Doanh nghiệp có được dùng camera, ghi âm làm chứng cứ kỷ luật?

Doanh nghiệp có được dùng camera, ghi âm làm chứng cứ xử lý kỷ luật không?

Doanh nghiệp được dùng hình ảnh từ camera và file ghi âm làm căn cứ xem xét kỷ luật lao động nếu dữ liệu đó là chứng cứ hợp pháp, phản ánh đúng hành vi vi phạm và được thu thập, sử dụng đúng trình tự. Pháp luật lao động hiện hành không cấm tuyệt đối việc sử dụng dữ liệu ghi hình, ghi âm, nhưng đặt ra yêu cầu chặt chẽ về nghĩa vụ chứng minh lỗi của người lao động và về thủ tục xử lý kỷ luật. Theo điểm a khoản 1 Điều 122 Bộ luật Lao động 2019, người sử dụng lao động phải chứng minh được lỗi của người lao động; theo Điều 69 Nghị định 145/2020/NĐ-CP, khi phát hiện hành vi vi phạm sau thời điểm xảy ra, doanh nghiệp phải thực hiện thu thập chứng cứ để chứng minh lỗi.

Về nguyên tắc, camera và ghi âm chỉ là nguồn thông tin phục vụ chứng minh, không tự động trở thành chứng cứ hợp lệ trong mọi trường hợp. Dữ liệu đó phải bảo đảm tính xác thực, tính liên quan và tính hợp pháp trong cách thu thập. Nếu file bị cắt ghép, chỉnh sửa, không xác định được thời điểm, địa điểm, chủ thể ghi nhận hoặc được thu thập trái phép xâm phạm quyền riêng tư, khả năng được chấp nhận sẽ giảm mạnh khi tranh chấp phát sinh.

Cơ sở pháp lý điều chỉnh việc chứng minh lỗi và xử lý kỷ luật

Trình tự kỷ luật lao động không chỉ phụ thuộc vào việc có hành vi vi phạm hay không mà còn phụ thuộc vào cách doanh nghiệp chứng minh và lập hồ sơ xử lý. Theo khoản 1 Điều 122 Bộ luật Lao động 2019, người sử dụng lao động phải chứng minh lỗi của người lao động, có sự tham gia của tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở nếu người lao động là thành viên của tổ chức đó, và việc xử lý phải được lập thành biên bản. Theo khoản 1 và khoản 2 Điều 70 Nghị định 145/2020/NĐ-CP, hồ sơ xử lý kỷ luật phải thể hiện rõ nội dung vi phạm, chứng cứ, ý kiến của các bên và quyết định xử lý theo đúng thủ tục.

Như vậy, camera và ghi âm chỉ là một phần của bộ chứng cứ, không thay thế biên bản vi phạm, biên bản họp xử lý kỷ luật và quyết định kỷ luật. Nếu doanh nghiệp chỉ dựa vào dữ liệu ghi hình hoặc ghi âm mà bỏ qua trình tự bắt buộc, quyết định kỷ luật vẫn có nguy cơ bị coi là trái luật. Cách tiếp cận đúng là dùng dữ liệu điện tử để củng cố việc chứng minh, đồng thời hoàn thiện đầy đủ hồ sơ theo đúng quy định.

Khi nào camera và ghi âm được chấp nhận là chứng cứ?

Dữ liệu camera, ghi âm được xem xét là chứng cứ khi bảo đảm nguồn gốc rõ ràng, nội dung có liên quan trực tiếp đến hành vi vi phạm và tính toàn vẹn của dữ liệu không bị nghi ngờ. Trường hợp camera được lắp đặt tại khu vực làm việc hợp pháp, thông báo phù hợp cho người lao động, lưu trữ dữ liệu đúng quy trình và trích xuất nguyên bản, dữ liệu đó có giá trị chứng minh cao. Tương tự, file ghi âm cuộc trao đổi, cuộc họp hoặc sự việc liên quan đến công việc có thể được dùng để chứng minh hành vi vi phạm, thái độ, lời thừa nhận hoặc diễn biến sự việc nếu bảo đảm tính khách quan.

Ngược lại, dữ liệu sẽ yếu hoặc không được chấp nhận nếu không chứng minh được ai ghi, ghi ở đâu, lúc nào, bằng thiết bị nào; nếu không có bản gốc; nếu chỉ còn bản sao đã qua chỉnh sửa; hoặc nếu nội dung được thu thập bằng cách xâm phạm bí mật đời tư, thư tín, điện thoại, dữ liệu cá nhân của người lao động. Doanh nghiệp cần lưu ý rằng giá trị chứng cứ không nằm ở việc dữ liệu là hình ảnh hay âm thanh, mà nằm ở tính hợp pháp và khả năng kiểm chứng của nó.

Giới hạn pháp lý khi doanh nghiệp đặt camera và ghi âm

Doanh nghiệp không được đặt camera, ghi âm một cách tùy tiện trong những khu vực hoặc tình huống xâm phạm quyền riêng tư của người lao động. Việc giám sát phải gắn với mục đích quản trị hợp pháp, an ninh, an toàn lao động hoặc bảo vệ tài sản; đồng thời phải minh bạch về phạm vi, thời gian lưu trữ và người có quyền truy cập dữ liệu. Nếu thiết bị ghi âm, ghi hình được sử dụng bí mật để theo dõi đời sống riêng tư hoặc các trao đổi không liên quan đến công việc, nguy cơ vi phạm quyền nhân thân và quy định về bảo vệ dữ liệu cá nhân là rất lớn.

Trong thực tiễn, tranh chấp thường phát sinh không phải vì camera hay ghi âm bị cấm, mà vì doanh nghiệp thiếu quy chế nội bộ rõ ràng, không thông báo trước cho người lao động hoặc sử dụng dữ liệu vượt quá mục đích ban đầu. Một chính sách giám sát hợp lệ cần được đặt trong nội quy lao động, quy chế bảo mật hoặc quy chế an toàn thông tin, kèm theo cơ chế lưu trữ và tiếp cận dữ liệu chặt chẽ. Đây là điều kiện quan trọng để chứng cứ điện tử có sức thuyết phục khi đưa vào hồ sơ kỷ luật.

Các bước doanh nghiệp nên thực hiện khi dùng chứng cứ camera, ghi âm

Trước hết, doanh nghiệp cần bảo toàn dữ liệu gốc ngay khi phát hiện vi phạm, tránh sao chép qua nhiều khâu làm phát sinh nghi ngờ về chỉnh sửa. Sau đó, cần lập biên bản sự việc, mô tả rõ thời gian, địa điểm, hành vi, người chứng kiến và dữ liệu được trích xuất. Nếu cần, doanh nghiệp nên niêm phong thiết bị lưu trữ, đối chiếu thời gian hệ thống và xác nhận người quản lý dữ liệu để bảo đảm tính liên tục của chứng cứ.

Tiếp theo, doanh nghiệp phải tiến hành đúng trình tự xử lý kỷ luật theo Bộ luật Lao động 2019 và Nghị định 145/2020/NĐ-CP, gồm thông báo họp, bảo đảm quyền giải trình của người lao động, có mặt các chủ thể bắt buộc và lập biên bản đầy đủ. Chứng cứ camera, ghi âm chỉ nên được sử dụng như căn cứ bổ trợ cho kết luận vi phạm, không nên là nền tảng duy nhất nếu hồ sơ còn thiếu các tài liệu khác. Cách làm này giúp giảm rủi ro bị tuyên hủy quyết định kỷ luật do vi phạm trình tự.

Rủi ro pháp lý nếu dùng sai camera, ghi âm

Nếu doanh nghiệp thu thập hoặc sử dụng camera, ghi âm trái quy định, hậu quả không chỉ là chứng cứ bị loại bỏ mà còn có thể phát sinh tranh chấp về quyền riêng tư, danh dự, nhân phẩm và dữ liệu cá nhân. Khi đó, người lao động có thể yêu cầu hủy quyết định kỷ luật, khôi phục quyền lợi, bồi thường thiệt hại hoặc khiếu nại cơ quan có thẩm quyền. Mức độ rủi ro tăng lên đáng kể nếu doanh nghiệp dùng dữ liệu bí mật để kết luận vi phạm nhưng không chứng minh được tính hợp pháp của việc thu thập.

Vì vậy, nguyên tắc an toàn pháp lý cho doanh nghiệp là: chỉ dùng camera, ghi âm khi dữ liệu có nguồn gốc rõ ràng, không bị chỉnh sửa, phù hợp mục đích quản lý lao động và được đặt trong một quy trình kỷ luật hợp lệ. Khi đáp ứng đồng thời các điều kiện này, dữ liệu ghi hình, ghi âm có thể trở thành chứng cứ quan trọng để chứng minh lỗi của người lao động.

Kết luận

Doanh nghiệp được dùng camera, ghi âm làm chứng cứ xử lý kỷ luật lao động, nhưng không được hiểu đây là quyền tuyệt đối. Giá trị pháp lý của chứng cứ phụ thuộc vào tính hợp pháp của việc thu thập, tính toàn vẹn của dữ liệu và việc tuân thủ đầy đủ trình tự kỷ luật theo pháp luật lao động hiện hành. Trong mọi trường hợp, doanh nghiệp phải chứng minh lỗi của người lao động theo điểm a khoản 1 Điều 122 Bộ luật Lao động 2019 và hoàn thiện hồ sơ theo Điều 69, Điều 70 Nghị định 145/2020/NĐ-CP.

Tài liệu tham khảo

• Bộ luật Lao động 2019.
• Nghị định 145/2020/NĐ-CP của Chính phủ.
• Bộ luật Dân sự 2015.
• Luật An ninh mạng 2018.
• Nghị định 13/2023/NĐ-CP về bảo vệ dữ liệu cá nhân.