Cơ chế một cửa, một cửa liên thông: quyền và trách nhiệm của cơ quan tiếp nhận

Cơ sở pháp lý và ý nghĩa của cơ chế một cửa, một cửa liên thông

Cơ chế một cửa là phương thức tiếp nhận hồ sơ, giải quyết và trả kết quả giải quyết thủ tục hành chính, đồng thời theo dõi, giám sát, đánh giá việc giải quyết thủ tục hành chính cho tổ chức, cá nhân thông qua Bộ phận Một cửa theo khoản 1 Điều 3 Nghị định 118/2025/NĐ-CP. Cơ chế một cửa liên thông là phương thức phối hợp giữa các cơ quan có thẩm quyền trong tiếp nhận hồ sơ, giải quyết và trả kết quả đối với một thủ tục hành chính hoặc một nhóm thủ tục hành chính có liên quan, thông qua Bộ phận Một cửa theo khoản 2 Điều 3 Nghị định 118/2025/NĐ-CP. Quy định này cho thấy điểm cốt lõi của cải cách thủ tục hành chính là chuyển từ xử lý phân tán sang một đầu mối thống nhất, giảm số lần đi lại và tăng tính kiểm soát trách nhiệm. Trong thực tiễn quản trị công, đây là thiết chế gắn với yêu cầu công khai, chuẩn hóa và số hóa quy trình hành chính.

Theo khoản 3 Điều 3 Nghị định 118/2025/NĐ-CP, Bộ phận Một cửa là tên gọi chung của Bộ phận Tiếp nhận và Trả kết quả cấp bộ, Trung tâm Phục vụ hành chính công cấp tỉnh, Trung tâm Phục vụ hành chính công cấp xã thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn hướng dẫn, tiếp nhận, giải quyết hoặc chuyển hồ sơ, trả kết quả và theo dõi, giám sát việc giải quyết thủ tục hành chính. Mô hình này xác lập vai trò của cơ quan tiếp nhận như một đầu mối tổ chức, không đơn thuần là nơi “nhận giấy tờ”. Từ đó, quyền hạn của cơ quan tiếp nhận được gắn chặt với nghĩa vụ bảo đảm tính đúng quy trình, đúng thẩm quyền và đúng thời hạn trong giải quyết hồ sơ. Khi cơ chế vận hành chuẩn xác, cơ quan tiếp nhận trở thành mắt xích quan trọng bảo đảm tính liên thông giữa người dân, doanh nghiệp và cơ quan giải quyết chuyên môn.

Quyền của cơ quan tiếp nhận trong cơ chế một cửa

Quyền của cơ quan tiếp nhận trước hết thể hiện ở việc tiếp nhận hồ sơ, kiểm tra thành phần hồ sơ và thực hiện việc chuyển hồ sơ đến cơ quan, đơn vị có thẩm quyền giải quyết theo đúng quy trình. Đây là quyền mang tính nghiệp vụ, bảo đảm hồ sơ được luân chuyển hợp pháp và kịp thời thay vì để tình trạng tiếp nhận hình thức nhưng không xử lý tiếp theo thẩm quyền. Trong cơ chế một cửa liên thông, quyền này còn bao gồm việc phối hợp với các cơ quan có thẩm quyền khác để hoàn thiện trình tự giải quyết đối với các thủ tục có liên quan. Điều đó phản ánh vai trò điều phối hành chính của Bộ phận Một cửa trong hệ thống hành chính hiện đại.

Cơ quan tiếp nhận còn có quyền hướng dẫn tổ chức, cá nhân hoàn thiện hồ sơ, giải thích yêu cầu thủ tục và tiếp nhận hồ sơ theo các phương thức được pháp luật cho phép, bao gồm trực tiếp, qua dịch vụ bưu chính hoặc qua môi trường điện tử theo quy định của Nghị định 118/2025/NĐ-CP. Việc hướng dẫn này có ý nghĩa bảo đảm quyền tiếp cận dịch vụ công của người dân, đồng thời hạn chế tình trạng hồ sơ bị trả đi trả lại nhiều lần. Theo quy định mới được truyền thông chính thức nêu, cơ quan tiếp nhận, giải quyết thủ tục hành chính còn có trách nhiệm khai thác, sử dụng dữ liệu đã có trong cơ sở dữ liệu để thay thế thành phần hồ sơ, không yêu cầu tổ chức, cá nhân cung cấp lại thông tin đã được số hóa và kết nối chia sẻ. Quyền khai thác dữ liệu này giúp nâng cao hiệu quả phục vụ và giảm chi phí tuân thủ hành chính cho xã hội.

Trách nhiệm pháp lý của cơ quan tiếp nhận

Trách nhiệm đầu tiên của cơ quan tiếp nhận là tổ chức tiếp nhận hồ sơ đúng quy định, bảo đảm việc ghi nhận đầy đủ, kịp thời và chính xác nội dung hồ sơ của tổ chức, cá nhân. Theo tinh thần của Nghị định 118/2025/NĐ-CP, cơ quan tiếp nhận không chỉ nhận hồ sơ mà còn theo dõi, giám sát, đánh giá quá trình giải quyết thủ tục hành chính thông qua Bộ phận Một cửa. Vì vậy, trách nhiệm của cơ quan này bao gồm cả kiểm soát tiến độ và chất lượng xử lý hồ sơ, thay vì chỉ dừng ở khâu tiếp nhận ban đầu. Nếu hồ sơ thuộc thẩm quyền của cơ quan khác hoặc cần giải quyết liên thông, cơ quan tiếp nhận phải thực hiện chuyển hồ sơ đúng nơi, đúng trình tự và đúng thời hạn.

Trách nhiệm tiếp theo là bảo đảm hướng dẫn thủ tục hành chính rõ ràng, đầy đủ và thống nhất. Khi tổ chức, cá nhân chưa đáp ứng thành phần hồ sơ, cơ quan tiếp nhận phải hướng dẫn bổ sung theo đúng yêu cầu pháp luật, tránh tình trạng áp đặt thêm giấy tờ ngoài quy định. Trong trường hợp cơ quan có thể khai thác dữ liệu đã có nhưng hệ thống gặp sự cố, thảm họa hoặc dữ liệu chưa chính xác, cơ quan tiếp nhận, giải quyết được yêu cầu tổ chức, cá nhân bổ sung thông tin, giấy tờ cần thiết theo quy định được nêu trong các quy định mới về thực hiện cơ chế một cửa, một cửa liên thông. Như vậy, trách nhiệm pháp lý ở đây gắn với nguyên tắc phục vụ công khai nhưng vẫn bảo đảm tính khả thi của việc giải quyết.

Cơ quan tiếp nhận còn có trách nhiệm xử lý các yêu cầu dừng giải quyết hồ sơ theo quy định. Theo hướng dẫn chính thức của cơ quan nhà nước, ngay khi nhận được yêu cầu dừng thực hiện thủ tục hành chính trực tiếp hoặc qua dịch vụ bưu chính, Bộ phận Một cửa nơi tiếp nhận hồ sơ phải kiểm tra tình trạng và kết quả giải quyết; nếu chưa có quyết định giải quyết hoặc văn bản thông báo kết quả thì phải thông báo dừng giải quyết hồ sơ theo mẫu quy định. Điều này cho thấy trách nhiệm của cơ quan tiếp nhận không kết thúc khi hồ sơ đã được chuyển đi mà còn tiếp tục trong quá trình quản lý trạng thái hồ sơ. Ở góc độ pháp lý, đây là biểu hiện của nguyên tắc trách nhiệm giải trình trong hoạt động hành chính.

Trách nhiệm trong cơ chế một cửa liên thông

Cơ chế một cửa liên thông đặt ra yêu cầu cao hơn đối với cơ quan tiếp nhận vì hồ sơ không chỉ qua một chủ thể giải quyết mà còn đi qua nhiều cơ quan có thẩm quyền. Cơ quan tiếp nhận phải bảo đảm việc phối hợp giữa các cơ quan liên quan được thông suốt, tránh đứt gãy quy trình và tránh đùn đẩy trách nhiệm. Theo khoản 2 Điều 3 Nghị định 118/2025/NĐ-CP, bản chất của cơ chế này là phối hợp giữa các cơ quan có thẩm quyền trong tiếp nhận, giải quyết và trả kết quả. Do đó, trách nhiệm của cơ quan tiếp nhận là tổ chức đầu mối phối hợp, theo dõi tình trạng hồ sơ và hỗ trợ việc hoàn thành các khâu trung gian trong quy trình liên thông.

Trong các mô hình tiếp nhận được nêu trong nguồn chính thức, Bộ phận Tiếp nhận và Trả kết quả của cơ quan trung ương tổ chức theo hệ thống ngành dọc tại địa phương tiếp nhận hồ sơ thuộc thẩm quyền hoặc liên thông giải quyết của cơ quan, đơn vị mình. Quy định này cho thấy cơ quan tiếp nhận phải xác định đúng phạm vi thẩm quyền, đúng tuyến xử lý và đúng cơ chế phối hợp nội bộ. Trong trường hợp thủ tục thuộc thẩm quyền của nhiều cơ quan cùng cấp hoặc khác cấp, cơ quan tiếp nhận còn phải bảo đảm việc chuyển hồ sơ và nhận kết quả không làm gián đoạn quyền lợi hợp pháp của người nộp hồ sơ. Đây là yêu cầu đặc biệt quan trọng đối với các thủ tục hộ tịch, đất đai, xây dựng, đầu tư hoặc an sinh xã hội có tính liên ngành cao.

Giới hạn trách nhiệm và nguyên tắc không làm thay đổi thẩm quyền

Một nguyên tắc quan trọng của cơ chế một cửa là Bộ phận Một cửa chỉ là đầu mối tiếp nhận, chuyển giao, theo dõi và trả kết quả, không làm thay đổi thẩm quyền giải quyết của cơ quan nhà nước có thẩm quyền. Nội dung này được nhấn mạnh trong các quy định và hướng dẫn mới về thực hiện thủ tục hành chính theo cơ chế một cửa, một cửa liên thông. Khi triển khai các ki-ốt thông minh hoặc công cụ hỗ trợ tại Bộ phận Một cửa, việc ứng dụng công nghệ cũng không được làm thay đổi thẩm quyền, trách nhiệm tiếp nhận, giải quyết, trả kết quả của cơ quan, người có thẩm quyền. Nguyên tắc này giữ vai trò nền tảng để ngăn ngừa tình trạng công nghệ hóa hình thức nhưng làm mờ ranh giới trách nhiệm pháp lý.

Giới hạn trách nhiệm của cơ quan tiếp nhận còn thể hiện ở chỗ cơ quan này không được tự ý yêu cầu thêm thành phần hồ sơ ngoài quy định, không được tùy tiện kéo dài thời gian xử lý và không được né tránh nghĩa vụ theo dõi tiến độ hồ sơ. Trái lại, mọi hoạt động tiếp nhận, luân chuyển và trả kết quả đều phải đặt trong khuôn khổ thời hạn, quy trình và thẩm quyền được pháp luật xác định rõ. Khi có vướng mắc phát sinh, cơ quan tiếp nhận phải xử lý bằng công cụ pháp lý và nghiệp vụ đúng quy định, thay vì bằng các cách thức hành chính không chính thức. Cách tiếp cận này là điều kiện để cơ chế một cửa thực sự trở thành cơ chế phục vụ, chứ không chỉ là một địa điểm tiếp nhận giấy tờ.

Giá trị thực tiễn của việc xác định đúng quyền và trách nhiệm

Việc xác định rõ quyền và trách nhiệm của cơ quan tiếp nhận có ý nghĩa trực tiếp đối với chất lượng giải quyết thủ tục hành chính. Khi thẩm quyền được xác định chuẩn xác, hồ sơ được tiếp nhận đúng, chuyển đúng và theo dõi đúng, từ đó giảm sai sót hành chính và giảm nguy cơ phát sinh khiếu nại, phản ánh. Đối với tổ chức, cá nhân, điều này tạo ra khả năng dự liệu quy trình, biết rõ nơi nộp hồ sơ, thời điểm nhận kết quả và chủ thể chịu trách nhiệm. Đối với cơ quan nhà nước, đây là nền tảng để đánh giá hiệu quả phục vụ và cải thiện kỷ luật hành chính.

Trong bối cảnh cải cách thủ tục hành chính và chuyển đổi số đang được đẩy mạnh, cơ quan tiếp nhận ngày càng mang tính chất trung tâm của quản trị hành chính hiện đại. Cơ quan này không chỉ là “cửa ngõ” của hồ sơ mà còn là điểm kiểm soát chất lượng dịch vụ công, đầu mối giám sát tiến độ và bảo đảm quyền của người dân, doanh nghiệp trong tiếp cận thủ tục hành chính. Vì vậy, việc thực thi đúng quyền hạn và trách nhiệm của cơ quan tiếp nhận là điều kiện cần để cơ chế một cửa, một cửa liên thông vận hành thực chất, minh bạch và hiệu quả.

Tài liệu tham khảo

• Nghị định 118/2025/NĐ-CP về thực hiện thủ tục hành chính theo cơ chế một cửa, một cửa liên thông.
• Thông tin hướng dẫn của Bộ Tư pháp về quy chế thực hiện cơ chế một cửa, cơ chế một cửa liên thông tại cơ quan hành chính nhà nước ở địa phương.
• Thông tin chính thức của Cổng Thông tin điện tử Chính phủ về hướng dẫn thực hiện thủ tục hành chính theo cơ chế một cửa, một cửa liên thông.
• Tài liệu tuyên truyền, phổ biến pháp luật của cơ quan quản lý nhà nước về cải cách thủ tục hành chính và cơ chế một cửa.
• Thông tin pháp luật và hướng dẫn nghiệp vụ về thực hiện thủ tục hành chính theo cơ chế một cửa, một cửa liên thông trên các cổng thông tin cơ quan nhà nước.