Công ty nợ BHXH rồi giải thể: quyền chốt sổ và hưởng chế độ của người lao động

Doanh nghiệp nợ BHXH khi giải thể: vấn đề pháp lý cốt lõi

Khi doanh nghiệp nợ BHXH rồi thực hiện giải thể, quan hệ pháp luật không chấm dứt đồng thời với quyền lợi BHXH của người lao động. Nghĩa vụ đóng BHXH, BHYT, BHTN và các khoản liên quan vẫn là nghĩa vụ tài chính của người sử dụng lao động cho đến khi được xử lý theo đúng trình tự pháp luật. Việc giải thể không làm mất đi thời gian đóng BHXH đã được cơ quan BHXH ghi nhận cho người lao động.

Điểm mấu chốt là phải phân biệt giữa nghĩa vụ còn nợ của doanh nghiệp và thời gian tham gia BHXH của người lao động. Nếu dữ liệu đóng đã được cơ quan BHXH xác nhận một phần, phần thời gian đó vẫn được bảo lưu để tính chế độ. Doanh nghiệp giải thể không được dùng làm căn cứ để tước quyền hưởng chế độ của người lao động đối với phần thời gian đóng hợp lệ.

Căn cứ pháp lý hiện hành về chốt sổ BHXH khi doanh nghiệp chấm dứt hoạt động

Theo khoản 5 Điều 48 Luật Bảo hiểm xã hội 2024, người sử dụng lao động có trách nhiệm hoàn thành thủ tục xác nhận thời gian đóng BHXH, bảo hiểm thất nghiệp và trả sổ, hồ sơ liên quan cho người lao động khi chấm dứt hợp đồng lao động. Quy định này thể hiện rõ nghĩa vụ chốt quá trình đóng không phụ thuộc vào việc doanh nghiệp đang hoạt động bình thường hay đang giải thể.

Theo điểm c khoản 1 Điều 21 Luật Bảo hiểm xã hội 2024, người sử dụng lao động phải đóng BHXH bắt buộc, bảo hiểm thất nghiệp và các khoản liên quan đúng, đủ theo quy định. Khi còn nợ, doanh nghiệp phải có trách nhiệm khắc phục; việc giải thể không làm phát sinh quyền bỏ qua nghĩa vụ này.

Đối với trình tự giải thể, theo khoản 2 Điều 208 Luật Doanh nghiệp 2020, doanh nghiệp chỉ được giải thể khi bảo đảm thanh toán hết các khoản nợ và nghĩa vụ tài sản khác, trừ trường hợp pháp luật về phá sản có quy định khác. Trong thực tiễn, nghĩa vụ BHXH là một trong các nghĩa vụ tài chính phải được xử lý trước khi hoàn tất thủ tục giải thể.

Người lao động có được chốt sổ khi công ty còn nợ BHXH không?

Người lao động vẫn có quyền được xác nhận quá trình tham gia BHXH đến thời điểm cơ quan BHXH đã ghi nhận đóng thực tế. Cơ quan BHXH không chờ doanh nghiệp trả hết toàn bộ nợ mới ghi nhận toàn bộ quyền lợi của người lao động; phần đã đóng được xác nhận để người lao động tiếp tục tham gia ở đơn vị mới hoặc làm căn cứ giải quyết chế độ.

Trên thực tế xử lý, cơ quan BHXH xác nhận thời gian đóng BHXH đến thời điểm doanh nghiệp đã thực nộp. Phần còn nợ được xử lý bổ sung sau khi thu hồi được khoản nợ hoặc khi doanh nghiệp hoàn tất nghĩa vụ theo quyết định của cơ quan có thẩm quyền. Cách làm này bảo đảm người lao động không bị “kẹt sổ” vô thời hạn chỉ vì nợ của chủ sử dụng lao động.

Với trường hợp doanh nghiệp chấm dứt hoạt động, người lao động có thể đề nghị cơ quan BHXH nơi quản lý đơn vị xác nhận quá trình đóng trên cơ sở dữ liệu đã phát sinh. Nếu hồ sơ doanh nghiệp không còn đầy đủ chữ ký, dấu hoặc đại diện pháp luật, cơ quan BHXH vẫn có trách nhiệm xử lý theo dữ liệu quản lý, không đặt toàn bộ gánh nặng cho người lao động.

Người lao động có được hưởng chế độ BHXH, BHTN không?

Người lao động vẫn được hưởng chế độ khi đáp ứng đủ điều kiện theo luật, trên cơ sở thời gian đã đóng được xác nhận. Những chế độ như ốm đau, thai sản, hưu trí, tử tuất, tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp hoặc bảo hiểm thất nghiệp đều được xem xét theo điều kiện riêng của từng chế độ, không phụ thuộc tuyệt đối vào việc doanh nghiệp còn nợ hay đã giải thể.

Đối với chế độ BHXH một lần hoặc hưởng hưu trí, mấu chốt là thời gian đóng và điều kiện hưởng theo luật hiện hành. Khi quá trình đóng đã được xác nhận đến một mốc nhất định, phần thời gian đó được dùng để tính hưởng. Nếu còn thiếu thời gian do doanh nghiệp nợ, cơ quan BHXH chỉ tính trên phần đã được xác nhận cho đến khi có xác nhận bổ sung.

Đối với bảo hiểm thất nghiệp, quyền hưởng còn phụ thuộc vào việc người lao động đã chấm dứt hợp đồng hợp pháp, đã nộp hồ sơ đúng hạn và đáp ứng thời gian đóng BHTN theo quy định. Việc doanh nghiệp nợ quỹ không làm mất quyền nộp hồ sơ của người lao động nếu thời gian đóng đã được cơ quan BHXH ghi nhận.

Trường hợp doanh nghiệp giải thể nhưng chưa nộp đủ BHXH: cách xử lý đúng

Trước hết, người lao động cần yêu cầu xác nhận quá trình đóng BHXH trên dữ liệu của cơ quan BHXH nơi đơn vị tham gia. Đây là bước xác định chính xác phần thời gian đã được ghi nhận, từ đó làm căn cứ tính chế độ hoặc chuyển sang đơn vị mới. Trong nhiều trường hợp, chỉ cần dữ liệu đóng đã đủ thì việc chốt sổ có thể tiến hành ngay đối với phần tương ứng.

Nếu doanh nghiệp còn tồn tại người đại diện pháp luật hoặc đơn vị quản lý tài sản, nghĩa vụ phối hợp giải quyết hồ sơ vẫn thuộc về doanh nghiệp. Nếu doanh nghiệp đã chấm dứt hoạt động, người lao động có thể nộp hồ sơ trực tiếp cho cơ quan BHXH kèm các tài liệu chứng minh quá trình làm việc, hợp đồng lao động, quyết định nghỉ việc hoặc giấy tờ liên quan.

Trường hợp phát sinh tranh chấp hoặc doanh nghiệp không phối hợp, người lao động có thể yêu cầu cơ quan thanh tra lao động, cơ quan BHXH và cơ quan đăng ký kinh doanh xem xét trách nhiệm liên đới của tổ chức, cá nhân quản lý doanh nghiệp. Tuy vậy, quyền hưởng chế độ của người lao động không nên bị đình trệ chỉ vì thủ tục nội bộ của doanh nghiệp chưa hoàn tất.

Hồ sơ và hướng đi thực tế để bảo vệ quyền lợi người lao động

Người lao động nên lưu giữ hợp đồng lao động, phụ lục hợp đồng, bảng lương, quyết định chấm dứt hợp đồng, thông báo nghỉ việc và mọi chứng từ thể hiện việc tham gia BHXH. Những tài liệu này giúp đối chiếu khi dữ liệu của doanh nghiệp thiếu hoặc khi đơn vị giải thể không bàn giao đầy đủ hồ sơ. Đây là cơ sở để yêu cầu cơ quan BHXH xác minh và xử lý.

Nếu đã có đơn vị mới, người lao động cần nộp ngay giấy tờ xác nhận quá trình tham gia BHXH để tiếp tục đóng nối sổ. Trường hợp chưa có đơn vị mới, người lao động nên đề nghị cơ quan BHXH xác nhận phần thời gian đã đóng và hướng dẫn hồ sơ hưởng chế độ theo từng trường hợp cụ thể. Việc xử lý đúng thời điểm giúp tránh mất quyền do quá hạn nộp hồ sơ, nhất là đối với chế độ thất nghiệp.

Về mặt nguyên tắc, doanh nghiệp nợ BHXH không được dùng làm “rào chắn” chặn quyền hưởng chế độ của người lao động. Nhà nước bảo vệ phần thời gian đóng hợp lệ, còn khoản nợ thuộc trách nhiệm tài chính của doanh nghiệp và chủ thể quản lý doanh nghiệp theo quy định pháp luật.

Kết luận

Về nguyên tắc pháp lý, công ty nợ BHXH rồi giải thể không làm mất quyền chốt sổ và hưởng chế độ của người lao động đối với phần thời gian đã được cơ quan BHXH ghi nhận. Doanh nghiệp vẫn phải hoàn thành nghĩa vụ chốt xác nhận quá trình đóng; nếu không thực hiện được do giải thể, cơ quan BHXH xử lý trên cơ sở dữ liệu quản lý và chứng từ thực tế. Người lao động có quyền yêu cầu xác nhận, bảo lưu thời gian đóng và nộp hồ sơ hưởng chế độ theo đúng điều kiện luật định.

Tài liệu tham khảo

• Luật Bảo hiểm xã hội 2024.
• Luật Doanh nghiệp 2020.
• Luật Việc làm 2013.
• Nghị định 58/2020/NĐ-CP về bảo hiểm xã hội bắt buộc.
• Các hướng dẫn, hỏi đáp chuyên môn của cơ quan bảo hiểm xã hội về chốt sổ khi doanh nghiệp chấm dứt hoạt động.