Chuyển nhượng cổ phần bằng giấy viết tay có được công nhận không?

Khái quát về chuyển nhượng cổ phần bằng giấy viết tay

Trong thực tiễn, nhiều cổ đông chuyển nhượng cổ phần chỉ bằng giấy viết tay, có chữ ký của các bên, kèm theo việc giao tiền và bàn giao giấy tờ. Cách thức này thường xuất phát từ mong muốn đơn giản hóa thủ tục hoặc từ quan hệ thân quen giữa các bên. Tuy nhiên, giá trị pháp lý của giấy viết tay không thể đánh giá chỉ dựa vào việc các bên đã thỏa thuận miệng hay đã giao nhận tiền, mà phải đối chiếu với quy định bắt buộc của pháp luật về hình thức và về điều kiện có hiệu lực của giao dịch.

Đối với công ty cổ phần, chuyển nhượng cổ phần không chỉ là giao dịch dân sự thông thường mà còn tác động trực tiếp đến tư cách cổ đông, quyền biểu quyết, quyền hưởng cổ tức và cơ cấu quản trị nội bộ. Vì vậy, pháp luật doanh nghiệp đặt ra cơ chế xác nhận rõ ràng hơn so với nhiều giao dịch dân sự khác. Câu hỏi trọng tâm không phải là giấy viết tay có “được lập” hay không, mà là giấy đó có đủ căn cứ để làm phát sinh hiệu lực chuyển nhượng và để công ty ghi nhận thay đổi cổ đông hay không.

Cơ sở pháp lý điều chỉnh hình thức chuyển nhượng cổ phần

Theo khoản 1 Điều 127 Luật Doanh nghiệp 2020, cổ phần được tự do chuyển nhượng, trừ trường hợp quy định tại khoản 3 Điều 120 và Điều lệ công ty có quy định hạn chế chuyển nhượng cổ phần. Theo khoản 2 Điều 127 Luật Doanh nghiệp 2020, việc chuyển nhượng được thực hiện bằng hợp đồng hoặc giao dịch trên thị trường chứng khoán; trường hợp chuyển nhượng bằng hợp đồng thì giấy tờ chuyển nhượng phải được bên chuyển nhượng và bên nhận chuyển nhượng hoặc người đại diện theo ủy quyền của họ ký.

Về nguyên tắc chung, theo khoản 1 Điều 119 Bộ luật Dân sự 2015, giao dịch dân sự được thể hiện bằng lời nói, bằng văn bản hoặc bằng hành vi cụ thể; giao dịch qua phương tiện điện tử dưới dạng thông điệp dữ liệu được coi là giao dịch bằng văn bản. Theo khoản 2 Điều 119 Bộ luật Dân sự 2015, nếu luật quy định giao dịch phải được lập thành văn bản có công chứng, chứng thực, đăng ký thì phải tuân theo quy định đó. Cơ chế này cho thấy pháp luật dân sự thừa nhận nhiều hình thức thể hiện ý chí, nhưng khi luật chuyên ngành quy định cụ thể hơn thì phải áp dụng đúng yêu cầu của luật chuyên ngành.

Giấy viết tay có được công nhận không?

Giấy viết tay chuyển nhượng cổ phần được công nhận khi nó đáp ứng đúng bản chất của “hợp đồng” hoặc “giấy tờ chuyển nhượng” theo khoản 2 Điều 127 Luật Doanh nghiệp 2020, tức là có nội dung thể hiện rõ đối tượng chuyển nhượng, số lượng cổ phần, giá chuyển nhượng, thời điểm chuyển nhượng, quyền và nghĩa vụ của các bên, và phải có chữ ký của bên chuyển nhượng và bên nhận chuyển nhượng hoặc người đại diện theo ủy quyền. Luật không bắt buộc hợp đồng chuyển nhượng cổ phần phải công chứng, chứng thực, trừ khi điều lệ công ty hoặc thỏa thuận giữa các bên đặt ra yêu cầu bổ sung. Vì vậy, giấy viết tay không đương nhiên vô hiệu chỉ vì hình thức viết tay.

Tuy nhiên, giấy viết tay chỉ được công nhận khi đáp ứng yêu cầu về chứng cứ và điều kiện xác định rõ ý chí chuyển nhượng. Nếu nội dung giấy viết tay mơ hồ, thiếu xác định số cổ phần, thiếu giá chuyển nhượng, thiếu chữ ký một bên, hoặc chỉ là biên nhận tiền mà không thể hiện ý chí chuyển nhượng cổ phần, thì tài liệu này khó được xem là hợp đồng chuyển nhượng hoàn chỉnh. Khi đó, tranh chấp thường phát sinh ở việc xác định giao dịch đã hình thành hay chưa, chứ không chỉ ở chuyện văn bản có được viết tay hay không.

Trường hợp giao dịch chuyển nhượng đã được lập đúng về mặt nội dung và có chữ ký của các bên nhưng văn bản chưa hoàn chỉnh về thủ tục nội bộ công ty, vẫn cần tách bạch giữa hiệu lực của hợp đồng giữa các bên với việc công ty ghi nhận tư cách cổ đông. Theo khoản 5 Điều 122 Luật Doanh nghiệp 2020, cá nhân, tổ chức nhận cổ phần chỉ trở thành cổ đông công ty từ thời điểm thông tin của họ được ghi đầy đủ vào sổ đăng ký cổ đông. Do đó, giấy viết tay có thể là căn cứ để chứng minh giao dịch giữa các bên, nhưng chưa đủ để đương nhiên làm phát sinh đầy đủ quyền cổ đông nếu chưa được ghi nhận trong sổ đăng ký cổ đông.

Những trường hợp giấy viết tay không được công nhận hoặc bị tranh chấp

Giấy viết tay sẽ đối diện rủi ro pháp lý lớn nếu thuộc một trong các trường hợp sau: không có chữ ký của một bên; nội dung không thể hiện rõ ý chí chuyển nhượng; đối tượng chuyển nhượng không xác định được; có điều khoản trái với điều lệ công ty hoặc trái quy định hạn chế chuyển nhượng đối với cổ phần thuộc diện hạn chế. Trong các trường hợp này, giao dịch có thể không được công nhận là căn cứ hợp pháp để chuyển quyền sở hữu cổ phần.

Rủi ro cũng phát sinh khi các bên chỉ ghi nhận việc giao tiền mà không thể hiện đầy đủ nội dung chuyển nhượng, hoặc khi có tranh chấp về việc văn bản được lập sau hay lập trước thời điểm giao tiền. Trong tố tụng, giấy viết tay vẫn là nguồn chứng cứ quan trọng, nhưng giá trị chứng minh phụ thuộc vào sự rõ ràng của nội dung, chữ ký, thời điểm lập, cách thức giao nhận và các tài liệu kèm theo như sao kê thanh toán, email xác nhận, biên bản họp hoặc cập nhật sổ đăng ký cổ đông. Nếu không chứng minh được sự thống nhất ý chí, giao dịch dễ bị bác bỏ hoặc bị xác định là chưa hoàn tất.

Đối với cổ phần của cổ đông sáng lập trong thời hạn pháp luật và điều lệ hạn chế chuyển nhượng, giấy viết tay càng không đủ nếu vi phạm điều kiện hạn chế. Khi đó, việc chuyển nhượng không chỉ là vấn đề hình thức mà còn là vấn đề điều kiện cấm hoặc hạn chế theo Luật Doanh nghiệp 2020 và điều lệ công ty. Mọi thỏa thuận trái với hạn chế pháp luật hoặc điều lệ có nguy cơ không được công nhận trong quan hệ nội bộ công ty.

Hệ quả pháp lý khi chuyển nhượng bằng giấy viết tay

Khi giấy viết tay đáp ứng yêu cầu của khoản 2 Điều 127 Luật Doanh nghiệp 2020 và các bên đã hoàn tất nghĩa vụ liên quan, giao dịch có giá trị ràng buộc giữa các bên. Bên nhận chuyển nhượng có quyền yêu cầu thực hiện việc ghi nhận thay đổi trong sổ đăng ký cổ đông, và công ty có nghĩa vụ cập nhật khi đủ căn cứ hợp pháp. Ngược lại, nếu hợp đồng không rõ ràng hoặc trái quy định, bên nhận chuyển nhượng gặp khó khăn trong việc đòi quyền cổ đông, nhận cổ tức, tham gia đại hội đồng cổ đông hoặc thực hiện quyền biểu quyết.

Trong trường hợp giao dịch được lập bằng văn bản nhưng có thiếu sót về hình thức, pháp luật dân sự vẫn có cơ chế bảo vệ nhất định. Theo Điều 129 Bộ luật Dân sự 2015, giao dịch dân sự đã được xác lập theo quy định phải bằng văn bản nhưng văn bản không đúng quy định của luật mà một bên hoặc các bên đã thực hiện ít nhất hai phần ba nghĩa vụ trong giao dịch thì theo yêu cầu của một bên hoặc các bên, Tòa án ra quyết định công nhận hiệu lực của giao dịch đó. Quy định này cho thấy pháp luật không tuyệt đối hóa hình thức, nhưng việc công nhận phụ thuộc vào việc đã thực hiện phần lớn nghĩa vụ và phải có yêu cầu của đương sự.

Lưu ý thực tiễn khi lập giấy chuyển nhượng cổ phần

Để hạn chế tranh chấp, giấy chuyển nhượng cổ phần nên được lập thành văn bản rõ ràng, có tiêu đề, thông tin đầy đủ của các bên, số lượng cổ phần, loại cổ phần, giá chuyển nhượng, phương thức thanh toán, thời điểm chuyển giao quyền và nghĩa vụ, cam kết về tình trạng pháp lý của cổ phần, và điều khoản về trách nhiệm khi vi phạm. Văn bản phải có chữ ký của các bên hoặc người đại diện theo ủy quyền, đồng thời nên kèm theo chứng từ thanh toán và biên bản bàn giao để tăng giá trị chứng minh.

Trong nội bộ công ty, cần thực hiện thủ tục ghi nhận thay đổi cổ đông trong sổ đăng ký cổ đông ngay sau khi hoàn tất chuyển nhượng. Đây là bước quyết định để người nhận cổ phần được xác lập đầy đủ tư cách cổ đông theo khoản 5 Điều 122 Luật Doanh nghiệp 2020. Nếu điều lệ công ty có quy định chặt chẽ hơn về thủ tục hoặc hạn chế chuyển nhượng, các bên phải tuân thủ đồng thời điều lệ và pháp luật hiện hành.

Kết luận

Chuyển nhượng cổ phần bằng giấy viết tay không bị pháp luật nghiêm cấm và vẫn có thể được công nhận nếu đáp ứng yêu cầu của khoản 2 Điều 127 Luật Doanh nghiệp 2020 về hợp đồng chuyển nhượng có chữ ký của các bên, đồng thời phù hợp với các quy định liên quan của Bộ luật Dân sự 2015. Tuy nhiên, giấy viết tay chỉ là một hình thức thể hiện ý chí; giá trị pháp lý của nó phụ thuộc vào nội dung, chữ ký, tính xác định của đối tượng chuyển nhượng và việc tuân thủ thủ tục ghi nhận trong sổ đăng ký cổ đông. Trong thực tiễn, để bảo đảm an toàn pháp lý, hợp đồng bằng văn bản rõ ràng, đầy đủ phụ lục và chứng từ kèm theo vẫn là lựa chọn phù hợp hơn so với một giấy viết tay sơ sài.

Tài liệu tham khảo

• Luật Doanh nghiệp 2020.
• Bộ luật Dân sự 2015.
• Khoản 2 Điều 127 Luật Doanh nghiệp 2020 về chuyển nhượng cổ phần.
• Khoản 1, khoản 2 Điều 119 Bộ luật Dân sự 2015 về hình thức giao dịch dân sự.
• Điều 129 Bộ luật Dân sự 2015 về giao dịch dân sự vô hiệu do không tuân thủ quy định về hình thức.
• Khoản 5 Điều 122 Luật Doanh nghiệp 2020 về thời điểm trở thành cổ đông.