Di sản là tài sản ở nước ngoài: bắt đầu thủ tục từ đâu?

Di sản có tài sản ở nước ngoài: vấn đề pháp lý nằm ở đâu?

Di sản có tài sản ở nước ngoài là trường hợp người chết để lại tài sản nằm ngoài lãnh thổ Việt Nam, hoặc quan hệ thừa kế phát sinh cùng lúc liên quan đến pháp luật Việt Nam và pháp luật nước ngoài. Điểm đặc thù của dạng việc này là không thể chỉ nhìn vào giấy chứng tử hay di chúc, mà phải xác định ngay tài sản thuộc loại nào, ở quốc gia nào và cơ quan nào có thẩm quyền giải quyết. Với bất động sản, nơi tọa lạc của tài sản là yếu tố quyết định thủ tục thực hiện quyền thừa kế. Với động sản, giấy tờ chứng minh quyền hưởng di sản thường phải được chuẩn bị để dùng trong hệ thống pháp luật của nước nơi tài sản được quản lý.

Về nguyên tắc, thừa kế có yếu tố nước ngoài là quan hệ dân sự có ít nhất một yếu tố nước ngoài theo Điều 663 Bộ luật Dân sự 2015. Khi xác định di sản, cần lưu ý quy định về tài sản thuộc khối di sản tại Điều 612 Bộ luật Dân sự 2015; đồng thời việc xác định người thừa kế, hàng thừa kế và phần di sản được hưởng trong quan hệ có yếu tố nước ngoài được đặt trong cơ chế xung đột pháp luật của Điều 680 Bộ luật Dân sự 2015. Đây là nền tảng để biết hồ sơ nào phải làm tại Việt Nam, hồ sơ nào phải làm tại nước ngoài, và hồ sơ nào cần dịch, chứng nhận lãnh sự hoặc hợp pháp hóa.

Nên bắt đầu thủ tục từ đâu?

Điểm khởi đầu đúng là rà soát toàn bộ dữ kiện pháp lý của di sản, không phải nộp đơn ngay cho bất kỳ cơ quan nào. Trước hết cần xác định người để lại di sản có để lại di chúc hay không, quốc tịch của họ tại thời điểm chết, nơi cư trú cuối cùng, loại tài sản để lại và quốc gia nơi tài sản đang được đăng ký hoặc quản lý. Nếu tài sản là bất động sản ở nước ngoài, thủ tục thừa kế phải tuân theo pháp luật của nước nơi bất động sản tọa lạc theo khoản 2 Điều 680 Bộ luật Dân sự 2015. Nếu di sản gồm nhiều loại tài sản ở nhiều quốc gia, mỗi tài sản có thể phải xử lý theo một cơ chế riêng.

Sau bước rà soát, cần xác định nơi nộp hồ sơ đầu tiên. Nếu mục tiêu là nhận di sản tại Việt Nam, người thừa kế thường phải làm việc với tổ chức hành nghề công chứng để khai nhận hoặc phân chia di sản khi di sản có phần tài sản ở Việt Nam, hoặc để chuẩn bị văn bản sử dụng cho thủ tục nước ngoài. Nếu mục tiêu là nhận tài sản ở nước ngoài, cần liên hệ trước với cơ quan hoặc tổ chức đang quản lý tài sản ở nước sở tại để biết mẫu hồ sơ, yêu cầu dịch thuật, yêu cầu hợp pháp hóa và thủ tục đăng ký quyền sở hữu. Khi có di chúc, bước đầu tiên còn là kiểm tra hiệu lực hình thức và hiệu lực nội dung của di chúc theo pháp luật tương ứng.

Trình tự hồ sơ cơ bản cần chuẩn bị

1. Giấy tờ chứng minh quan hệ thừa kế

Nhóm giấy tờ đầu tiên gồm giấy chứng tử của người để lại di sản, giấy khai sinh, giấy đăng ký kết hôn, giấy tờ nhận nuôi con nuôi, giấy tờ chứng minh quan hệ huyết thống hoặc quan hệ hôn nhân. Đây là cơ sở để xác định ai là người thừa kế theo pháp luật hoặc ai có quyền hưởng theo di chúc. Nếu giấy tờ được cấp ở nước ngoài, cần kiểm tra yêu cầu chứng nhận lãnh sự hoặc hợp pháp hóa lãnh sự, sau đó dịch sang tiếng Việt hoặc ngôn ngữ mà cơ quan có thẩm quyền tại nước ngoài yêu cầu.

2. Giấy tờ về tài sản ở nước ngoài

Nhóm thứ hai là giấy tờ chứng minh quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng đối với tài sản, như giấy chứng nhận quyền sở hữu nhà đất, sao kê tài khoản, chứng nhận cổ phần, hợp đồng mua bán, tài liệu đăng ký xe, hoặc tài liệu của cơ quan lưu ký. Với bất động sản ở nước ngoài, hồ sơ thường phải thể hiện rõ số thửa, địa chỉ, chủ sở hữu, tình trạng đăng ký và cơ chế chuyển dịch quyền theo pháp luật nơi có tài sản. Đây là nhóm giấy tờ quyết định việc xác định đúng loại thủ tục tiếp theo.

3. Di chúc, văn bản khai nhận hoặc thỏa thuận phân chia di sản

Nếu có di chúc, phải kiểm tra hình thức lập di chúc, năng lực lập di chúc và điều kiện có hiệu lực. Nếu không có di chúc, việc phân chia phải theo hàng thừa kế và nguyên tắc thừa kế theo pháp luật. Trong thực tiễn, người thừa kế thường phải lập văn bản khai nhận di sản hoặc văn bản thỏa thuận phân chia di sản để sử dụng ở Việt Nam hoặc để làm cơ sở cho thủ tục công nhận tại nước ngoài.

Cơ quan nào cần liên hệ trước?

Ở Việt Nam, nếu hồ sơ có liên quan đến việc xác lập văn bản về di sản, tổ chức hành nghề công chứng là điểm bắt đầu phù hợp khi di sản hoặc một phần di sản liên quan đến Việt Nam. Nếu cần dùng giấy tờ Việt Nam ở nước ngoài, người thừa kế phải kiểm tra yêu cầu của cơ quan tiếp nhận tại nước ngoài và thực hiện dịch thuật, chứng nhận lãnh sự hoặc hợp pháp hóa theo quy định áp dụng. Nếu giấy tờ do nước ngoài cấp mà cần dùng tại Việt Nam, cơ quan tiếp nhận thường là tổ chức hành nghề công chứng, Ủy ban nhân dân cấp xã nơi có thẩm quyền về hộ tịch trong trường hợp cần ghi chú hộ tịch, hoặc cơ quan đăng ký chuyên ngành tùy loại tài sản.

Với giấy tờ hộ tịch do nước ngoài cấp, việc sử dụng tại Việt Nam chịu sự điều chỉnh của Luật Hộ tịch 2014 và Nghị định 123/2015/NĐ-CP, cùng các quy định về chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự hiện hành. Với việc công chứng văn bản thừa kế, Luật Công chứng 2014 là cơ sở chính để xác lập giá trị pháp lý của văn bản khai nhận, thỏa thuận phân chia di sản. Khi tài sản nằm ở nước ngoài, cơ quan Việt Nam không thay thế cơ quan có thẩm quyền của nước sở tại trong việc đăng ký, sang tên hoặc ghi nhận quyền sở hữu.

Những nguyên tắc pháp lý phải nắm chắc

Nguyên tắc thứ nhất là xác định đúng pháp luật áp dụng. Theo khoản 1 Điều 680 Bộ luật Dân sự 2015, thừa kế được xác định theo pháp luật của nước mà người để lại di sản là công dân trước khi chết; theo khoản 2 Điều 680 Bộ luật Dân sự 2015, việc thực hiện quyền thừa kế đối với bất động sản tuân theo pháp luật nơi có bất động sản. Nguyên tắc này quyết định toàn bộ chiến lược hồ sơ, nhất là trong các trường hợp tài sản, người thừa kế và di chúc nằm ở nhiều quốc gia.

Nguyên tắc thứ hai là giấy tờ muốn dùng được ở nước ngoài thường phải đáp ứng yêu cầu hình thức của nước tiếp nhận. Nguyên tắc thứ ba là không được đồng nhất “có quyền thừa kế” với “đã hoàn tất sang tên”; giữa hai trạng thái này còn có bước công chứng, hợp pháp hóa, dịch thuật, đăng ký và nộp thuế hoặc phí theo luật của từng nước. Với di sản là bất động sản, thủ tục chuyển quyền thường không thể hoàn tất chỉ bằng văn bản khai nhận lập tại Việt Nam.

Quy trình khởi động thực tế nên đi theo thứ tự nào?

1. Thu thập giấy tờ về người chết, người thừa kế và tài sản.
2. Xác định tài sản là động sản hay bất động sản, nằm ở quốc gia nào.
3. Kiểm tra có di chúc hay không và văn bản đó được lập theo hình thức nào.
4. Xác định pháp luật áp dụng theo Điều 680 Bộ luật Dân sự 2015 và luật của nước nơi có tài sản.
5. Liên hệ cơ quan tiếp nhận hồ sơ tại Việt Nam hoặc tại nước ngoài để chốt thành phần hồ sơ.
6. Thực hiện dịch thuật, chứng nhận lãnh sự hoặc hợp pháp hóa lãnh sự khi cần.
7. Lập văn bản khai nhận, thỏa thuận phân chia hoặc thủ tục đăng ký quyền tại cơ quan có thẩm quyền.

Thứ tự này giúp tránh tình trạng chuẩn bị sai giấy tờ, nộp sai cơ quan hoặc làm hồ sơ theo nhầm pháp luật áp dụng. Trong các vụ việc có nhiều người thừa kế ở nhiều quốc gia, nên thực hiện song song việc rà soát di chúc và rà soát tính hợp lệ của giấy tờ nhân thân. Nếu có tranh chấp, thủ tục sẽ chuyển sang hướng giải quyết tranh chấp thừa kế thay vì chỉ là thủ tục hành chính hay công chứng.

Kết luận

Di sản là tài sản ở nước ngoài phải bắt đầu từ việc xác định pháp luật áp dụng, loại tài sản, nơi tài sản tọa lạc và bộ giấy tờ có thể sử dụng hợp lệ tại nước tiếp nhận. Điểm xuất phát đúng thường là rà soát quan hệ thừa kế và chuẩn bị hồ sơ pháp lý nền tảng, sau đó mới chọn công chứng, hợp pháp hóa, đăng ký hay khởi kiện tùy tình huống. Càng xác định sớm cơ quan có thẩm quyền và yêu cầu hình thức của từng nước, rủi ro chậm trễ và sai sót càng được giảm thiểu. Với tài sản là bất động sản ở nước ngoài, phải luôn ưu tiên kiểm tra luật của nước nơi có tài sản vì đó là luật quyết định trực tiếp cách chuyển quyền.

Tài liệu tham khảo

• Bộ luật Dân sự 2015.
• Luật Công chứng 2014.
• Luật Hộ tịch 2014.
• Nghị định 123/2015/NĐ-CP về đăng ký và quản lý hộ tịch.
• Nghị định 111/2011/NĐ-CP về chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự.
• Các điều 663, 612 và 680 Bộ luật Dân sự 2015 về quan hệ dân sự có yếu tố nước ngoài, di sản và thừa kế.