Cập nhật dữ liệu sai trên VNeID: căn cứ và thủ tục

Khung pháp lý điều chỉnh việc cập nhật dữ liệu trên VNeID

VNeID là ứng dụng định danh quốc gia được kết nối với hệ thống định danh và xác thực điện tử, vì vậy thông tin hiển thị trên ứng dụng phải phù hợp với dữ liệu nguồn trong các cơ sở dữ liệu quốc gia, cơ sở dữ liệu chuyên ngành và hồ sơ căn cước. Khi thông tin cá nhân hoặc thông tin giấy tờ thay đổi, cơ quan có thẩm quyền phải cập nhật để bảo đảm tính thống nhất của dữ liệu điện tử.

Theo khoản 1 Điều 8 Nghị định 69/2024/NĐ-CP về định danh và xác thực điện tử, khi thông tin, giấy tờ trên ứng dụng định danh quốc gia thay đổi, cơ quan, tổ chức có thẩm quyền cấp giấy tờ phải cập nhật ngay; nếu vì lý do khách quan chưa thể thực hiện tại thời điểm phát sinh thay đổi thì việc cập nhật phải hoàn thành trong thời hạn không quá 24 giờ kể từ thời điểm phát sinh dữ liệu cập nhật. Trường hợp công dân trực tiếp yêu cầu cập nhật trên ứng dụng định danh quốc gia, thời gian xử lý không quá 05 phút.

Đối với dữ liệu nhân thân trong Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư và Cơ sở dữ liệu căn cước, Luật Căn cước 2023 quy định người dân có nghĩa vụ cung cấp đầy đủ, chính xác, kịp thời thông tin, tài liệu của mình để cập nhật, điều chỉnh dữ liệu theo quy định của pháp luật về căn cước. Đây là nền tảng pháp lý trực tiếp để yêu cầu sửa các lỗi về họ tên, ngày sinh, nơi cư trú, số định danh cá nhân, thông tin thẻ căn cước và các trường dữ liệu liên quan.

Những trường hợp thường phát sinh sai lệch

Sai lệch trên VNeID thường xuất hiện ở ba nhóm thông tin. Nhóm thứ nhất là họ tên, ngày sinh, giới tính, quốc tịch, số định danh cá nhân hoặc các thông tin nhận dạng cơ bản khác; nhóm thứ hai là địa chỉ thường trú, chỗ ở hiện tại hoặc nơi cư trú sau khi thay đổi nơi đăng ký; nhóm thứ ba là thông tin giấy tờ đã tích hợp, như số, loại, ngày cấp, nơi cấp của căn cước, giấy phép lái xe, đăng ký xe hoặc các giấy tờ do cơ quan có thẩm quyền quản lý.

Về bản chất, sai dữ liệu trên ứng dụng thường bắt nguồn từ sai dữ liệu ở cơ sở nguồn hoặc do quá trình đồng bộ chưa đúng. Do đó, muốn sửa trên VNeID thì phải xác định đúng nguồn dữ liệu đang sai để lựa chọn cơ quan tiếp nhận phù hợp. Nếu lỗi nằm ở dữ liệu dân cư, trọng tâm là đề nghị cơ quan công an điều chỉnh; nếu lỗi thuộc giấy tờ chuyên ngành, cần yêu cầu cơ quan đã cấp giấy tờ đó chỉnh sửa và đồng bộ lại.

Cách yêu cầu cập nhật dữ liệu sai trên VNeID

Hiện nay, người dân có thể đề nghị cập nhật, điều chỉnh thông tin cá nhân theo ba cách: qua Cổng Dịch vụ công quốc gia, qua ứng dụng định danh quốc gia VNeID, hoặc trực tiếp tại Công an cấp xã. Cơ chế này phù hợp với xu hướng quản lý hành chính điện tử, cho phép xử lý hồ sơ mà không phụ thuộc vào cấp hành chính trung gian.

1. Nộp hồ sơ trực tuyến trên VNeID

Người có tài khoản định danh điện tử mức độ phù hợp đăng nhập ứng dụng VNeID, chọn chức năng liên quan đến cập nhật hoặc điều chỉnh thông tin cá nhân, kê khai nội dung sai và nội dung đề nghị sửa. Hồ sơ nên đính kèm bản chụp hoặc ảnh tài liệu chứng minh, như căn cước, giấy khai sinh, giấy xác nhận cư trú, quyết định thay đổi hộ tịch, giấy tờ chuyên ngành đã được cấp lại hoặc văn bản của cơ quan có thẩm quyền. Sau khi gửi, hệ thống tiếp nhận và chuyển xử lý theo thẩm quyền.

2. Gửi qua Cổng Dịch vụ công quốc gia

Trường hợp muốn thực hiện trên nền tảng dịch vụ công tập trung, người dân có thể gửi yêu cầu điều chỉnh dữ liệu theo thủ tục điện tử tương ứng. Cách này phù hợp khi hồ sơ có nhiều tài liệu cần tải lên hoặc khi cần theo dõi trạng thái xử lý trên hệ thống dịch vụ công. Nội dung kê khai phải thống nhất với giấy tờ chứng minh để tránh hồ sơ bị yêu cầu bổ sung.

3. Nộp trực tiếp tại Công an cấp xã

Nếu thông tin sai liên quan đến dữ liệu dân cư, người dân có thể mang hồ sơ đến Công an cấp xã nơi cư trú hoặc nơi thuận tiện theo hướng dẫn của cơ quan tiếp nhận. Hồ sơ nên có đơn đề nghị điều chỉnh, giấy tờ chứng minh thông tin đúng và các tài liệu gốc hoặc bản sao hợp lệ để đối chiếu. Hình thức trực tiếp thường phù hợp khi cần giải trình rõ nguyên nhân sai lệch hoặc cần được hướng dẫn bổ sung hồ sơ ngay.

Trình tự xử lý và thời hạn cập nhật

Sau khi tiếp nhận, cơ quan có thẩm quyền kiểm tra tính hợp lệ của hồ sơ, đối chiếu dữ liệu nguồn và thực hiện điều chỉnh trong hệ thống tương ứng. Khi thông tin thay đổi thuộc dữ liệu tích hợp trên ứng dụng định danh quốc gia, cơ quan, tổ chức có thẩm quyền phải cập nhật ngay; nếu có trở ngại khách quan thì không được quá 24 giờ kể từ thời điểm phát sinh dữ liệu cập nhật. Trường hợp công dân trực tiếp yêu cầu cập nhật trên ứng dụng, thời hạn xử lý không quá 05 phút.

Đối với dữ liệu giấy tờ chuyên ngành, sau khi cơ quan cấp giấy tờ hoàn tất sửa đổi trong hệ thống nguồn, thông tin trên VNeID sẽ được đồng bộ. Vì vậy, nếu đã sửa căn cước, đổi tên, điều chỉnh nơi cư trú hoặc cấp lại giấy tờ mà VNeID chưa phản ánh, người dân cần kiểm tra xem dữ liệu ở cơ quan gốc đã được cập nhật chưa, thay vì chỉ thao tác lại trên ứng dụng.

Hồ sơ cần chuẩn bị để tránh bị trả lại

Hồ sơ đề nghị cập nhật nên thể hiện rõ ba nội dung: thông tin đang sai, thông tin đúng và căn cứ chứng minh. Với sai họ tên hoặc ngày sinh, tài liệu thường là giấy khai sinh, trích lục hộ tịch, quyết định cải chính hộ tịch hoặc giấy tờ tùy thân đã được cấp đúng. Với sai địa chỉ, có thể sử dụng giấy tờ thể hiện việc đăng ký cư trú, xác nhận cư trú hoặc tài liệu của cơ quan có thẩm quyền về thay đổi nơi ở.

Với sai thông tin giấy tờ, cần nộp giấy tờ đã được cấp lại hoặc văn bản xác nhận sửa đổi của cơ quan ban hành giấy tờ đó. Người dân nên chuẩn bị bản chụp rõ nét nếu nộp trực tuyến và mang theo bản gốc khi nộp trực tiếp để đối chiếu. Hồ sơ càng thống nhất thì thời gian xử lý càng nhanh, hạn chế việc phải giải trình nhiều lần.

Giá trị pháp lý của việc cập nhật đúng dữ liệu

Dữ liệu đúng trên VNeID có ý nghĩa quan trọng vì ứng dụng này được dùng để xác thực danh tính và hỗ trợ thực hiện nhiều thủ tục hành chính, dịch vụ công, giao dịch dân sự. Khi họ tên, địa chỉ hoặc thông tin giấy tờ bị sai, rủi ro thường gặp là không xác thực được tài khoản, không đối chiếu được với hồ sơ giấy hoặc bị từ chối tiếp nhận thủ tục. Việc yêu cầu chỉnh sửa kịp thời giúp bảo đảm quyền lợi của công dân và giảm phát sinh tranh chấp do dữ liệu không thống nhất.

Trong thực tiễn quản lý, thông tin trên VNeID chỉ có giá trị ổn định khi đồng bộ với dữ liệu gốc. Do đó, nguyên tắc xử lý đúng là sửa từ nguồn dữ liệu có thẩm quyền, rồi cập nhật sang ứng dụng, không chỉ chỉnh phần hiển thị bề mặt. Đây là cách tiếp cận phù hợp với mô hình định danh điện tử hiện hành.

Lưu ý khi phát hiện sai sót

Người dân nên kiểm tra định kỳ các trường thông tin cơ bản trên VNeID, nhất là sau khi đổi căn cước, thay đổi nơi cư trú, cải chính hộ tịch hoặc nhận giấy tờ mới. Khi phát hiện sai, cần thực hiện ngay yêu cầu chỉnh sửa thay vì chờ đến khi phát sinh thủ tục hành chính. Trong nhiều trường hợp, một sai lệch nhỏ ở dữ liệu gốc cũng có thể kéo theo hàng loạt lỗi ở các dịch vụ số khác.

Nếu hồ sơ đã nộp nhưng quá thời hạn mà dữ liệu chưa được sửa, người dân nên liên hệ lại cơ quan tiếp nhận để kiểm tra trạng thái xử lý và yêu cầu xác minh nguyên nhân chậm cập nhật. Với giấy tờ do cơ quan chuyên ngành quản lý, cần đồng thời theo dõi cả cơ quan cấp giấy tờ lẫn hệ thống VNeID để bảo đảm dữ liệu được đồng bộ đầy đủ.

Tài liệu tham khảo

• Nghị định 69/2024/NĐ-CP về định danh và xác thực điện tử.
• Luật Căn cước 2023, số 26/2023/QH15.
• Thông tư 117/2026/TT-BCA về cập nhật, điều chỉnh thông tin cá nhân trong Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư qua VNeID.
• Nghị định 320/2026/NĐ-CP sửa đổi, bổ sung quy định về định danh và xác thực điện tử.
• Cổng thông tin pháp luật và tin tức văn bản quy phạm pháp luật cập nhật năm 2026 về VNeID.