Thời điểm xuất hóa đơn đối với dịch vụ kéo dài nhiều tháng

Khung pháp lý điều chỉnh thời điểm lập hóa đơn

Thời điểm xuất hóa đơn đối với dịch vụ kéo dài nhiều tháng được điều chỉnh chủ yếu bởi Điều 9 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, đã được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định 70/2025/NĐ-CP. Đây là nền tảng pháp lý trực tiếp để xác định khi nào người bán phải lập hóa đơn điện tử cho dịch vụ đã cung cấp. Quy định này áp dụng thống nhất cho tổ chức, doanh nghiệp và hộ, cá nhân kinh doanh thuộc diện sử dụng hóa đơn điện tử theo pháp luật về hóa đơn, chứng từ.

Về nguyên tắc, pháp luật tách bạch giữa thời điểm hoàn thành cung cấp dịch vụ, thời điểm thu tiền, và thời điểm bàn giao từng phần. Vì vậy, việc hợp đồng ghi thanh toán theo tháng, theo giai đoạn, hoặc sau khi kết thúc dịch vụ không tự làm thay đổi thời điểm lập hóa đơn nếu pháp luật đã ấn định một mốc bắt buộc. Cách xác định đúng phải căn cứ vào bản chất cung cấp dịch vụ và cách thức nghiệm thu, đối soát hoặc bàn giao trên thực tế.

Nguyên tắc chung: hoàn thành dịch vụ thì phải lập hóa đơn

Theo điểm a khoản 4 Điều 9 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, thời điểm lập hóa đơn đối với cung cấp dịch vụ là thời điểm hoàn thành việc cung cấp dịch vụ, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền. Quy tắc này là nguyên tắc gốc cho các dịch vụ kéo dài nhiều tháng nếu toàn bộ dịch vụ chỉ được coi là hoàn thành tại một thời điểm cuối cùng. Khi đó, hóa đơn được lập ngay tại thời điểm hoàn thành, dù việc thanh toán có thể diễn ra trước, trong hoặc sau khi hoàn thành dịch vụ.

Nếu người cung cấp dịch vụ thu tiền trước hoặc trong khi cung cấp dịch vụ, pháp luật vẫn không mặc nhiên yêu cầu xuất hóa đơn ngay tại thời điểm nhận tiền, trừ trường hợp thuộc quy định riêng về thu tiền trước, đặt cọc, tạm ứng. Với dịch vụ thông thường, mốc quyết định vẫn là mốc hoàn thành dịch vụ. Điều này đặc biệt quan trọng đối với các hợp đồng dịch vụ có thời hạn dài nhưng kết quả chỉ được nghiệm thu một lần vào cuối kỳ.

Dịch vụ kéo dài nhiều tháng nhưng nghiệm thu từng phần

Trường hợp dịch vụ được thực hiện theo từng phần, từng công đoạn, từng hạng mục, pháp luật áp dụng nguyên tắc xuất hóa đơn theo lần bàn giao tương ứng. Theo khoản 3 Điều 9 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, mỗi lần giao hàng hoặc bàn giao từng hạng mục, công đoạn dịch vụ thì phải lập hóa đơn cho khối lượng, giá trị hàng hóa, dịch vụ được bàn giao tương ứng. Quy định này phản ánh đúng tiến độ thực hiện và giá trị đã hoàn thành tại từng thời điểm.

Trong thực tiễn, nhiều hợp đồng tư vấn, xây dựng, triển khai phần mềm, đào tạo, bảo trì hoặc quản lý dự án kéo dài nhiều tháng nhưng có biên bản nghiệm thu từng giai đoạn. Khi có nghiệm thu theo giai đoạn, thời điểm lập hóa đơn không chờ hết toàn bộ thời hạn hợp đồng. Cách làm này bảo đảm doanh thu, nghĩa vụ thuế và hồ sơ thanh toán được ghi nhận đúng thời điểm phát sinh.

Dịch vụ cung cấp theo kỳ tháng: ngày cuối cùng của tháng dương lịch

Đối với một số dịch vụ cung cấp theo kỳ, pháp luật hiện hành xác định thời điểm lập hóa đơn là ngày cuối cùng của tháng dương lịch trong tháng phát sinh dịch vụ. Căn cứ này được thể hiện tại điểm b khoản 4 Điều 9 Nghị định 123/2020/NĐ-CP đã được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định 70/2025/NĐ-CP. Cách xác định này áp dụng với các dịch vụ được cung cấp liên tục theo kỳ tháng, khi doanh thu được chốt theo từng tháng thay vì chốt theo ngày kết thúc hợp đồng.

Nhóm dịch vụ này thường gặp trong các quan hệ thuê tài sản, cung cấp dịch vụ vận hành, dịch vụ quản lý, dịch vụ duy trì hệ thống, hoặc các dịch vụ mà bên bán và bên mua thống nhất thanh toán theo từng tháng dương lịch. Khi đó, dù hợp đồng bắt đầu hoặc kết thúc vào giữa tháng, hóa đơn cho phần dịch vụ của tháng đó vẫn phải gắn với ngày cuối cùng của tháng tương ứng. Đây là cơ chế nhằm bảo đảm việc lập hóa đơn phù hợp với chu kỳ cung cấp thực tế và chu kỳ thanh toán.

Một số trường hợp đặc thù có quy tắc riêng

Pháp luật còn dành quy định riêng cho một số dịch vụ đặc thù. Chẳng hạn, với dịch vụ viễn thông, dịch vụ công nghệ thông tin và dịch vụ trung gian thanh toán sử dụng trên nền tảng viễn thông, công nghệ thông tin, thời điểm lập hóa đơn gắn với việc hoàn thành đối soát dữ liệu cước dịch vụ theo hợp đồng kinh tế giữa các cơ sở kinh doanh dịch vụ, nhưng chậm nhất không quá 2 tháng kể từ tháng phát sinh cước dịch vụ kết nối. Quy tắc này được quy định tại điểm a khoản 4 Điều 9 Nghị định 123/2020/NĐ-CP và các nội dung sửa đổi, bổ sung liên quan trong Nghị định 70/2025/NĐ-CP.

Đối với dịch vụ thu phí đường bộ theo hình thức điện tử không dừng, đơn vị cung cấp dịch vụ được lập hóa đơn điện tử theo định kỳ và ngày lập hóa đơn chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng phát sinh dịch vụ thu phí. Đây là trường hợp pháp luật cho phép chốt theo tháng do tính chất phát sinh nhiều lần trong kỳ. Các dịch vụ đặc thù khác nếu có quy định riêng thì phải ưu tiên áp dụng quy định chuyên ngành hoặc quy định cụ thể về hóa đơn đối với lĩnh vực đó.

Cách xác định thời điểm xuất hóa đơn trong thực tiễn

Khi xử lý hợp đồng dịch vụ kéo dài nhiều tháng, cần xác định trước dịch vụ thuộc nhóm nào. Nếu dịch vụ chỉ hoàn thành ở cuối cùng của toàn bộ thời hạn, hóa đơn lập khi hoàn thành. Nếu dịch vụ chia theo giai đoạn, phải xuất hóa đơn từng lần bàn giao. Nếu dịch vụ cung cấp theo kỳ tháng, hóa đơn lập vào ngày cuối cùng của từng tháng dương lịch.

Để hạn chế rủi ro, hồ sơ hợp đồng nên quy định rõ phương thức nghiệm thu, kỳ đối soát, mốc chốt khối lượng và điều kiện thanh toán. Biên bản nghiệm thu, bảng xác nhận khối lượng, hoặc bảng đối soát định kỳ là căn cứ quan trọng để xác định thời điểm lập hóa đơn. Khi hợp đồng và hồ sơ thực hiện không thống nhất, cơ quan thuế thường căn cứ vào bản chất giao dịch và chứng từ thực tế phát sinh để đánh giá nghĩa vụ lập hóa đơn.

Hệ quả pháp lý nếu lập hóa đơn sai thời điểm

Lập hóa đơn sai thời điểm có thể dẫn đến xử phạt vi phạm hành chính về hóa đơn và kéo theo rủi ro về kê khai thuế, ghi nhận doanh thu, chi phí và thuế giá trị gia tăng. Đối với doanh nghiệp, sai thời điểm xuất hóa đơn còn ảnh hưởng đến tính đồng bộ của sổ kế toán, báo cáo thuế và hồ sơ kiểm tra sau này. Trong giao dịch kéo dài nhiều tháng, sai sót thường phát sinh do nhầm giữa ngày ký hợp đồng, ngày thu tiền và ngày hoàn thành dịch vụ.

Vì vậy, nguyên tắc vận hành an toàn là: xác định đúng bản chất dịch vụ, ghi nhận đúng mốc nghiệm thu hoặc mốc cuối tháng theo quy định, và phát hành hóa đơn ngay khi phát sinh nghĩa vụ lập hóa đơn. Cách làm này vừa bảo đảm tuân thủ pháp luật, vừa giảm thiểu tranh chấp với khách hàng và rủi ro khi cơ quan thuế kiểm tra.

Kết luận

Đối với dịch vụ kéo dài nhiều tháng, thời điểm xuất hóa đơn không được xác định máy móc theo ngày ký hợp đồng hay ngày thu tiền. Cần căn cứ vào thời điểm hoàn thành dịch vụ, thời điểm bàn giao từng phần, hoặc ngày cuối cùng của tháng dương lịch đối với dịch vụ cung cấp theo kỳ, theo đúng Điều 9 Nghị định 123/2020/NĐ-CP và các sửa đổi, bổ sung hiện hành. Việc áp dụng đúng quy tắc này là điều kiện quan trọng để bảo đảm tính hợp pháp của hóa đơn và sự an toàn thuế trong toàn bộ quá trình cung cấp dịch vụ.

Tài liệu tham khảo

• Nghị định 123/2020/NĐ-CP về hóa đơn, chứng từ.
• Nghị định 70/2025/NĐ-CP sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định 123/2020/NĐ-CP.
• Quy định tại Điều 9 Nghị định 123/2020/NĐ-CP về thời điểm lập hóa đơn.
• Các hướng dẫn chuyên đề về thời điểm lập hóa đơn đối với dịch vụ cung cấp theo kỳ và dịch vụ đặc thù trên Cổng thông tin Chính phủ.