Đại lý hải quan khai sai: chủ hàng hay đại lý chịu trách nhiệm?

Khung pháp lý về quan hệ giữa chủ hàng và đại lý hải quan

Quan hệ giữa chủ hàng và đại lý hải quan được xây dựng trên cơ chế ủy quyền thực hiện thủ tục hải quan. Theo khoản 2 Điều 5 Luật Hải quan 2014, người khai hải quan có thể là chủ hàng, người được chủ hàng ủy quyền hoặc đại lý làm thủ tục hải quan, tùy trường hợp luật định. Cơ chế này cho phép đại lý đứng ra thực hiện nghiệp vụ khai báo, nhưng không làm mất đi trách nhiệm của chủ hàng đối với tính chính xác của thông tin đã cung cấp.

Về điều kiện và nghĩa vụ hoạt động, đại lý hải quan phải thực hiện đúng phạm vi ủy quyền, đồng thời chịu trách nhiệm trước pháp luật về nội dung khai trên tờ khai hải quan trên cơ sở bộ chứng từ, tài liệu liên quan do chủ hàng cung cấp theo quy định hiện hành về đại lý làm thủ tục hải quan. Ngược lại, chủ hàng có nghĩa vụ cung cấp đầy đủ, chính xác hồ sơ, chứng từ và thông tin liên quan đến lô hàng cho đại lý để làm thủ tục. Cấu trúc trách nhiệm này cho thấy pháp luật không mặc định mọi sai sót đều thuộc về một phía duy nhất.

Nguyên tắc xác định bên chịu trách nhiệm khi khai sai

Điểm mấu chốt là phải xác định ai là người tạo ra sai sót và sai sót đó phát sinh từ đâu. Nếu đại lý khai sai do tự ý nhập sai dữ liệu, diễn giải sai chứng từ, hoặc vượt quá phạm vi ủy quyền, đại lý là chủ thể phải chịu trách nhiệm đối với hành vi vi phạm của mình. Nếu chủ hàng cung cấp thông tin, chứng từ không chính xác, không đầy đủ, hoặc cung cấp chứng từ không hợp pháp, hợp lệ dẫn đến khai sai, trách nhiệm thuộc về chủ hàng đối với phần lỗi của mình.

Pháp luật hiện hành cũng ghi nhận nguyên tắc phân định trách nhiệm theo lỗi. Theo quy định về đại lý làm thủ tục hải quan, chủ hàng chịu trách nhiệm trước pháp luật đối với việc cung cấp không chính xác, không đầy đủ thông tin, chứng từ liên quan đến lô hàng; đại lý chịu trách nhiệm đối với trường hợp thực hiện không đúng công việc được ủy quyền, khai không đúng thông tin và chứng từ do chủ hàng cung cấp. Do đó, cơ quan hải quan sẽ không chỉ nhìn vào việc ai là người ký tờ khai, mà còn xem xét chuỗi hành vi dẫn đến sai phạm.

Trường hợp đại lý hải quan phải chịu trách nhiệm

Đại lý hải quan phải chịu trách nhiệm trước cơ quan hải quan khi lỗi khai sai xuất phát từ nghiệp vụ của chính đại lý. Trường hợp phổ biến gồm: nhập sai mã số hàng hóa, sai trị giá, sai xuất xứ, sai số lượng do xử lý chứng từ không đúng; tự ý sửa thông tin; hoặc khai vượt quá nội dung được ủy quyền. Khi đó, đại lý là chủ thể thực hiện hành vi khai báo sai và có thể bị xử phạt vi phạm hành chính theo Nghị định 128/2020/NĐ-CP tùy tính chất, mức độ và hậu quả của hành vi.

Nếu hành vi khai sai làm ảnh hưởng đến số thuế phải nộp, hồ sơ có thể bị xử lý nặng hơn so với trường hợp chỉ sai nhưng không làm thay đổi nghĩa vụ thuế. Trong thực tiễn áp dụng, cơ quan hải quan thường đánh giá cả yếu tố lỗi vô ý, lỗi do thiếu kiểm tra chứng từ và mức độ tác động đến quản lý nhà nước về hải quan. Vì vậy, đại lý không thể viện dẫn việc “chỉ làm theo hồ sơ” để loại trừ hoàn toàn trách nhiệm nếu lỗi khai báo phát sinh từ chính khâu xử lý của đại lý.

Trường hợp chủ hàng phải chịu trách nhiệm

Chủ hàng phải chịu trách nhiệm khi cung cấp dữ liệu sai hoặc giấu thông tin làm cho đại lý khai sai theo. Đây là tình huống điển hình khi bộ chứng từ, invoice, packing list, hợp đồng, C/O, giấy phép chuyên ngành hoặc thông tin mô tả hàng hóa do chủ hàng cung cấp không đúng với thực tế. Khi lỗi nằm ở khâu đầu vào, đại lý chỉ là bên thực hiện khai báo trên cơ sở dữ liệu nhận được, nên trách nhiệm chính thuộc về chủ hàng đối với hành vi cung cấp thông tin sai.

Trường hợp chủ hàng cố ý chỉ đạo khai khác thực tế, đề nghị sử dụng mô tả hàng hóa không đúng, hoặc che giấu chứng từ bất lợi, chủ hàng phải chịu trách nhiệm pháp lý đối với hành vi của mình. Nếu đại lý phát hiện bất thường nhưng vẫn tiếp tục khai báo theo yêu cầu trái luật, đại lý cũng không được miễn trách nhiệm. Khi đó, cơ quan hải quan có thể xem xét trách nhiệm của cả hai bên, mỗi bên theo phần lỗi tương ứng.

Cơ chế xử phạt và hệ quả pháp lý

Với hành vi khai sai trong tờ khai hải quan, Nghị định 128/2020/NĐ-CP là căn cứ xử phạt vi phạm hành chính trọng tâm hiện nay. Tùy tính chất sai phạm, mức phạt có thể dao động từ các trường hợp khai sai nhưng không làm thay đổi số thuế phải nộp đến các trường hợp khai sai làm ảnh hưởng đến nghĩa vụ thuế hoặc thuộc nhóm hành vi gian lận nghiêm trọng hơn. Bên cạnh tiền phạt, người vi phạm còn có thể bị áp dụng biện pháp khắc phục hậu quả như buộc khai bổ sung, điều chỉnh hồ sơ, nộp đủ số thuế thiếu và tiền chậm nộp nếu phát sinh.

Điều quan trọng là cơ quan hải quan xử lý theo chủ thể vi phạm thực tế, chứ không chỉ theo quan hệ hợp đồng dân sự giữa chủ hàng và đại lý. Hợp đồng dịch vụ có thể quy định cơ chế bồi thường nội bộ, nhưng không làm thay đổi trách nhiệm hành chính trước Nhà nước. Vì vậy, nếu đại lý bị phạt do lỗi nghiệp vụ của mình thì vẫn phải nộp phạt, sau đó mới xem xét quyền yêu cầu bồi hoàn theo hợp đồng; ngược lại, nếu lỗi thuộc chủ hàng, đại lý có cơ sở chứng minh mình chỉ khai theo chứng từ nhận được.

Góc nhìn thực tiễn: vì sao cần tách bạch lỗi

Trong hoạt động xuất nhập khẩu, việc phân tách lỗi giữa chủ hàng và đại lý có ý nghĩa quyết định đối với xử lý hồ sơ và phòng ngừa tranh chấp. Cùng một tờ khai sai, nhưng nếu không xác định đúng nguồn lỗi thì việc quy trách nhiệm sẽ thiếu chính xác, dễ dẫn đến khiếu nại, tranh chấp hợp đồng và rủi ro tuân thủ kéo dài. Cơ chế pháp luật hiện hành khuyến khích các bên thiết lập quy trình kiểm soát chứng từ, xác nhận nội dung khai báo và lưu vết trao đổi nghiệp vụ.

Về quản trị rủi ro, chủ hàng cần cung cấp bộ chứng từ chuẩn hóa, thống nhất giữa các tài liệu thương mại và hồ sơ hải quan. Đại lý cần kiểm tra chéo thông tin, đối chiếu mô tả hàng, mã HS, trị giá, xuất xứ và chính sách quản lý chuyên ngành trước khi truyền tờ khai. Khi cả hai bên thực hiện đúng trách nhiệm của mình, nguy cơ bị xử phạt do khai sai sẽ giảm đáng kể.

Kết luận

Đại lý hải quan khai sai không làm mặc nhiên chuyển toàn bộ trách nhiệm sang chủ hàng, cũng không đương nhiên buộc đại lý phải gánh mọi hậu quả. Trách nhiệm trước cơ quan hải quan được xác định theo nguồn gốc sai sót, phạm vi ủy quyền và lỗi cụ thể của từng chủ thể theo Luật Hải quan 2014, quy định về đại lý làm thủ tục hải quan và Nghị định 128/2020/NĐ-CP. Vì vậy, muốn xác định đúng bên chịu trách nhiệm, cần đối chiếu đồng thời hợp đồng dịch vụ, bộ chứng từ gốc, nội dung ủy quyền và hành vi khai báo thực tế.

Tài liệu tham khảo

• Luật Hải quan 2014.
• Thông tư của Bộ Tài chính quy định về đại lý làm thủ tục hải quan và điều kiện đăng ký, hoạt động đại lý hải quan.
• Nghị định 128/2020/NĐ-CP về xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực hải quan.
• Văn bản quy phạm pháp luật hiện hành về quản lý rủi ro, kiểm tra, giám sát hải quan.
• Quy định pháp luật về nghĩa vụ cung cấp chứng từ, thông tin của chủ hàng trong hoạt động ủy quyền làm thủ tục hải quan.