Điều chuyển hàng hóa giữa các chi nhánh: dùng hóa đơn hay phiếu xuất kho?

Cơ sở pháp lý điều chỉnh việc điều chuyển giữa các chi nhánh

Chứng từ sử dụng khi điều chuyển hàng hóa giữa các chi nhánh được xác định chủ yếu bởi Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC. Theo khoản 1 Điều 4 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, người bán phải lập hóa đơn, kể cả đối với hàng hóa dùng để tiêu dùng nội bộ, trừ hàng hóa luân chuyển nội bộ để tiếp tục quá trình sản xuất. Quy định này là nền tảng để phân biệt trường hợp phải xuất hóa đơn với trường hợp chỉ cần chứng từ vận chuyển nội bộ.

Về kỹ thuật lập, quản lý và sử dụng hóa đơn điện tử, Thông tư 78/2021/TT-BTC hướng dẫn việc áp dụng hóa đơn điện tử theo dữ liệu chuẩn của cơ quan thuế, đồng thời làm rõ cơ chế xử lý với các tình huống phát sinh trong nội bộ doanh nghiệp. Do đó, câu hỏi “dùng hóa đơn hay phiếu xuất kho” không thể trả lời bằng một quy tắc chung cho mọi chi nhánh, mà phải xem chi nhánh đó hạch toán ra sao và giao dịch có làm phát sinh nghĩa vụ kê khai thuế độc lập hay không.

Nguyên tắc chung: chi nhánh hạch toán phụ thuộc và hạch toán độc lập không giống nhau

Trong thực tiễn, chi nhánh hạch toán phụ thuộc thường được xem là đơn vị nội bộ của doanh nghiệp, còn chi nhánh hạch toán độc lập có mức độ tự chủ kế toán và thuế cao hơn. Chính sự khác biệt này quyết định việc điều chuyển hàng hóa có bị coi là giao dịch tương đương bán hàng hay chỉ là luân chuyển nội bộ. Nếu hàng hóa được chuyển giữa các đơn vị hạch toán độc lập, pháp luật về hóa đơn yêu cầu lập hóa đơn như đối với giao dịch bán hàng.

Ngược lại, nếu hàng hóa chỉ luân chuyển trong cùng một cơ sở kinh doanh để tiếp tục quá trình sản xuất, hoặc được điều chuyển theo cơ chế nội bộ không phát sinh giao dịch mua bán độc lập, thì phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ là chứng từ phù hợp. Cách tiếp cận này phản ánh đúng bản chất pháp lý của dòng hàng: không phải mọi lần xuất kho đều là một lần bán hàng. Vì vậy, doanh nghiệp cần xác định đúng mô hình chi nhánh trước khi chọn chứng từ.

Khi nào phải lập hóa đơn khi điều chuyển hàng hóa?

Phải lập hóa đơn khi việc điều chuyển hàng hóa giữa chi nhánh làm phát sinh giao dịch được pháp luật coi là bán hàng hóa. Trường hợp điển hình là điều chuyển giữa các đơn vị hạch toán độc lập hoặc giữa các đơn vị thành viên có tư cách pháp nhân đầy đủ trong cùng một tổ chức. Khi đó, theo điểm h khoản 1 Điều 4 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, tổ chức có tài sản, hàng hóa điều chuyển phải lập hóa đơn điện tử như bán hàng hóa.

Đối với hàng hóa, nếu chi nhánh áp dụng cơ chế kê khai, nộp thuế theo phương pháp độc lập ở từng khâu hoặc từng đơn vị, thì việc xuất chuyển giữa các chi nhánh cũng phải thể hiện bằng hóa đơn để bảo đảm căn cứ kê khai. Hóa đơn trong trường hợp này không phải là chứng từ “hình thức”, mà là chứng từ pháp lý gắn với nghĩa vụ thuế giá trị gia tăng và doanh thu nội bộ. Nếu bỏ qua hóa đơn, doanh nghiệp có nguy cơ bị xem là thiếu chứng từ hợp lệ cho hàng lưu thông và kê khai thuế.

Khi nào được dùng phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ?

Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ được dùng khi hàng hóa chỉ được điều chuyển trong nội bộ doanh nghiệp mà không làm phát sinh bán hàng. Theo tinh thần của khoản 1 Điều 4 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, hàng hóa luân chuyển nội bộ để tiếp tục quá trình sản xuất thuộc nhóm không phải lập hóa đơn. Trong trường hợp này, phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ là chứng từ phù hợp để ghi nhận việc xuất hàng, vận chuyển và nhận hàng giữa các địa điểm nội bộ.

Phiếu này phải thể hiện đầy đủ thông tin phục vụ kiểm soát nội bộ và lưu thông hàng hóa, gồm lệnh điều động nội bộ, người xuất hàng, người nhận hàng, địa điểm kho xuất, địa điểm kho nhận và phương tiện vận chuyển. Theo hướng dẫn của cơ quan tài chính, phiếu này không thể hiện các yếu tố giá trị thanh toán như tiền thuế, thuế suất hay tổng số tiền thanh toán. Đây là dấu hiệu quan trọng để phân biệt với hóa đơn.

Hệ quả về thuế khi lựa chọn sai chứng từ

Việc dùng sai giữa hóa đơn và phiếu xuất kho kéo theo rủi ro trực tiếp về thuế giá trị gia tăng, hạch toán doanh thu và tính hợp lệ của chứng từ lưu thông hàng hóa. Nếu lẽ ra phải xuất hóa đơn mà chỉ lập phiếu xuất kho, giao dịch có thể bị đánh giá là không đáp ứng yêu cầu về hóa đơn theo khoản 1 Điều 4 Nghị định 123/2020/NĐ-CP. Ngược lại, nếu chỉ là luân chuyển nội bộ nhưng lại ghi nhận như bán hàng, doanh nghiệp có thể làm sai bản chất kế toán và phát sinh kê khai thuế không cần thiết.

Đối với hàng hóa điều chuyển giữa chi nhánh hạch toán độc lập, hóa đơn là căn cứ để bên điều chuyển và bên nhận thực hiện kê khai phù hợp. Đối với hàng hóa luân chuyển nội bộ để tiếp tục sản xuất, phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ bảo đảm tính liên tục của quá trình vận hành mà không tạo ra doanh thu giả định. Vì vậy, doanh nghiệp cần thiết lập quy trình kiểm soát theo từng loại chi nhánh và từng loại hàng hóa.

Tiêu chí thực hành để lựa chọn đúng chứng từ

Doanh nghiệp nên rà soát ba tiêu chí trước khi điều chuyển hàng giữa các chi nhánh. Thứ nhất, xác định chi nhánh là hạch toán phụ thuộc hay hạch toán độc lập. Thứ hai, xác định hàng hóa được chuyển để bán tiếp, để sản xuất, hay chỉ là luân chuyển nội bộ. Thứ ba, xác định việc điều chuyển có gắn với nghĩa vụ kê khai thuế độc lập ở từng đơn vị hay không.

Nếu chi nhánh là hạch toán độc lập hoặc giao dịch được hạch toán như bán hàng, phải lập hóa đơn điện tử theo quy định hiện hành. Nếu hàng hóa chỉ luân chuyển nội bộ để tiếp tục quá trình sản xuất hoặc phục vụ vận hành nội bộ, sử dụng phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ. Cách phân loại này phù hợp với bản chất pháp lý của giao dịch và giúp doanh nghiệp tránh tranh chấp với cơ quan thuế.

Khuyến nghị áp dụng trong quản trị doanh nghiệp

Doanh nghiệp nên ban hành quy chế nội bộ về điều chuyển hàng hóa giữa các chi nhánh, trong đó quy định rõ trường hợp dùng hóa đơn và trường hợp dùng phiếu xuất kho. Quy chế cần thống nhất trên toàn hệ thống để bộ phận kế toán, kho vận và chi nhánh áp dụng đồng nhất. Khi có nhiều loại hàng hóa và nhiều mô hình chi nhánh, việc chuẩn hóa trước sẽ giảm đáng kể sai sót chứng từ.

Trong hồ sơ nội bộ, nên lưu kèm quyết định điều động, lệnh xuất kho, biên bản giao nhận và chứng từ vận chuyển tương ứng. Việc này giúp chứng minh nguồn gốc hàng hóa khi kiểm tra lưu thông hoặc đối chiếu thuế. Với các trường hợp biên giới giữa nội bộ và hạch toán độc lập, doanh nghiệp nên ưu tiên kiểm tra lại bản chất kế toán trước khi phát hành chứng từ.

Kết luận

Điều chuyển hàng hóa giữa các chi nhánh không có một đáp án duy nhất cho mọi trường hợp. Nếu là giao dịch giữa các đơn vị hạch toán độc lập hoặc giao dịch được coi như bán hàng, doanh nghiệp phải lập hóa đơn điện tử theo khoản 1 Điều 4 Nghị định 123/2020/NĐ-CP và hướng dẫn của Thông tư 78/2021/TT-BTC. Nếu chỉ là luân chuyển nội bộ để tiếp tục quá trình sản xuất hoặc phục vụ vận hành nội bộ, phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ là chứng từ phù hợp.

Việc xác định đúng chứng từ không chỉ là yêu cầu kỹ thuật kế toán mà còn là điều kiện bảo đảm tuân thủ thuế và tính hợp lệ của hàng hóa lưu thông. Doanh nghiệp cần dựa vào bản chất pháp lý của quan hệ giữa các chi nhánh, không chỉ nhìn vào tên gọi “chi nhánh” để quyết định xuất hóa đơn hay lập phiếu xuất kho.

Tài liệu tham khảo

• Nghị định 123/2020/NĐ-CP về hóa đơn, chứng từ.
• Thông tư 78/2021/TT-BTC hướng dẫn một số điều của Luật Quản lý thuế và Nghị định 123/2020/NĐ-CP.
• Luật Quản lý thuế 2019.
• Hướng dẫn của Bộ Tài chính về phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ và hóa đơn điện tử.
• Hỏi đáp và hướng dẫn chuyên ngành của cơ quan thuế về điều chuyển hàng hóa giữa các chi nhánh.