Đóng BHXH không đủ theo lương thực nhận: quyền kiểm tra và yêu cầu xử lý

Khái quát về hành vi đóng BHXH không đủ theo lương thực nhận

Đóng bảo hiểm xã hội không đủ theo lương thực nhận là tình trạng người sử dụng lao động khai tiền lương làm căn cứ đóng thấp hơn mức tiền lương phải dùng để đóng theo quy định. Hành vi này thường làm giảm mức đóng vào các quỹ bảo hiểm và kéo theo việc giảm mức hưởng của người lao động khi phát sinh chế độ. Về bản chất, đây là hành vi vi phạm nghĩa vụ đóng bảo hiểm bắt buộc, không phải là sự lựa chọn hợp pháp của doanh nghiệp.

Pháp luật bảo hiểm xã hội hiện hành xác định tiền lương làm căn cứ đóng bảo hiểm xã hội bắt buộc theo cấu phần tiền lương, phụ cấp lương và các khoản bổ sung khác được xác định mức tiền cụ thể cùng kỳ trả lương. Đồng thời, mức tiền lương đóng còn bị giới hạn bởi ngưỡng tối thiểu và ngưỡng tối đa theo quy định từng thời kỳ. Vì vậy, việc ghi nhận mức đóng thấp hơn lương thực nhận nhưng cao hơn mức tối thiểu vẫn có thể là hành vi đóng thiếu nếu không phản ánh đúng căn cứ tiền lương phải đóng.

Căn cứ pháp lý hiện hành về tiền lương làm căn cứ đóng

Theo khoản 1 Điều 89 Luật Bảo hiểm xã hội 2014, tiền lương tháng đóng bảo hiểm xã hội bắt buộc đối với người lao động thực hiện chế độ tiền lương do người sử dụng lao động quyết định là mức lương, phụ cấp lương và các khoản bổ sung khác theo quy định của pháp luật về lao động. Theo khoản 2 Điều 89 Luật Bảo hiểm xã hội 2014, trường hợp ngừng việc mà vẫn được trả lương bằng hoặc cao hơn mức lương tối thiểu làm căn cứ đóng thì vẫn phải đóng theo mức tiền lương được trả.

Theo khoản 1 Điều 33 Luật Bảo hiểm xã hội 2024, tiền lương làm căn cứ đóng bảo hiểm xã hội bắt buộc tiếp tục được xác định theo tiền lương tháng theo thỏa thuận và các khoản bổ sung xác định được mức tiền cụ thể, bảo đảm tính liên tục với quan hệ lao động thực tế. Theo khoản 3 Điều 33 Luật Bảo hiểm xã hội 2024, Chính phủ quy định chi tiết tiền lương làm căn cứ đóng và mức tối thiểu, tối đa làm căn cứ đóng. Cách hiểu đúng là doanh nghiệp không được tùy tiện tách một phần tiền lương thực trả ra ngoài căn cứ đóng nếu khoản đó thuộc thành phần tiền lương phải tính đóng.

Theo khoản 1 Điều 91 Bộ luật Lao động 2019, tiền lương không được thấp hơn mức lương tối thiểu do Chính phủ công bố. Theo khoản 1 Điều 91 Bộ luật Lao động 2019, mức lương tối thiểu được xác lập theo tháng, giờ và vùng. Khi doanh nghiệp trả lương thực tế cao hơn mức ghi dùng để đóng bảo hiểm, người lao động có cơ sở kiểm tra sự không tương ứng giữa thực trả và thực đóng.

Người lao động có quyền kiểm tra những gì

Người lao động cần kiểm tra đồng thời hợp đồng lao động, phụ lục hợp đồng, bảng lương, phiếu lương, sao kê chuyển khoản và lịch sử tham gia bảo hiểm xã hội. Dữ liệu quan trọng nhất là mức lương thỏa thuận, các khoản phụ cấp, khoản bổ sung thường xuyên và tiền lương thực nhận hằng tháng. Nếu bảng lương thể hiện tổng thu nhập cao hơn căn cứ đóng bảo hiểm thì cần làm rõ phần chênh lệch đó có bị loại trừ trái luật hay không.

Người lao động cũng có quyền tra cứu quá trình tham gia bảo hiểm xã hội thông qua các kênh tra cứu điện tử của cơ quan bảo hiểm xã hội hoặc đề nghị đơn vị sử dụng lao động cung cấp thông tin đóng bảo hiểm. Theo Điều 48 Luật Bảo hiểm xã hội 2014, người sử dụng lao động có trách nhiệm cung cấp thông tin về việc đóng bảo hiểm xã hội của người lao động khi có yêu cầu hợp pháp. Việc đối chiếu giữa dữ liệu đóng và chứng từ lương là bước nền tảng để xác định có hay không hành vi đóng thiếu.

Cách yêu cầu doanh nghiệp điều chỉnh và truy đóng

Bước đầu tiên là gửi yêu cầu bằng văn bản cho bộ phận nhân sự, kế toán hoặc người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp. Nội dung yêu cầu cần nêu rõ số tháng bị đóng thiếu, mức lương thực nhận, mức lương dùng để đóng, căn cứ pháp lý và đề nghị điều chỉnh hồ sơ, truy đóng phần thiếu, nộp lãi chậm đóng và cập nhật quá trình đóng cho người lao động. Văn bản nên kèm hợp đồng lao động, bảng lương, sao kê và tài liệu thể hiện mức thu nhập thực tế.

Theo Điều 122 Luật Bảo hiểm xã hội 2024, người sử dụng lao động có trách nhiệm đóng đủ, đúng thời hạn và truy đóng các khoản chưa đóng, chậm đóng theo quy định. Theo pháp luật về bảo hiểm hiện hành, phần tiền chậm đóng phải nộp thêm tiền lãi chậm đóng theo mức do luật quy định. Vì vậy, yêu cầu hợp pháp không chỉ là “đóng bù” mà còn phải xử lý đầy đủ nghĩa vụ tài chính phát sinh.

Khi doanh nghiệp không khắc phục thì làm gì

Nếu doanh nghiệp không tự điều chỉnh, người lao động có thể gửi đơn phản ánh, kiến nghị hoặc khiếu nại đến cơ quan bảo hiểm xã hội quản lý thu trên địa bàn. Cơ quan bảo hiểm xã hội có chức năng kiểm tra, đôn đốc và phối hợp xử lý vi phạm trong thu bảo hiểm bắt buộc. Trường hợp hồ sơ cho thấy có dấu hiệu nợ, chậm đóng hoặc đóng không đúng mức, cơ quan này có căn cứ yêu cầu doanh nghiệp truy đóng và xử lý theo thẩm quyền.

Người lao động cũng có thể gửi đơn đến thanh tra lao động hoặc cơ quan quản lý nhà nước về lao động để đề nghị kiểm tra việc trả lương và đóng bảo hiểm. Theo khoản 5 Điều 39 Nghị định 12/2022/NĐ-CP, người sử dụng lao động có hành vi đóng bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp không đúng mức quy định mà không phải là trốn đóng thì bị phạt tiền từ 12% đến 15% tổng số tiền phải đóng tại thời điểm lập biên bản vi phạm hành chính, tối đa không quá 75.000.000 đồng. Ngoài tiền phạt, còn có thể bị buộc truy nộp đủ số tiền còn thiếu và tiền lãi chậm đóng theo quy định.

Nếu doanh nghiệp cố tình kéo dài việc không khắc phục, người lao động có quyền cân nhắc cơ chế giải quyết tranh chấp lao động hoặc yêu cầu bảo vệ quyền lợi thông qua con đường tố tụng phù hợp. Trong thực tiễn, hồ sơ càng đầy đủ thì khả năng được xử lý càng nhanh. Vì vậy, việc lưu giữ bảng lương, chứng từ chuyển khoản và email trao đổi nội bộ có ý nghĩa quyết định.

Dấu hiệu nhận biết doanh nghiệp đang đóng thiếu

Một dấu hiệu phổ biến là mức lương trên phiếu lương cao hơn mức tiền lương dùng để đóng bảo hiểm ghi trên dữ liệu tra cứu. Dấu hiệu khác là phụ cấp hoặc khoản bổ sung có tính ổn định nhưng không được tính vào căn cứ đóng, dù bản chất pháp lý phải tính. Cũng cần chú ý trường hợp doanh nghiệp điều chỉnh hợp đồng theo hướng tách nhỏ lương cơ bản để làm giảm mức đóng mà không phản ánh đúng quan hệ trả lương thực tế.

Khi phát hiện dấu hiệu bất thường, người lao động không nên chỉ đối chiếu một tháng lương. Cần kiểm tra tối thiểu nhiều kỳ trả lương liên tiếp để nhận diện mô hình vi phạm có tính hệ thống. Việc này giúp xác định đúng phạm vi truy đóng và hạn chế tranh cãi về tính nhất thời của số liệu.

Ý nghĩa pháp lý của việc yêu cầu xử lý sớm

Yêu cầu xử lý sớm giúp bảo toàn căn cứ đóng, tránh để thời gian dài mới phát hiện dẫn đến chênh lệch lớn về quyền lợi bảo hiểm. Mức tiền lương đóng ảnh hưởng trực tiếp đến mức hưởng của nhiều chế độ, đặc biệt là ốm đau, thai sản, hưu trí và trợ cấp tử tuất. Nếu để kéo dài, người lao động có thể gặp khó khăn khi xác định trách nhiệm của từng giai đoạn và từng bộ phận quản lý trong doanh nghiệp.

Về nguyên tắc, quyền lợi bảo hiểm xã hội phải gắn với tiền lương thực trả và hồ sơ lao động hợp pháp. Do đó, doanh nghiệp không được dùng kỹ thuật ghi nhận tiền lương thấp hơn thực tế để giảm nghĩa vụ đóng. Khi người lao động chủ động kiểm tra, yêu cầu và khiếu nại kịp thời, cơ chế bảo vệ của pháp luật được kích hoạt đầy đủ hơn.

Kết luận

Đóng BHXH không đủ theo lương thực nhận là hành vi vi phạm nghĩa vụ đóng bảo hiểm và làm suy giảm trực tiếp quyền lợi an sinh của người lao động. Người lao động cần đối chiếu hợp đồng, bảng lương, sao kê và dữ liệu tham gia bảo hiểm để phát hiện chênh lệch, sau đó yêu cầu doanh nghiệp truy đóng, nộp lãi và điều chỉnh hồ sơ. Nếu doanh nghiệp không tự khắc phục, người lao động có quyền đề nghị cơ quan bảo hiểm xã hội, thanh tra lao động và các cơ quan có thẩm quyền xử lý theo pháp luật hiện hành.

Tài liệu tham khảo

• Luật Bảo hiểm xã hội 2014.
• Luật Bảo hiểm xã hội 2024.
• Bộ luật Lao động 2019.
• Nghị định 12/2022/NĐ-CP.
• Nghị định 74/2024/NĐ-CP về mức lương tối thiểu vùng.
• Văn bản hướng dẫn hiện hành của cơ quan bảo hiểm xã hội về thu, đóng và truy đóng BHXH bắt buộc.