Công ty có được buộc nhân viên viết bản kiểm điểm không?

Công ty có được buộc nhân viên viết bản kiểm điểm không?

Doanh nghiệp không có quyền coi việc “viết bản kiểm điểm” là một hình thức xử lý kỷ luật lao động độc lập. Theo khoản 1 Điều 117 Bộ luật Lao động 2019, kỷ luật lao động là những quy định về việc tuân theo thời gian, công nghệ và điều hành sản xuất, kinh doanh do người sử dụng lao động ban hành trong nội quy lao động và do pháp luật quy định. Đồng thời, Điều 124 Bộ luật Lao động 2019 chỉ ghi nhận bốn hình thức xử lý kỷ luật lao động: khiển trách, kéo dài thời hạn nâng lương không quá 06 tháng, cách chức và sa thải.

Từ cấu trúc pháp lý này, bản kiểm điểm không phải là hình thức kỷ luật được luật định. Việc công ty yêu cầu người lao động tự viết bản kiểm điểm chỉ có thể được hiểu là một biện pháp thu thập thông tin, yêu cầu giải trình hoặc ghi nhận ý kiến của người lao động trong quá trình xem xét vi phạm. Nếu doanh nghiệp dùng bản kiểm điểm như điều kiện bắt buộc để áp dụng kỷ luật, điều đó không làm phát sinh thêm một chế tài hợp pháp ngoài các hình thức đã được luật quy định.

Bản kiểm điểm trong quan hệ lao động có giá trị gì?

Trong thực tiễn doanh nghiệp, bản kiểm điểm thường được sử dụng để người lao động trình bày sự việc, nguyên nhân, mức độ vi phạm và quan điểm khắc phục. Tài liệu này có thể hỗ trợ người sử dụng lao động xác minh tình tiết vụ việc, đối chiếu với chứng cứ và xem xét yếu tố lỗi. Tuy nhiên, giá trị của bản kiểm điểm chỉ dừng ở mức tài liệu phục vụ quá trình quản lý hoặc xử lý vi phạm, không thay thế cho trình tự kỷ luật lao động theo luật.

Về mặt pháp lý, việc xử lý kỷ luật lao động phải được tiến hành đúng thủ tục, trong đó khoản 1 Điều 122 Bộ luật Lao động 2019 quy định việc xử lý kỷ luật phải có sự tham gia của tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở mà người lao động là thành viên; trường hợp người lao động dưới 15 tuổi còn phải có người đại diện theo pháp luật. Điều này cho thấy kỷ luật lao động là một quy trình chính thức, có điều kiện, chứ không phải quyết định đơn phương dựa trên một bản kiểm điểm.

Doanh nghiệp được yêu cầu giải trình, nhưng không được ép buộc trái luật

Người sử dụng lao động có quyền yêu cầu người lao động giải trình về hành vi vi phạm nội quy, quy trình hoặc nghĩa vụ lao động. Đây là một phần của quyền quản lý, điều hành doanh nghiệp và phù hợp với việc xác minh lỗi trước khi xử lý kỷ luật. Tuy nhiên, quyền yêu cầu giải trình không đồng nghĩa với quyền cưỡng ép người lao động thừa nhận lỗi hoặc buộc họ tự viết một văn bản theo nội dung có sẵn do công ty soạn sẵn.

Nếu doanh nghiệp áp đặt việc viết bản kiểm điểm như một điều kiện bắt buộc bằng mệnh lệnh trái quy định, đe dọa, gây sức ép tinh thần hoặc dùng nó làm căn cứ duy nhất để trừng phạt người lao động, cách làm đó không đáp ứng yêu cầu khách quan của pháp luật lao động. Trong tranh chấp, bản kiểm điểm được tạo ra trong bối cảnh ép buộc có nguy cơ bị giảm giá trị chứng cứ và không thể tự nó hợp pháp hóa quyết định kỷ luật.

Khi nào việc yêu cầu viết bản kiểm điểm có thể xem là phù hợp?

Yêu cầu viết bản kiểm điểm có thể chấp nhận được khi doanh nghiệp sử dụng nó như một hình thức ghi nhận giải trình, không thay thế cho biên bản vi phạm, cuộc họp xử lý kỷ luật và các bảo đảm thủ tục khác theo Điều 122 Bộ luật Lao động 2019. Tài liệu này cần phản ánh trung thực ý chí của người lao động, không được ép nội dung nhận tội hoặc thừa nhận mức kỷ luật cụ thể. Trong trường hợp người lao động tự nguyện trình bày, văn bản đó có thể được lưu như chứng cứ nội bộ để xem xét toàn diện vụ việc.

Ngược lại, nếu nội quy lao động đặt ra nghĩa vụ “phải viết bản kiểm điểm” như một chế tài hoặc bắt buộc phải tự nhận lỗi trước khi được xem xét xử lý, nội quy đó cần được đối chiếu với các quy định bắt buộc của Bộ luật Lao động 2019. Doanh nghiệp chỉ được áp dụng những hình thức xử lý kỷ luật nằm trong khuôn khổ luật định tại Điều 124, và mọi thủ tục phải phù hợp nguyên tắc, trình tự xử lý kỷ luật lao động.

Hậu quả pháp lý nếu công ty lạm dụng bản kiểm điểm

Nếu công ty dùng việc viết bản kiểm điểm để thay thế thủ tục kỷ luật, hoặc dùng văn bản này làm căn cứ áp đặt chế tài không có trong luật, quyết định kỷ luật có nguy cơ bị xem là trái quy định. Khi đó, người lao động có quyền khiếu nại, yêu cầu hủy quyết định kỷ luật và bảo vệ quyền lợi hợp pháp của mình theo cơ chế giải quyết tranh chấp lao động. Trường hợp hành vi của người sử dụng lao động xâm phạm nghiêm trọng quyền lợi, tranh chấp có thể được xem xét theo trình tự giải quyết tranh chấp lao động hiện hành.

Về phương diện quản trị nhân sự, cách làm an toàn pháp lý nhất là ghi nhận sự việc bằng biên bản vi phạm, thu thập chứng cứ, mời người lao động giải trình và tổ chức cuộc họp xử lý kỷ luật đúng thành phần, đúng thời điểm, đúng hình thức. Bản kiểm điểm nếu có chỉ nên là một tài liệu bổ trợ, không phải công cụ cưỡng chế hay điều kiện bắt buộc để hợp thức hóa mọi quyết định của doanh nghiệp.

Kết luận

Công ty không được buộc nhân viên viết bản kiểm điểm như một hình thức kỷ luật lao động hoặc như một điều kiện bắt buộc trái luật. Bản kiểm điểm chỉ có thể đóng vai trò tài liệu giải trình, hỗ trợ xác minh sự việc và phải được đặt trong khuôn khổ trình tự xử lý kỷ luật của Bộ luật Lao động 2019. Nếu doanh nghiệp ép buộc, thay thế thủ tục kỷ luật bằng bản kiểm điểm hoặc dùng văn bản này để áp đặt chế tài ngoài luật, quyền lợi của người lao động có nguy cơ bị xâm phạm và quyết định kỷ luật có thể không đứng vững về pháp lý.

Tài liệu tham khảo

• Bộ luật Lao động 2019.
• Nghị định 12/2022/NĐ-CP về xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực lao động.
• Nghị định 145/2020/NĐ-CP quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Bộ luật Lao động.
• Văn bản hướng dẫn của cơ quan quản lý lao động về trình tự, thủ tục xử lý kỷ luật lao động.