Ủy quyền làm thủ tục khai nhận di sản: căn cứ và giới hạn pháp lý

Khả năng ủy quyền trong thủ tục khai nhận di sản

Người thừa kế được quyền ủy quyền cho người khác thay mặt mình thực hiện thủ tục khai nhận di sản, vì pháp luật dân sự ghi nhận đại diện theo ủy quyền là một căn cứ xác lập quan hệ đại diện. Theo điểm a khoản 1 Điều 138 Bộ luật Dân sự 2015, cá nhân, pháp nhân có thể xác lập giao dịch dân sự thông qua người đại diện theo ủy quyền, trừ trường hợp pháp luật quy định giao dịch phải do chính chủ thể thực hiện. Thủ tục khai nhận di sản tại tổ chức hành nghề công chứng không thuộc nhóm giao dịch bị cấm ủy quyền theo quy định chung hiện hành. Do đó, việc một người thừa kế ủy quyền cho người đại diện làm thủ tục khai nhận di sản được thừa nhận về mặt nguyên tắc.

Từ góc độ công chứng, Luật Công chứng 2014 không đặt ra yêu cầu bắt buộc người thừa kế phải tự mình ký mọi tài liệu trong hồ sơ nếu đã có người đại diện hợp lệ. Điều này đặc biệt có ý nghĩa khi người thừa kế ở xa, đang cư trú ở nước ngoài, hoặc vì lý do sức khỏe không thể trực tiếp tham gia. Tuy nhiên, việc ủy quyền phải được thể hiện bằng văn bản hợp lệ và nội dung ủy quyền phải đủ rõ để công chứng viên xác định đúng phạm vi đại diện. Nếu giấy ủy quyền mơ hồ, không xác định được việc đại diện cho thủ tục khai nhận di sản, hồ sơ có thể bị yêu cầu bổ sung hoặc từ chối tiếp nhận.

Cơ sở pháp lý hiện hành của việc đại diện theo ủy quyền

Chế định đại diện theo ủy quyền được quy định tại Bộ luật Dân sự 2015. Theo khoản 1 Điều 138 Bộ luật Dân sự 2015, cá nhân, pháp nhân có thể ủy quyền cho cá nhân, pháp nhân khác xác lập, thực hiện giao dịch dân sự. Theo khoản 2 Điều 138 Bộ luật Dân sự 2015, việc ủy quyền có thể được xác lập bằng hợp đồng ủy quyền hoặc giấy ủy quyền, tùy yêu cầu của giao dịch và quy định chuyên ngành. Đây là cơ sở trực tiếp để người thừa kế giao cho người khác thay mặt thực hiện các công việc liên quan đến di sản.

Về hình thức, điểm a khoản 1 Điều 562 Bộ luật Dân sự 2015 quy định hợp đồng ủy quyền là sự thỏa thuận giữa các bên, theo đó bên được ủy quyền thực hiện công việc nhân danh bên ủy quyền. Điều 563 Bộ luật Dân sự 2015 quy định thời hạn ủy quyền do các bên thỏa thuận hoặc do pháp luật quy định. Khi áp dụng vào thủ tục khai nhận di sản, phạm vi ủy quyền thường bao gồm nộp hồ sơ, ký phiếu yêu cầu công chứng, nhận thông báo, sửa đổi bổ sung hồ sơ trong phạm vi được giao, và ký văn bản khai nhận di sản nếu nội dung ủy quyền cho phép. Pháp luật không yêu cầu một khuôn mẫu duy nhất, nhưng yêu cầu tính xác định và hợp pháp của nội dung ủy quyền.

Phạm vi công việc mà người đại diện được thực hiện

Người được ủy quyền không đương nhiên có quyền định đoạt toàn bộ quyền thừa kế của bên ủy quyền nếu văn bản ủy quyền không ghi nhận rõ nội dung đó. Trong thực tiễn công chứng, nội dung ủy quyền thường được thiết kế theo phạm vi cụ thể: thay mặt người thừa kế làm việc với tổ chức công chứng, ký văn bản khai nhận di sản, nhận bản chính văn bản công chứng, thực hiện thủ tục đăng ký biến động đối với tài sản là bất động sản, hoặc nộp hồ sơ sang tên tại cơ quan đăng ký có thẩm quyền. Mỗi công việc nêu trên phải được diễn đạt tách bạch để tránh tranh chấp về thẩm quyền đại diện.

Trường hợp có nhiều người thừa kế, việc một người đứng ra làm đại diện không làm mất quyền của những người còn lại. Người đại diện chỉ thực hiện công việc trong phạm vi đã được tất cả các bên ủy quyền hoặc trong phạm vi riêng của người ủy quyền. Nếu di sản được khai nhận theo hàng thừa kế và chưa có sự phân chia tài sản, văn bản ủy quyền càng phải ghi rõ người được ủy quyền chỉ nhân danh ai, đối với tài sản nào, và được làm những việc gì. Sự rõ ràng này giúp bảo đảm tính an toàn pháp lý cho văn bản khai nhận di sản.

Điều kiện để văn bản ủy quyền có giá trị

Văn bản ủy quyền phải được lập đúng hình thức, đúng thẩm quyền và đúng ý chí của bên ủy quyền. Theo điểm a khoản 1 Điều 117 Bộ luật Dân sự 2015, giao dịch dân sự có hiệu lực khi chủ thể có năng lực pháp luật dân sự, năng lực hành vi dân sự phù hợp; chủ thể tham gia giao dịch hoàn toàn tự nguyện; và mục đích, nội dung không vi phạm điều cấm của luật, không trái đạo đức xã hội. Nếu một trong các điều kiện này không bảo đảm, việc ủy quyền có nguy cơ vô hiệu.

Trong giao dịch có liên quan đến bất động sản, nhà ở hoặc tài sản phải đăng ký, cơ quan công chứng thường yêu cầu văn bản ủy quyền được công chứng hoặc chứng thực theo quy định chuyên ngành và theo yêu cầu an toàn pháp lý của hồ sơ. Nếu người ủy quyền ở nước ngoài, văn bản ủy quyền thường phải được lập đúng hình thức tại cơ quan có thẩm quyền ở nước sở tại, sau đó thực hiện hợp pháp hóa lãnh sự hoặc các bước chứng nhận tương ứng trước khi sử dụng tại Việt Nam, trừ trường hợp được miễn theo điều ước quốc tế hoặc quy định có liên quan. Nội dung ủy quyền phải ghi rõ thông tin nhân thân, tài sản, phạm vi đại diện, thời hạn ủy quyền và trách nhiệm của các bên.

Những trường hợp không nên hoặc không được ủy quyền

Không phải mọi nội dung liên quan đến di sản đều có thể giao cho người khác thực hiện bằng ủy quyền. Nếu pháp luật hoặc bản chất của giao dịch đòi hỏi chính người có quyền phải trực tiếp thực hiện ý chí cá nhân, việc ủy quyền sẽ không có giá trị. Bên cạnh đó, nếu người thừa kế đã chết, mất năng lực hành vi dân sự hoặc bị hạn chế năng lực hành vi dân sự mà không có cơ chế đại diện phù hợp, cần áp dụng quy định về đại diện theo pháp luật, giám hộ hoặc thủ tục khác tương ứng. Trường hợp đã phát sinh tranh chấp về di sản, hồ sơ công chứng khai nhận di sản cũng không còn là con đường phù hợp để giải quyết.

Người được ủy quyền cũng không được tự ý mở rộng phạm vi công việc ngoài nội dung được giao. Nếu văn bản chỉ cho phép nộp hồ sơ và nhận kết quả, người đại diện không thể tự ký nội dung xác lập quyền hưởng di sản thay cho người ủy quyền. Nếu văn bản ủy quyền không đầy đủ hoặc có dấu hiệu giả mạo, tổ chức hành nghề công chứng có quyền từ chối thực hiện theo quy định về an toàn nghiệp vụ công chứng. Vì vậy, giá trị thực tế của ủy quyền phụ thuộc rất lớn vào chất lượng soạn thảo và chứng nhận văn bản.

Trình tự thực hiện trong hồ sơ khai nhận di sản

Thông thường, người đại diện cần chuẩn bị giấy tờ tùy thân của mình, văn bản ủy quyền hợp lệ, giấy tờ chứng minh quan hệ thừa kế, giấy tờ về tài sản để lại, giấy chứng tử và các tài liệu khác theo yêu cầu của tổ chức hành nghề công chứng. Sau khi tiếp nhận hồ sơ, công chứng viên sẽ kiểm tra tư cách của người ủy quyền, hiệu lực của văn bản ủy quyền và phạm vi đại diện. Nếu hồ sơ đầy đủ, công chứng viên thực hiện công chứng văn bản khai nhận di sản hoặc văn bản liên quan theo thủ tục luật định. Sau đó, người được ủy quyền tiếp tục làm việc với cơ quan có thẩm quyền để đăng ký sang tên tài sản nếu cần.

Trong thực tiễn, cần phân biệt giữa khai nhận di sản và phân chia di sản. Khai nhận di sản thường áp dụng khi một hoặc một số người thừa kế xác nhận quyền hưởng di sản, còn phân chia di sản áp dụng khi các đồng thừa kế xác lập cách chia tài sản. Dù ở hình thức nào, việc ủy quyền vẫn chỉ có giá trị trong phạm vi được ghi nhận rõ trong văn bản và phù hợp quy định về công chứng, đăng ký tài sản và đại diện dân sự. Cách làm đúng là xác định trước người đại diện sẽ thực hiện đến bước nào: nộp hồ sơ, ký văn bản, hay chỉ nhận kết quả.

Kết luận

Người thừa kế hoàn toàn có thể ủy quyền cho người khác làm thủ tục khai nhận di sản nếu việc ủy quyền được xác lập hợp lệ và không thuộc trường hợp pháp luật yêu cầu phải trực tiếp thực hiện. Cơ sở pháp lý trọng tâm là chế định đại diện theo ủy quyền tại Bộ luật Dân sự 2015, kết hợp với các quy định về công chứng và hồ sơ thừa kế. Điểm quyết định không nằm ở việc có được ủy quyền hay không, mà ở chỗ văn bản ủy quyền có xác định rõ phạm vi, đúng hình thức và đủ giá trị chứng minh hay không. Khi bảo đảm các yêu cầu này, người đại diện có thể thay mặt người thừa kế thực hiện thủ tục khai nhận di sản một cách hợp pháp và an toàn.

Tài liệu tham khảo

• Bộ luật Dân sự 2015.
• Luật Công chứng 2014.
• Nghị định 23/2015/NĐ-CP về cấp bản sao, chứng thực bản sao, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch.
• Nghị định 23/2015/NĐ-CP và các quy định hướng dẫn liên quan đến chứng thực, ủy quyền.
• Văn bản pháp luật hiện hành về đăng ký biến động quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở và tài sản khác gắn liền với đất.