Đặt trụ sở công ty tại căn hộ chung cư có được không?

Đặt trụ sở công ty tại căn hộ chung cư: nguyên tắc pháp lý hiện hành

Pháp luật Việt Nam phân biệt rất rõ giữa căn hộ chung cư dùng để ở và phần diện tích được phép kinh doanh trong nhà chung cư hỗn hợp. Căn cứ điểm c khoản 8 Điều 3 Luật Nhà ở 2023, nhà chung cư là nhà có từ 2 tầng trở lên, có nhiều căn hộ, lối đi chung, cầu thang chung và có phần sở hữu riêng, phần sở hữu chung. Đối với mục đích sử dụng, khoản 11 Điều 6 Luật Nhà ở 2023 nghiêm cấm sử dụng căn hộ chung cư vào mục đích không phải để ở, trừ phần diện tích được phép kinh doanh trong nhà chung cư có mục đích sử dụng hỗn hợp.

Vì vậy, câu trả lời pháp lý là: không được đặt trụ sở công ty tại căn hộ chung cư dùng để ở. Chỉ trong trường hợp địa chỉ đăng ký nằm tại phần diện tích thương mại, dịch vụ hoặc khu vực được phê duyệt để kinh doanh của nhà chung cư hỗn hợp thì mới đáp ứng điều kiện sử dụng làm trụ sở doanh nghiệp.

Căn cứ trực tiếp từ pháp luật doanh nghiệp và nhà ở

Theo khoản 1 Điều 42 Luật Doanh nghiệp 2020, trụ sở chính của doanh nghiệp là địa điểm liên lạc của doanh nghiệp trên lãnh thổ Việt Nam, có địa chỉ được xác định theo đơn vị hành chính và được đăng ký theo quy định. Điều này cho thấy địa chỉ trụ sở không chỉ cần xác định được mà còn phải phù hợp quy định pháp luật chuyên ngành đối với loại bất động sản được sử dụng.

Trong lĩnh vực nhà ở, khoản 11 Điều 6 Luật Nhà ở 2023 là căn cứ quyết định. Quy định này cấm sử dụng căn hộ chung cư vào mục đích không phải để ở, trừ phần diện tích được kinh doanh trong nhà chung cư có mục đích sử dụng hỗn hợp. Do đó, nếu căn hộ là căn hộ ở thông thường thì việc đăng ký trụ sở công ty tại đó trái với quy định cấm của luật.

Về xử phạt vi phạm hành chính, điểm e khoản 1 Điều 70 Nghị định 16/2022/NĐ-CP quy định phạt tiền đối với hành vi sử dụng căn hộ chung cư vào mục đích không phải để ở. Mức phạt là từ 20 triệu đồng đến 40 triệu đồng đối với cá nhân và từ 40 triệu đồng đến 80 triệu đồng đối với tổ chức vi phạm. Đây là rủi ro pháp lý trực tiếp khi doanh nghiệp cố tình dùng căn hộ để ở làm trụ sở.

Khi nào được đặt trụ sở tại chung cư?

Doanh nghiệp được đặt trụ sở trong nhà chung cư chỉ khi địa điểm đó thuộc phần diện tích được phép kinh doanh. Trường hợp điển hình là khu thương mại, dịch vụ, văn phòng hoặc phần đế tòa nhà được cơ quan có thẩm quyền phê duyệt trong dự án nhà chung cư hỗn hợp. Khi đó, địa chỉ đăng ký phải phản ánh đúng bản chất pháp lý của khu vực sử dụng.

Trong thực tiễn đăng ký doanh nghiệp, cơ quan đăng ký kinh doanh thường yêu cầu tài liệu chứng minh địa chỉ không thuộc phần căn hộ để ở. Căn cứ chứng minh thường gồm hồ sơ dự án, giấy chứng nhận quyền sở hữu, hợp đồng thuê hoặc văn bản xác nhận của chủ đầu tư, ban quản trị hoặc đơn vị quản lý tòa nhà thể hiện khu vực đó được phép kinh doanh. Nếu không chứng minh được yếu tố này, hồ sơ đăng ký trụ sở dễ bị từ chối.

Trường hợp không được phép và hậu quả pháp lý

Không được phép đặt trụ sở công ty tại căn hộ chung cư chỉ có mục đích để ở, dù là căn hộ sở hữu riêng hay căn hộ thuê lại. Không được phép này áp dụng cả khi doanh nghiệp chỉ treo biển hiệu, tiếp khách hoặc ghi địa chỉ để giao dịch mà không sử dụng thường xuyên. Bản chất pháp lý của địa điểm vẫn là căn hộ ở, nên không thể chuyển thành trụ sở doanh nghiệp bằng thỏa thuận dân sự thông thường.

Nếu doanh nghiệp vẫn đăng ký hoặc sử dụng địa chỉ như vậy, doanh nghiệp có nguy cơ bị xử phạt theo Điều 70 Nghị định 16/2022/NĐ-CP, đồng thời gặp khó khăn khi làm thủ tục thuế, hóa đơn, kiểm tra thực địa và các thủ tục hành chính khác. Trường hợp phát sinh tranh chấp với ban quản lý hoặc cư dân, việc vi phạm quy định về mục đích sử dụng còn có thể làm tăng rủi ro bị yêu cầu chấm dứt sử dụng địa chỉ này.

Tiêu chí thực tiễn để lựa chọn địa chỉ trụ sở an toàn

Để bảo đảm tính hợp pháp, địa chỉ trụ sở nên được kiểm tra theo ba tiêu chí: thứ nhất, địa điểm có phải là căn hộ để ở hay phần thương mại, dịch vụ; thứ hai, hồ sơ pháp lý của tòa nhà có ghi nhận chức năng kinh doanh hay không; thứ ba, có tài liệu chứng minh quyền sử dụng địa điểm đúng mục đích đăng ký hay không. Ba tiêu chí này cần được xem xét đồng thời, không chỉ dựa vào tên gọi thương mại của dự án.

Trong trường hợp doanh nghiệp cần địa chỉ linh hoạt, nên ưu tiên các mô hình văn phòng, mặt bằng thương mại, tòa nhà hỗn hợp hoặc địa điểm đã được công nhận chức năng kinh doanh. Cách tiếp cận này phù hợp với yêu cầu về địa chỉ trụ sở theo Luật Doanh nghiệp 2020 và đồng thời tránh xung đột với khoản 11 Điều 6 Luật Nhà ở 2023.

Kết luận

Về nguyên tắc, không được đặt trụ sở công ty tại căn hộ chung cư dùng để ở. Chỉ phần diện tích thương mại, dịch vụ hoặc khu vực được phê duyệt kinh doanh trong nhà chung cư hỗn hợp mới được sử dụng làm trụ sở nếu đáp ứng đầy đủ hồ sơ chứng minh. Việc tuân thủ đúng quy định không chỉ bảo đảm hiệu lực của địa chỉ trụ sở mà còn giúp doanh nghiệp tránh bị xử phạt và hạn chế rủi ro trong quá trình hoạt động.

Tài liệu tham khảo

• Luật Nhà ở 2023.
• Luật Doanh nghiệp 2020.
• Nghị định 16/2022/NĐ-CP.
• Hồ sơ pháp lý dự án, giấy chứng nhận quyền sở hữu hoặc văn bản xác nhận chức năng sử dụng của tòa nhà chung cư hỗn hợp.