Công chứng hợp đồng tại văn phòng công chứng: hồ sơ, quy trình và chi phí

Cơ sở pháp lý và ý nghĩa của việc công chứng hợp đồng

Công chứng hợp đồng là việc công chứng viên của tổ chức hành nghề công chứng chứng nhận tính xác thực, hợp pháp của hợp đồng, giao dịch bằng văn bản theo yêu cầu của cá nhân, tổ chức. Theo khoản 1 Điều 2 Luật Công chứng 2024, hoạt động công chứng được đặt trong khuôn khổ bảo đảm an toàn pháp lý cho các giao dịch, giảm thiểu tranh chấp và bảo vệ quyền, lợi ích hợp pháp của các bên. Từ ngày 01/7/2025, Luật Công chứng 2024 có hiệu lực thi hành, là căn cứ pháp lý trung tâm cho thủ tục công chứng trong giai đoạn hiện hành.

Về giá trị pháp lý, hợp đồng được công chứng thường có giá trị chứng cứ cao và tạo điều kiện thuận lợi cho việc xác lập, thực hiện giao dịch. Với một số loại giao dịch, pháp luật còn quy định công chứng là điều kiện bắt buộc để hợp đồng có hiệu lực hoặc để thực hiện thủ tục đăng ký tiếp theo. Vì vậy, việc chuẩn bị đúng hồ sơ và thực hiện đúng quy trình có ý nghĩa quyết định đối với tính hợp lệ của giao dịch.

Hồ sơ cần chuẩn bị khi công chứng hợp đồng

Hồ sơ công chứng phụ thuộc vào loại hợp đồng, chủ thể tham gia và đối tượng giao dịch. Tuy nhiên, bộ hồ sơ cơ bản thường gồm dự thảo hợp đồng; giấy tờ tùy thân của các bên; giấy tờ chứng minh quyền sở hữu, quyền sử dụng đối với tài sản; và các giấy tờ khác có liên quan đến tình trạng pháp lý của đối tượng giao dịch. Nếu bên tham gia là pháp nhân, cần bổ sung giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, giấy tờ chứng minh thẩm quyền ký và tài liệu về người đại diện theo pháp luật hoặc theo ủy quyền.

Nhóm giấy tờ nhân thân

Người yêu cầu công chứng phải xuất trình giấy tờ tùy thân còn giá trị sử dụng, thường là căn cước công dân, hộ chiếu hoặc giấy tờ hợp pháp khác theo quy định. Trường hợp có vợ chồng cùng tham gia giao dịch về tài sản chung, cần chuẩn bị giấy đăng ký kết hôn hoặc giấy tờ chứng minh quan hệ hôn nhân. Nếu có người đại diện, phải có văn bản ủy quyền hợp lệ hoặc căn cứ đại diện theo pháp luật.

Nhóm giấy tờ về tài sản và giao dịch

Đối với hợp đồng liên quan đến quyền sử dụng đất, nhà ở, ô tô, tàu thuyền hoặc tài sản khác, cần có giấy tờ chứng minh quyền sở hữu, quyền sử dụng, tình trạng pháp lý và hạn chế giao dịch nếu có. Nếu tài sản thuộc đồng sở hữu, cần có sự tham gia hoặc chấp thuận của tất cả đồng chủ sở hữu theo quy định liên quan của Bộ luật Dân sự 2015. Nếu tài sản đang thế chấp, bị kê biên, hoặc có tranh chấp, văn phòng công chứng sẽ xem xét từ chối hoặc yêu cầu tài liệu bổ sung để bảo đảm điều kiện công chứng.

Nhóm giấy tờ bổ sung theo từng trường hợp

Một số hồ sơ còn cần văn bản xác nhận tình trạng hôn nhân, giấy tờ chứng minh quan hệ thừa kế, biên bản họp của chủ sở hữu hoặc quyết định của cơ quan có thẩm quyền. Với giao dịch có yếu tố nước ngoài, tài liệu bằng tiếng nước ngoài phải được dịch sang tiếng Việt và việc dịch thuật, chứng thực bản dịch phải đáp ứng yêu cầu pháp luật. Đối với trường hợp người yêu cầu công chứng không đọc, không nghe, không ký hoặc không điểm chỉ được, trình tự hỗ trợ đặc thù phải được thực hiện đúng quy định.

Quy trình công chứng hợp đồng tại văn phòng công chứng

Quy trình công chứng tại văn phòng công chứng nhìn chung gồm tiếp nhận hồ sơ, kiểm tra tính hợp lệ, soạn thảo hoặc rà soát hợp đồng, giải thích quyền và nghĩa vụ, ký kết trước mặt công chứng viên, ghi lời chứng và trả kết quả. Trình tự này được thiết kế để bảo đảm các bên tự nguyện, có năng lực hành vi dân sự phù hợp và hiểu rõ nội dung giao dịch. Văn phòng công chứng có trách nhiệm kiểm tra hồ sơ, làm rõ nội dung chưa phù hợp và chỉ thực hiện công chứng khi đáp ứng đủ điều kiện theo Luật Công chứng 2024.

Bước 1: Nộp hồ sơ và yêu cầu công chứng

Các bên nộp hồ sơ trực tiếp tại văn phòng công chứng hoặc theo cách thức tiếp nhận hợp lệ khác nếu tổ chức hành nghề công chứng có triển khai. Công chứng viên hoặc người tiếp nhận sẽ kiểm tra sơ bộ loại hợp đồng, đối tượng tài sản và tính đầy đủ của giấy tờ. Nếu hồ sơ chưa hoàn chỉnh, văn phòng công chứng hướng dẫn bổ sung trước khi vào bước thẩm định.

Bước 2: Kiểm tra, thẩm định và soạn thảo hợp đồng

Ở giai đoạn này, công chứng viên xem xét tư cách chủ thể, quyền định đoạt tài sản, điều kiện hiệu lực của giao dịch và các dấu hiệu rủi ro pháp lý. Nếu người yêu cầu đã có dự thảo hợp đồng, công chứng viên rà soát nội dung để bảo đảm phù hợp với pháp luật và ý chí các bên. Nếu chưa có dự thảo, văn phòng công chứng có thể hỗ trợ soạn thảo theo yêu cầu, và chi phí soạn thảo thường được tính riêng với phí công chứng.

Bước 3: Ký kết và ghi lời chứng

Sau khi nội dung hợp đồng đã được thống nhất, công chứng viên giải thích quyền, nghĩa vụ, hậu quả pháp lý của việc ký kết. Các bên ký hoặc điểm chỉ trước mặt công chứng viên; trường hợp người yêu cầu không thể ký thì việc điểm chỉ phải tuân thủ quy định pháp luật. Công chứng viên ghi lời chứng, ký tên, đóng dấu của tổ chức hành nghề công chứng và hoàn tất văn bản công chứng.

Bước 4: Nộp phí, nhận bản chính và lưu trữ hồ sơ

Sau khi hoàn tất công chứng, người yêu cầu nộp phí công chứng, thù lao công chứng và các chi phí dịch vụ khác nếu có. Văn phòng công chứng trả bản chính văn bản công chứng cho các bên theo số lượng đã thỏa thuận hoặc theo yêu cầu hợp lệ. Hồ sơ công chứng được lưu trữ theo chế độ lưu trữ bắt buộc để phục vụ đối chiếu, cấp bản sao hoặc kiểm tra khi cần thiết.

Chi phí công chứng gồm những khoản nào

Chi phí công chứng thường bao gồm phí công chứng do Nhà nước quy định, thù lao công chứng và các chi phí khác liên quan đến việc thực hiện yêu cầu công chứng. Phí công chứng là khoản thu bắt buộc theo biểu phí hiện hành; thù lao công chứng phát sinh khi văn phòng công chứng thực hiện các dịch vụ như soạn thảo hợp đồng, đánh máy, sao chụp, dịch thuật hoặc hỗ trợ thủ tục khác. Khi sử dụng thêm dịch vụ, các khoản thu phải được thông báo rõ ràng trước khi thực hiện.

Phí công chứng theo giá trị hợp đồng, giao dịch

Theo biểu phí đang được áp dụng, hợp đồng, giao dịch có giá trị dưới 50 triệu đồng thu 50.000 đồng; từ 50 triệu đồng đến 100 triệu đồng thu 100.000 đồng; từ trên 100 triệu đồng đến 01 tỷ đồng thu 0,1% giá trị tài sản hoặc giá trị hợp đồng, giao dịch. Từ trên 01 tỷ đồng đến 03 tỷ đồng, mức thu là 01 triệu đồng cộng 0,06% của phần giá trị vượt quá 01 tỷ đồng. Từ trên 03 tỷ đồng đến 05 tỷ đồng, mức thu là 2,2 triệu đồng cộng 0,05% của phần giá trị vượt quá 03 tỷ đồng; từ trên 05 tỷ đồng đến 10 tỷ đồng, mức thu là 3,2 triệu đồng cộng 0,04% của phần giá trị vượt quá 05 tỷ đồng; từ trên 10 tỷ đồng, mức thu là 5,2 triệu đồng cộng 0,03% của phần giá trị vượt quá 10 tỷ đồng, với mức tối đa theo khung phí hiện hành.

Phí công chứng theo loại việc cụ thể

Đối với một số hợp đồng đặc thù, mức phí được ấn định theo loại việc. Chẳng hạn, công chứng hợp đồng chuyển đổi quyền sử dụng đất nông nghiệp có mức thu 40.000 đồng; công chứng hợp đồng bảo lãnh là 100.000 đồng; công chứng hợp đồng ủy quyền là 50.000 đồng. Khi giao dịch thuộc nhóm này, người yêu cầu cần đối chiếu đúng tính chất pháp lý của hợp đồng để áp dụng mức thu tương ứng.

Thù lao công chứng và các khoản chi khác

Thù lao công chứng không phải là phí công chứng và thường do tổ chức hành nghề công chứng và người yêu cầu thỏa thuận trong khung pháp luật cho phép. Các khoản thường gặp gồm soạn thảo hợp đồng, sao y, in ấn, lưu hồ sơ, dịch thuật và đi lại để công chứng ngoài trụ sở khi đủ điều kiện. Việc thu các khoản này phải công khai, minh bạch và phù hợp với quy định quản lý giá dịch vụ công chứng tại địa phương.

Lưu ý pháp lý để hạn chế rủi ro khi công chứng hợp đồng

Trước khi ký, các bên cần kiểm tra đầy đủ năng lực chủ thể, quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng tài sản, và sự phù hợp của nội dung hợp đồng với mục đích giao dịch. Điều 117 Bộ luật Dân sự 2015 quy định giao dịch dân sự có hiệu lực khi chủ thể có năng lực pháp luật dân sự, năng lực hành vi dân sự phù hợp; chủ thể tham gia giao dịch hoàn toàn tự nguyện; và mục đích, nội dung của giao dịch không vi phạm điều cấm của luật, không trái đạo đức xã hội. Riêng với các giao dịch vô hiệu do vi phạm hình thức, việc công chứng đúng quy định có ý nghĩa quyết định trong nhiều trường hợp.

Đối với giao dịch về bất động sản, tài sản chung vợ chồng, tài sản thừa kế, hoặc tài sản đang bị hạn chế quyền định đoạt, việc chuẩn bị thiếu giấy tờ là nguyên nhân phổ biến dẫn đến từ chối công chứng hoặc phát sinh tranh chấp sau này. Các bên nên thống nhất rõ giá, phương thức thanh toán, thời điểm bàn giao, nghĩa vụ thuế, phí và trách nhiệm vi phạm trong nội dung hợp đồng. Khi có yếu tố phức tạp, việc rà soát trước hồ sơ tại văn phòng công chứng giúp tiết kiệm thời gian và giảm rủi ro pháp lý.

Kết luận

Công chứng hợp đồng tại văn phòng công chứng là một bước kiểm soát pháp lý quan trọng trong quá trình xác lập giao dịch. Hồ sơ đầy đủ, quy trình đúng và chi phí minh bạch là ba yếu tố cốt lõi để giao dịch được thực hiện thuận lợi và an toàn. Trong bối cảnh pháp luật công chứng đã được sửa đổi theo Luật Công chứng 2024, việc tuân thủ đúng căn cứ hiện hành là yêu cầu bắt buộc đối với cá nhân, tổ chức khi yêu cầu công chứng.

Tài liệu tham khảo

• Luật Công chứng 2024 số 46/2024/QH15, có hiệu lực từ 01/7/2025.
• Nghị định 104/2025/NĐ-CP quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Luật Công chứng.
• Thông tư 257/2016/TT-BTC về mức thu, chế độ thu, nộp, quản lý và sử dụng phí công chứng, chứng thực.
• Bộ luật Dân sự 2015.
• Văn bản hợp nhất 50/VBHN-VPQH 2026 Luật Công chứng.