Cơ quan hành chính yêu cầu bản sao công chứng: Khi nào đúng quy định?

Khung pháp lý điều chỉnh việc yêu cầu bản sao công chứng

Trong thực tiễn giải quyết thủ tục hành chính, yêu cầu nộp bản sao công chứng thường được hiểu là yêu cầu nộp bản sao có chứng thực từ bản chính. Khái niệm pháp lý cần phân biệt rõ giữa bản sao từ sổ gốc và bản sao chứng thực từ bản chính, vì mỗi loại có giá trị sử dụng và căn cứ cấp khác nhau theo Nghị định số 23/2015/NĐ-CP, đã được sửa đổi, bổ sung và hợp nhất trong văn bản hợp nhất hiện hành năm 2026. Bản sao từ sổ gốc có giá trị sử dụng như bản chính trong phạm vi pháp luật cho phép, còn bản sao chứng thực là bản sao được cơ quan có thẩm quyền xác nhận đúng với bản chính.

Về nguyên tắc giải quyết thủ tục hành chính, cơ quan có thẩm quyền không được tùy tiện đặt thêm thành phần hồ sơ ngoài quy định của pháp luật chuyên ngành hoặc quy định về thủ tục hành chính. Nguyên tắc này phải được áp dụng thống nhất với yêu cầu cải cách thủ tục hành chính, số hóa hồ sơ và khai thác dữ liệu điện tử trong giải quyết công việc của cơ quan nhà nước. Do đó, việc yêu cầu bản sao công chứng chỉ đúng quy định khi có căn cứ pháp lý cụ thể, rõ ràng và tương ứng với tính chất của giấy tờ cần nộp.

Khi nào cơ quan hành chính được yêu cầu nộp bản sao công chứng

Cơ quan hành chính được yêu cầu nộp bản sao công chứng khi văn bản quy phạm pháp luật hoặc thủ tục hành chính cụ thể quy định rõ thành phần hồ sơ phải là bản sao có chứng thực. Trường hợp pháp luật chuyên ngành không cho phép dùng bản photo thông thường hoặc không chấp nhận bản sao chưa chứng thực, cơ quan tiếp nhận hồ sơ có quyền yêu cầu người dân nộp bản sao có chứng thực để bảo đảm giá trị đối chiếu và tính xác thực của tài liệu. Yêu cầu này phải xuất phát từ quy định hiện hành, không thể hình thành chỉ từ tập quán hành chính nội bộ.

Trong một số thủ tục, nếu cơ quan nhà nước không có điều kiện khai thác trực tiếp bản chính từ sổ gốc hoặc dữ liệu điện tử, việc yêu cầu bản sao chứng thực vẫn có thể là hợp lệ nhằm bảo đảm tính đầy đủ của hồ sơ. Tuy nhiên, yêu cầu đó chỉ hợp pháp khi không trái với quy định chuyên ngành và không vượt quá mức cần thiết để giải quyết thủ tục. Nếu thủ tục đã quy định rõ việc chỉ cần bản sao hoặc chỉ cần xuất trình bản chính để đối chiếu, cơ quan hành chính không được tự nâng lên thành yêu cầu bắt buộc nộp bản sao công chứng.

Khi nào việc yêu cầu bản sao công chứng là không đúng quy định

Việc yêu cầu bản sao công chứng là không đúng quy định khi thủ tục hành chính đã xác định chỉ cần bản sao thông thường, bản chụp, bản scan, hoặc chỉ cần xuất trình bản chính để đối chiếu. Theo quy định về kiểm soát thủ tục hành chính và cải cách hồ sơ, cơ quan tiếp nhận không được tự đặt thêm yêu cầu chứng thực nếu văn bản pháp luật không quy định. Điều này đặc biệt quan trọng đối với các giấy tờ mà cơ quan nhà nước có thể tra cứu được từ cơ sở dữ liệu quốc gia hoặc cơ sở dữ liệu chuyên ngành.

Yêu cầu nộp bản sao công chứng cũng không đúng quy định khi giấy tờ đã được cấp ở dạng điện tử hợp lệ và cơ quan tiếp nhận có trách nhiệm sử dụng dữ liệu điện tử. Trong trường hợp này, việc đòi thêm bản giấy hoặc bản sao công chứng làm phát sinh chi phí và thời gian không cần thiết cho người dân, đồng thời trái với xu hướng xử lý hồ sơ trên môi trường số. Chỉ khi có căn cứ nghi ngờ về tính xác thực của dữ liệu hoặc tài liệu điện tử thì cơ quan mới được kiểm tra bổ sung theo trình tự pháp luật cho phép.

Giá trị của bản sao chứng thực trong quan hệ với bản chính

Bản sao chứng thực có giá trị chứng minh nội dung đúng với bản chính tại thời điểm chứng thực, vì vậy cơ quan hành chính thường chấp nhận loại giấy tờ này thay cho việc yêu cầu xuất trình bản chính. Đây là cơ chế pháp lý nhằm giảm rủi ro mất mát, bảo đảm lưu thông giấy tờ và tiết kiệm chi phí xã hội. Tuy nhiên, giá trị của bản sao chứng thực không đồng nghĩa với việc mọi thủ tục đều bắt buộc phải dùng loại giấy tờ này.

Người giải quyết hồ sơ phải căn cứ đúng vào quy định của từng thủ tục để xác định có cần bản sao chứng thực hay không. Nếu thủ tục cho phép nộp bản sao không chứng thực, cơ quan chỉ được yêu cầu xuất trình bản chính để đối chiếu khi cần thiết. Nếu thủ tục chấp nhận bản sao chứng thực thay cho bản chính, thì việc buộc nộp thêm bản chính hoặc đòi đi chứng thực lại là không có cơ sở pháp lý.

Trách nhiệm của cơ quan hành chính khi tiếp nhận hồ sơ

Cơ quan hành chính có trách nhiệm hướng dẫn hồ sơ rõ ràng, đúng thành phần và đúng biểu mẫu theo công khai thủ tục hành chính. Khi giấy tờ đã có trong cơ sở dữ liệu được cơ quan có thẩm quyền công bố và đủ điều kiện khai thác, cơ quan tiếp nhận phải ưu tiên khai thác dữ liệu thay vì yêu cầu người dân nộp lại bản sao công chứng. Cách xử lý này phù hợp với chủ trương xây dựng chính quyền số và giảm thủ tục giấy tờ trùng lặp.

Nếu hồ sơ bị yêu cầu bổ sung bản sao công chứng mà người dân cho rằng yêu cầu đó trái quy định, người dân có quyền đề nghị cơ quan tiếp nhận nêu rõ căn cứ pháp lý của yêu cầu. Trường hợp cơ quan không chứng minh được căn cứ trong văn bản hiện hành, yêu cầu bổ sung là không hợp lệ. Việc ghi nhận yêu cầu bằng văn bản, phiếu tiếp nhận hoặc trao đổi chính thức sẽ là cơ sở để khiếu nại, phản ánh hoặc kiến nghị theo trình tự pháp luật.

Những tiêu chí nhận diện yêu cầu đúng quy định

Để xác định cơ quan hành chính yêu cầu bản sao công chứng có đúng hay không, cần đối chiếu ba tiêu chí chính. Thứ nhất, thủ tục hành chính hoặc văn bản chuyên ngành có quy định cụ thể về bản sao chứng thực hay không. Thứ hai, giấy tờ đó có thể được khai thác từ bản chính, sổ gốc hoặc cơ sở dữ liệu điện tử hay không. Thứ ba, cơ quan tiếp nhận có đang yêu cầu vượt quá thành phần hồ sơ đã công khai hay không.

Nếu cả ba tiêu chí đều cho thấy không cần bản sao công chứng mà cơ quan vẫn yêu cầu, thì yêu cầu đó là không phù hợp pháp luật. Ngược lại, nếu quy định thủ tục bắt buộc nộp bản sao có chứng thực hoặc giấy tờ không thể kiểm tra bằng dữ liệu điện tử, yêu cầu của cơ quan là có cơ sở. Việc đánh giá phải dựa trên văn bản hiện hành, không dựa vào thói quen giải quyết hồ sơ của từng đơn vị.

Kết luận

Yêu cầu nộp bản sao công chứng chỉ đúng quy định khi có căn cứ pháp luật rõ ràng, phù hợp với thủ tục hành chính cụ thể và không trái với cơ chế khai thác dữ liệu điện tử hoặc bản sao từ sổ gốc. Trong mọi trường hợp, cơ quan hành chính không được tự ý nâng chuẩn hồ sơ, gây phát sinh chi phí và thời gian cho người dân. Việc nắm rõ căn cứ pháp lý giúp người thực hiện thủ tục bảo vệ quyền lợi và yêu cầu cơ quan tiếp nhận xử lý đúng thẩm quyền, đúng phạm vi pháp luật.

Tài liệu tham khảo

• Nghị định số 23/2015/NĐ-CP về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch.
• Văn bản hợp nhất 753/VBHN-BTP năm 2026 của Bộ Tư pháp về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch.
• Nghị định số 61/2018/NĐ-CP về thực hiện cơ chế một cửa, một cửa liên thông trong giải quyết thủ tục hành chính.
• Nghị định số 45/2020/NĐ-CP về thực hiện thủ tục hành chính trên môi trường điện tử.
• Nghị định số 07/2025/NĐ-CP sửa đổi, bổ sung một số điều của các nghị định về kiểm soát thủ tục hành chính và giải quyết hồ sơ điện tử.
• Nghị định số 280/2025/NĐ-CP sửa đổi, bổ sung Nghị định số 23/2015/NĐ-CP.