chủ sở hữu giao giám đốc ký một nhóm giao dịch nhất định.
• Doanh nghiệp có cơ chế phân quyền nội bộ và hợp đồng nằm trong phạm vi phân quyền đó.

Trường hợp không được ký hợp đồng

• Không có ủy quyền, không có phân quyền và điều lệ không giao thẩm quyền ký.
• Hợp đồng thuộc thẩm quyền riêng của chủ sở hữu, hội đồng thành viên, hội đồng quản trị hoặc người đại diện theo pháp luật theo điều lệ.
• Giám đốc ký với tư cách cá nhân nhưng dùng danh nghĩa doanh nghiệp để giao dịch trái thẩm quyền.

Căn cứ pháp lý xác định phạm vi ký kết

Theo khoản 1 Điều 12 Luật Doanh nghiệp 2020, người đại diện theo pháp luật là cá nhân đại diện cho doanh nghiệp thực hiện các quyền và nghĩa vụ phát sinh từ giao dịch của doanh nghiệp. Theo khoản 2 Điều 12 Luật Doanh nghiệp 2020, nếu công ty có nhiều người đại diện theo pháp luật mà điều lệ không phân chia rõ quyền, mỗi người đại diện đều là đại diện đủ thẩm quyền trước bên thứ ba và cùng chịu trách nhiệm liên đới.

Về mặt dân sự, theo khoản 1 Điều 134 Bộ luật Dân sự 2015, cá nhân, pháp nhân có thể xác lập, thực hiện giao dịch thông qua người đại diện theo pháp luật hoặc người đại diện theo ủy quyền. Theo khoản 1 Điều 138 Bộ luật Dân sự 2015, phạm vi đại diện được xác lập theo quyết định của cơ quan có thẩm quyền, điều lệ pháp nhân, văn bản ủy quyền hoặc quy định của pháp luật. Vì vậy, giám đốc không phải người đại diện theo pháp luật chỉ có thể ký trong giới hạn được giao.

Đối với hợp đồng, nguyên tắc trọng tâm là thẩm quyền ký phải rõ ràng, hợp pháp và có thể kiểm chứng. Doanh nghiệp thường phải chứng minh được căn cứ ký, như quyết định bổ nhiệm, điều lệ, nghị quyết, giấy ủy quyền, quy chế tài chính hoặc quy chế ký kết hợp đồng. Nếu không chứng minh được căn cứ này, rủi ro tranh chấp về hiệu lực hợp đồng sẽ chuyển sang doanh nghiệp và cá nhân ký.

Hiệu lực của hợp đồng khi giám đốc ký vượt thẩm quyền

Hợp đồng do người không có quyền đại diện hoặc vượt quá phạm vi đại diện xác lập sẽ không đương nhiên ràng buộc doanh nghiệp. Phần giao dịch vượt thẩm quyền có thể vô hiệu đối với doanh nghiệp nếu doanh nghiệp không chấp nhận, và người ký có thể phải tự chịu trách nhiệm với bên còn lại theo quy định của pháp luật dân sự. Trong thực tiễn, bên thứ ba thường yêu cầu doanh nghiệp xác nhận lại thẩm quyền hoặc ký lại bởi người có thẩm quyền để tránh tranh chấp.

Nếu doanh nghiệp đã biết và chấp nhận kết quả giao dịch, đã nhận lợi ích từ hợp đồng hoặc có hành vi xác nhận sau đó, giao dịch có thể được công nhận theo cơ chế chấp thuận của người có thẩm quyền. Tuy nhiên, việc công nhận này không làm mất đi yêu cầu phải kiểm tra nguồn gốc thẩm quyền ngay từ đầu. Đối với các hợp đồng giá trị lớn, hợp đồng vay, hợp đồng bảo đảm, hợp đồng chuyển nhượng tài sản quan trọng hoặc hợp đồng chịu điều kiện phê duyệt nội bộ, việc kiểm tra thẩm quyền càng phải chặt chẽ.

Khác biệt theo loại hình doanh nghiệp

Ở công ty cổ phần, công ty trách nhiệm hữu hạn và công ty hợp danh, điều lệ đóng vai trò trung tâm trong việc phân định thẩm quyền ký kết. Công ty có thể thiết kế cơ chế một hoặc nhiều người đại diện theo pháp luật; đồng thời vẫn giao giám đốc quyền ký một số hợp đồng điều hành thường nhật. Khi điều lệ không quy định rõ, bên thứ ba cần kiểm tra kỹ quyết định bổ nhiệm, quy chế nội bộ và giấy ủy quyền để xác định hiệu lực ký kết.

Ở doanh nghiệp có nhiều người đại diện theo pháp luật, việc phân chia quyền phải thể hiện rõ trong điều lệ. Nếu điều lệ không tách bạch, mỗi người đại diện đều có thẩm quyền đầy đủ trước bên thứ ba theo khoản 2 Điều 12 Luật Doanh nghiệp 2020. Khi đó, giám đốc nếu đồng thời là người đại diện theo pháp luật có thể ký rộng hơn; nếu không phải, giám đốc vẫn chỉ ký trong phạm vi được ủy quyền hoặc phân quyền.

Khuyến nghị thực tiễn khi giao kết hợp đồng

Doanh nghiệp cần ghi rõ trong điều lệ, quy chế tài chính, quy chế ký kết và mẫu ủy quyền phạm vi hợp đồng mà giám đốc được ký. Đối với đối tác, bước kiểm tra tối thiểu gồm xác định người ký là ai, ký với tư cách gì, căn cứ nào cho thẩm quyền ký và tài liệu kèm theo có phù hợp hay không. Cách làm này giúp giảm nguy cơ hợp đồng vô hiệu, tranh chấp về thẩm quyền và rủi ro không thu hồi được nghĩa vụ đã phát sinh.

Trong quản trị nội bộ, nên phân loại hợp đồng theo giá trị, tính chất và mức độ rủi ro để gắn với từng cấp phê duyệt. Hợp đồng thông thường có thể giao giám đốc ký theo ủy quyền thường xuyên; hợp đồng đặc biệt nên buộc phải có nghị quyết hoặc chấp thuận riêng. Cơ chế này bảo đảm tính linh hoạt trong kinh doanh nhưng vẫn giữ được kiểm soát pháp lý đối với tài sản và nghĩa vụ của doanh nghiệp.

Kết luận

Giám đốc không phải người đại diện theo pháp luật không đương nhiên có quyền ký mọi hợp đồng nhân danh doanh nghiệp. Quyền ký chỉ tồn tại khi có căn cứ hợp lệ từ điều lệ, quyết định nội bộ hoặc ủy quyền phù hợp với Bộ luật Dân sự 2015 và Luật Doanh nghiệp 2020. Doanh nghiệp và đối tác đều phải kiểm tra thẩm quyền ký trước khi giao kết để bảo đảm hiệu lực pháp lý của hợp đồng.

Tài liệu tham khảo

• Bộ luật Dân sự 2015.
• Luật Doanh nghiệp 2020.
• Nghị định số 01/2021/NĐ-CP về đăng ký doanh nghiệp.
• Nghị định số 47/2021/NĐ-CP hướng dẫn Luật Doanh nghiệp.
• Các văn bản điều lệ, nghị quyết, quyết định nội bộ của doanh nghiệp.