Bồi hoàn chi phí đào tạo khi nghỉ việc: căn cứ và giới hạn pháp lý

Cơ sở pháp lý của nghĩa vụ hoàn trả chi phí đào tạo

Nghĩa vụ hoàn trả chi phí đào tạo trong quan hệ lao động được đặt trong khuôn khổ của Điều 62 Bộ luật Lao động 2019 về hợp đồng đào tạo nghề giữa người sử dụng lao động và người lao động. Theo quy định này, khi doanh nghiệp cử người lao động đi đào tạo để làm việc cho mình thì hai bên phải xác lập rõ các nội dung cốt lõi của hợp đồng đào tạo, trong đó có chi phí đào tạo, thời hạn cam kết làm việc sau đào tạo và trách nhiệm hoàn trả chi phí đào tạo. Đây là nền tảng pháp lý trực tiếp để doanh nghiệp yêu cầu bồi hoàn khi người lao động vi phạm cam kết.

Về bản chất, khoản tiền yêu cầu hoàn trả không mặc nhiên phát sinh chỉ vì người lao động nghỉ việc. Chỉ khi quan hệ đào tạo được xác lập đúng luật và người lao động vi phạm điều kiện hoàn trả đã thỏa thuận hoặc thuộc trường hợp luật quy định thì nghĩa vụ mới phát sinh. Vì vậy, mọi yêu cầu bồi thường cần được đối chiếu đồng thời giữa quy định của Điều 62 Bộ luật Lao động 2019 và nội dung hợp đồng đào tạo cụ thể.

Khi nào công ty được yêu cầu bồi hoàn chi phí đào tạo

Công ty có quyền yêu cầu hoàn trả chi phí đào tạo khi người lao động đã được đào tạo bằng kinh phí của doanh nghiệp, có thỏa thuận rõ trong hợp đồng đào tạo, nhưng sau đó không thực hiện đúng cam kết làm việc sau đào tạo. Trường hợp điển hình là người lao động tự ý nghỉ trước thời hạn cam kết, đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động trái pháp luật, hoặc chấm dứt hợp đồng nhưng hợp đồng đào tạo đã quy định rõ nghĩa vụ hoàn trả trong tình huống này. Khi đó, việc yêu cầu bồi hoàn có cơ sở từ cả thỏa thuận và luật.

Ngược lại, nếu doanh nghiệp không ký hợp đồng đào tạo nghề theo khoản 1 Điều 62 Bộ luật Lao động 2019, hoặc hợp đồng không ghi nhận đầy đủ các nội dung bắt buộc như thời hạn cam kết làm việc và trách nhiệm hoàn trả, yêu cầu đòi tiền đào tạo sẽ rất khó được chấp nhận. Trong tố tụng lao động, thiếu hợp đồng đào tạo hoặc thiếu chứng cứ về chi phí hợp lệ thường làm suy yếu yêu cầu của doanh nghiệp. Do đó, tính hợp pháp của yêu cầu bồi hoàn phụ thuộc chặt chẽ vào hồ sơ đào tạo và chứng cứ phát sinh chi phí.

Phạm vi chi phí đào tạo được phép yêu cầu hoàn trả

Khoản 3 Điều 62 Bộ luật Lao động 2019 quy định chi phí đào tạo bao gồm các khoản chi có chứng từ hợp lệ về chi phí trả cho người dạy, tài liệu học tập, trường, lớp, máy, thiết bị, vật liệu thực hành và các chi phí khác hỗ trợ cho người học; đồng thời bao gồm tiền lương, tiền đóng bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp cho người học trong thời gian đi học. Trường hợp đào tạo ở nước ngoài, chi phí còn bao gồm chi phí đi lại và sinh hoạt trong thời gian đào tạo.

Quy định này cho thấy chỉ các khoản chi đáp ứng đúng tính chất chi phí đào tạo và có chứng từ hợp lệ mới được đưa vào yêu cầu bồi hoàn. Những khoản phạt nội bộ, tiền bù đắp thiệt hại suy diễn, hoặc chi phí không có căn cứ chứng từ không đương nhiên thuộc phạm vi hoàn trả. Vì vậy, doanh nghiệp phải tách bạch giữa chi phí đào tạo theo luật và các khoản chi phí quản trị nội bộ khác để tránh yêu cầu vượt quá giới hạn pháp luật.

Điều kiện để yêu cầu bồi hoàn là hợp pháp

Yêu cầu bồi hoàn chỉ hợp pháp khi thỏa mãn đồng thời ba nhóm điều kiện. Thứ nhất, có quan hệ đào tạo đúng nghĩa theo Điều 62 Bộ luật Lao động 2019. Thứ hai, hợp đồng đào tạo ghi nhận rõ nghề đào tạo, địa điểm, thời hạn, chi phí, thời hạn cam kết làm việc và trách nhiệm hoàn trả. Thứ ba, doanh nghiệp chứng minh được khoản tiền yêu cầu là chi phí đào tạo hợp lệ và người lao động đã vi phạm cam kết hoặc vi phạm nghĩa vụ dẫn đến phát sinh trách nhiệm hoàn trả.

Nếu người lao động chấm dứt hợp đồng lao động đúng pháp luật nhưng hợp đồng đào tạo có điều khoản hoàn trả khi không làm đủ thời hạn cam kết, nghĩa vụ hoàn trả vẫn có thể phát sinh theo thỏa thuận. Điểm mấu chốt là điều khoản này phải được thỏa thuận rõ ràng ngay từ đầu, không được áp đặt sau khi đã phát sinh tranh chấp. Trong thực tiễn, cơ quan giải quyết tranh chấp thường xem xét rất kỹ nội dung hợp đồng đào tạo và chứng cứ chứng minh việc cử đi học bằng kinh phí của doanh nghiệp.

Những trường hợp công ty không được tùy tiện đòi bồi hoàn

Công ty không thể tự động đòi hoàn trả chỉ vì người lao động nghỉ việc sau khi đã được đào tạo. Nếu không có hợp đồng đào tạo đúng mẫu luật định, hoặc hợp đồng không quy định rõ trách nhiệm hoàn trả, yêu cầu bồi hoàn dễ thiếu cơ sở pháp lý. Cũng không thể gộp mọi khoản chi trong quá trình đào tạo thành chi phí đào tạo nếu các khoản đó không được chứng minh bằng chứng từ hợp lệ hoặc không thuộc nhóm chi phí mà khoản 3 Điều 62 Bộ luật Lao động 2019 cho phép tính.

Trường hợp doanh nghiệp đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động trái pháp luật, sa thải trái luật, hoặc vi phạm nghĩa vụ làm việc khiến người lao động không tiếp tục thực hiện cam kết vì lỗi từ phía doanh nghiệp, việc yêu cầu người lao động hoàn trả toàn bộ chi phí đào tạo sẽ không được chấp nhận một cách máy móc. Mỗi vụ việc phải được đánh giá theo quan hệ nhân quả giữa nghĩa vụ đào tạo, cam kết làm việc và nguyên nhân chấm dứt quan hệ lao động. Đây là điểm thường quyết định kết quả tranh chấp.

Cách xác định số tiền phải hoàn trả

Số tiền phải hoàn trả không mặc nhiên bằng toàn bộ chi phí doanh nghiệp đã chi nếu hợp đồng đào tạo hoặc thỏa thuận của hai bên quy định cách tính khác, chẳng hạn hoàn trả theo tỷ lệ thời gian cam kết chưa thực hiện. Khi hợp đồng quy định rõ phương pháp phân bổ chi phí theo thời gian làm việc sau đào tạo, cơ quan giải quyết tranh chấp sẽ ưu tiên áp dụng đúng thỏa thuận nếu thỏa thuận đó không trái luật. Vì vậy, cách tính cụ thể có ý nghĩa quyết định đối với cả doanh nghiệp và người lao động.

Trong trường hợp hồ sơ chỉ thể hiện tổng kinh phí đào tạo nhưng không có thỏa thuận rõ về cách hoàn trả khi nghỉ việc sớm, doanh nghiệp phải chứng minh tổng chi phí hợp lệ và mối liên hệ trực tiếp với khóa đào tạo. Khi chứng cứ không đầy đủ, yêu cầu bồi hoàn thường chỉ được chấp nhận trong phạm vi chứng minh được. Nguyên tắc chứng minh trong tranh chấp lao động vì thế giữ vai trò trung tâm.

Khuyến nghị khi soạn và thực hiện hợp đồng đào tạo

Để bảo đảm hiệu lực và hạn chế tranh chấp, hợp đồng đào tạo cần ghi rõ từng khoản chi phí, thời hạn đào tạo, thời hạn cam kết làm việc và cách xử lý khi người lao động nghỉ sớm. Doanh nghiệp nên lưu giữ đầy đủ hóa đơn, chứng từ, bảng lương, chứng từ đóng bảo hiểm và tài liệu chứng minh mục đích đào tạo. Người lao động cũng cần đọc kỹ điều khoản hoàn trả trước khi ký để tránh hiểu nhầm về phạm vi nghĩa vụ tài chính.

Trong thực tiễn, một hợp đồng đào tạo rõ ràng giúp phân định ranh giới giữa đầu tư đào tạo hợp pháp và yêu cầu đòi tiền thiếu căn cứ. Về phía người lao động, khi chấm dứt quan hệ lao động, cần kiểm tra lại hợp đồng đào tạo, thời hạn cam kết còn lại và danh mục chi phí được yêu cầu. Đây là cách hiệu quả nhất để xác định công ty đòi bồi hoàn có đúng luật hay không.

Kết luận

Công ty chỉ được yêu cầu bồi hoàn chi phí đào tạo khi có căn cứ rõ ràng theo Điều 62 Bộ luật Lao động 2019, đặc biệt là hợp đồng đào tạo hợp lệ, cam kết làm việc sau đào tạo và chứng từ chứng minh chi phí. Mọi yêu cầu vượt quá phạm vi chi phí đào tạo luật định, hoặc thiếu thỏa thuận và chứng cứ, đều không có cơ sở vững chắc. Trong tranh chấp thực tế, giá trị pháp lý của hồ sơ đào tạo thường quan trọng hơn chính việc người lao động đã nghỉ việc hay chưa.

Tài liệu tham khảo

• Bộ luật Lao động 2019, Điều 62 về hợp đồng đào tạo nghề giữa người sử dụng lao động và người lao động.
• Bộ luật Lao động 2019, Điều 40 về nghĩa vụ của người lao động khi đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động trái pháp luật.
• Bộ luật Lao động 2019, các quy định về hợp đồng lao động và chấm dứt hợp đồng lao động có liên quan.
• Nghị định hướng dẫn thi hành Bộ luật Lao động hiện hành, các quy định về quan hệ lao động và hồ sơ chứng cứ.
• Thực tiễn xét xử tranh chấp lao động về bồi hoàn chi phí đào tạo tại tòa án nhân dân.