Chi phí thuê nhà của cá nhân có được tính vào chi phí được trừ không?

Khả năng tính vào chi phí được trừ

Chi phí thuê nhà của cá nhân được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế thu nhập doanh nghiệp nếu khoản chi đáp ứng đầy đủ điều kiện của pháp luật thuế. Căn cứ trung tâm là khoản 1 Điều 6 Thông tư 96/2015/TT-BTC, theo đó khoản chi phải thực tế phát sinh, liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh và có đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp. Trường hợp doanh nghiệp thuê nhà của cá nhân để làm trụ sở, văn phòng, kho hoặc địa điểm kinh doanh thì bản chất khoản chi này được chấp nhận nếu hồ sơ đầy đủ.

Điểm đáng chú ý là pháp luật thuế không loại trừ riêng khoản thuê nhà của cá nhân chỉ vì bên cho thuê là cá nhân. Vấn đề quyết định không nằm ở chủ thể cho thuê mà nằm ở tính có thật của giao dịch, mục đích phục vụ hoạt động kinh doanh và sự đầy đủ của hồ sơ chứng từ. Vì vậy, về nguyên tắc, khoản tiền thuê nhà của cá nhân là khoản chi hợp lệ khi được thiết lập và thực hiện đúng quy định.

Căn cứ pháp lý cần áp dụng

Theo khoản 1 Điều 6 Thông tư 96/2015/TT-BTC, doanh nghiệp được trừ mọi khoản chi nếu đồng thời đáp ứng ba nhóm điều kiện: khoản chi thực tế phát sinh liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh; khoản chi có đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp; và khoản chi thuộc giao dịch phải thanh toán không dùng tiền mặt thì có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt. Đây là căn cứ trực tiếp để đánh giá chi phí thuê nhà của cá nhân khi hạch toán vào chi phí được trừ.

Đối với trường hợp thuê tài sản của cá nhân, khoản 2.5 Điều 6 Thông tư 96/2015/TT-BTC quy định hồ sơ xác định chi phí được trừ gồm hợp đồng thuê tài sản và chứng từ trả tiền thuê tài sản. Nếu hợp đồng thỏa thuận doanh nghiệp nộp thuế thay cho cá nhân thì hồ sơ còn bao gồm chứng từ nộp thuế thay. Quy định này là cơ sở thực tiễn quan trọng nhất khi xử lý tiền thuê nhà của cá nhân trong doanh nghiệp.

Trong trường hợp bên thuê là tổ chức trả tiền cho cá nhân cho thuê nhà, việc xác định và kê khai nghĩa vụ thuế của cá nhân cho thuê còn phải đối chiếu với các quy định hiện hành về thuế giá trị gia tăng và thuế thu nhập cá nhân đối với hoạt động cho thuê tài sản, đặc biệt là ngưỡng doanh thu tính thuế và cơ chế nộp thay. Khi hợp đồng ghi nhận bên thuê nộp thuế thay, số thuế nộp thay gắn trực tiếp với giao dịch thuê cũng là một phần chi phí liên quan đến khoản thuê tài sản theo quy định nêu trên.

Hồ sơ để khoản thuê nhà được chấp nhận

1. Hợp đồng thuê nhà

Hợp đồng thuê nhà phải được lập bằng văn bản, thể hiện rõ chủ thể thuê, chủ thể cho thuê, địa chỉ nhà cho thuê, thời hạn thuê, giá thuê, phương thức thanh toán và nghĩa vụ thuế của các bên. Nếu các bên thỏa thuận bên thuê nộp thuế thay cho bên cho thuê thì điều khoản này cần được ghi nhận rõ trong hợp đồng. Hợp đồng càng chi tiết, khả năng chứng minh tính có thật của khoản chi càng cao.

2. Chứng từ thanh toán tiền thuê

Doanh nghiệp cần có chứng từ thanh toán tiền thuê nhà cho cá nhân theo đúng phương thức đã thỏa thuận. Nếu giá trị thanh toán thuộc trường hợp phải thanh toán không dùng tiền mặt thì phải có chứng từ chuyển khoản hoặc chứng từ thanh toán điện tử hợp pháp. Với giao dịch chi trả cho cá nhân, việc lưu giữ sao kê, ủy nhiệm chi hoặc chứng từ chuyển khoản là yêu cầu thực tiễn quan trọng để bảo vệ tính hợp lệ của khoản chi.

3. Chứng từ thuế của bên cho thuê hoặc chứng từ nộp thay

Khi cá nhân cho thuê nhà thuộc trường hợp phải kê khai và nộp thuế, doanh nghiệp cần lưu thêm chứng từ liên quan đến nghĩa vụ thuế của bên cho thuê. Nếu doanh nghiệp nộp thay theo thỏa thuận thì phải có chứng từ nộp thuế thay, vì đây là bộ phận của hồ sơ xác định chi phí được trừ theo quy định tại khoản 2.5 Điều 6 Thông tư 96/2015/TT-BTC. Thiếu nhóm chứng từ này, khoản chi rất dễ bị xem là chưa hoàn chỉnh về mặt thuế.

Những tình huống thực tiễn thường gặp

Trường hợp doanh nghiệp thuê nhà của cá nhân làm văn phòng và thanh toán đúng hợp đồng thì khoản chi tiền thuê được tính vào chi phí được trừ nếu có đủ hồ sơ. Nếu doanh nghiệp đồng thời trả thay thuế cho cá nhân và hợp đồng có thỏa thuận rõ, số thuế nộp thay cũng được tính vào chi phí được trừ cùng với tiền thuê. Đây là cách xử lý phổ biến trong thực tiễn kế toán và thuế.

Trường hợp hợp đồng chỉ thỏa thuận miệng, không có văn bản, không có chứng từ thanh toán rõ ràng hoặc không chứng minh được quan hệ thuê thực tế thì khoản chi có nguy cơ bị loại. Tương tự, nếu doanh nghiệp kê khai khoản thuê nhưng không lưu chứng từ nộp thay thuế khi hợp đồng xác định bên thuê nộp thuế thay, cơ quan thuế có thể không chấp nhận toàn bộ hoặc một phần chi phí. Về mặt quản trị rủi ro, hồ sơ càng thiếu thì khả năng bị điều chỉnh càng cao.

Trường hợp thuê nhà của cá nhân nhưng sử dụng cho mục đích cá nhân của người lao động, không phục vụ hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp thì khoản chi không đáp ứng điều kiện tại khoản 1 Điều 6 Thông tư 96/2015/TT-BTC. Khi đó, dù có hợp đồng và chứng từ thanh toán, khoản chi vẫn không được trừ vì thiếu yếu tố liên quan trực tiếp đến hoạt động kinh doanh. Tiêu chí mục đích sử dụng vì thế giữ vai trò quyết định.

Lưu ý về cách xây dựng hợp đồng và hạch toán

Trong thực tiễn, hợp đồng nên quy định rõ tiền thuê là giá đã bao gồm hay chưa bao gồm thuế, để tránh tranh chấp về nghĩa vụ nộp thay. Nếu doanh nghiệp nộp thuế thay cho cá nhân, nên ghi nhận ngay từ đầu để thuận lợi cho việc kê khai và hạch toán. Cách thể hiện này cũng giúp xác định đúng tổng chi phí được trừ theo hồ sơ thực tế.

Về hạch toán, khoản tiền thuê nhà được ghi nhận theo nguyên tắc chi phí thực tế phát sinh gắn với hoạt động của doanh nghiệp. Thuế nộp thay cho cá nhân, nếu phát sinh theo thỏa thuận hợp đồng, cần được phản ánh cùng hồ sơ thuê tài sản để chứng minh bản chất kinh tế của giao dịch. Việc lưu trữ đầy đủ bộ hồ sơ ngay từ thời điểm phát sinh là biện pháp quan trọng để giảm rủi ro khi quyết toán thuế.

Kết luận

Chi phí thuê nhà của cá nhân được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế thu nhập doanh nghiệp nếu khoản chi phục vụ hoạt động sản xuất, kinh doanh và có đủ hồ sơ theo khoản 1, khoản 2.5 Điều 6 Thông tư 96/2015/TT-BTC. Trọng tâm của việc chấp nhận chi phí là hợp đồng thuê, chứng từ thanh toán và chứng từ nộp thuế thay nếu có thỏa thuận. Doanh nghiệp cần chuẩn hóa ngay từ khâu ký hợp đồng để bảo đảm tính hợp lệ của khoản chi trong kỳ tính thuế.

Tài liệu tham khảo

• Thông tư 96/2015/TT-BTC hướng dẫn về thuế thu nhập doanh nghiệp.
• Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp 2008, đã được sửa đổi, bổ sung.
• Luật Quản lý thuế 2019.
• Nghị định 126/2020/NĐ-CP quy định chi tiết một số điều của Luật Quản lý thuế.
• Thông tư 40/2021/TT-BTC hướng dẫn thuế giá trị gia tăng, thuế thu nhập cá nhân và quản lý thuế đối với hộ, cá nhân kinh doanh.