Tự quyết toán thuế TNCN khi công ty đã giải thể hoặc ngừng hoạt động

Khái quát tình huống pháp lý

Trong quan hệ thuế thu nhập cá nhân, nghĩa vụ kê khai, khấu trừ và quyết toán thường được thực hiện thông qua tổ chức trả thu nhập. Tuy nhiên, khi doanh nghiệp đã giải thể, chấm dứt hoạt động hoặc không còn phát sinh bộ máy để lập hồ sơ quyết toán, người lao động không thể tiếp tục dựa vào cơ chế ủy quyền như thông lệ. Khi đó, việc tự quyết toán với cơ quan thuế là phương thức phù hợp để xác định số thuế phải nộp thêm hoặc số thuế nộp thừa được hoàn trả.

Vấn đề này phát sinh phổ biến ở các doanh nghiệp đóng cửa trước thời điểm chốt năm tài chính hoặc trong giai đoạn xử lý hậu giải thể. Đối với người lao động, sự thiếu vắng của tổ chức trả thu nhập không làm mất quyền hoàn thuế, nhưng buộc phải chủ động thu thập chứng từ và thực hiện thủ tục theo đúng thời hạn. Trọng tâm của việc xử lý là chứng minh thu nhập đã nhận, số thuế đã khấu trừ và tình trạng không còn tổ chức trả thu nhập để ủy quyền.

Căn cứ pháp lý điều chỉnh việc tự quyết toán

Về nguyên tắc quyết toán thuế thu nhập cá nhân, cá nhân có thu nhập từ tiền lương, tiền công thuộc diện phải quyết toán trực tiếp trong các trường hợp không đủ điều kiện ủy quyền cho tổ chức trả thu nhập, theo khoản 1 Điều 21 Nghị định 126/2020/NĐ-CP và quy định hồ sơ tại Điều 44 Luật Quản lý thuế 2019. Trường hợp tổ chức trả thu nhập đã giải thể hoặc chấm dứt hoạt động thì cơ chế quyết toán thay cho cá nhân không còn được thực hiện trên thực tế, nên cá nhân phải tự thực hiện nghĩa vụ của mình.

Về mẫu biểu và hồ sơ, Thông tư 80/2021/TT-BTC hiện là văn bản hướng dẫn hồ sơ khai, quyết toán thuế áp dụng từ kỳ tính thuế năm 2022 trở đi. Hồ sơ quyết toán thuế thu nhập cá nhân của cá nhân trực tiếp quyết toán được thực hiện theo mẫu 02/QTT-TNCN và các phụ lục kèm theo khi có phát sinh người phụ thuộc, thu nhập ở nhiều nơi hoặc yêu cầu hoàn thuế. Trường hợp có số thuế đã khấu trừ tại nguồn, chứng từ khấu trừ là tài liệu bắt buộc để đối chiếu.

Về thời hạn, khoản 2 Điều 44 Luật Quản lý thuế 2019 quy định hồ sơ quyết toán thuế năm của cá nhân được nộp chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng thứ 4 kể từ ngày kết thúc năm dương lịch; riêng trường hợp có phát sinh số thuế phải nộp thêm thì nộp chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng thứ 3. Đây là mốc thời hạn trực tiếp mà người lao động phải tuân thủ khi tự quyết toán do doanh nghiệp không còn hoạt động.

Khi nào người lao động phải tự quyết toán

Người lao động phải tự quyết toán khi không đáp ứng điều kiện ủy quyền cho tổ chức trả thu nhập hoặc khi tổ chức trả thu nhập không còn tồn tại để thực hiện nghĩa vụ thay. Trường hợp làm việc tại nhiều nơi trong năm, đã nghỉ việc trước thời điểm quyết toán, hoặc doanh nghiệp đã giải thể, ngừng hoạt động, cá nhân phải chủ động kê khai với cơ quan thuế. Đây là cơ chế độc lập với việc doanh nghiệp đã hoàn tất hay chưa hoàn tất các thủ tục nội bộ.

Việc tự quyết toán cũng đặt ra khi người lao động muốn hoàn thuế do đã bị khấu trừ thuế vượt số phải nộp. Nếu chỉ dựa vào bảng lương hoặc sao kê nhận thu nhập mà không có chứng từ khấu trừ, cơ quan thuế sẽ yêu cầu bổ sung tài liệu hợp lệ. Vì vậy, chứng từ thuế là yếu tố trung tâm trong toàn bộ hồ sơ.

Hồ sơ người lao động cần chuẩn bị

Hồ sơ quyết toán trực tiếp của cá nhân thường gồm tờ khai quyết toán thuế thu nhập cá nhân mẫu 02/QTT-TNCN, bản sao chứng từ khấu trừ thuế, và các tài liệu chứng minh người phụ thuộc nếu đề nghị giảm trừ. Khi có thu nhập tại nhiều nơi, cá nhân cần tổng hợp toàn bộ thu nhập chịu thuế và số thuế đã khấu trừ trong năm để kê khai đầy đủ. Nếu đề nghị hoàn thuế, cá nhân phải ghi rõ số tài khoản nhận hoàn.

Trong thực tiễn, trường hợp công ty đã ngừng hoạt động khiến người lao động không lấy được bảng lương, cá nhân vẫn có thể dùng chứng từ khấu trừ thuế, hợp đồng lao động, quyết định thôi việc, sao kê ngân hàng và thư điện tử trao đổi về thu nhập để đối chiếu. Nếu doanh nghiệp chưa cấp chứng từ khấu trừ, người lao động nên yêu cầu cung cấp trước khi thực hiện quyết toán. Việc thiếu chứng từ có thể làm kéo dài thời gian xử lý hồ sơ.

Trường hợp có ủy quyền trước đó

Nếu trước khi giải thể, người lao động đã lập giấy ủy quyền quyết toán thuế cho doanh nghiệp nhưng doanh nghiệp không còn khả năng thực hiện, giấy ủy quyền đó không còn giá trị thực thi trên thực tế. Khi đó, người lao động chuyển sang cơ chế tự quyết toán. Nghĩa vụ này phát sinh từ tình trạng thực tế của tổ chức trả thu nhập chứ không phụ thuộc vào ý chí đơn phương của người lao động.

Trường hợp còn thiếu chứng từ khấu trừ

Nếu doanh nghiệp đã giải thể nhưng người lao động chưa nhận đủ chứng từ khấu trừ, cần liên hệ người đại diện theo pháp luật, tổ chức thanh lý hoặc đơn vị kế thừa hồ sơ. Khi không thể bổ sung từ phía doanh nghiệp, cá nhân nên tập hợp tài liệu thay thế để chứng minh thu nhập và số thuế đã nộp. Việc này đặc biệt quan trọng trong hồ sơ xin hoàn thuế.

Trình tự tự quyết toán với cơ quan thuế

Người lao động nộp hồ sơ quyết toán tại cơ quan thuế quản lý trực tiếp nơi cá nhân cư trú hoặc nơi phát sinh yêu cầu hoàn, theo quy định về tiếp nhận hồ sơ khai thuế của Luật Quản lý thuế 2019 và văn bản hướng dẫn hiện hành. Trường hợp nộp điện tử, cá nhân kê khai trên hệ thống ngành thuế và tải lên bản scan chứng từ theo yêu cầu. Trường hợp nộp giấy, hồ sơ cần được chuẩn bị đầy đủ ngay từ đầu để hạn chế việc bổ sung.

Sau khi tiếp nhận, cơ quan thuế đối chiếu thu nhập, số thuế đã khấu trừ và quyền giảm trừ gia cảnh. Nếu cá nhân có số thuế nộp thừa, cơ quan thuế giải quyết hoàn thuế theo quy định của Luật Quản lý thuế 2019. Nếu còn thiếu thuế, cá nhân phải nộp phần chênh lệch trong thời hạn quy định để tránh tiền chậm nộp.

Những lưu ý thực tiễn quan trọng

Người lao động cần kiểm tra ngay tình trạng pháp lý của công ty khi nghỉ việc hoặc khi đến kỳ quyết toán. Nếu doanh nghiệp đã hoàn tất thủ tục giải thể, việc chờ doanh nghiệp quyết toán thay là không còn khả thi. Chủ động lưu trữ chứng từ khấu trừ thuế, bảng lương và quyết định chấm dứt hợp đồng là biện pháp quan trọng để bảo vệ quyền hoàn thuế.

Đối với trường hợp công ty chỉ tạm ngừng hoạt động nhưng chưa giải thể, người lao động vẫn phải xem xét khả năng thực hiện quyết toán thay trên thực tế. Nếu bộ máy không còn vận hành, cá nhân nên tự quyết toán để bảo đảm thời hạn pháp luật. Cách làm này giúp tránh bỏ lỡ kỳ kê khai và hạn chế tranh chấp về sau.

Về nguyên tắc, cơ quan thuế không giải quyết hồ sơ hoàn thuế nếu thông tin thu nhập và thuế khấu trừ không đủ cơ sở kiểm tra. Vì vậy, tính đầy đủ của chứng từ là điều kiện quyết định. Đây cũng là lý do người lao động nên yêu cầu doanh nghiệp bàn giao hồ sơ lao động và hồ sơ thuế ngay khi chấm dứt quan hệ làm việc.

Kết luận

Khi công ty đã giải thể hoặc ngừng hoạt động, người lao động không thể trông chờ vào cơ chế quyết toán thay từ tổ chức trả thu nhập mà phải tự thực hiện quyết toán thuế thu nhập cá nhân theo quy định. Căn cứ pháp lý trọng tâm hiện nay là Luật Quản lý thuế 2019, Nghị định 126/2020/NĐ-CP và Thông tư 80/2021/TT-BTC. Việc chuẩn bị đúng hồ sơ, đúng thời hạn và đúng nơi nộp là yếu tố then chốt để bảo đảm quyền lợi về hoàn thuế hoặc tránh phát sinh nghĩa vụ nộp bổ sung.

Tài liệu tham khảo

• Luật Quản lý thuế 2019.
• Nghị định 126/2020/NĐ-CP của Chính phủ.
• Thông tư 80/2021/TT-BTC của Bộ Tài chính.
• Luật Thuế thu nhập cá nhân 2007, đã được sửa đổi, bổ sung.
• Văn bản hướng dẫn quyết toán thuế thu nhập cá nhân của cơ quan thuế.