Đóng BHXH ở hai công ty cùng lúc: cách thực hiện đúng luật

Khung pháp lý về việc làm việc tại hai công ty cùng lúc

Trong quan hệ lao động hiện nay, người lao động có thể ký đồng thời từ hai hợp đồng lao động trở lên nếu thực tế công việc bảo đảm được và không vi phạm thỏa thuận với các bên. Tuy nhiên, việc tham gia bảo hiểm xã hội bắt buộc không được thực hiện trùng tại nhiều nơi trong cùng một thời điểm. Theo điểm a khoản 5 Điều 2 Luật Bảo hiểm xã hội 2024, người lao động giao kết hợp đồng lao động với nhiều người sử dụng lao động thì tham gia bảo hiểm xã hội bắt buộc theo hợp đồng lao động giao kết đầu tiên. Quy định này là căn cứ trung tâm để xác định nơi đóng BHXH khi làm việc ở hai công ty cùng lúc.

Luật Bảo hiểm xã hội 2024 có hiệu lực từ ngày 01/7/2025 và là văn bản hiện hành điều chỉnh trực tiếp vấn đề này trong năm 2026. Vì vậy, cách áp dụng cần bám sát hợp đồng lao động nào được giao kết trước để xác định nơi đóng BHXH bắt buộc. Doanh nghiệp ký sau không thực hiện đóng trùng BHXH bắt buộc cho cùng một người lao động trong cùng khoảng thời gian làm việc.

Nguyên tắc đóng BHXH khi có hai hợp đồng lao động

Khi người lao động làm việc cho hai công ty, nghĩa vụ bảo hiểm được phân biệt theo từng loại quỹ. Đối với BHXH bắt buộc, người lao động chỉ tham gia tại nơi giao kết hợp đồng đầu tiên theo đúng điểm a khoản 5 Điều 2 Luật Bảo hiểm xã hội 2024. Cách xác định này nhằm tránh trùng đóng và bảo đảm dữ liệu quá trình đóng được thống nhất trên một sổ, một mã số BHXH.

Đối với bảo hiểm thất nghiệp, pháp luật lao động và pháp luật bảo hiểm xã hội hiện hành cũng đặt nguyên tắc thực hiện tương ứng với nơi làm việc chính theo quan hệ lao động đủ điều kiện tham gia. Đối với bảo hiểm y tế, việc xác định nơi tham gia phải theo quy định chuyên ngành về BHYT và nguyên tắc tránh trùng đóng. Đối với bảo hiểm tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp, trách nhiệm đóng được gắn với từng quan hệ lao động đủ điều kiện theo luật chuyên ngành và văn bản hướng dẫn có liên quan.

Cách thực hiện đúng khi đã ký hai hợp đồng lao động

Thực hiện đúng luật bắt đầu từ việc xác định rõ hợp đồng nào được ký trước về mặt thời điểm giao kết. Công ty ký đầu tiên là đơn vị thực hiện thủ tục tham gia BHXH bắt buộc cho người lao động theo quy định. Hồ sơ nhân sự cần thể hiện đầy đủ ngày ký, thời điểm bắt đầu làm việc và căn cứ đóng bảo hiểm để tránh nhầm lẫn giữa hai nơi làm việc.

Người lao động cần thông báo cho cả hai công ty về việc đang có quan hệ lao động đồng thời với doanh nghiệp khác. Việc thông báo này giúp bộ phận nhân sự xác định đúng nghĩa vụ bảo hiểm, tránh trường hợp cả hai doanh nghiệp cùng kê khai và đóng BHXH bắt buộc. Khi khai báo tham gia, công ty thứ hai phải rà soát tình trạng đã tham gia ở nơi đầu tiên để không lập hồ sơ trùng.

Về nghĩa vụ đóng, công ty đầu tiên đóng BHXH bắt buộc theo quy định đối với người lao động thuộc diện tham gia. Công ty thứ hai không đóng trùng BHXH bắt buộc cho cùng thời gian làm việc, nhưng vẫn phải xác định đúng các khoản nghĩa vụ khác nếu pháp luật chuyên ngành yêu cầu. Trên thực tiễn nghiệp vụ, việc phân tách này cần đồng bộ giữa hợp đồng lao động, bảng lương và dữ liệu bảo hiểm điện tử.

Xử lý trường hợp đã đóng trùng BHXH ở hai công ty

Nếu phát sinh tình trạng cả hai công ty cùng đóng BHXH bắt buộc cho một người lao động trong cùng thời gian, khoản đóng trùng không được giữ nguyên như một nghĩa vụ hợp lệ. Phần đóng sai phải được điều chỉnh, giảm trùng hoặc hoàn trả theo trình tự của cơ quan bảo hiểm xã hội. Người lao động và doanh nghiệp cần phối hợp cung cấp hợp đồng lao động, bảng lương, chứng từ đóng và thời điểm giao kết để cơ quan có thẩm quyền xác định khoản phải hoàn.

Trong thực tiễn, việc xử lý thường bắt đầu từ doanh nghiệp thứ hai hoặc đơn vị phát hiện đóng trùng lập hồ sơ điều chỉnh giảm. Sau đó, cơ quan bảo hiểm xã hội đối chiếu dữ liệu đóng, xác nhận khoảng thời gian trùng và thực hiện hoàn trả hoặc bù trừ theo quy định. Nếu không xử lý sớm, dữ liệu quá trình tham gia có thể bị lệch, ảnh hưởng đến tính liên tục khi giải quyết chế độ ốm đau, thai sản, hưu trí hoặc chốt sổ.

Trách nhiệm của doanh nghiệp và quyền lợi của người lao động

Doanh nghiệp có trách nhiệm kê khai đúng tình trạng lao động, đúng thời điểm phát sinh và chấm dứt hợp đồng. Khi sử dụng lao động đồng thời, bộ phận nhân sự phải kiểm tra điều kiện tham gia bảo hiểm để tránh đóng sai. Nếu doanh nghiệp đóng trùng do lỗi kê khai hoặc thiếu rà soát, doanh nghiệp phải phối hợp điều chỉnh và thực hiện nghĩa vụ phát sinh theo yêu cầu của cơ quan bảo hiểm xã hội.

Người lao động có quyền yêu cầu doanh nghiệp giải thích cách xác định nơi đóng BHXH, kiểm tra quá trình tham gia và đề nghị điều chỉnh khi phát hiện sai sót. Quyền lợi về chế độ bảo hiểm chỉ được giải quyết đúng khi dữ liệu đóng đã được ghi nhận thống nhất, không trùng thời gian. Vì vậy, chủ động kiểm tra quá trình tham gia là cách tốt nhất để bảo vệ quyền lợi khi làm việc ở nhiều nơi.

Một số lưu ý thực tiễn khi làm việc tại hai công ty

Thứ nhất, cần xác định rõ hợp đồng lao động đầu tiên, vì đây là căn cứ quyết định nơi tham gia BHXH bắt buộc. Thứ hai, không được hiểu việc làm ở hai công ty đồng nghĩa với việc được đóng bảo hiểm ở cả hai nơi cùng lúc. Thứ ba, nếu đổi thứ tự hợp đồng hoặc ký phụ lục sau này thì phải rà soát lại thời điểm giao kết để tránh xác định sai nơi đóng.

Thứ tư, khi có sự thay đổi về thời hạn hợp đồng, chấm dứt hợp đồng hoặc ký mới, doanh nghiệp phải cập nhật hồ sơ bảo hiểm tương ứng. Thứ năm, người lao động nên lưu giữ bản hợp đồng, phụ lục, quyết định tiếp nhận và các chứng từ liên quan để làm căn cứ đối chiếu. Việc lưu trữ đầy đủ sẽ hỗ trợ rất lớn khi phát sinh chênh lệch dữ liệu hoặc tranh chấp về trách nhiệm đóng.

Kết luận

Đóng BHXH khi làm việc ở hai công ty cùng lúc không được thực hiện trùng tại cả hai nơi. Theo điểm a khoản 5 Điều 2 Luật Bảo hiểm xã hội 2024, người lao động tham gia BHXH bắt buộc theo hợp đồng lao động giao kết đầu tiên, còn doanh nghiệp còn lại phải tránh kê khai trùng và phối hợp xử lý nếu có sai sót. Cách thực hiện đúng là xác định chính xác thời điểm giao kết hợp đồng, kê khai thống nhất và điều chỉnh kịp thời khi phát sinh đóng trùng.

Tài liệu tham khảo

• Luật Bảo hiểm xã hội 2024 số 41/2024/QH15.
• Bộ luật Lao động 2019 số 45/2019/QH14.
• Luật Việc làm 2013 số 38/2013/QH13.
• Luật Bảo hiểm y tế 2008, đã được sửa đổi, bổ sung.
• Luật An toàn, vệ sinh lao động 2015 số 84/2015/QH13.