Chứng từ tiếng nước ngoài khi làm thủ tục hải quan có phải dịch sang tiếng Việt?

Chứng từ tiếng nước ngoài trong hồ sơ hải quan: nguyên tắc chung

Trong thực tiễn xuất nhập khẩu, hồ sơ hải quan thường bao gồm hóa đơn thương mại, vận đơn, phiếu đóng gói, giấy chứng nhận xuất xứ, giấy phép chuyên ngành và nhiều tài liệu kỹ thuật khác. Về nguyên tắc, cơ quan hải quan chỉ tiếp nhận và xử lý hồ sơ trên cơ sở các tài liệu có thể kiểm tra, đối chiếu được nội dung. Vì vậy, ngôn ngữ của chứng từ trở thành một tiêu chí quan trọng để xác định tài liệu đó có cần dịch hay không.

Quy định hiện hành không đặt ra yêu cầu mọi chứng từ nước ngoài đều phải dịch sang tiếng Việt. Thay vào đó, pháp luật hải quan cho phép sử dụng trực tiếp các chứng từ bằng tiếng Việt hoặc tiếng Anh; chỉ khi chứng từ không phải tiếng Việt hoặc tiếng Anh thì mới phát sinh nghĩa vụ dịch. Cách tiếp cận này nhằm cân bằng giữa yêu cầu quản lý nhà nước và tính thuận lợi của hoạt động thương mại quốc tế.

Căn cứ pháp lý về việc dịch chứng từ nước ngoài

Cơ sở pháp lý trực tiếp là theo khoản 4 Điều 3 Thông tư 38/2015/TT-BTC được sửa đổi, bổ sung bởi khoản 2 Điều 1 Thông tư 39/2018/TT-BTC, các chứng từ thuộc hồ sơ hải quan nếu không phải bản tiếng Việt hoặc tiếng Anh thì người khai hải quan, người nộp thuế phải dịch ra tiếng Việt hoặc tiếng Anh và chịu trách nhiệm về nội dung bản dịch. Quy định này đang là nền tảng áp dụng trong thực tiễn làm thủ tục hải quan.

Như vậy, pháp luật không bắt buộc mọi chứng từ tiếng nước ngoài phải dịch sang tiếng Việt theo nghĩa hẹp. Trường hợp tài liệu gốc đã là tiếng Anh thì có thể sử dụng trực tiếp trong hồ sơ hải quan, nếu đáp ứng các yêu cầu khác của hồ sơ. Chỉ khi tài liệu được lập bằng ngôn ngữ khác, như tiếng Nhật, tiếng Hàn, tiếng Trung, tiếng Đức, tiếng Pháp hoặc ngôn ngữ khác tiếng Việt và tiếng Anh, mới phải có bản dịch theo quy định.

Phạm vi áp dụng: khi nào phải dịch, khi nào không phải dịch?

1. Trường hợp phải dịch

Phải dịch khi chứng từ trong hồ sơ hải quan được lập bằng ngôn ngữ không phải tiếng Việt và cũng không phải tiếng Anh. Khi đó, người khai hải quan hoặc người nộp thuế phải lập bản dịch ra tiếng Việt hoặc tiếng Anh, đồng thời chịu trách nhiệm về tính chính xác của nội dung bản dịch. Nghĩa vụ này áp dụng với các tài liệu thuộc hồ sơ nộp cho cơ quan hải quan.

Trong nhóm này, các chứng từ thường gặp gồm giấy chứng nhận xuất xứ bằng ngôn ngữ bản địa, hóa đơn thương mại bằng tiếng nước ngoài ngoài tiếng Anh, catalog kỹ thuật, giấy phép của cơ quan nước ngoài hoặc tài liệu chuyên ngành đi kèm hàng hóa. Với các tài liệu này, cơ quan hải quan cần bản dịch để xác định nội dung liên quan đến mã số hàng hóa, trị giá, số lượng, xuất xứ, tiêu chuẩn kỹ thuật hoặc điều kiện quản lý chuyên ngành.

2. Trường hợp không bắt buộc dịch sang tiếng Việt

Không bắt buộc dịch sang tiếng Việt nếu chứng từ đã được lập bằng tiếng Việt hoặc tiếng Anh. Trong thực tế, tiếng Anh được chấp nhận như một ngôn ngữ sử dụng trực tiếp trong hồ sơ hải quan. Điều này có ý nghĩa đặc biệt đối với hóa đơn, vận đơn, packing list, chứng từ vận chuyển hoặc tài liệu thương mại do đối tác nước ngoài phát hành bằng tiếng Anh.

Tuy nhiên, việc được chấp nhận về ngôn ngữ không đồng nghĩa tài liệu đó đương nhiên hợp lệ về mặt nội dung. Chứng từ vẫn phải bảo đảm tính đầy đủ, thống nhất và phù hợp với các thông tin khác trong hồ sơ. Nếu cơ quan hải quan có nghi ngờ về nội dung, tính xác thực hoặc sự thống nhất của tài liệu, người khai hải quan vẫn phải giải trình, cung cấp bổ sung hoặc đối chiếu theo yêu cầu.

Yêu cầu đối với bản dịch chứng từ

Bản dịch trong hồ sơ hải quan không chỉ là thao tác ngôn ngữ đơn thuần mà còn là căn cứ để cơ quan nhà nước đánh giá tính hợp pháp của thông tin. Theo khoản 4 Điều 3 Thông tư 38/2015/TT-BTC được sửa đổi, bổ sung bởi khoản 2 Điều 1 Thông tư 39/2018/TT-BTC, người khai hải quan hoặc người nộp thuế phải chịu trách nhiệm về nội dung bản dịch. Nghĩa vụ trách nhiệm này có ý nghĩa pháp lý trực tiếp nếu bản dịch sai lệch dẫn đến khai báo không chính xác.

Trường hợp chứng từ thuộc hồ sơ nêu tại khoản 3 Điều 3, người khai hải quan phải ký tên, đóng dấu trên bản dịch. Việc ký tên, đóng dấu thể hiện sự xác nhận của chủ thể khai báo về tính phù hợp giữa bản dịch và tài liệu gốc. Trong môi trường doanh nghiệp, đây là yêu cầu quan trọng để bảo đảm tính kiểm soát nội bộ và giảm thiểu rủi ro tranh chấp với cơ quan hải quan.

Về mặt thực hành, bản dịch nên thể hiện đầy đủ các nội dung cốt lõi như tên hàng, số lượng, đơn vị tính, trị giá, điều kiện giao hàng, ngày phát hành, số chứng từ và các thông tin liên quan đến quản lý chuyên ngành. Bản dịch nên thống nhất thuật ngữ với hồ sơ khai báo để tránh sai khác giữa tên hàng trên hóa đơn, tờ khai và các chứng từ kèm theo.

Giá trị thực tiễn của quy định dịch chứng từ

Quy định về ngôn ngữ chứng từ giúp cơ quan hải quan rút ngắn thời gian kiểm tra hồ sơ, đồng thời tạo chuẩn chung cho việc đối chiếu thông tin trong hoạt động thông quan. Khi tài liệu được lập bằng tiếng Việt hoặc tiếng Anh, thủ tục xử lý thường thuận lợi hơn vì giảm bước chuyển ngữ và hạn chế rủi ro diễn giải. Ngược lại, nếu dùng ngôn ngữ khác, bản dịch là công cụ bắt buộc để bảo đảm khả năng kiểm tra hành chính.

Đối với doanh nghiệp, việc chuẩn bị bản dịch đúng chuẩn ngay từ đầu giúp hạn chế tình trạng bị yêu cầu bổ sung hồ sơ, kéo dài thời gian thông quan hoặc phát sinh chi phí sửa đổi. Trong các lô hàng có yếu tố quản lý chuyên ngành, bản dịch còn đặc biệt quan trọng vì nhiều cơ quan liên quan cùng sử dụng bộ hồ sơ đó. Do đó, chuẩn bị ngôn ngữ hồ sơ từ khâu đầu là biện pháp quản trị rủi ro pháp lý cần thiết.

Lưu ý đối với doanh nghiệp và người khai hải quan

Thứ nhất, cần kiểm tra ngôn ngữ của từng chứng từ ngay khi tiếp nhận từ đối tác nước ngoài. Nếu tài liệu không phải tiếng Việt hoặc tiếng Anh, nên chuẩn bị bản dịch song song với bản gốc để chủ động khi làm thủ tục. Thứ hai, nên thống nhất thuật ngữ thương mại và kỹ thuật trong toàn bộ bộ hồ sơ để tránh sai lệch giữa bản dịch và tờ khai hải quan.

Thứ ba, với tài liệu có giá trị pháp lý cao hoặc liên quan trực tiếp đến trị giá, xuất xứ, tiêu chuẩn kỹ thuật, nên bố trí người có chuyên môn hoặc đơn vị dịch thuật chuyên ngành thực hiện bản dịch. Thứ tư, doanh nghiệp phải lưu giữ bản gốc và bản dịch đầy đủ để phục vụ kiểm tra sau thông quan, thanh tra hoặc giải trình khi phát sinh yêu cầu từ cơ quan có thẩm quyền.

Kết luận

Chứng từ tiếng nước ngoài không phải lúc nào cũng phải dịch sang tiếng Việt khi làm thủ tục hải quan. Theo khoản 4 Điều 3 Thông tư 38/2015/TT-BTC được sửa đổi, bổ sung bởi khoản 2 Điều 1 Thông tư 39/2018/TT-BTC, chỉ những chứng từ không phải tiếng Việt hoặc tiếng Anh mới phải dịch ra tiếng Việt hoặc tiếng Anh; còn chứng từ bằng tiếng Anh có thể được sử dụng trực tiếp trong hồ sơ hải quan. Điểm mấu chốt là người khai hải quan phải bảo đảm bản dịch chính xác, chịu trách nhiệm pháp lý về nội dung và sẵn sàng xuất trình khi cơ quan hải quan yêu cầu.

Tài liệu tham khảo

• Thông tư 38/2015/TT-BTC của Bộ Tài chính.
• Thông tư 39/2018/TT-BTC của Bộ Tài chính.
• Luật Hải quan 2014.
• Nghị định 08/2015/NĐ-CP quy định chi tiết và biện pháp thi hành Luật Hải quan.
• Nghị định 59/2018/NĐ-CP sửa đổi, bổ sung Nghị định 08/2015/NĐ-CP.