Trả lương qua tài khoản người khác có hợp pháp không?

Khả năng pháp lý của việc trả lương vào tài khoản người khác

Về nguyên tắc, pháp luật lao động hiện hành không cho phép người sử dụng lao động tự ý chuyển lương vào tài khoản cá nhân của một người không phải là người lao động nếu không có căn cứ ủy quyền hợp lệ. Theo điểm b khoản 2 Điều 94 Bộ luật Lao động 2019, tiền lương phải được trả trực tiếp, đầy đủ và đúng hạn cho người lao động; trường hợp người lao động không thể nhận lương trực tiếp thì người sử dụng lao động có thể trả cho người được người lao động ủy quyền hợp pháp.

Quy định này cho thấy việc chuyển lương sang tài khoản của người khác chỉ hợp pháp khi người lao động đã lập ủy quyền hợp pháp theo đúng quy định của pháp luật dân sự. Nếu không có ủy quyền, doanh nghiệp không đáp ứng yêu cầu trả lương trực tiếp và dễ phát sinh tranh chấp về nghĩa vụ thanh toán, nghĩa vụ khấu trừ, cũng như trách nhiệm chứng minh việc đã hoàn thành nghĩa vụ trả lương.

Cơ sở pháp lý điều chỉnh việc ủy quyền nhận lương

Văn bản nền tảng về tiền lương là Điều 94 và Điều 95 Bộ luật Lao động 2019. Theo khoản 2 Điều 94 Bộ luật Lao động 2019, tiền lương được trả trực tiếp cho người lao động; chỉ khi người lao động không thể nhận trực tiếp mới được trả cho người được ủy quyền hợp pháp. Đồng thời, theo khoản 1 Điều 95 Bộ luật Lao động 2019, người sử dụng lao động phải thông báo bảng kê trả lương cho người lao động mỗi lần trả lương, trong đó thể hiện rõ tiền lương, khoản khấu trừ và số tiền thực nhận.

Về hình thức trả lương, theo khoản 2 Điều 54 Nghị định 145/2020/NĐ-CP, tiền lương của người lao động được trả bằng tiền mặt hoặc trả qua tài khoản cá nhân của người lao động được mở tại ngân hàng. Trường hợp doanh nghiệp lựa chọn trả lương qua tài khoản, người sử dụng lao động phải trả các loại phí liên quan đến việc mở tài khoản và chuyển tiền lương. Quy định này xác lập một giới hạn quan trọng: tài khoản dùng để nhận lương theo cơ chế mặc định là tài khoản cá nhân của chính người lao động, không phải tài khoản của người thứ ba.

Nếu doanh nghiệp muốn chuyển khoản vào tài khoản của người khác vì người lao động không trực tiếp nhận lương, hồ sơ ủy quyền phải rõ ràng và phù hợp với quy định của Bộ luật Dân sự 2015 về đại diện theo ủy quyền. Theo điểm a khoản 1 Điều 117 Bộ luật Dân sự 2015, giao dịch dân sự có hiệu lực khi chủ thể có năng lực pháp luật dân sự, năng lực hành vi dân sự phù hợp; việc ủy quyền phải thể hiện ý chí tự nguyện, xác định được phạm vi, nội dung và thời hạn ủy quyền.

Khi nào công ty được trả lương qua tài khoản người khác

Doanh nghiệp chỉ nên thực hiện trong các trường hợp người lao động không thể trực tiếp nhận lương và đã có giấy ủy quyền hợp lệ. Trên thực tế, các tình huống thường gặp gồm người lao động đi công tác dài ngày, điều trị, làm việc ở địa bàn xa, hoặc có nhu cầu hợp pháp khác mà việc nhận lương trực tiếp không khả thi. Khi đó, người được ủy quyền có thể là thân nhân hoặc người khác do người lao động chỉ định.

Để hợp lệ, giấy ủy quyền cần ghi rõ họ tên, số định danh hoặc giấy tờ tùy thân của các bên, nội dung nhận lương, tài khoản nhận tiền, thời hạn ủy quyền và chữ ký của người lao động. Với trường hợp có giá trị giao dịch đáng kể hoặc nội dung phức tạp, doanh nghiệp nên yêu cầu ủy quyền được lập thành văn bản riêng, có xác nhận chữ ký hoặc công chứng, chứng thực nếu phù hợp với tính chất của giao dịch và quy định nội bộ.

Bên cạnh đó, doanh nghiệp phải lưu đầy đủ hồ sơ trả lương, gồm hợp đồng lao động, thỏa thuận trả lương, giấy ủy quyền, chứng từ chuyển khoản, bảng kê lương và chứng từ khấu trừ nếu có. Việc lưu trữ này không chỉ chứng minh đã thanh toán đúng đối tượng theo ủy quyền mà còn là căn cứ quan trọng khi giải trình với cơ quan thanh tra lao động, cơ quan thuế hoặc khi xảy ra tranh chấp.

Trường hợp nào là không hợp pháp hoặc tiềm ẩn rủi ro

Không hợp pháp nếu công ty tự ý chuyển lương vào tài khoản của người thân, bạn bè hoặc bất kỳ bên thứ ba nào chỉ vì tiện giao dịch, trong khi người lao động không có ủy quyền hợp lệ. Cũng không phù hợp nếu doanh nghiệp buộc người lao động phải nhận lương qua tài khoản của người khác như một điều kiện mặc định, vì cách làm này làm sai lệch nguyên tắc trả lương trực tiếp cho người lao động theo Bộ luật Lao động 2019.

Rủi ro pháp lý phát sinh khi người lao động phủ nhận việc đã nhận lương, cho rằng khoản tiền được chuyển cho người khác không phải là nghĩa vụ đã thanh toán cho họ. Khi đó, doanh nghiệp phải chứng minh có ủy quyền hợp lệ và việc chi trả đã đúng phạm vi ủy quyền. Nếu thiếu hồ sơ, khoản thanh toán có thể không được coi là đã hoàn thành nghĩa vụ trả lương đối với người lao động.

Về mặt quản trị lao động, hình thức này còn dễ gây tranh chấp nội bộ về việc người được ủy quyền giữ tiền, chuyển tiền chậm hoặc không chuyển đủ cho người lao động. Do đó, ngay cả khi pháp luật cho phép, doanh nghiệp chỉ nên áp dụng như một ngoại lệ có kiểm soát, thay vì coi đây là phương thức thanh toán thường xuyên.

Hệ quả đối với tiền lương, thuế và chi phí doanh nghiệp

Trong quan hệ lao động, điều quan trọng nhất là chứng minh doanh nghiệp đã trả đúng cho người lao động theo thỏa thuận và đúng căn cứ ủy quyền. Nếu khoản lương được chuyển cho người khác mà hồ sơ không đầy đủ, doanh nghiệp có nguy cơ bị xác định là chưa hoàn thành nghĩa vụ trả lương, kéo theo tranh chấp về tiền lương, lãi chậm trả hoặc trách nhiệm vi phạm quy định về lao động.

Về kế toán và thuế, doanh nghiệp cần bảo đảm chứng từ thanh toán phù hợp với quy định nội bộ và hồ sơ lao động. Việc thanh toán vào tài khoản của người khác không phải là căn cứ tự động làm mất tính hợp lệ của chi phí, nhưng chỉ được chấp nhận khi có bộ hồ sơ chứng minh đầy đủ quan hệ lao động, căn cứ ủy quyền và chứng từ chuyển tiền phù hợp. Thiếu các tài liệu này, khoản chi trả dễ bị đặt vấn đề khi cơ quan thuế kiểm tra.

Khuyến nghị thực hành cho doanh nghiệp

Doanh nghiệp nên đặt nguyên tắc mặc định là trả lương vào tài khoản cá nhân của chính người lao động hoặc trả trực tiếp bằng tiền mặt theo thỏa thuận. Chỉ khi người lao động không thể nhận trực tiếp mới áp dụng cơ chế trả cho người được ủy quyền hợp pháp. Cách thiết kế này bám sát nguyên tắc của Bộ luật Lao động 2019 và giảm thiểu tranh chấp sau này.

Khi nhận đề nghị thanh toán qua tài khoản người khác, bộ phận nhân sự cần kiểm tra kỹ giấy ủy quyền, đối chiếu danh tính, lưu bản sao chứng từ và cập nhật dữ liệu người nhận. Nếu ủy quyền chỉ có giá trị một lần, doanh nghiệp phải giới hạn đúng kỳ trả lương đã được ủy quyền. Nếu ủy quyền kéo dài, cần ghi nhận rõ thời hạn, phạm vi và cơ chế chấm dứt.

Doanh nghiệp cũng nên quy định nội bộ về mẫu ủy quyền nhận lương, quy trình xác minh và trách nhiệm của các bộ phận liên quan. Việc chuẩn hóa quy trình giúp hạn chế rủi ro thanh toán sai người, bảo vệ quyền lợi người lao động và bảo đảm tính minh bạch của hệ thống tiền lương.

Kết luận

Trả lương vào tài khoản cá nhân của người khác không phải là hành vi bị cấm tuyệt đối, nhưng chỉ hợp pháp khi người lao động không thể nhận trực tiếp và đã có ủy quyền hợp pháp theo đúng quy định. Nếu thiếu ủy quyền, doanh nghiệp không nên thực hiện vì dễ vi phạm nguyên tắc trả lương trực tiếp, đầy đủ và đúng hạn. Thực tiễn an toàn nhất là trả vào tài khoản của chính người lao động, còn trường hợp ngoại lệ phải được kiểm soát chặt bằng hồ sơ và chứng từ.

Tài liệu tham khảo

• Bộ luật Lao động 2019.
• Nghị định 145/2020/NĐ-CP.
• Bộ luật Dân sự 2015.
• Nghị định 12/2022/NĐ-CP về xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực lao động.
• Hướng dẫn nghiệp vụ của cơ quan bảo hiểm xã hội về trả lương cho người lao động thông qua người được ủy quyền.
• Tài liệu chuyên khảo và bình luận pháp luật lao động, tiền lương hiện hành.