Doanh nghiệp ủy quyền cho nhân viên nộp hồ sơ dịch vụ công: căn cứ và giới hạn pháp lý

Khả năng ủy quyền cho nhân viên nộp hồ sơ dịch vụ công

Doanh nghiệp được quyền giao nhân viên thay mặt thực hiện việc nộp hồ sơ dịch vụ công khi người được giao là người đại diện theo pháp luật hoặc là người được người đại diện theo pháp luật ủy quyền hợp lệ. Trong quản trị doanh nghiệp, đây là biểu hiện của quyền nhân danh pháp nhân thông qua người đại diện và người được ủy quyền theo quy định của pháp luật dân sự, doanh nghiệp và pháp luật về thủ tục hành chính. Về bản chất, việc nộp hồ sơ không đòi hỏi chính nhân viên phải là chủ thể có quyền sở hữu hoặc quyền quản lý doanh nghiệp, mà đòi hỏi có căn cứ hợp pháp để xác lập hành vi nhân danh doanh nghiệp.

Trường hợp người nộp hồ sơ không phải là đại diện theo pháp luật, doanh nghiệp phải thiết lập quan hệ ủy quyền rõ ràng, xác định đúng phạm vi công việc, thời hạn, và trách nhiệm của người được ủy quyền. Cơ quan tiếp nhận hồ sơ chỉ chấp nhận việc nộp thay khi chủ thể nộp chứng minh được quyền đại diện hoặc quyền được ủy quyền theo đúng quy định của pháp luật hiện hành. Vì vậy, câu trả lời pháp lý là có, doanh nghiệp được ủy quyền cho nhân viên nộp hồ sơ dịch vụ công, nhưng phải đáp ứng đầy đủ điều kiện pháp luật.

Cơ sở pháp lý hiện hành

Về nguyên tắc đại diện, theo khoản 1 Điều 134 Bộ luật Dân sự 2015, đại diện là việc cá nhân, pháp nhân nhân danh và vì lợi ích của cá nhân, pháp nhân khác xác lập, thực hiện giao dịch dân sự. Khi doanh nghiệp ủy quyền cho nhân viên nộp hồ sơ, quan hệ pháp lý này phải được hiểu là hành vi đại diện theo ủy quyền, từ đó làm phát sinh hiệu lực đối với doanh nghiệp trong phạm vi được giao. Nếu hồ sơ liên quan đến thủ tục hành chính hoặc giao dịch điện tử, việc ủy quyền còn phải tuân thủ các quy định chuyên ngành tương ứng.

Về thực hiện thủ tục hành chính, theo điểm b khoản 1 Điều 13 Nghị định 118/2025/NĐ-CP về thực hiện thủ tục hành chính theo cơ chế một cửa, một cửa liên thông, tổ chức, cá nhân có thể thực hiện thủ tục thông qua ủy quyền theo quy định của pháp luật. Cùng với đó, theo khoản 2 Điều 16 Nghị định 59/2022/NĐ-CP về định danh và xác thực điện tử, trường hợp người được ủy quyền thực hiện thủ tục trên môi trường điện tử thì việc xác định, xác thực chủ thể phải đáp ứng yêu cầu định danh, xác thực theo hệ thống điện tử được sử dụng. Đối với thủ tục trực tuyến gắn với tài khoản tổ chức, người được ủy quyền thường phải đăng nhập bằng phương thức định danh phù hợp và thực hiện thao tác theo cơ chế của cổng dịch vụ công.

Riêng trong lĩnh vực đăng ký doanh nghiệp, theo khoản 1 Điều 10 Nghị định 01/2021/NĐ-CP về đăng ký doanh nghiệp, trường hợp ủy quyền cho cá nhân thực hiện thủ tục đăng ký doanh nghiệp thì hồ sơ phải có văn bản ủy quyền và bản sao giấy tờ pháp lý của cá nhân được ủy quyền. Quy định này cho thấy pháp luật không chỉ thừa nhận việc ủy quyền mà còn đặt ra yêu cầu chứng minh bằng tài liệu cụ thể. Đối với hồ sơ trực tuyến, yêu cầu chứng minh có thể được thực hiện dưới dạng điện tử nếu hệ thống và thủ tục cho phép.

Điều kiện để nhân viên được nộp hồ sơ thay doanh nghiệp

1. Phải có căn cứ đại diện hợp pháp

Người nộp hồ sơ phải là đại diện theo pháp luật hoặc người được ủy quyền bằng văn bản hợp lệ. Nếu là nhân viên nội bộ, họ không đương nhiên có quyền nhân danh doanh nghiệp chỉ vì đang làm việc cho doanh nghiệp. Văn bản ủy quyền cần ghi rõ chủ thể ủy quyền, người được ủy quyền, nội dung công việc, phạm vi, thời hạn và trách nhiệm liên quan.

2. Phạm vi ủy quyền phải phù hợp thủ tục

Phạm vi ủy quyền phải khớp với công việc thực tế, ví dụ nộp hồ sơ, ký số hồ sơ điện tử, nhận kết quả, bổ sung tài liệu hoặc theo dõi tiến độ xử lý. Nếu văn bản chỉ cho phép nộp hồ sơ nhưng không cho phép nhận kết quả, nhân viên không được tự ý thực hiện phần việc vượt quá phạm vi đó. Trong quản trị rủi ro pháp lý, việc quy định phạm vi càng cụ thể thì khả năng tranh chấp càng thấp.

3. Phải đáp ứng điều kiện của hệ thống dịch vụ công

Nhiều cổng dịch vụ công hiện nay yêu cầu tài khoản định danh tổ chức hoặc tài khoản cá nhân được gắn với vai trò thực hiện thay. Với thủ tục trực tuyến, cơ chế xác thực điện tử và luồng phê duyệt trên hệ thống là điều kiện kỹ thuật bắt buộc để hồ sơ được tiếp nhận. Vì vậy, doanh nghiệp không chỉ chuẩn bị giấy ủy quyền mà còn phải bảo đảm nhân viên có quyền truy cập và quyền thao tác phù hợp trên nền tảng dịch vụ công.

Hồ sơ ủy quyền nên chuẩn bị

Thông thường, bộ hồ sơ ủy quyền nên bao gồm văn bản ủy quyền, giấy tờ chứng minh tư cách của người đại diện theo pháp luật, bản sao giấy tờ pháp lý của nhân viên được ủy quyền và các tài liệu chuyên ngành của thủ tục tương ứng. Nếu thủ tục có yêu cầu ký số hoặc xác thực điện tử, doanh nghiệp cần chuẩn bị thêm chứng thư số, tài khoản định danh điện tử hoặc cơ chế xác nhận trên hệ thống. Trường hợp cơ quan tiếp nhận có mẫu riêng, doanh nghiệp phải sử dụng đúng biểu mẫu đó để tránh bị trả hồ sơ.

Văn bản ủy quyền nên nêu rõ việc ủy quyền là cho một thủ tục cụ thể hay cho nhiều thủ tục trong cùng lĩnh vực. Đối với thủ tục có tính nhạy cảm như đăng ký doanh nghiệp, thuế, bảo hiểm, đất đai hoặc đầu tư, việc mô tả phạm vi ủy quyền phải chính xác hơn để tránh bị hiểu là ủy quyền quá rộng. Tính chặt chẽ của văn bản là yếu tố quan trọng để bảo đảm giá trị pháp lý khi nộp hồ sơ trực tuyến hoặc trực tiếp.

Giới hạn pháp lý và các trường hợp cần lưu ý

Không phải mọi thủ tục hành chính đều cho phép người được ủy quyền thực hiện toàn bộ quy trình theo cùng một cách. Một số thủ tục đòi hỏi người thực hiện phải trực tiếp xác nhận, ký số, đối chiếu bản gốc hoặc tham gia bước hậu kiểm. Khi pháp luật chuyên ngành quy định yêu cầu riêng, doanh nghiệp phải tuân thủ yêu cầu đó trước khi áp dụng cơ chế ủy quyền chung.

Đối với hồ sơ điện tử, việc gửi hồ sơ không đồng nghĩa với việc mọi thông tin đã được chấp nhận về mặt pháp lý. Cơ quan giải quyết vẫn có quyền yêu cầu đối chiếu bản giấy, xác minh danh tính, hoặc bổ sung tài liệu nếu hồ sơ có nội dung chưa đầy đủ hoặc chưa đúng thẩm quyền. Do đó, ủy quyền cho nhân viên chỉ giải quyết vấn đề chủ thể nộp hồ sơ, không thay thế nghĩa vụ về tính hợp lệ của toàn bộ hồ sơ.

Giá trị thực tiễn đối với doanh nghiệp

Quy chế ủy quyền nội bộ giúp doanh nghiệp vận hành linh hoạt, giảm phụ thuộc vào người đại diện theo pháp luật trong các công việc hành chính thường xuyên. Khi được thiết kế đúng, cơ chế này hỗ trợ kiểm soát quyền truy cập, phân tầng trách nhiệm và giảm rủi ro chậm trễ trong xử lý thủ tục. Đây là giải pháp quản trị hợp pháp và phổ biến trong môi trường hành chính số.

Tuy nhiên, để an toàn pháp lý, doanh nghiệp nên xây dựng mẫu ủy quyền thống nhất, lưu vết hồ sơ nội bộ và chỉ định rõ danh mục thủ tục mà nhân viên được phép thực hiện. Đồng thời, nên kiểm tra trước yêu cầu cụ thể của từng cổng dịch vụ công và từng thủ tục chuyên ngành để bảo đảm hồ sơ không bị từ chối vì sai thẩm quyền hoặc sai cách thức nộp.

Kết luận

Doanh nghiệp được ủy quyền cho nhân viên nộp hồ sơ dịch vụ công nếu người ủy quyền có thẩm quyền, việc ủy quyền được xác lập hợp lệ và phù hợp với quy định của thủ tục tương ứng. Căn cứ pháp lý hiện hành thừa nhận rõ cơ chế đại diện theo ủy quyền, bao gồm cả môi trường trực tuyến. Vì vậy, trọng tâm không nằm ở việc nhân viên có phải là người của doanh nghiệp hay không, mà nằm ở việc doanh nghiệp đã thiết lập đúng căn cứ đại diện, đúng phạm vi và đúng hình thức pháp luật hay chưa.

Tài liệu tham khảo

• Bộ luật Dân sự 2015, khoản 1 Điều 134.
• Nghị định 118/2025/NĐ-CP về thực hiện thủ tục hành chính theo cơ chế một cửa, một cửa liên thông, khoản 1 Điều 13.
• Nghị định 59/2022/NĐ-CP về định danh và xác thực điện tử, khoản 2 Điều 16.
• Nghị định 01/2021/NĐ-CP về đăng ký doanh nghiệp, khoản 1 Điều 10.
• Hướng dẫn nghiệp vụ công bố trên Cổng Dịch vụ công quốc gia và hệ thống dịch vụ công địa phương về nộp hồ sơ qua ủy quyền trên môi trường điện tử.