Chính quyền địa phương hai cấp và nơi nộp hồ sơ hành chính

Chính quyền địa phương hai cấp và tác động đến việc nộp hồ sơ

Từ ngày 01/7/2025, hệ thống chính quyền địa phương được tổ chức theo hai cấp gồm cấp tỉnh và cấp xã; cấp huyện không còn là cấp chính quyền địa phương trong mô hình vận hành hiện hành. Sự thay đổi này làm dịch chuyển trực tiếp nơi tiếp nhận nhiều thủ tục hành chính từ cấp huyện xuống cấp tỉnh hoặc cấp xã. Vì vậy, khi xác định nơi nộp hồ sơ, không còn cách hiểu theo mô hình ba cấp trước đây mà phải căn cứ vào thẩm quyền đã được phân định lại trong các văn bản hiện hành.

Về nguyên tắc, người dân nộp hồ sơ tại cơ quan, đơn vị được giao tiếp nhận và giải quyết thủ tục đó, thay vì dựa vào tên gọi hành chính cũ của địa bàn. Trong thực tiễn vận hành hiện nay, đầu mối tiếp nhận quan trọng nhất là Trung tâm Phục vụ hành chính công cấp tỉnh và Trung tâm Phục vụ hành chính công cấp xã. Đây là địa điểm nộp hồ sơ phổ biến, có chức năng tiếp nhận, số hóa, chuyển hồ sơ và trả kết quả theo quy trình một cửa, một cửa liên thông.

Nộp hồ sơ ở đâu trong mô hình mới?

1. Đối với thủ tục thuộc thẩm quyền cấp tỉnh

Người dân nộp hồ sơ tại Trung tâm Phục vụ hành chính công cấp tỉnh khi thủ tục thuộc thẩm quyền giải quyết hoặc liên thông giải quyết của Ủy ban nhân dân cấp tỉnh, Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp tỉnh hoặc cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh. Đây là nhóm thủ tục gắn với quản lý thống nhất ở phạm vi toàn tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương. Trường hợp thủ tục được tổ chức theo cơ chế tiếp nhận tập trung, Trung tâm Phục vụ hành chính công cấp tỉnh là nơi tiếp nhận chính thức.

2. Đối với thủ tục thuộc thẩm quyền cấp xã

Người dân nộp hồ sơ tại Trung tâm Phục vụ hành chính công cấp xã khi thủ tục thuộc thẩm quyền giải quyết của Ủy ban nhân dân cấp xã, Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã hoặc cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân cấp xã trên địa bàn tỉnh. Đây là thay đổi rất đáng chú ý vì nhiều thủ tục từng giải quyết ở cấp huyện nay được chuyển xuống cấp xã. Nhờ đó, người dân có thể thực hiện ngay tại địa bàn cơ sở, rút ngắn thời gian đi lại và giảm khâu trung gian.

3. Đối với thủ tục được tiếp nhận không phụ thuộc địa giới hành chính

Một số thủ tục hành chính được tiếp nhận không phụ thuộc vào địa giới hành chính trong phạm vi cấp tỉnh, theo cơ chế áp dụng tại Trung tâm Phục vụ hành chính công cấp tỉnh và Trung tâm Phục vụ hành chính công cấp xã. Cơ chế này cho phép người dân nộp hồ sơ tại nơi thuận tiện nhất trong cùng phạm vi tỉnh, miễn là thủ tục đó thuộc danh mục được công bố và đáp ứng điều kiện về số hóa, xác thực điện tử, liên thông và chia sẻ dữ liệu. Đây là bước tiến quan trọng trong cải cách thủ tục hành chính, chuyển trọng tâm từ “đúng nơi cư trú” sang “đúng nơi có thẩm quyền tiếp nhận”.

Căn cứ pháp lý cần lưu ý khi xác định nơi nộp hồ sơ

Về mô hình tổ chức, việc xác lập chính quyền địa phương hai cấp và bỏ cấp huyện trong hệ thống vận hành từ 01/7/2025 là cơ sở nền tảng để rà soát lại nơi tiếp nhận hồ sơ. Về cơ chế tiếp nhận, quy định hiện hành xác định Trung tâm Phục vụ hành chính công cấp tỉnh và cấp xã là đầu mối quan trọng đối với thủ tục hành chính trong phạm vi cấp tỉnh. Về phạm vi tiếp nhận ngoài địa giới, quy định mới cho phép tiếp nhận không phụ thuộc địa giới hành chính đối với các thủ tục đủ điều kiện, qua đó làm thay đổi cách thức người dân lựa chọn nơi nộp hồ sơ.

Trong thực hành pháp lý, người dân cần xác định theo ba bước: một là xem thủ tục thuộc thẩm quyền cấp tỉnh hay cấp xã; hai là kiểm tra thủ tục đó có thuộc danh mục tiếp nhận không phụ thuộc địa giới hành chính hay không; ba là nộp tại Trung tâm Phục vụ hành chính công tương ứng hoặc tại bộ phận một cửa được công bố. Cách tiếp cận này phù hợp với nguyên tắc công khai, minh bạch và giảm tối đa việc yêu cầu người dân đi lại nhiều lần.

Người dân nên nộp hồ sơ theo nguyên tắc nào?

Nguyên tắc thực tiễn dễ áp dụng nhất là: nộp đúng nơi đã được công bố là nơi tiếp nhận của thủ tục đó, không suy đoán theo địa bàn cũ của cấp huyện. Nếu thủ tục thuộc thẩm quyền cấp tỉnh, hồ sơ nộp ở cấp tỉnh; nếu thuộc thẩm quyền cấp xã, hồ sơ nộp ở cấp xã; nếu thủ tục được công bố tiếp nhận không phụ thuộc địa giới, người dân có thể chọn điểm tiếp nhận thuận tiện trong cùng phạm vi được cho phép. Trường hợp cần liên hệ trước, người dân nên tra cứu danh mục thủ tục tại bộ phận một cửa hoặc hệ thống dịch vụ công của địa phương.

Với các thủ tục đã được số hóa và liên thông dữ liệu, cơ quan tiếp nhận không được đặt thêm yêu cầu trái với quy trình điện tử đã công bố. Điều này giúp hồ sơ được xử lý theo dữ liệu, hạn chế yêu cầu xác nhận lặp lại và bảo đảm tính thống nhất trong giải quyết thủ tục hành chính. Trong bối cảnh chính quyền địa phương hai cấp, việc hiểu đúng nơi nộp hồ sơ có ý nghĩa trực tiếp đối với quyền tiếp cận dịch vụ công của người dân.

Kết luận

Trong mô hình chính quyền địa phương hai cấp, người dân không còn nộp hồ sơ theo tư duy “cấp huyện” như trước đây. Nơi nộp hồ sơ hiện nay chủ yếu là Trung tâm Phục vụ hành chính công cấp tỉnh hoặc cấp xã, tùy theo thẩm quyền giải quyết của từng thủ tục. Với một số thủ tục được công bố, việc tiếp nhận còn có thể thực hiện không phụ thuộc vào địa giới hành chính trong phạm vi cấp tỉnh. Đây là cơ chế quan trọng để bảo đảm thủ tục hành chính được giải quyết nhanh hơn, gần dân hơn và thống nhất hơn.

Tài liệu tham khảo

• Nghị định 118/2025/NĐ-CP về thực hiện thủ tục hành chính theo cơ chế một cửa, một cửa liên thông.
• Nghị định 309/2026/NĐ-CP sửa đổi, bổ sung một số quy định về cơ chế một cửa, một cửa liên thông trong giải quyết thủ tục hành chính.
• Nghị định 310/2026/NĐ-CP sửa đổi quy định về thủ tục hành chính điện tử.
• Quy định của Chính phủ về phân cấp, phân quyền, phân định thẩm quyền giải quyết thủ tục hành chính khi tổ chức chính quyền địa phương hai cấp.
• Các công bố, danh mục thủ tục hành chính của Bộ, cơ quan ngang Bộ và Ủy ban nhân dân cấp tỉnh có liên quan đến địa bàn tiếp nhận hồ sơ.