Chi phí thuê freelancer, cộng tác viên không hóa đơn và xử lý thuế

Bản chất pháp lý của khoản chi thuê freelancer, cộng tác viên

Trong thực tiễn, “freelancer” hoặc “cộng tác viên” thường là cá nhân cung cấp dịch vụ theo từng đầu việc, không theo quan hệ lao động ổn định. Về thuế, khoản chi này không được xử lý như lương của người lao động nếu không có hợp đồng lao động; ngược lại, cần xem là khoản chi trả dịch vụ, tiền công hoặc thù lao cho cá nhân. Cách phân loại đúng là điều kiện đầu tiên để xác định nghĩa vụ khấu trừ và hồ sơ kế toán.

Nếu cá nhân trực tiếp thực hiện dịch vụ cho doanh nghiệp nhưng không xuất hóa đơn, doanh nghiệp không được bỏ qua nghĩa vụ thuế. Khi khoản chi đáp ứng điều kiện của chi phí thực tế phục vụ hoạt động sản xuất, kinh doanh và có đủ chứng từ theo quy định, khoản chi vẫn có thể được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế thu nhập doanh nghiệp.

Nguyên tắc xử lý thuế đối với khoản chi không có hóa đơn

Cơ sở pháp lý trọng tâm là Điều 4 Thông tư 96/2015/TT-BTC, theo đó khoản chi được trừ phải là khoản chi thực tế phát sinh liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh; có đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp theo quy định pháp luật; và đối với khoản chi từ 20 triệu đồng trở lên, phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác. Với khoản chi thuê freelancer không có hóa đơn, doanh nghiệp phải dùng bộ chứng từ thay thế hợp pháp để chứng minh tính thực tế và tính liên quan của chi phí.

Không có hóa đơn không đồng nghĩa với không được tính chi phí. Tuy nhiên, doanh nghiệp phải chứng minh giao dịch bằng hợp đồng, biên bản nghiệm thu hoặc bàn giao sản phẩm, chứng từ thanh toán và bảng kê theo mẫu áp dụng cho hàng hóa, dịch vụ mua của cá nhân không kinh doanh. Nếu thiếu các tài liệu này, chi phí dễ bị loại khi cơ quan thuế kiểm tra hoặc quyết toán.

Thuế thu nhập cá nhân khi trả cho cộng tác viên, freelancer

Đối với cá nhân cư trú không ký hợp đồng lao động hoặc ký hợp đồng lao động dưới 03 tháng, khi tổ chức trả tiền công, tiền thù lao, tiền chi khác từ 2.000.000 đồng/lần trở lên thì phải khấu trừ thuế thu nhập cá nhân 10% trước khi chi trả, theo điểm i khoản 1 Điều 25 Thông tư 111/2013/TT-BTC. Đây là nghĩa vụ khấu trừ tại nguồn của bên chi trả, không phụ thuộc vào việc cá nhân có xuất hóa đơn hay không.

Nếu khoản chi trả dưới ngưỡng 2.000.000 đồng/lần, doanh nghiệp không thực hiện khấu trừ 10% theo quy định nêu trên. Dù vậy, doanh nghiệp vẫn phải lưu hồ sơ thanh toán và căn cứ xác định khoản chi có thật, phục vụ hoạt động kinh doanh. Trường hợp cá nhân có nhiều lần nhận tiền trong tháng, doanh nghiệp cần tách đúng từng lần chi trả để xác định nghĩa vụ khấu trừ.

Trường hợp cá nhân chỉ nhận thu nhập từ một nơi nhưng ước tính tổng thu nhập trong năm chưa đến mức phải nộp thuế, cá nhân có thể làm cam kết theo mẫu quy định để tạm thời không bị khấu trừ 10% nếu đáp ứng điều kiện của Thông tư 111/2013/TT-BTC. Tuy nhiên, cam kết không thay thế cho nghĩa vụ lập hồ sơ thanh toán và không làm mất trách nhiệm kê khai, lưu trữ của doanh nghiệp.

Hồ sơ để chi phí được chấp nhận khi không có hóa đơn

Với dịch vụ thuê cá nhân không xuất hóa đơn, bộ hồ sơ nên được thiết lập theo hướng chứng minh đầy đủ ba yếu tố: giao dịch có thật, dịch vụ gắn với hoạt động kinh doanh, và việc thanh toán hợp lệ. Tối thiểu nên có hợp đồng dịch vụ hoặc thỏa thuận công việc, mô tả phạm vi công việc, thời hạn, đơn giá, sản phẩm đầu ra và trách nhiệm hai bên. Nội dung hợp đồng càng cụ thể thì khả năng được chấp nhận khi quyết toán càng cao.

Cần có biên bản nghiệm thu, biên bản bàn giao sản phẩm, email xác nhận, file thiết kế, mã nguồn, nội dung biên tập, hoặc tài liệu tương đương thể hiện kết quả công việc đã hoàn thành. Các chứng cứ này đóng vai trò thay thế cho hóa đơn trong việc chứng minh dịch vụ thực tế phát sinh. Ngoài ra, chứng từ chi tiền, phiếu chi, ủy nhiệm chi, sao kê ngân hàng hoặc chứng từ thanh toán khác phải thể hiện đúng bên nhận tiền.

Đối với cá nhân không kinh doanh bán hàng hóa, dịch vụ không có hóa đơn, thực tiễn kế toán thường dùng bảng kê mua hàng hóa, dịch vụ không có hóa đơn theo mẫu 01/TNDN ban hành kèm Thông tư 78/2014/TT-BTC và các biểu mẫu liên quan đang được áp dụng. Bảng kê này cần ghi rõ họ tên, địa chỉ, số định danh hoặc mã số thuế của cá nhân, nội dung dịch vụ, giá trị thanh toán và chữ ký của người bán, người mua, người lập bảng kê. Đây là chứng từ quan trọng để bảo vệ khoản chi khi quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp.

Cách hạch toán và xử lý thực tế theo từng tình huống

Trường hợp chi trả dưới 2.000.000 đồng/lần

Nếu chi trả dưới 2.000.000 đồng/lần cho cá nhân cư trú không ký hợp đồng lao động hoặc ký hợp đồng dưới 03 tháng, doanh nghiệp không khấu trừ 10% thuế thu nhập cá nhân. Khoản chi vẫn phải có hồ sơ dịch vụ, chứng từ thanh toán và tài liệu chứng minh sản phẩm đầu ra. Khi tổng chi phí trong năm lớn, doanh nghiệp cần kiểm tra tính liên tục của các lần thanh toán để tránh bị đánh giá là cố ý chia nhỏ khoản chi nhằm né khấu trừ.

Trường hợp chi trả từ 2.000.000 đồng/lần trở lên

Doanh nghiệp phải khấu trừ 10% trước khi thanh toán cho cá nhân, nộp thay số thuế đã khấu trừ và cấp chứng từ khấu trừ khi cá nhân yêu cầu. Phần giá trị còn lại mới là số tiền thực nhận của freelancer hoặc cộng tác viên. Nếu doanh nghiệp quên khấu trừ, rủi ro thuế sẽ phát sinh trực tiếp đối với bên chi trả, bao gồm truy thu, tiền chậm nộp và xử phạt vi phạm hành chính về thuế.

Trường hợp cá nhân có đăng ký kinh doanh hoặc xuất được hóa đơn

Nếu freelancer có đăng ký hộ kinh doanh, doanh nghiệp có thể mua dịch vụ theo hóa đơn hoặc chứng từ do hộ kinh doanh lập theo quy định. Khi có hóa đơn hợp pháp, việc hạch toán trở nên đơn giản hơn và rủi ro bị loại chi phí giảm đáng kể. Cách xử lý này đặc biệt phù hợp với dịch vụ có giá trị thường xuyên hoặc giá trị lớn.

Rủi ro thường gặp khi quyết toán thuế

Rủi ro phổ biến nhất là chỉ có chuyển khoản hoặc phiếu chi nhưng thiếu hợp đồng, nghiệm thu và tài liệu chứng minh dịch vụ. Khi đó, khoản chi dễ bị xem là không đủ căn cứ để tính chi phí được trừ, nhất là với dịch vụ mang tính sáng tạo, tư vấn, thiết kế, lập trình hoặc nội dung số. Một rủi ro khác là không khấu trừ thuế TNCN đúng thời điểm, dẫn đến nghĩa vụ thuế treo trên sổ sách doanh nghiệp.

Doanh nghiệp cũng cần lưu ý việc thanh toán không dùng tiền mặt đối với khoản chi từ 20 triệu đồng trở lên theo Điều 4 Thông tư 96/2015/TT-BTC. Nếu chỉ thanh toán tiền mặt trong trường hợp bắt buộc phải chuyển khoản, chi phí có thể bị loại ngay cả khi dịch vụ đã hoàn thành. Vì vậy, quy trình thanh toán nội bộ phải được thiết kế thống nhất từ đầu.

Kết luận thực hành

Khoản chi thuê freelancer, cộng tác viên không có hóa đơn vẫn được xử lý hợp lệ nếu doanh nghiệp xác định đúng bản chất khoản chi, khấu trừ thuế thu nhập cá nhân đúng ngưỡng, và xây dựng đủ bộ chứng từ thay thế. Trọng tâm không nằm ở việc “có hay không có hóa đơn” mà nằm ở khả năng chứng minh chi phí thực tế, liên quan đến hoạt động kinh doanh và thanh toán hợp pháp. Để an toàn khi quyết toán, doanh nghiệp nên chuẩn hóa hợp đồng, nghiệm thu, bảng kê và quy trình thanh toán ngay từ thời điểm ký dịch vụ.

Tài liệu tham khảo

• Thông tư 111/2013/TT-BTC về thuế thu nhập cá nhân.
• Thông tư 96/2015/TT-BTC hướng dẫn thuế thu nhập doanh nghiệp.
• Thông tư 78/2014/TT-BTC về thuế thu nhập doanh nghiệp và biểu mẫu liên quan.
• Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp 2008, đã được sửa đổi, bổ sung.
• Luật Quản lý thuế 2019.