Quyền yêu cầu công khai thu–chi quỹ bảo trì của cư dân chung cư

Quyền yêu cầu công khai thu–chi quỹ bảo trì của cư dân

Cư dân có quyền yêu cầu công khai thu–chi quỹ bảo trì nhà chung cư. Quyền này xuất phát từ nguyên tắc quản lý, sử dụng kinh phí bảo trì phải công khai, minh bạch và phục vụ đúng mục đích bảo trì phần sở hữu chung. Khi phát sinh nghi ngờ về việc thu, chi, gửi tiền hoặc sử dụng quỹ, cư dân được quyền yêu cầu chủ thể quản lý quỹ cung cấp thông tin, chứng từ và báo cáo liên quan. Đây không phải là yêu cầu “xin cung cấp” mang tính thiện chí, mà là một quyền giám sát gắn trực tiếp với lợi ích sở hữu chung của cư dân.

Trong nhà chung cư có nhiều chủ sở hữu, kinh phí bảo trì 2% và các khoản thu phát sinh theo quy định được quản lý trong tài khoản riêng, tách biệt với tài khoản vận hành. Việc quản lý này nhằm bảo đảm quỹ được dùng cho bảo trì phần sở hữu chung như kết cấu, thiết bị, hệ thống kỹ thuật và các hạng mục chung khác. Vì vậy, bất kỳ khoản chi nào từ quỹ cũng phải có căn cứ, chứng từ và phản ánh đúng mục đích bảo trì. Nếu thiếu công khai, quyền giám sát của cư dân bị ảnh hưởng trực tiếp.

Cơ sở pháp lý hiện hành về công khai và báo cáo quỹ bảo trì

Theo khoản 1 Điều 153 Luật Nhà ở 2023, kinh phí bảo trì phần sở hữu chung của nhà chung cư có nhiều chủ sở hữu được hình thành từ khoản đóng góp của chủ sở hữu, người sử dụng và các nguồn thu hợp pháp khác theo quy định. Theo khoản 4 Điều 153 Luật Nhà ở 2023, nguồn thu từ việc khai thác phần sở hữu chung và lãi phát sinh từ tiền gửi kinh phí bảo trì phải được nộp vào tài khoản kinh phí bảo trì và sử dụng cho bảo trì nhà chung cư. Quy định này xác lập tính “đóng kín” của quỹ: thu và chi đều phải đi qua một cơ chế quản lý rõ ràng, có thể kiểm tra.

Theo khoản 2 Điều 154 Luật Nhà ở 2023, chủ đầu tư có trách nhiệm bàn giao kinh phí bảo trì cho Ban quản trị nhà chung cư theo thời hạn luật định. Khi đã bàn giao, Ban quản trị là chủ thể trực tiếp quản lý tài khoản kinh phí bảo trì và chịu trách nhiệm thực hiện công khai, minh bạch việc quản lý, sử dụng quỹ. Trường hợp chủ đầu tư chậm bàn giao hoặc không bàn giao, cơ chế cưỡng chế và xử lý theo Nghị định 95/2024/NĐ-CP được áp dụng để bảo đảm quỹ không bị chiếm giữ hoặc sử dụng sai quy định.

Theo quy định tại Luật Nhà ở 2023 và văn bản hướng dẫn thi hành, Ban quản trị có nghĩa vụ báo cáo Hội nghị nhà chung cư về tình hình quản lý, sử dụng kinh phí bảo trì. Báo cáo này là căn cứ để cư dân xem xét tính hợp lệ của các khoản chi, kiểm tra việc thực hiện bảo trì và đánh giá năng lực quản trị. Do đó, khi cư dân yêu cầu công khai thu–chi, yêu cầu đó phải được đáp ứng bằng các tài liệu thực chất như sao kê tài khoản, hợp đồng, hóa đơn, biên bản nghiệm thu và báo cáo quyết toán liên quan.

Phạm vi thông tin cư dân có quyền yêu cầu

Cư dân có quyền yêu cầu công khai ít nhất các nhóm thông tin sau: số dư quỹ bảo trì; số tiền đã thu; lãi phát sinh từ tiền gửi; các khoản chi đã thực hiện; nội dung bảo trì; đơn vị thi công; hồ sơ thanh toán; và chứng từ nghiệm thu. Đây là những tài liệu phản ánh trực tiếp việc quỹ có được dùng đúng mục đích hay không. Nếu khoản chi liên quan đến sửa chữa, thay thế thiết bị hoặc khắc phục hư hỏng, cư dân có quyền kiểm tra tính hợp lệ của hợp đồng và chứng từ thanh toán. Việc công khai càng đầy đủ thì khả năng kiểm soát tranh chấp càng cao.

Quyền yêu cầu công khai không đồng nghĩa với quyền tùy tiện can thiệp vào mọi quyết định kỹ thuật của Ban quản trị. Tuy nhiên, mọi quyết định chi từ quỹ vẫn phải bảo đảm tính hợp pháp, hợp lệ và hợp lý. Khi cư dân yêu cầu giải trình, Ban quản trị phải trả lời bằng căn cứ tài chính và hồ sơ quản lý quỹ, không thể chỉ viện dẫn chung chung về “quyền quản trị”. Đây là ranh giới quan trọng giữa quyền điều hành và nghĩa vụ minh bạch.

Chủ thể có nghĩa vụ công khai và cơ chế thực hiện

Chủ thể có nghĩa vụ trực tiếp công khai thu–chi quỹ bảo trì là Ban quản trị nhà chung cư sau khi tiếp nhận và quản lý quỹ theo quy định. Trong giai đoạn chủ đầu tư chưa bàn giao kinh phí bảo trì, chủ đầu tư vẫn phải thực hiện nghĩa vụ liên quan đến bàn giao và cung cấp thông tin theo yêu cầu hợp pháp. Khi quỹ đã được chuyển giao, trách nhiệm công khai thuộc về Ban quản trị và các chủ thể được giao quản lý tài khoản kinh phí bảo trì. Cơ chế quản lý này nhằm bảo đảm quỹ không bị “đứt gãy” thông tin giữa các thời điểm chuyển giao.

Việc công khai thường được thực hiện tại Hội nghị nhà chung cư, thông báo tại bảng tin, hệ thống thông tin nội bộ, hoặc bằng văn bản cung cấp cho cư dân khi có yêu cầu chính đáng. Nếu cư dân yêu cầu kiểm tra cụ thể, Ban quản trị phải cung cấp tài liệu có liên quan trong phạm vi quản lý của mình. Trường hợp từ chối không có căn cứ hoặc cung cấp không đầy đủ, cư dân có cơ sở kiến nghị tại Hội nghị nhà chung cư, phản ánh tới cơ quan quản lý nhà ở cấp xã/phường hoặc đề nghị xử lý theo thủ tục hành chính, dân sự phù hợp.

Hậu quả pháp lý khi không công khai hoặc sử dụng sai quỹ

Không công khai thu–chi quỹ bảo trì là hành vi vi phạm nghĩa vụ quản lý tài sản chung và có thể dẫn đến trách nhiệm pháp lý của cá nhân, tổ chức liên quan. Nếu việc sử dụng quỹ sai mục đích, chi không có chứng từ, chi vượt thẩm quyền hoặc cố ý không minh bạch, chủ thể vi phạm có thể bị yêu cầu hoàn trả, bồi thường thiệt hại và bị xử lý theo quy định về quản lý nhà ở, dân sự, hoặc xử phạt vi phạm hành chính. Trong trường hợp có dấu hiệu chiếm đoạt hoặc gian dối nghiêm trọng, hành vi còn có thể bị xem xét ở góc độ trách nhiệm hình sự nếu đủ yếu tố cấu thành tội phạm.

Về mặt quản trị, việc không công khai thường làm phát sinh khiếu nại kéo dài, xung đột giữa cư dân với Ban quản trị hoặc chủ đầu tư, và làm suy giảm niềm tin vào cơ chế tự quản của nhà chung cư. Pháp luật hiện hành lựa chọn mô hình minh bạch hóa bắt buộc để giảm thiểu rủi ro này. Do đó, công khai thu–chi không chỉ là thủ tục hành chính, mà là điều kiện bảo đảm tính hợp pháp của toàn bộ quá trình quản lý quỹ.

Khuyến nghị pháp lý cho cư dân khi yêu cầu công khai

Khi cần yêu cầu công khai, cư dân nên thực hiện bằng văn bản, nêu rõ nội dung cần cung cấp, thời gian phát sinh, khoản chi cụ thể và mục đích yêu cầu. Văn bản nên gửi tới Ban quản trị, đồng thời lưu lại bằng chứng tiếp nhận để làm căn cứ đối chiếu nếu phát sinh tranh chấp. Trường hợp cần kiểm tra sâu hơn, cư dân có thể đề nghị đưa nội dung này vào chương trình Hội nghị nhà chung cư hoặc yêu cầu giải trình tại cuộc họp cư dân. Cách thức làm việc bằng văn bản giúp xác lập rõ nghĩa vụ phản hồi của bên quản lý.

Nếu vẫn không được công khai, cư dân có thể tập hợp ý kiến, kiến nghị cơ quan quản lý nhà ở tại địa phương hoặc tiến hành các thủ tục pháp lý phù hợp để bảo vệ quyền lợi. Trọng tâm của mọi xử lý là buộc chủ thể quản lý quỹ chứng minh tính hợp lệ của từng khoản thu, chi. Khi hồ sơ tài chính đầy đủ, tranh chấp thường được giải quyết nhanh hơn và hạn chế việc kéo dài mâu thuẫn trong cộng đồng cư dân.

Kết luận

Cư dân hoàn toàn có quyền yêu cầu công khai thu–chi quỹ bảo trì nhà chung cư. Quyền này có cơ sở trực tiếp từ Luật Nhà ở 2023 và các văn bản hướng dẫn thi hành, đồng thời gắn với nghĩa vụ minh bạch của Ban quản trị và chủ đầu tư trong giai đoạn chuyển giao quỹ. Công khai không chỉ bảo vệ quyền lợi tài chính của cư dân mà còn là điều kiện để bảo đảm quản trị chung cư đúng pháp luật, ổn định và bền vững.

Tài liệu tham khảo

• Luật Nhà ở 2023, số 27/2023/QH15.
• Nghị định 95/2024/NĐ-CP của Chính phủ quy định chi tiết một số điều của Luật Nhà ở.
• Thông tư 05/2024/TT-BXD của Bộ Xây dựng hướng dẫn một số nội dung về nhà chung cư.
• Văn bản hướng dẫn và giải thích chính thức của Bộ Xây dựng về Luật Nhà ở 2023.