Chứng cứ trong vụ án hành chính: cách thu thập và đánh giá

Khái niệm và vai trò của chứng cứ trong vụ án hành chính

Trong tố tụng hành chính, chứng cứ là những gì có thật được đương sự, cơ quan, tổ chức, cá nhân khác giao nộp, xuất trình cho Tòa án trong quá trình tố tụng hoặc do Tòa án thu thập theo trình tự, thủ tục luật định, dùng làm căn cứ xác định các tình tiết khách quan của vụ án, cũng như xem xét yêu cầu hay sự phản đối của đương sự là có căn cứ và hợp pháp. Quy định này được xác lập tại Điều 80 Luật Tố tụng hành chính 2015, là cơ sở trung tâm để nhận diện và sử dụng chứng cứ trong toàn bộ quá trình giải quyết vụ án.

Chứng cứ giữ vai trò quyết định đối với việc kiểm tra tính hợp pháp của quyết định hành chính, hành vi hành chính, quyết định kỷ luật buộc thôi việc, quyết định giải quyết khiếu nại về vụ việc hành chính và các đối tượng khởi kiện khác thuộc thẩm quyền Tòa án. Khác với nhiều tranh chấp dân sự, vụ án hành chính đặt trọng tâm vào việc xem xét hoạt động quản lý công quyền, nên chứng cứ thường gắn với hồ sơ hành chính, quy trình ban hành quyết định, tài liệu chuyên môn và dấu vết của quá trình xử lý công vụ.

Từ góc độ khoa học pháp lý, chứng cứ trong vụ án hành chính vừa là phương tiện xác lập sự thật khách quan, vừa là công cụ kiểm soát quyền lực hành chính. Khi chứng cứ đầy đủ, rõ ràng và hợp pháp, Tòa án có cơ sở vững chắc để đánh giá tính hợp pháp của đối tượng khởi kiện và bảo vệ quyền con người, quyền công dân theo Hiến pháp và pháp luật.

Nguồn chứng cứ trong vụ án hành chính

Điều 81 Luật Tố tụng hành chính 2015 quy định các nguồn chứng cứ gồm: tài liệu đọc được, nghe được, nhìn được; dữ liệu điện tử; vật chứng; lời khai của đương sự; lời khai của người làm chứng; kết luận giám định; biên bản ghi kết quả thẩm định tại chỗ; kết quả định giá, thẩm định giá tài sản; văn bản xác nhận sự kiện, hành vi pháp lý do người có chức năng lập; văn bản công chứng, chứng thực; và các nguồn khác theo quy định của pháp luật. Đây là danh mục rộng, phản ánh đặc điểm đa dạng của chứng cứ trong các vụ án hành chính hiện đại.

Trong thực tiễn, hồ sơ hành chính thường là nguồn chứng cứ quan trọng nhất. Hồ sơ này có thể gồm tờ trình, biên bản làm việc, biên bản vi phạm, tài liệu thanh tra, kết luận kiểm tra, văn bản giải trình, quyết định hành chính, tài liệu niêm yết, thông báo, chứng từ và tài liệu về quá trình lập hồ sơ, ban hành quyết định. Đối với các tranh chấp liên quan đất đai, xây dựng, thuế, kỷ luật công chức hoặc xử phạt vi phạm hành chính, hồ sơ gốc có giá trị đặc biệt trong việc kiểm tra trình tự, thẩm quyền và căn cứ ban hành quyết định.

Dữ liệu điện tử ngày càng có vai trò lớn, nhất là thư điện tử, tin nhắn, nhật ký hệ thống, dữ liệu quản lý hồ sơ, file âm thanh, hình ảnh và tài liệu số có chữ ký số hoặc dấu thời gian. Khi sử dụng nguồn này, tính toàn vẹn, khả năng truy xuất và mối liên hệ giữa dữ liệu với sự kiện pháp lý cần được làm rõ để bảo đảm giá trị chứng minh.

Nguyên tắc và chủ thể thu thập chứng cứ

Khoản 1 Điều 9 Luật Tố tụng hành chính 2015 xác định đương sự có quyền và nghĩa vụ chủ động thu thập, giao nộp tài liệu, chứng cứ cho Tòa án và chứng minh yêu cầu của mình là có căn cứ, hợp pháp. Đây là nguyên tắc cốt lõi của tố tụng hành chính, thể hiện trách nhiệm chứng minh trước hết thuộc về các bên đương sự.

Khoản 1 Điều 84 Luật Tố tụng hành chính 2015 ghi nhận đương sự có quyền tự mình thu thập chứng cứ bằng các biện pháp luật định. Đồng thời, theo Điều 83 Luật Tố tụng hành chính 2015, khi tài liệu, chứng cứ đã giao nộp chưa đủ để giải quyết vụ án, Thẩm phán yêu cầu đương sự giao nộp bổ sung; trường hợp đương sự không thể tự mình thu thập và có yêu cầu hoặc xét thấy cần thiết, Tòa án có thể tự mình hoặc ủy thác xác minh, thu thập để làm rõ tình tiết vụ án.

Về nguyên tắc, Tòa án không thay đương sự thực hiện toàn bộ nghĩa vụ chứng minh. Tuy nhiên, trong vụ án hành chính, do một bên thường là cơ quan nhà nước hoặc người có thẩm quyền ban hành quyết định, Tòa án giữ vai trò hỗ trợ và kiểm soát chặt chẽ hơn so với mô hình tranh tụng thuần túy, nhằm bảo đảm cân bằng giữa các bên và bảo đảm tiếp cận công lý.

Cách thu thập chứng cứ đúng pháp luật

Thu thập từ hồ sơ, tài liệu do đương sự quản lý

Người khởi kiện nên thu thập quyết định hành chính, thông báo, biên bản làm việc, giấy tờ nộp cho cơ quan hành chính, chứng từ liên quan và toàn bộ tài liệu trao đổi với cơ quan ban hành quyết định. Người bị kiện cần chuẩn bị hồ sơ ban hành quyết định, tài liệu thể hiện căn cứ pháp lý, căn cứ thực tế, quá trình thẩm tra, lấy ý kiến, ban hành và tống đạt quyết định. Việc lưu giữ theo trình tự thời gian sẽ giúp chứng cứ phản ánh mạch sự kiện rõ ràng.

Yêu cầu cơ quan, tổ chức, cá nhân cung cấp tài liệu

Khi một tài liệu đang do cơ quan, tổ chức, cá nhân khác quản lý, đương sự có quyền đề nghị Tòa án hỗ trợ thu thập theo trình tự luật định. Cách làm này đặc biệt quan trọng đối với hồ sơ gốc, dữ liệu lưu trữ nội bộ, bản ghi làm việc hoặc tài liệu chuyên môn mà cá nhân không thể tự tiếp cận. Việc yêu cầu cần nêu rõ tên tài liệu, cơ quan đang lưu giữ, mối liên hệ của tài liệu với tình tiết cần chứng minh và lý do không thể tự thu thập.

Ghi nhận chứng cứ điện tử và chứng cứ hiện trường

Đối với tin nhắn, email, hình ảnh, video, file ghi âm hoặc dữ liệu phần mềm, cần bảo đảm khả năng xác thực nguồn tạo lập, thời gian phát sinh, người gửi, người nhận và tính toàn vẹn của dữ liệu. Nên sao lưu nguyên bản, ghi nhận quá trình trích xuất, chụp màn hình, lập vi bằng khi cần thiết và đối chiếu với tài liệu gốc hoặc dữ liệu trên hệ thống. Với các tình tiết tại hiện trường, biên bản xem xét, thẩm định tại chỗ và hình ảnh kèm tọa độ, thời điểm ghi nhận có giá trị hỗ trợ quan trọng.

Xin Tòa án hỗ trợ xác minh, thu thập

Khi đương sự chứng minh đã áp dụng biện pháp hợp lý nhưng vẫn không thể tiếp cận tài liệu, cần làm đơn đề nghị Tòa án thu thập hoặc xác minh theo Điều 83 Luật Tố tụng hành chính 2015. Đơn đề nghị nên trình bày ngắn gọn, cụ thể, có danh mục chứng cứ cần thu thập, lý do cần thu thập và tác động của tài liệu đó đối với việc giải quyết vụ án. Cách trình bày rõ ràng giúp Thẩm phán nhận diện đúng nhu cầu chứng minh và quyết định biện pháp tố tụng phù hợp.

Tiêu chí đánh giá chứng cứ trong vụ án hành chính

Đánh giá chứng cứ trong vụ án hành chính phải dựa trên tính hợp pháp, tính liên quan và tính xác thực. Một tài liệu chỉ có giá trị chứng minh khi được thu thập, giao nộp, xuất trình đúng trình tự, thủ tục; đồng thời có mối liên hệ trực tiếp với tình tiết cần chứng minh và phản ánh đúng sự kiện thực tế.

Tính hợp pháp thể hiện ở việc chứng cứ không được tạo lập trái thẩm quyền, trái trình tự, không bị cắt xén hoặc chỉnh sửa làm sai lệch nội dung. Tính liên quan đòi hỏi tài liệu phải chứng minh trực tiếp cho thẩm quyền, căn cứ, trình tự, thủ tục, nội dung hoặc hậu quả pháp lý của quyết định, hành vi bị kiện. Tính xác thực yêu cầu xác định nguồn gốc, thời điểm, tình trạng nguyên vẹn và khả năng kiểm chứng độc lập của chứng cứ.

Khi đánh giá, Tòa án cần đặt chứng cứ trong tổng thể vụ án, không tách rời từng tài liệu riêng lẻ. Một quyết định hành chính có thể hợp lệ về hình thức nhưng lại bị bác nếu chứng cứ cho thấy sai thẩm quyền, thiếu căn cứ, vi phạm trình tự hoặc không bảo đảm quyền được giải trình, tham gia của người bị ảnh hưởng. Ngược lại, một số tài liệu đơn lẻ do đương sự xuất trình chưa đủ sức thuyết phục nếu không được đối chiếu với hồ sơ gốc, lời khai, biên bản và tài liệu chuyên môn.

Những lỗi thường gặp khi thu thập và sử dụng chứng cứ

Một lỗi phổ biến là chỉ tập trung vào bản sao mà không tìm cách tiếp cận hồ sơ gốc hoặc tài liệu nguồn. Trong vụ án hành chính, bản sao không đối chiếu, ảnh chụp rời rạc hoặc trích dẫn thiếu ngữ cảnh thường làm giảm đáng kể giá trị chứng minh.

Lỗi thứ hai là thu thập chứng cứ nhưng không gắn với vấn đề pháp lý trọng tâm. Đương sự cần xác định rõ mình đang chứng minh điều gì: thẩm quyền, trình tự, căn cứ thực tế, việc nhận thông báo, hay thiệt hại phát sinh. Nếu không xác định đúng trọng tâm, hồ sơ chứng cứ sẽ dàn trải và khó thuyết phục.

Lỗi thứ ba là bỏ qua thời điểm giao nộp. Việc nộp chứng cứ chậm, không đúng yêu cầu của Tòa án hoặc không có giải trình hợp lý có thể làm giảm hiệu quả chứng minh. Vì vậy, chiến lược thu thập chứng cứ cần được triển khai ngay từ khi phát sinh khiếu nại, tố cáo, kiến nghị hoặc chuẩn bị khởi kiện.

Kết luận

Chứng cứ trong vụ án hành chính là nền tảng để Tòa án xác định sự thật khách quan và kiểm tra tính hợp pháp của hoạt động hành chính. Cơ chế thu thập và đánh giá chứng cứ trong Luật Tố tụng hành chính 2015 đặt trọng tâm vào trách nhiệm chứng minh của đương sự, đồng thời trao cho Tòa án quyền hỗ trợ, xác minh và thu thập khi cần thiết. Muốn bảo vệ quyền lợi hiệu quả, các bên phải thu thập đúng nguồn, bảo đảm đúng trình tự và trình bày chứng cứ theo logic pháp lý rõ ràng.

Tài liệu tham khảo

• Luật Tố tụng hành chính 2015, đặc biệt các Điều 9, 80, 81, 83, 84.
• Bộ luật Tố tụng dân sự 2015, các quy định được áp dụng tương thích khi Luật Tố tụng hành chính không có quy định cụ thể.
• Luật Giao dịch điện tử 2023.
• Nghị định, thông tư và văn bản hướng dẫn có liên quan đến lưu trữ, cung cấp hồ sơ, dữ liệu điện tử và công chứng, chứng thực.
• Án lệ, hướng dẫn xét xử và thực tiễn giải quyết vụ án hành chính của Tòa án nhân dân các cấp.