Công ty giữ bằng cấp gốc của người lao động: có vi phạm không?

Doanh nghiệp giữ bằng cấp gốc của người lao động có vi phạm không?

Việc công ty giữ bản chính bằng cấp, văn bằng hoặc chứng chỉ của người lao động là hành vi vi phạm pháp luật lao động. Theo khoản 1 Điều 17 Bộ luật Lao động 2019, người sử dụng lao động không được giữ bản chính giấy tờ tùy thân, văn bằng, chứng chỉ của người lao động khi giao kết hoặc thực hiện hợp đồng lao động. Quy định này có tính bắt buộc, áp dụng trong toàn bộ quá trình tuyển dụng và quan hệ lao động. Do đó, dù doanh nghiệp viện dẫn lý do quản lý hồ sơ, bảo đảm cam kết hay giữ chân nhân sự thì việc giữ bản gốc vẫn không hợp pháp.

Phạm vi cấm không chỉ dừng ở căn cước, giấy tờ tùy thân mà còn bao gồm bằng cấp, chứng chỉ chuyên môn, nghiệp vụ. Đây là nhóm giấy tờ gắn với năng lực nghề nghiệp và quyền nhân thân của người lao động, nên không thể bị doanh nghiệp chiếm giữ làm công cụ ràng buộc hợp đồng. Trong thực tiễn, nhiều tranh chấp phát sinh từ việc doanh nghiệp yêu cầu nộp “bản gốc để đối chiếu lâu dài” hoặc giữ bằng cấp để bảo đảm thời hạn làm việc tối thiểu. Những thỏa thuận như vậy trái với quy định cấm của pháp luật lao động và không làm phát sinh hiệu lực hợp pháp.

Cơ sở pháp lý hiện hành về hành vi giữ bằng cấp gốc

Cơ sở trực tiếp và rõ ràng nhất là khoản 1 Điều 17 Bộ luật Lao động 2019. Quy định này xác định ba nhóm hành vi người sử dụng lao động không được làm khi giao kết, thực hiện hợp đồng lao động, trong đó có việc giữ bản chính giấy tờ tùy thân, văn bằng, chứng chỉ của người lao động. Đây là quy phạm mệnh lệnh, nên mọi thỏa thuận trái luật đều không được chấp nhận. Vì vậy, ngay cả khi người lao động tự nguyện giao nộp thì doanh nghiệp vẫn không được phép tiếp tục giữ bản gốc.

Về chế tài, hành vi này bị xử phạt theo quy định về xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực lao động. Theo điểm a khoản 2 Điều 9 Nghị định 12/2022/NĐ-CP, người sử dụng lao động có hành vi giữ bản chính giấy tờ tùy thân, văn bằng, chứng chỉ của người lao động khi giao kết hoặc thực hiện hợp đồng lao động bị phạt tiền từ 20.000.000 đồng đến 25.000.000 đồng đối với cá nhân. Đồng thời, theo điểm d khoản 3 Điều 9 Nghị định 12/2022/NĐ-CP, người vi phạm còn bị buộc trả lại bản chính giấy tờ đã giữ của người lao động.

Trường hợp chủ thể vi phạm là tổ chức, mức phạt tiền được áp dụng theo nguyên tắc tại khoản 1 Điều 6 Nghị định 12/2022/NĐ-CP, tức mức phạt đối với tổ chức bằng 02 lần mức phạt đối với cá nhân. Như vậy, doanh nghiệp có thể bị phạt từ 40.000.000 đồng đến 50.000.000 đồng nếu là tổ chức vi phạm. Đây là chế tài đáng kể, phản ánh quan điểm nhất quán của pháp luật: giấy tờ gốc của người lao động không phải là tài sản bảo đảm cho quan hệ lao động.

Vì sao doanh nghiệp không được giữ bản gốc bằng cấp?

Bằng cấp, văn bằng, chứng chỉ là chứng nhận về trình độ và năng lực của cá nhân, đồng thời gắn trực tiếp với quyền học tập, quyền làm việc và quyền nhân thân. Khi doanh nghiệp giữ bản gốc, người lao động bị hạn chế khả năng xin việc ở nơi khác, thực hiện thủ tục hành chính hoặc tham gia các giao dịch cần xuất trình giấy tờ. Hành vi này tạo ra sự phụ thuộc bất hợp pháp giữa người lao động và người sử dụng lao động. Về bản chất, đó là một biện pháp kiểm soát nhân sự không được pháp luật thừa nhận.

Pháp luật lao động cho phép doanh nghiệp quản lý hồ sơ bằng các biện pháp hợp pháp như lưu bản sao, đối chiếu bản chính khi tiếp nhận, hoặc yêu cầu cung cấp thông tin phục vụ ký hợp đồng. Tuy nhiên, quyền quản lý nhân sự không đồng nghĩa với quyền chiếm giữ giấy tờ gốc. Ranh giới này rất rõ: doanh nghiệp được kiểm tra, sao lưu, xác nhận thông tin; doanh nghiệp không được giữ bản chính để tạo sức ép buộc người lao động tiếp tục làm việc. Đây là nguyên tắc quan trọng nhằm bảo vệ tự do lao động và sự bình đẳng trong quan hệ hợp đồng.

Doanh nghiệp giữ bằng cấp với lý do đào tạo có hợp pháp không?

Nhiều doanh nghiệp cho rằng đã chi phí đào tạo nên có quyền giữ văn bằng gốc để bảo đảm người lao động thực hiện cam kết làm việc. Lập luận này không phù hợp với pháp luật lao động hiện hành. Theo khoản 1 Điều 17 Bộ luật Lao động 2019, hành vi giữ bản chính văn bằng, chứng chỉ bị cấm chung, không đặt ra ngoại lệ cho trường hợp doanh nghiệp đã tài trợ đào tạo. Do đó, việc đào tạo bằng kinh phí của doanh nghiệp không làm phát sinh quyền giữ giấy tờ gốc của người lao động.

Nếu doanh nghiệp muốn bảo vệ chi phí đào tạo, công cụ pháp lý phù hợp là ký kết thỏa thuận đào tạo theo quy định của Bộ luật Lao động, trong đó xác định rõ thời hạn cam kết làm việc, chi phí đào tạo và trách nhiệm hoàn trả chi phí theo điều kiện luật định. Cơ chế này khác hoàn toàn với việc giữ bằng cấp gốc. Pháp luật cho phép ràng buộc bằng cam kết tài chính hợp pháp, nhưng không cho phép biến giấy tờ nhân thân hoặc văn bằng thành vật bảo đảm.

Người lao động cần làm gì khi công ty giữ bằng cấp gốc?

Người lao động có quyền yêu cầu doanh nghiệp trả lại bản chính giấy tờ đang giữ trái pháp luật. Yêu cầu nên được thực hiện bằng văn bản hoặc qua kênh trao đổi có thể chứng minh, nhằm tạo căn cứ nếu phát sinh tranh chấp. Trong trường hợp doanh nghiệp không hợp tác, người lao động có thể phản ánh đến cơ quan quản lý nhà nước về lao động để được xem xét xử lý vi phạm hành chính. Cùng với đó, người lao động có thể lưu giữ chứng cứ về việc giao nộp giấy tờ, trao đổi nội bộ, email hoặc tin nhắn liên quan.

Nếu việc giữ giấy tờ kéo dài và gây thiệt hại thực tế, người lao động có thể yêu cầu bồi thường theo quy định chung của pháp luật dân sự và lao động khi chứng minh được thiệt hại, quan hệ nhân quả và lỗi của bên vi phạm. Tuy nhiên, trọng tâm trước hết vẫn là yêu cầu trả lại ngay giấy tờ gốc. Khi giấy tờ bị giữ, người lao động không nên ký các giấy biên nhận hoặc thỏa thuận có nội dung thừa nhận doanh nghiệp có quyền giữ bản chính, vì những điều khoản đó không làm hợp pháp hóa hành vi trái luật.

Nhận diện đúng giữa quản lý hồ sơ và giữ giấy tờ trái phép

Trong quản trị nhân sự, doanh nghiệp có quyền thu thập và lưu trữ dữ liệu cần thiết cho tuyển dụng, ký kết và thực hiện hợp đồng lao động. Tuy nhiên, quyền này chỉ dừng ở mức độ sao chụp, đối chiếu hoặc lưu bản sao có chứng thực theo nhu cầu quản lý nội bộ. Việc yêu cầu nộp bản gốc để “lưu hồ sơ”, “đảm bảo trách nhiệm” hay “phòng trường hợp nghỉ việc đột xuất” đều không có cơ sở pháp lý. Nếu doanh nghiệp cần chứng minh trình độ chuyên môn, việc lưu bản sao văn bằng là đủ và phù hợp hơn với nguyên tắc bảo vệ quyền của người lao động.

Về phương diện pháp lý, hành vi giữ bằng cấp gốc còn có nguy cơ dẫn đến nhiều hệ quả dây chuyền như tranh chấp lao động, khiếu nại hành chính và ảnh hưởng uy tín doanh nghiệp. Doanh nghiệp tuân thủ đúng quy định không chỉ tránh rủi ro xử phạt mà còn thể hiện chuẩn mực quản trị nhân sự minh bạch. Trong quan hệ lao động hiện đại, sự tuân thủ pháp luật là nền tảng để bảo đảm ổn định và hạn chế xung đột.

Kết luận

Việc công ty giữ bằng cấp gốc của người lao động là hành vi vi phạm pháp luật theo khoản 1 Điều 17 Bộ luật Lao động 2019. Hành vi này có thể bị xử phạt theo điểm a khoản 2 Điều 9 Nghị định 12/2022/NĐ-CP và bị buộc trả lại giấy tờ đã giữ theo điểm d khoản 3 Điều 9 Nghị định 12/2022/NĐ-CP. Đối với tổ chức, mức phạt được áp dụng theo nguyên tắc tại khoản 1 Điều 6 Nghị định 12/2022/NĐ-CP. Vì vậy, doanh nghiệp chỉ được quản lý hồ sơ bằng biện pháp hợp pháp, không được biến bằng cấp gốc thành công cụ ràng buộc người lao động.

Tài liệu tham khảo

• Bộ luật Lao động 2019.
• Nghị định 12/2022/NĐ-CP quy định xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực lao động, bảo hiểm xã hội, người lao động Việt Nam đi làm việc ở nước ngoài theo hợp đồng.
• Bộ luật Dân sự 2015.
• Văn bản hướng dẫn và giải đáp nghiệp vụ về xử lý vi phạm trong lĩnh vực lao động của cơ quan quản lý nhà nước.