Email, tin nhắn và ghi âm trong chứng cứ về hợp đồng

Giá trị pháp lý của email, tin nhắn và ghi âm trong tranh chấp hợp đồng

Email, tin nhắn và ghi âm đều có thể trở thành chứng cứ trong tranh chấp hợp đồng nếu phản ánh đúng sự kiện pháp lý liên quan đến việc giao kết, sửa đổi, thực hiện hoặc chấm dứt nghĩa vụ. Theo khoản 1 Điều 94 Bộ luật Tố tụng dân sự 2015, chứng cứ được thu thập từ các nguồn như tài liệu đọc được, nghe được, nhìn được, dữ liệu điện tử và các nguồn khác do pháp luật quy định. Theo khoản 3 Điều 95 Bộ luật Tố tụng dân sự 2015, dữ liệu điện tử được thể hiện dưới dạng trao đổi dữ liệu điện tử, thư điện tử, điện tín, điện báo, fax và hình thức tương tự theo pháp luật về giao dịch điện tử. Vì vậy, email và tin nhắn thuộc nhóm dữ liệu điện tử; ghi âm thuộc loại tài liệu nghe được, đều có khả năng được sử dụng để chứng minh nội dung hợp đồng.

Điểm quan trọng không nằm ở hình thức lưu giữ, mà ở khả năng chứng minh sự kiện pháp lý. Tòa án xem xét chứng cứ theo tính khách quan, liên quan và hợp pháp; do đó, nội dung trao đổi phải gắn trực tiếp với hợp đồng, chủ thể tham gia, thời điểm phát sinh và nghĩa vụ cụ thể. Một chuỗi email xác nhận báo giá, đơn đặt hàng, chấp thuận điều khoản, hoặc tin nhắn xác nhận thanh toán, giao hàng thường có giá trị chứng minh cao hơn các trao đổi chung chung. Tương tự, bản ghi âm cuộc họp đàm phán hoặc cuộc gọi xác nhận công nợ có thể làm rõ ý chí của các bên khi tranh chấp phát sinh.

Cơ sở pháp lý hiện hành về dữ liệu điện tử và chứng cứ

Luật Giao dịch điện tử 2023 xác lập nguyên tắc dữ liệu điện tử không bị phủ nhận giá trị chỉ vì được thể hiện dưới dạng điện tử. Theo khoản 1 Điều 12 Luật Giao dịch điện tử 2023, thông điệp dữ liệu được sử dụng làm chứng cứ theo quy định của Luật này và pháp luật về tố tụng. Theo khoản 2 Điều 12 Luật Giao dịch điện tử 2023, giá trị của thông điệp dữ liệu với tư cách chứng cứ được xác định căn cứ vào độ tin cậy của cách thức khởi tạo, gửi, nhận, lưu trữ; cách thức bảo đảm và duy trì tính toàn vẹn; cách thức xác định người khởi tạo, người gửi, người nhận; và các yếu tố liên quan khác. Cách tiếp cận này phù hợp với bản chất của email và tin nhắn khi chúng thường gắn với tài khoản, thiết bị, hệ thống máy chủ và lịch sử trao đổi.

Đối với tranh chấp hợp đồng, Bộ luật Dân sự 2015 quy định nguyên tắc tự do, tự nguyện cam kết, thỏa thuận và điều kiện có hiệu lực của giao dịch dân sự. Theo khoản 1 Điều 117 Bộ luật Dân sự 2015, giao dịch dân sự có hiệu lực khi chủ thể có năng lực pháp luật, năng lực hành vi phù hợp; chủ thể tham gia hoàn toàn tự nguyện; và mục đích, nội dung không vi phạm điều cấm của luật, không trái đạo đức xã hội. Khi email, tin nhắn hoặc ghi âm được dùng để chứng minh ý chí thỏa thuận, chúng phải phản ánh đúng chủ thể có thẩm quyền, đúng nội dung đã thống nhất và không bị bóp méo về thời điểm, ngữ cảnh hoặc nội dung.

Email và tin nhắn: loại chứng cứ điện tử thường gặp nhất

Email là dạng chứng cứ điện tử đặc biệt phổ biến vì có dấu vết kỹ thuật rõ hơn so với trao đổi bằng lời nói. Hộp thư, tiêu đề thư, địa chỉ gửi nhận, thời gian gửi, file đính kèm và lịch sử chuyển tiếp đều có thể hỗ trợ chứng minh quá trình giao kết hoặc thực hiện hợp đồng. Trong thực tiễn, email xác nhận đơn hàng, đồng ý điều khoản, gia hạn thời hạn thanh toán hoặc thông báo vi phạm thường được xem xét như chứng cứ quan trọng khi đối chiếu với hợp đồng giấy hoặc hợp đồng điện tử. Nếu email được trích xuất đúng quy trình, có thể kèm theo tiêu đề, phần header, nội dung đầy đủ và dữ liệu kỹ thuật liên quan để tăng mức độ tin cậy.

Tin nhắn qua SMS, Zalo, WhatsApp, Messenger hoặc nền tảng tương tự cũng có thể được sử dụng nếu xác định được người gửi, người nhận, thời gian và nội dung trao đổi. Khi tranh chấp về giá, số lượng, thời hạn giao hàng, chấp thuận đặt cọc hoặc gia hạn thanh toán, chuỗi tin nhắn nhiều lần thường là chứng cứ trực tiếp về quá trình hình thành thỏa thuận. Tuy nhiên, tin nhắn cần được giữ nguyên ngữ cảnh, không cắt ghép, không xóa phần trước sau làm thay đổi ý nghĩa. Nếu có biểu hiện chỉnh sửa, khả năng bị nghi ngờ về tính toàn vẹn sẽ tăng lên đáng kể.

Điều kiện để email, tin nhắn được chấp nhận

Trước hết, phải xác định được nguồn gốc hợp lệ của dữ liệu. Bên xuất trình cần chứng minh tài khoản email, số điện thoại hoặc tài khoản ứng dụng thuộc quyền quản lý của người tham gia giao dịch, hoặc được sử dụng ổn định trong giao dịch giữa các bên. Thứ hai, phải bảo đảm tính toàn vẹn của dữ liệu, tức nội dung không bị thay đổi từ thời điểm tạo lập đến thời điểm xuất trình. Thứ ba, cần chỉ rõ mối liên hệ giữa dữ liệu điện tử và hợp đồng đang tranh chấp, tránh nộp các đoạn trao đổi rời rạc, thiếu ngữ cảnh hoặc không xác định được chủ thể.

Ghi âm có phải chứng cứ hợp đồng hợp pháp không

Ghi âm thuộc nhóm tài liệu nghe được theo khoản 1 Điều 94 Bộ luật Tố tụng dân sự 2015 và có thể dùng để chứng minh nội dung đàm phán, cam kết miệng, xác nhận nghĩa vụ hoặc lời thừa nhận nợ. Trong tranh chấp hợp đồng, ghi âm đặc biệt hữu ích khi các bên không lập phụ lục hoặc không để lại email, tin nhắn xác nhận. Một cuộc gọi xác nhận việc chậm giao hàng, lời đồng ý giảm giá, hoặc thừa nhận khoản công nợ có thể có giá trị chứng minh cao nếu xác định rõ giọng nói, thời điểm, hoàn cảnh ghi âm và sự liên tục của file.

Giá trị của ghi âm phụ thuộc mạnh vào tính xác thực. File ghi âm cần nguyên vẹn, có nguồn gốc rõ ràng, có thể đối chiếu với thời điểm, thiết bị ghi và người tham gia cuộc nói chuyện. Nếu chỉ nộp bản cắt đoạn, file chuyển định dạng không kiểm chứng, hoặc ghi âm không xác định được người nói thì sức thuyết phục giảm mạnh. Trong một số trường hợp, việc kết hợp ghi âm với email, tin nhắn, hóa đơn, biên nhận hoặc lịch sử chuyển khoản sẽ tạo thành chuỗi chứng cứ chặt chẽ hơn nhiều so với việc sử dụng riêng lẻ.

Giới hạn pháp lý khi thu thập và sử dụng ghi âm, tin nhắn, email

Chứng cứ chỉ có giá trị khi được thu thập, giao nộp và đánh giá đúng trình tự tố tụng. Nếu việc thu thập xâm phạm bí mật đời tư, bí mật thư tín, điện thoại, điện tín hoặc thu thập trái quy định pháp luật, Tòa án có thể đánh giá rất hạn chế hoặc không chấp nhận. Do đó, ghi âm cuộc gọi, trích xuất tin nhắn, sao lưu email cần được thực hiện theo phương thức bảo toàn dữ liệu, hạn chế can thiệp vào nội dung gốc và có thể kiểm chứng nguồn gốc. Khi cần, nên lập vi bằng, sao lưu dữ liệu gốc, hoặc niêm phong thiết bị, tài khoản, bản sao lưu để phục vụ việc chứng minh.

Trong giao dịch doanh nghiệp, vấn đề thẩm quyền cũng rất quan trọng. Email hoặc tin nhắn do nhân viên trao đổi không mặc nhiên ràng buộc pháp nhân nếu người đó không có thẩm quyền đại diện, không được ủy quyền hoặc nội dung trao đổi vượt quá phạm vi được giao. Ngược lại, nếu hệ thống trao đổi, chữ ký email, tài khoản công vụ, con dấu điện tử, hoặc lịch sử giao dịch cho thấy sự chấp thuận của người có thẩm quyền, chứng cứ sẽ mạnh hơn. Vì vậy, khi dùng chứng cứ điện tử để chứng minh hợp đồng, cần luôn gắn với cấu trúc đại diện và ủy quyền của chủ thể.

Cách chuẩn bị bộ chứng cứ điện tử có sức thuyết phục

Để nâng cao khả năng được chấp nhận, nên lưu giữ toàn bộ chuỗi giao dịch từ giai đoạn đàm phán đến thực hiện. Bộ chứng cứ nên gồm email gốc, ảnh chụp màn hình, file xuất dữ liệu, thông tin thời gian, tài khoản, số điện thoại, file ghi âm gốc, cùng tài liệu đối chiếu như hợp đồng, phụ lục, hóa đơn, biên nhận, sao kê hoặc xác nhận giao hàng. Với dữ liệu quan trọng, việc sao lưu nhiều bản ở định dạng gốc và định dạng đọc được sẽ giúp tránh tranh cãi về tính toàn vẹn.

Khi tranh chấp đã phát sinh, bên có lợi ích nên mô tả rõ từng chứng cứ gắn với từng vấn đề pháp lý: thỏa thuận nào, ai nói, vào thời điểm nào, liên quan đến nghĩa vụ nào, và chứng minh điều gì. Cách trình bày này giúp Tòa án dễ dàng đánh giá tính liên quan của chứng cứ. Nếu dữ liệu điện tử phức tạp, nên kết hợp với xác nhận của đơn vị cung cấp dịch vụ, trích xuất từ thiết bị gốc hoặc tài liệu kỹ thuật có thể kiểm tra độc lập.

Kết luận

Email, tin nhắn và ghi âm đều có thể là chứng cứ về hợp đồng trong tố tụng dân sự Việt Nam. Căn cứ pháp lý trực tiếp nằm ở khoản 1 Điều 94, khoản 3 Điều 95 Bộ luật Tố tụng dân sự 2015 và khoản 1, khoản 2 Điều 12 Luật Giao dịch điện tử 2023, cùng các quy định của Bộ luật Dân sự 2015 về điều kiện có hiệu lực của giao dịch. Tuy nhiên, giá trị chứng minh không tự động phát sinh từ hình thức điện tử mà phụ thuộc vào nguồn gốc, tính toàn vẹn, khả năng xác định chủ thể và sự liên hệ trực tiếp với hợp đồng tranh chấp. Vì vậy, việc lưu trữ đầy đủ, bảo toàn bản gốc và trình bày theo chuỗi sự kiện là điều kiện then chốt để các tài liệu này phát huy giá trị pháp lý.

Tài liệu tham khảo

• Bộ luật Tố tụng dân sự 2015.
• Bộ luật Dân sự 2015.
• Luật Giao dịch điện tử 2023.
• Nghị định 13/2023/NĐ-CP về bảo vệ dữ liệu cá nhân.
• Luật An ninh mạng 2018.